KVALITETSSIKRING AV FERIEOPPGJØR I JUNI Delservicekunder og basiskunder Gunvor Thomassen Tid & reise 10. april 2019
Agenda Gjennomgang av sjekklisten «Kvalitetssikring av ferieoppgjør i juni» Brukerdokumentasjon for fagbruker: Sjekklister / Sjekklister / Kvalitetssikring av ferieoppgjør i juni Formålet med sjekklisten Sikre korrekt ferieoppgjør i juni 2
3
Kvalitetssikring av ferieoppgjør Sjekklisten er delt i to og har aktiviteter som skal gjøres før første kjøring av juni lønn t.o.m. 02.06.2019 (Dag 1) etter første kjøring av juni lønn f.o.m. 03.06.2019 t.o.m. 05.06.2019 (Dag 2 4) 4
FØRSTE DEL AV SJEKKLISTEN
Kvalitetssikring av ferieoppgjør (2) Første del av sjekklisten som må utføres før registreringsfristen 02.06.2019 (Dag 1) Punkt 1.1 Kontroll og korrigering av årets feriekvoter Punkt 1.3 1.4 Kontroll og ferieomregninger av årets feriekvoter 6
Kvalitetssikring av ferieoppgjør (3) Utklipp fra sjekklisten første del: 7
Sjekkliste punkt 1.1 8
Sjekkliste punkt 1.1 (2) Anbefaler kontroll på ansatte som: nylig har hatt en stillingsendring er i permisjon i juni måned fratrer i juni måned har fungering i juni måned har hatt foreldrepermisjon med uttak av 80 % dekningsgrad i opptjeningsåret har fått høyere lønn i samme stillingsprosent 9
Sjekkliste punkt 1.1 (3) Ansatte som nylig har hatt endring i stillingsprosent Benytt gjerne standardrapport på Endring i arbeidsstokk o Denne kontrollen vil her kunne overlappe aktiviteter for ferieomregning (fra og med punkt 1.3) Feriekvotene korrigeres ut fra ny arbeidsplanregel og feriepengedekning Simuler lønnslipp for juni 10
Sjekkliste punkt 1.1 (4) 11
Sjekkliste punkt 1.1 (5) Ansatte som er i hel permisjon i juni måned Benytt gjerne standardrapport Fraværsliste Ferieoppgjøret foretas av «hovedarbeidsgiver» i juni Feriekvotene korrigeres ut fra hvor mange feriedager den ansatte skal avvikle av årets ferie Ved ferieavvikling hos annen virksomhet utbetaler «hovedarbeidsgiver» feriedagene via infotype 0416 og med komp.regel 0001 Ved ingen retur i ferieåret bør feriekvotene vurderes å settes til «0» feriedager Simuler lønnsslipp for juni 12
Sjekkliste punkt 1.1 (6) Ansatte som er i delvis permisjon i juni måned Benytt gjerne standardrapport - Fraværsliste Feriekvotene korrigeres ut fra arbeidsplanregel og feriepengedekning Dagsats ferietrekk er redusert med permisjonsandelen o Dagsatsen er ikke redusert av kvoteprogrammet Simuler lønnsslipp for juni 13
Sjekkliste punkt 1.1 (7) 14
Sjekkliste punkt 1.1 (8) Ansatte som fratrer i juni måned Benytt gjerne standardrapport - Tiltredelser og fratredelser Feriekvotene korrigeres ut fra hvor mange feriedager den ansatte skal avvikle av årets feriekvote Simuler lønnsslipp for juni 15
Sjekkliste punkt 1.1 (9) 16
Sjekkliste punkt 1.1 (10) Ansatte som har fungering i juni måned Benytt gjerne standard rapport Endring i arbeidsstokk Ved fungering i høyere stilling som omfatter juni, er det viktig å velge riktig lønnart: o LA1130 «Stedfortredergodtgj. kort» gir ferietrekket beregnet på lønn i høyere stilling o LA1128 «Stedfortredergodtgj. dager» gir ferietrekk beregnet på lønn i ordinær stilling Gjelder fungeringen en ledig stilling skal LA1130 benyttes Simuler lønnsslipp for juni 17
Sjekkliste punkt 1.1 (11) 18
Sjekkliste punkt 1.1 (12) Ansatte som har hatt foreldrepermisjon med uttak av 80 % dekningsgrad i opptjeningsåret Benytt gjerne rapport Fraværsliste Ingen rett på sikringsbestemmelsen Feriekvotene korrigeres ut fra arbeidsplanregel og feriepengedekning Simuler lønnslipp i juni 19
Sjekkliste punkt 1.1 (13) Ansatte som har fått høyere lønn i samme stillingsprosent Benytt gjerne rapport Lønnsinformasjon for ansatte Feriekvotene korrigeres ut fra arbeidsplanregel og feriepengedekning Årets kvotetype 30 settes til «full» ferie hvis den ansatte har rett på sikringsbestemmelsen Simuler lønnsslipp for juni 20
Sjekkliste punkt 1.3 Foreta en kontroll og en automatisk ferieomregning ved hjelp av rapport Omregning av ferie ved endret arbeidstid Brukerdokumentasjon for fagbruker: Fravær / Fraværskvoter / Omregning av feriedager ved endret arbeidstid Ta ut rapporten (første gang i test) for å identifisere ansatte som skal ha sine feriedager omregnet på grunn av endret arbeidsplanregel / antall arbeidsdager i uken Rapporten kan kun benyttes ved midlertidig stillingsendringer 21
Sjekkliste punkt 1.3 (2) Kontroll og ferieomregninger av årets feriekvoter Utklipp fra bestillingsbilde - testkjøring: Dato for tildeling av feriekvotene bestemmer fra hvilken dato rapporten bør kjøres Rapporten identifiserer ikke: Turnusansatte med «dummy»- arbeidsplaner Ansatte som har endret stillingsandel med uendret arbeidsplanregel / antall arbeidsdager i uken 22
Sjekkliste punkt 1.3 (3) 23
Sjekkliste punkt 1.3 (4) 24
Sjekkliste punkt 1.4 25
ANDRE DEL AV SJEKKLISTEN
Kvalitetssikring av ferieoppgjør (4) Andre del av sjekklisten som må utføres i kontrollperioden 03.06.2019 05.06.2019 (Dag 2 4) Punkt 2.1 Ny kontroll og ferieomregning Punkt 2.2 2.5 Kontroll og korrigering av avvikende ferieoppgjør Punkt 2.7 Siste frist kontroll og korrigering 27
Kvalitetssikring av ferieoppgjør (5) 28
Sjekkliste punkt 2.1 Foreta ny kontroll og ferieomregning (for andre gang) Utklipp fra bestillingsbilde: Dato fra forrige rapportkjøring bestemmer dato for når rapporten bør kjøres Ferieomregning utføres på ansatte som ikke var med på første rapportkjøring (ref. sjekklisten punkt 1.4) Samme forutsetninger for omregning som tidligere 29
Sjekkliste punkt 2.2 Kontroll av lønnsresultatet etter første kjøring Identifisere ansatte med avvikende ferieoppgjør Brukerdokumentasjon for fagbruker: Fravær / Fraværskvoter / Kontroll at feriepengene dekker ferietrekket 30
Sjekkliste punkt 2.2 (2) Kjør rapport - Rapport for lønnarter Utklipp fra bestillingsbilde: Rapporten overføres til Excel-dokument for lagring og benyttes for videre aktiviteter i henhold til sjekklisten punkt 2.3 2.5 31
Sjekkliste punkt 2.3 Kontroller alle med negativt ferieoppgjør - dag 2 og dag 3 Her - Feriepengene dekker ikke feriedager med lønn Korrigeringer av kvotetype 30 og 31 utføres i infotype 2006 Korrigeringer av opptjeningsinformasjonen utføres i infotype 0015 32
Sjekkliste punkt 2.4 Kontroller alle med «null» i ferieoppgjør dag 2 og dag 3 Her - Sikringsbestemmelsen har slått til Korrigeringer av kvotetype 30 og 31 utføres i infotype 2006 o Sikringsbestemmelsen: Kvotetype 30 må ha verdi på fem ferieuker Korrigeringer av opptjeningsinformasjonen utføres i infotype 0015 o Sikringsbestemmelsen: For nyutdannet lærere benyttes i tillegg lønnart «9520» i infotype 0015 33
Sjekkliste punkt 2.5 Kontroller alle med høye beløp dag 2 og dag 3 Her - Mulig manglende tildelte feriekvoter Korrigeringer av kvotetype 30 og 31 utføres i infotype 2006 Korrigeringer av opptjeningsinformasjonen utføres i infotype 0015 34
Sjekkliste punkt 2.7 Korriger alle feil siste frist innen utgangen av dag 4 Sjekk spesielt at ferietrekket ikke overstiger feriepengene med mindre det er tilsiktet (ref. sjekklisten punkt. 2.3) Korriger feriekvotene i infotype 2006 og opptjeningsinformasjonen i infotype 0015 Simuler juni lønn på ny for alle personer det er foretatt endringer på i dag 2-4 Fagbrukere må være tilgjengelige for DFØ når aktivitetene utføres i henhold til «Sjekklisten» 35
Ekstra tips Avtale om å vente med å utbetale årets opptjente feriepenger ved fratredelser: Løses på denne måten i SAP
DFØ Brukerdokumentasjon Brukerdokumentasjonen finner dere på: dfo.no / kundesider / lønn / brukerdokumentasjon / brukerdokumentasjon for SAP kjernesystem for fagbrukere (Opal_con) Sjekklister / Sjekklister / Kvalitetssikring av ferieoppgjøret i juni Fravær / Fraværskvoter / Kontrollere at feriepengene dekker ferietrekket Fravær / Fraværskvoter / Ansatte med junilønn i stedet for feriepenger Feriepenger / Feriepengeberegningen i juni / Kontroll av feriepengeberegningen Fravær / Fraværskvoter / Omregning av feriedager ved endret arbeidstid Fravær / Fraværskvoter / Oppretting av ferie- og fraværskvoter som er feil Rapporter på org/pers/personaladministrasjon/til- og fratredelser 37
Rapporter i SAP Anbefalte rapporter til bruk under utførelsen av kontrollaktivitetene: PC00_M20_CALC_SIMU - Simuler lønnsavregning (20) -> Simulering av lønnsslipp Fraværskvoter: YHR_FRAV10 med variant CUS&OPAL01 Fraværsliste: YHR_FRAV med variant CUS&OPAL05 Oversikt over saksganger per person: S_L9C_94000095, velg Type saksbehandling 94 - endring i stillingsprosent Oversikt over saksganger per person: S_L9C_94000095, velg Type saksbehandling 90 - flere stillinger / fungering S_PH0_48000513 - Ad hoc-spørring S_PH9_46000223 - Tiltredelser og / eller fratredelser PC00_M99_CWTR - Lønnart rapport med variant CUS&OPAL77 YHR_PA_ANS_LONN Lønnsinformasjon for ansatte, informasjon fra IT0008 38
Oppsummering Er du klar for gjennomføringen av sjekklisten? Forstår du betydningen av sjekklisten? Vet du hvordan lønnsrapporten skal bearbeides i Excel? Vet du hvordan «feil» tildelte feriekvoter skal korrigeres? 39
God ferie! God ferie!