KONTROLLUTVALGET I GJESDAL KOMMUNE PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Gjesdal Møtenr.: 3-2014 Møtedato: 09.09.2014 Utvalgssaksnr.: 18/14-28/14 Disse møtte: Anita Heigre Raymond Knudsen Skjærpe Frank Oftedal Mary-Ann Espedal Forfall / varamedlemmer: Ann Torill Matre Bakken hadde meldt forfall. Varamedlemmer var forsøkt innkalt, men kunne ikke møte. Andre til stede: Leder helse og velferd Lillian Ydstebø, Gjesdal kommune (sak 20/14) Forvaltningsrevisor Svein Kvalvåg, Rogaland Revisjon (sak 19/14) Oppdragsleder Tove Gunn Moen, Rogaland Revisjon Daglig leder Wencke S. Olsen, Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Side Saker til behandling 18/14 13/00073-15 Godkjenning av protokoll fra møte 17. juni 2014 2 19/14 13/00307-5 20/14 13/00281-8 21/14 13/00281-9 22/14 14/00043-3 23/14 13/00159-6 Forvaltningsrevisjonsrapport "Ressurskrevende brukere" Orientering før prioritering av nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt: Teknisk Bestilling av utkast til mandat for forvaltningsrevisjonsprosjekter som skal gjennomføres i 2015 Utkast til prosjektmandat: Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Lyse Energi AS Budsjett kontroll og tilsyn 2015 Kontrollutvalgets budsjettforslag 2 3 3 4 5 24/14 13/00275-13 Regnskapsoversikt for kontroll og tilsyn pr. 31.07.14 5 25/14 13/00264-17 Forslag til møteplan for 2015 5
26/14 13/00084-23 Statusoversikt pr. september 2014 6 27/14 13/00176-8 Revisors uavhengighetserklæring 2014 6 28/14 13/00176-10 Orientering om revisors overordnede strategi for revisjonsåret 2014 7 Innkallingen ble godkjent uten merknader. 18/14 Godkjenning av protokoll fra møte 17. juni 2014 Kontrollutvalget i Gjesdal godkjenner protokollen fra møte 17. juni 2014. Kontrollutvalget i Gjesdal godkjenner protokollen fra møte 17. juni 2014. 19/14 Forvaltningsrevisjonsrapport "Ressurskrevende brukere" KONTROLLUTVALGET INNSTILLER TIL KOMMUNESTYRET Å FATTE FØLGENDE VEDTAK: Kommunestyret i Gjesdal tar den framlagte rapporten «Ressurskrevende brukere» til Rapporten oversendes rådmannen, som bes om å gi tilbakemelding til kommunestyret via kontrollutvalget om hvordan revisors anbefalinger er fulgt opp. Frist for tilbakemelding settes til ca. 6 måneder etter at kommunestyret har behandlet saken. Forvaltningsrevisor Svein Kvalvåg orienterte.
KONTROLLUTVALGET INNSTILLER TIL KOMMUNESTYRET Å FATTE FØLGENDE VEDTAK: Kommunestyret i Gjesdal tar den framlagte rapporten «Ressurskrevende brukere» til Rapporten oversendes rådmannen, som bes om å gi tilbakemelding til kommunestyret via kontrollutvalget om hvordan revisors anbefalinger er fulgt opp. Frist for tilbakemelding settes til ca. 6 måneder etter at kommunestyret har behandlet saken. 20/14 Orientering før prioritering av nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt: Teknisk Kontrollutvalget tar gjennomgangen fra kommunalsjef samfunnsutvikling til Kommunalsjef helse og velferd orienterte, da dette arbeidsområde i vel så stor grad ivaretas av helse og velferd som samfunnsutvikling. Forslag til vedtak ble foreslått endret til «tar gjennomgangen knyttet til kommunale boliger til orientering». Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med endringen som kommer fram ovenfor. Kontrollutvalget tar gjennomgangen knyttet til kommunale boliger til 21/14 Bestilling av utkast til mandat for forvaltningsrevisjonsprosjekter som skal gjennomføres i 2015 Kontrollutvalget i Gjesdal ber revisor om å legge fram utkast til prosjektmandat for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i 2015 innenfor: * *
Kontrollutvalget foreslo å velge ut disse prosjektene for levering av utkast til prosjektmandat: Samhandlingsreformen Kontrollutvalget venter til første møte i 2015 med å ta stilling til prosjekt nr. 2. Dette forslaget ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget i Gjesdal ber revisor om å legge fram utkast til prosjektmandat for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i 2015 innenfor Samhandlingsreformen Kontrollutvalget venter til første møte i 2015 med å ta stilling til prosjekt nr. 2. 22/14 Utkast til prosjektmandat: Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Lyse Energi AS Kontrollutvalget i Gjesdal bestiller selskapskontroll i Lyse Energi AS i samarbeid med øvrige eiere i tråd med det utkastet til prosjektmandat som foreligger med tillegg av de presiseringene som går fram av vedtaket i kontrollutvalget i Stavanger. Sekretariatet orienterte om nye endringer/presiseringer som er gjort av kontrollutvalgene i Sola og Sandnes. Forslag til vedtak ble foreslått endret til å også omfatte vedtak i disse kommunene. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med denne endringen, Kontrollutvalget i Gjesdal bestiller selskapskontroll i Lyse Energi AS i samarbeid med øvrige eiere i tråd med det utkastet til prosjektmandat som foreligger med tillegg av de presiseringene som går fram av vedtaket i kontrollutvalget i Stavanger, Sandnes og Sola.
23/14 Budsjett kontroll og tilsyn 2015 Kontrollutvalgets budsjettforslag Kontrollutvalget i Gjesdal går inn for et samlet budsjett på kr. 875.000,- til kontroll og tilsyn for 2015. Kontrollutvalget i Gjesdal går inn for et samlet budsjett på kr. 875.000,- til kontroll og tilsyn for 2015. 24/14 Regnskapsoversikt for kontroll og tilsyn pr. 31.07.14 Kontrollutvalget i Gjesdal tar regnskapsoversikten for kontroll og tilsyn pr. 31.07.14 til Kontrollutvalget i Gjesdal tar regnskapsoversikten for kontroll og tilsyn pr. 31.07.14 til 25/14 Forslag til møteplan for 2015 Kontrollutvalget i Gjesdal vedtar følgende møteplan for 2015: Dag Dato Tidspunkt Kommentar Tirsdag 24. februar 17:00 Tirsdag 14. april 17:00 Kan bli endret Tirsdag 9. juni 17:00 Tirsdag 22. september 17:00 (15. september?) Tirsdag 17. november 17:00 Nytt utvalg
Kontrollutvalget foreslo at møtet i september holdes den 8. september 2015. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med denne endringen. Kontrollutvalget i Gjesdal vedtar følgende møteplan for 2015: Dag Dato Tidspunkt Kommentar Tirsdag 24. februar 17:00 Tirsdag 14. april 17:00 Kan bli endret Tirsdag 9. juni 17:00 Tirsdag 8. september 17:00 Tirsdag 17. november 17:00 Nytt utvalg 26/14 Statusoversikt pr. september 2014 Kontrollutvalget i Gjesdal tar statusoversikt pr. september 2014 til Revisor orienterte. Kontrollutvalget i Gjesdal tar statusoversikt pr. september 2014 til 27/14 Revisors uavhengighetserklæring 2014 Kontrollutvalget i Gjesdal tar statusoversikt pr. september 2014 til Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt
Kontrollutvalget i Gjesdal tar statusoversikt pr. september 2014 til 28/14 Orientering om revisors overordnede strategi for revisjonsåret 2014 Kontrollutvalget i Gjesdal tar revisors overordnede strategi for revisjonsåret 2014 til Revisor har forslått å lukke møtet i henhold til kommunelovens 31.5. Da dette er en «kan»-bestemmelse, må kontrollutvalget ta stilling til dette. Kontrollutvalget vedtok enstemmig å lukke møtet i henhold til Koml. 31.5. Revisor orienterte. Kontrollutvalget i Gjesdal tar revisors overordnede strategi for revisjonsåret 2014 til EVENTUELT Oppsatt møte den 14. oktober går ut. Neste møte i kontrollutvalget er dermed tirsdag den 18. november 2015 kl. 17.00.
Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur