Klæbu kommune MØTEINNKALLING Partssammensatt utvalg Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 28.02.2019 Tid: 14:00 Eventuelt forfall eller endret kontaktinformasjon (adresse, telefon, e-post) meldes til tlf. 72 83 35 00 eller på e-post til: postmottak@klabu.kommune.no Medlemmer som kan være inhabile i en sak blir bedt om å melde fra om dette slik at varamedlem kan kalles inn. Vararepresentanter/-medlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/19 18/977 Omorganisering i PEK og DOV 2/19 19/129 Omorganisering Klæbu sykehjem Klæbu, 19.02.2019 Gunhild Ørjasæter HR-rådgiver
Sak 1/19 Omorganisering i PEK og DOV Partssammensatt utvalg Møtedato: 28.02.2019 Saksbehandler: Gunhild Ørjasæter Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 1/19 Partssammensatt utvalg 28.02.2019 Rådmannens innstilling Partssammensatt utvalg tar sak om omorganisering på Plan, eiendom og kommunalteknikk og Drift og vedlikehold til orientering. SAKSUTREDNING Innledning De siste månedene har det vært flere omorganiseringer på ledernivå på Plan, eiendom og kommunalteknikk (PEK) og en ved Drift og vedlikehold (DOV). Bakgrunnen for dette er arbeid med innplassering av ledere i nye Trondheim kommune. Rådmann i ny kommune Morten Wolden har vurdert både kommunalsjef Elisabeth Høyem og enhetsleder Tor Loras etter pkt. 6 i «Retningslinjer for innplassering av ledere i nye Trondheim kommune». Både Høyem og Loraas er funnet kvalifisert for henholdsvis stilling som enhetsleder for Byggesakskontoret og enhetsleder for Trondheim Parkering med tiltredelse 01.01.2020. Omorganisering av PEK Trondheim kommune hadde et behov for tiltredelse i stillingen som enhetsleder ved Byggesakskontoret før 01.01.2020. Høyem ble derfor innleid til stillingen fra 01.01.2019. Rådmannen valgte å foreta en intern omrokkering av ledelsesressurser slik at Loraas tok over personalansvaret for store deler av PEK fra 01.01.2019. Rådmann tok samtidig over som leder med personalansvar for kommunalteknikk samt det øvrige ansvaret for PEK. Omorganisering av DOV Trondheim Parkering opprettes som ny enhet i Trondheim kommune fra 01.05.2019. Det vil være viktig for enhetsleder å være med fra oppstarten av enheten. Trondheim ønsker derfor at å leie inn Loraas til stillingen fra 01.05.2019. Side 2 av 5
Sak 1/19 Rådmannen er avhengig av at det blir funnet en robust helhetlig løsning for ledelse på PEK og DOV før Loraas kan leies ut til Trondheim. Rådmannen vurderer at en intern omrokkering kan medføre at det oppstår nye rekrutteringsutfordringer. Det er derfor dialog med Bydriftsjef Per Øystein Karlsen og Trondheim eiendom sjef Per Tore Støen om løsninger for DOV. Bakgrunnen er at rådmannen ønsker en modell hvor det leies inn fag- og personalledelse fra Trondheim. Når det gjelder PEK er det behov for personalledelse for de ansatte Loraas har ansvar for. Her vurderer rådmannen intern omrokkering i Klæbu og løsning for personalledelsen i PEK. Informasjon til ansatte i PEK og DOV Ansatte ved både PEK og DOV har vært involvert og hørt i informasjonsmøter. Medbestemmelse Det har vært dialog og det er gjennomført drøftingsmøter med tillitsvalgte i begge omorganiseringen. Økonomiske og administrative konsekvenser Omorganiseringen har ikke medført økonomiske konsekvenser for Klæbu kommune. Omorganiseringen har medført administrative konsekvenser i form av interne omrokkeringer av ansatte. Side 3 av 5
Sak 2/19 Omorganisering Klæbu sykehjem Partssammensatt utvalg Møtedato: 28.02.2019 Saksbehandler: Siri Ekle Skaanes Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 2/19 Partssammensatt utvalg 28.02.2019 Rådmannens innstilling Partssammensatt utvalg tar rådmannens redegjørelse for omorganisering av Klæbu sykehjem til orientering. SAKSUTREDNING Saksopplysninger Torill Moe valgte i desember 2018 å trekke seg fra stillingen som enhetsleder ved Klæbu sykehjem, og ønsket å fratre stillingen så raskt som mulig. For å rekruttere ny leder ble det sendt en forespørsel til Trondheim kommune 20.12.18 om innleie av arbeidstaker til stillingen som enhetsleder ved Klæbu sykehjem. Vurdering Rådmannen har vurdert at det blir viktig å få rekruttert enhetsleder ved Klæbu sykehjem så raskt som mulig. Klæbu sykehjem er i omstilling som følge av tilpasninger i forbindelse med kommunesammenslåingen, sammenslåing av avdelinger og i tillegg byggeprosjekt for et nytt helse- og velferdssenter. Med bakgrunn i dette er det viktig at det kommer inn en erfaren leder som raskt kan være operativ og ta tak i driftsoppgaver, i tillegg til prosessen med kommunesammenslåing og byggeprosjekt. I vurderingen har rådmannen vektlagt at det vil være hensiktmessig å få rekruttert inn en ekstern leder og at vedkommende har kjennskap til Trondheim kommune sin organisasjon. Dette vil lette utviklingsprosesser og organisasjonstilpasninger frem mot kommunesammenslåingen 1.1.2020. Ved en intern utlysning i Klæbu kommune ville det dessuten flytte utfordringer med rekruttering av en annen stilling. Videre ble det vurdert at en ekstern utlysning ville ta for lang tid. Rådmannen valgte med bakgrunn i disse vurderingene å sende en forespørsel om innleie av arbeidstaker til stillingen som enhetsleder ved Klæbu sykehjem til Trondheim kommune, i perioden frem til 1.1.2020. Side 4 av 5
Sak 2/19 Enhetslederstillingen ble med bakgrunn i Klæbu sin forespørsel lyst ut internt i Trondheim kommune. Det kom inn to søknader på stillingen innen fristen og det er gjennomført intervju med begge kandidatene 11.02.19. Det er på nåværende tidspunkt ikke foretatt innstilling til enhetslederstillingen. Enhetslederstillingen ved Klæbu sykehjem vil bli lyst ut eksternt høsten 2019. Økonomiske og administrative konsekvenser Innleie av arbeidstaker til enhetslederstillingen vil ikke ha økonomiske konsekvenser. Side 5 av 5
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Gunhild Ørjasæter Arkiv: 034 Arkivsaksnr-dok.nr: 18/977-8 Omorganisering i PEK og DOV Rådmannens innstilling Partsammensatt utvalg tar sak om omorganisering på Plan, eiendom og kommunalteknikk og Drift og vedlikehold til orientering. SAKSUTREDNING Innledning De siste månedene har det vært flere omorganiseringer på ledernivå på Plan, eiendom og kommunalteknikk (PEK) og en ved Drift og vedlikehold (DOV). Bakgrunnen for dette er arbeid med innplassering av ledere i nye Trondheim kommune. Rådmann i ny kommune Morten Wolden har vurdert både kommunalsjef Elisabeth Høyem og enhetsleder Tor Looras etter pkt. 6 i «Retningslinjer for innplassering av ledere i nye Trondheim kommune». Både Høyem og Loraas er funnet kvalifisert for henholdsvis stilling som enhetsleder for Byggesakskontoret og enhetsleder for Trondheim Parkering med tiltredelse 01.01.2020. Omorganisering av PEK Trondheim kommune hadde et behov for tiltredelse i stillingen som enhetsleder ved Byggesakskontoret før 01.01.2020. Høyem ble derfor innleid til stillingen fra 01.01.2019. Rådmannen valgte å foreta en intern omrokkering av ledelsesressurser slik at Loraas tok over personalansvaret for store deler av PEK fra 01.01.2019. Rådmann tok samtidig over som leder med personalansvar for kommunaltkenikk samt det øvrige ansvaret for PEK. Omorganisering av DOV Trondheim Parkering opprettes som ny enhet i Trondheim kommune fra 01.05.2019. Det vil være viktig for enhetsleder å være med fra opppstarten av enheten. Trondheim ønsker derfor at å leie inn Loraas til stillingen fra 01.05.2019. Rådmannen er avehengig av at det blir funnet en robust helhetslig løsning for ledelse på PEK og DOV før Loraas kan leies ut til Trondheim. Rådmannen vurderer at en intern omrokkering kan medføre at det oppstår nye rekrutteringsutfordringer.
Det er derfor dialog med Bydriftsjef Per Øystein Karlsen og Trondheim eiendom sjef Per Tore Støen om løsninger for DOV. Bakgrunnen er at rådmannen ønsker en modell hvor det leies inn fag- og personalledelse fra Trondheim. Når det gjelder PEK er det behov for personaleldelse for de ansatte Loraas har ansvar for. Her vurderer rådmannen intern omrokkering i Klæbu og løsning for personalledelsen i PEK. Informasjon til ansatte i PEK og DOV Ansatte ved både PEK og DOV har vært involvert og hørt i informasjonsmøter. Medbesemmelse Det har vært dialog og det er gjennomført drøftingsmøter med tillitsvalgte i begge omorganiseringen. Økonomiske og administrative konsekvenser Omorganiseringen har ikke medført økonomiske konsekvenser for Klæbu kommune. Omorganiseringen har medført administrative konsekvenser i form av interne omrokkeringer av ansatte.
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Siri Ekle Skaanes Arkiv: 035 H12 Arkivsaksnr-dok.nr: 19/129-1 Omorganisering Klæbu sykehjem Rådmannens innstilling Partsammensatt utvalg tar rådmannens redegjørelse for omorganisering av Klæbu sykehjem til orientering. SAKSUTREDNING Saksopplysninger Torill Moe valgte i desember 2018 å trekke seg fra stillingen som enhetsleder ved Klæbu sykehjem, og ønsket å fratre stillingen så raskt som mulig. For å rekruttere ny leder ble det sendt en forespørsel til Trondheim kommune 20.12.18 om innleie av arbeidstaker til stillingen som enhetsleder ved Klæbu sykehjem. Vurdering Rådmannen har vurdert at det blir viktig å få rekruttert enhetsleder ved Klæbu sykehjem så raskt som mulig. Klæbu sykehjem er i omstilling som følge av tilpasninger i forbindelse med kommunesammenslåingen, sammenslåing av avdelinger og i tillegg byggeprosjekt for et nytt helse- og velferdssenter. Med bakgrunn i dette er det viktig at det kommer inn en erfaren leder som raskt kan være operativ og ta tak i driftsoppgaver, i tillegg til prosessen med kommunesammenslåing og byggeprosjekt. I vurderingen har rådmannen vektlagt at det vil være hensiktmessig å få rekruttert inn en ekstern leder og at vedkommende har kjennskap til Trondheim kommune sin organisasjon. Dette vil lette utviklingsprosesser og organisasjonstilpasninger frem mot kommunesammenslåingen 1.1.2020. Ved en intern utlysning i Klæbu kommune ville det dessuten flytte utfordringer med rekruttering av en annen stilling. Videre ble det vurdert at en ekstern utlysning ville ta for lang tid. Rådmannen valgte med bakgrunn i disse vurderingene å sende en forespørsel om innleie av arbeidstaker til stillingen som enhetsleder ved Klæbu sykehjem til Trondheim kommune, i perioden frem til 1.1.2020. Enhetslederstillingen ble med bakgrunn i Klæbu sin forespørsel lyst ut internt i Trondheim kommune. Det kom inn to søknader på stillingen innen fristen og det er gjennomført intervju med begge kandidatene 11.02.19. Det er på nåværende tidspunkt ikke foretatt innstilling til enhetslederstillingen. Enhetslederstillingen ved Klæbu sykehjem vil bli lyst ut eksternt høsten 2019. Økonomiske og administrative konsekvenser
Innleie av arbeidstaker til enhetslederstillingen vil ikke ha økonomiske konsekvenser.