Møteinnkalling Kontrollutvalget Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, 212 Tidspunkt: 11.06.2018 kl. 14:00 Eventuelle forfall meldes til Hans-Olaf Lunder, 98204870. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Terje Granerud LEDER AP Hallstein Flesland NESTL H Kjersti Marie Stensrud MEDL SV Ingunn Ulfsten MEDL KRF Hulda Tronstad MEDL V Oslo, 4. juni 2018 Terje Granerud Leder
Saksliste Saksnr. Sakstittel Side Saker til behandling PS 22/2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 11. juni 2018 PS 23/2018 Forvaltningsrevisjonsprosjekt - Gratisprinsippet i videregående opplæring i Akershus fylkeskommune PS 24/2018 Oppfølgingsrapport - System for innfartsparkering i Akershus fylkeskommune PS 25/2018 Utredning for valg av revisjonsordning for Viken fylkeskommune PS 26/2018 Eventuelt - Kontrollutvalgets møte 11. juni 2018 Godkejnning av protokoll fra møtet 24 april 2018
Saker til behandling PS 22/2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 11. juni 2018
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 04.06.2018 2018/2-4 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 11.06.2018 22/2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 11. juni 2018 Sekretariatslederens forslag til vedtak Saksredegjørelse 1. Risikovurdering ved å opprettholde eksisterende økonomisystemer ved etablering av Viken fylkeskommune. Fylkesrevisjonens interne notat ligger vedlagt. 2. Vurdering av HyOp resultatregnskap og balanse for 2017 med videre. Fylkesrevisjons interne notat ligger vedlagt. Oslo, 4. juni 2018 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Internt notat fra fylkesrevisjonen vedr. økonomisystemer 2 Internt notat fra fylkesrevisjonen vedr. HyOp AS regnskapet
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 04.06.2018 2018/17-4 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 11.06.2018 23/2018 Forvaltningsrevisjonsprosjekt - Gratisprinsippet i videregående opplæring i Akershus fylkeskommune Sekretariatslederens forslag til innstilling Forvaltningsrapport 06/2018 oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen utarbeide en mer detaljerte retningslinje for håndtering av gratisprinsippet ved skoleturer. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen forsikre seg om at fylkeskommunen har et forsvarlig system for oppfølging av gratisprinsippet. Det vil innebære et system som sikrer en vurdering om og oppfølging av at skoleeier etterlever lovverket på opplæringsområdet. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen påse at skolene har tilstrekkelig kompetanse til håndtering av gratisprinsippet. Bakgrunn for saken Kontrollutvalget bestilte 30. januar 2018 et forvaltningsprosjekt med tittelen «gratisprinsippet» i den videregående opplæring. I opplæringsloven slås det fast at videregående opplæring skal være gratis. Tanken bak retten til gratis videregående opplæring er en inkluderende skole, der alle kan delta på lik linje, uavhengig av den økonomiske situasjonen til eleven og de foresatte. Problemstilling på prosjektet I hvilken grad etterleves gratisprinsippet i fylkeskommunen i forbindelse med gjennomføring av skoleturer?
Revisjonens sammendrag På bakgrunn av informasjonen innhentet innledningsvis i revisjonsprosjektet, ble undersøkelsene avgrenset til håndteringen av gratisprinsippet ved skoleturer/ ekskursjoner. Undersøkelsene har videre vært avgrenset til å gjelde studiespesialiserende utdanningsprogrammer. Det har blitt innhentet informasjon om åtte skoleturer som er gjennomført ved åtte skoler i skoleåret 2017/18. Det har blitt etterspurt informasjon som viser hvorvidt turene er finansiert på en slik måte at de er i tråd med gratisprinsippet. De skoleturene som det er innhentet informasjon om er et utvalg turer som generelt sett er krevende å finansiere. Det finnes naturligvis også mange skoleturer i nærområdene som krever liten grad av finansiering. Fylkesrevisjonen har ikke sett på slike «lavrisiko-turer». Generelt sett mener alle skolene vi har vært i kontakt med at de følger gratisprinsippet. Og de er ofte flinke til å informere om gratisprinsippet til elever og foresatte. Gratisprinsippet er normalt et kjent tema for mange elever og foreldre, siden det også gjelder i grunnskolen. En del skoler går også inn selv og dekker finansiering for elever som har problemer med dette. Skolenes sikring av at gratisprinsippet overholdes ved finansiering av skoleturer Fylkesrevisjonens undersøkelser viser at det store flertallet av de åtte turene det er innhentet informasjon om er basert på finansiering utenfor skolen. Det er imidlertid viktig med tydelige roller. Når ansvaret for finansiering av turen legges utenfor skolen, genererer det ekstra risiko når det gjelder etterlevelse av gratisprinsippet. For mange av turene synes skolene å ha begrenset kunnskap om detaljene i finansieringen. I noen tilfeller er finansieringen mer eller mindre ukjent. Rett nok skal gaver så langt som mulig være anonyme, men fylkesrevisjonen mener at dette ikke er det samme som at skolene er fritatt for ansvar for å følge opp at måten penger samles inn på følger gratisprinsippet. I det ligger blant annet å ha kjennskap til hvordan det kommuniseres ut til den enkelte foresatte, og sikre at innsamlingen er reelt frivillig og uten press. Fylkesrevisjonen mener skolene generelt sett ikke i tilstrekkelig grad har oversikt over i hvilken grad gratisprinsippet etterleves. Her kommer også opplæringsloven 13-10 om forsvarlig system inn. Det skal vurderes om kravene i opplæringsloven og forskriftene til loven blir oppfylt. Ingen elever/foresatte skal presses til å bidra økonomisk I Utdanningsdirektoratets regelverksutdyping for skoleturer heter det at elever, foreldre og andre har lov til å gi penger til turen. Men ingen skal presses til å gi eller bidra.
Undersøkelsene fylkesrevisjonen har gjort viser at det for de fleste av de utvalgte turene opereres med konkrete pengebeløp som skal innbetales som gave eller sparing. Beløpene er ofte beregnet per elev. Selv om det viser seg at skolene ofte går inn og betaler turen for elever som har problemer med betalingen, mener fylkesrevisjonen det kan være problematisk å operere med konkrete innbetalingsbeløp og tidsfrister per elev. Noen kan oppfatte dette som press siden det kan være en barriere å spørre skolen om økonomisk hjelp. Når elever og foreldre gir penger må det skje anonymt Når elever og foreldre gir penger, skal det skje anonymt. Fylkesrevisjonen har et inntrykk av at dette er kjent ute på skolene, og normalt er skolene også flinke til å opplyse om dette. Det er imidlertid et problem at skolene i en del tilfeller har liten kjennskap til i hvilken grad anonymiseringen faktisk er sikret. Årsaken er at store deler av finansieringsarbeidet skjer utenfor skolen. En skole forteller for eksempel at et reiseselskap håndterer innbetalingene. En annen skole forteller at den ikke kontrollerer hvordan kasserer praktiserer anonymitet. En tredje skole har innsamlinger per klasse, slik at det blir mange foreldre som er involvert i å ta i mot innbetalinger, og dette øker risikoen når det gjelder ivaretakelse av anonymiteten. Konklusjonen er at for mange skoler så har man ikke tilstrekkelig oversikt over at anonymiteten sikres. Fylkesrådmannens høringskommentar Fylkesrådmannen har hatt rapportutkast til høring. Fylkesrådmannens svar er vedlagt i rapporten som vedlegg 2. Oslo, 4. juni 2018 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 04.06.2018 2015/43-9 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 11.06.2018 24/2018 Oppfølgingsrapport - System for innfartsparkering i Akershus fylkeskommune Sekretariatslederens forslag til innstilling Rapport 07/2018 oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak: I det videre arbeidet med utviklingen av innfartsparkeringstilbudet i Akershus anbefaler fylkestinget at fylkesrådmannen følger opp følgende forbedringstiltak: 1. Arbeidet med å få på plass et felles informasjonssystem som gir oversikt over antall innfartsparkeringsplasser for bil og sykkel i de ulike regioner samt bruken av disse bør intensiveres. 2. Med utgangspunkt i et felles informasjonssystem bør det foretas en oppdatering av strategien for innfartsparkering med fastsetting av langsiktige og kortsiktige målsettinger for etablering av innfartsparkeringsplasser for bil og sykkel. 3. Det bør stilles tydelige krav til mottakerne av midler om å utarbeide realistiske planer for utførelsen av tiltak/prosjekter, samt at det settes av tilstrekkelig med ressurser til å utføre arbeidet. 4. Det bør etableres rutiner for å kontrollere at tildelte midler blir benyttet som forutsatt det enkelte år, samt stilles krav om rapportering når aktuelle tiltak eller prosjekter er sluttført. 5. Tiltak eller enkeltprosjekter bør sikres identifisering ved å bruke nummerering og standardiserte beskrivelser.
6. Økonomisystemet bør innrettes slik at det er mulig å skille mellom midler brukt til innfartsparkering for bil og sykkel både på drifts- og investeringssiden, for eksempel ved bruk av prosjektnummer. Saksredegjørelse Kontrollutvalget behandlet bestillinger av forvaltningsrevisjoner for 2018 i sitt møte 30. januar 2018. Det ble bestemt at det skal gjennomføres en oppfølging av en tidligere foranalyse om innfartsparkering. Prosjektplanen ble godkjent i møte den 20. mars 2018. Foranalyse om innfartsparkering ble gjennomført våren 2016. Det ble avdekket at det ikke var god nok oversikt over antall innfartsparkeringsplasser for bil og sykkel som hører inn under AFKs ansvarsområde. Det var på det tidspunktet ikke mulig å gi tilstrekkelige svar på hvor langt AFK var kommet i arbeidet med innfartsparkeringsplasser og om dette samsvarte med vedtatt strategi. Kontrollutvalgets forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt ved behandling av foranalysen i fylkestinget 13.06.2016. Fylkestingets vedtak lyder: «Det gjennomføres ikke revisjonsprosjekt «innfartsparkering i Akershus fylkeskommune» i 2016. Prosjektet tas inn i den overordnede analysen for 2017-2018 og i plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget oversender foranalyserapporten til fylkestinget som en orientering. Fylkesrådmannen følger opp sakene som er påpekt i foranalysen og rapporterer tilbake til fylkestinget i løpet av 2016.» Problemstillinger Dette er et oppfølgingsprosjekt av en tidligere foranalyse. Følgende problemstilling besvares i oppfølgingen: Har fylkeskommunen et system som gir oversikt over innfartsparkeringsplasser i fylket? Revisjonens oppsummering Revisjonen har i denne oppfølgingsrapporten undersøkt om fylkeskommunen har et system som gir oversikt over innfartsparkering i Akershus fylke. Dette er en oppfølging av en tidligere foranalyse om innfartsparkering som ble gjennomført i 2016, hvor det ble avdekket at det ikke var god nok oversikt over antall innfartsparkeringsplasser for bil og sykkel. Det fastslås at fylkeskommunen fortsatt ikke har et tilstrekkelig system som gir oversikt over innfarts-parkeringsplasser i fylket.
Det er Bane NOR (tidligere Jernbaneverket) og kommunene som har ansvaret for den største andelen av innfartsparkeringsplassene i Akershus. Ved den siste tellingen medio juni 2016 var det totalt ca. 13 700 innfartsparkeringsplasser for bil og sykkel i Akershus, hvorav fylkeskommunen ved Statens vegvesen har ansvar for ca. 5 % (650 plasser) av det totale antallet. På telletidspunktet var dette hovedsakelig parkeringsplasser for bil. I Strategien for innfartsparkering for Akershus og Oslo var det lagt til grunn en målsetting om å etablere 10 000 nye innfartsparkeringsplasser for bil frem mot 2030. Dette var basert på at det fantes ca. 8000 plasser i utgangspunktet. Dette innebærer at det må etableres 500 nye plasser for bil per år frem mot 2030, slik at totalen vil utgjøre ca. 18 000 plasser. Underveis i oppfyllelsen av denne strategien ble det i 2015 vedtatt en egen sykkelstrategi som medførte at målsettingen det enkelte år ble fordelt på bilplasser og sykkelplasser stort sett innenfor den samme årlige økonomiske rammen. Dette medførte at den årlige målsettingen for bilplasser ble mer enn halvert i forhold til den opprinnelige målsettingen. Den langsiktige målsettingen frem mot 2030 er imidlertid uforandret. Dette skaper usikkerhet i forhold til hva man egentlig ønsker å oppnå når det gjelder etableringen av nye innfartsparkeringsplasser for bil og sykkel. I treårsperioden 2015-2017 har det blitt etablert 117 innfartsparkeringsplasser for bil mindre enn målsettingen, mens det for sykkel er motsatt med etablering av 250 plasser mer enn målsettingen. Spesielt de to siste årene har det vært en vesentlig dreining fra bilplasser til sykkelplasser. Dersom man legger til grunn målsettingen om 500 nye bilplasser per år fram mot 2030, lå man i 2017 ca. 2000 plasser etter med etableringen av bilplasser. Det er ikke mulig å hente frem budsjetterte og regnskapsførte midler til innfartsparkering for henholdsvis bil og sykkel da regnskapssystemet ikke er tilpasset en slik fordeling av investeringsmidlene. Revisjonen mener dette er en svakhet som bør rettes opp siden politikerne vedtar målsettinger som skiller mellom innfartsparkeringsplasser for bil og sykkel. Da bør det også være mulig å følge opp hvor mye midler som er benyttet for å oppfylle den todelte målsettingen. Fylkesrådmannens høringskommentarer Fylkesrådmannens har hatt rapportutkast til høring. Fylkesrådmannens svar er vedlagt i rapporten som vedlegg A Oslo, 4. juni 2018
Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Oversendelsesbrev fra fylkesrevisjonen datert 28.05.2018 2 Oppfølgingsrapport - System for innfartsparkering i Akershus fylkeskommune
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 04.06.2018 2018/25-1 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 11.06.2018 25/2018 Utredning for valg av revisjonsordning for Viken fylkeskommune Sekretariatslederens forslag til vedtak Det bestilles en utredning for valg av revisjonsordning for Viken fylkeskommune fra Akershus og Østfold Kontrollutvalgssekretariat(AØKS). Kontrollutvalget ber om at utredningen utformes slik at den kan tjene som grunnlag for tilsvarende prosess også i kontrollutvalget i Akershus og Buskerud. Utredningen ferdigstilles slik at den kan legges fram for behandling i møte. Bakgrunn for saken Fylkeskommunene Akershus, Buskerud og Østfold er vedtatt slått sammen til Viken fylkeskommune 01.01.2020. I den forbindelse må det velges revisjonsordning og revisor for den nye fylkeskommunen. jr. reglement for fellesnemda i Viken fylkeskommune punkt i. Fylkestingene i de tre fylkene har delegert til fellesnemnda å ta stilling til revisjonsordning. Fellesnemnda fatter vedtak på bakgrunn av innstilling fra de tre kontrollutvalgene. Lovens rammer for valg av revisor Kommuneloven 78, 3. og 4. ledd legger til grunn at det er kommunestyret som avgjør hvilken revisjonsordning kommunen skal ha og som velger hvem som skal være fylkeskommunens revisor. Fylkestingets valg av revisjonsordning og revisor skjer på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget. Kommuneloven 78 3. ledd Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon, eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget.
4. ledd Kommunestyret eller fylkestinget velger selv revisor. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget. I forbindelse med sammenslåingen av Akershus, Buskerud og Østfold fylkeskommuner er det i tråd med Inndelingsloven 26 opprettet en fellesnemnd for å samordne og forberede sammenslåingen. Etter 26 femte ledd kan fellesnemnda få fullmakt til å ansette revisor, videreføre deltagelse i interkommunalt samarbeid om revisjon eller videreføre avtale med annen revisor. Inndelingslova 26, 5. ledd: Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor. Tilsetjing av revisor skjer på bakgrunn av innstilling frå kontrollutvala. Nemnda kan òg få fullmakt til å vidareføre deltaking i interkommunalt samarbeid om revisjon eller vidareføre avtale med annan revisor. Tilsvarande gjeld for sekretariatet for kontrollutvalet. Slikt vedtak skjer etter innstilling frå kontrollutvala. De tre fylkeskommunene har i tråd med lovkrav ved søknad om fylkessammenslåing fattet vedtak om fellesnemnda sin sammensetning og oppgaver i møtet 06.12.17, sak 123/17. I den sammenheng er det vedtatt at: Fellesnemnda skal ansette revisor for Viken fylkeskommune etter innstilling fra kontrollutvalgene i de eksisterende fylkeskommunene. Kommuneloven 78 slik den er formulert gir kontrollutvalget to innstillingsoppgaver i logisk rekkefølge: 1. innstilling på valg av revisjonsordning 2. innstilling på valg av revisor Med utgangspunkt i ovennevnte legges det til grunn at kontrollutvalgene i de tre fylkeskommunene skal avgi hver sin innstilling til fellesnemnda om valg av revisjonsordning og valg av revisor. Oslo, 4. juni 2018 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 04.06.2018 2018/3-4 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 11.06.2018 26/2018 Eventuelt - Kontrollutvalgets møte 11. juni 2018 Der er foreløpig ikke fremmet saker under eventuelt. Oslo, 4. juni 2018 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder