Arkivsak Dato 23.04.2012 Saksbehandler Per B. Qvarnstrøm Saksframlegg Styre Sørlandet sykehus HF Møtedato 26.04.2012 Sak nr 045-2012 Sakstype Orienteringssak Sakstittel Ventende pasienter og ventetider ved SSHF Ingress Sørlandet sykehus HF har i lengre tid hatt et betydelig antall ventende pasienter, og styret ba i forrige styremøte administrasjonen om å redegjøre for situasjonen, samt hva som gjøres for å redusere ventetidene og antallet ventende. I denne saken har vi samlet en redegjørelse fra de tre store klinikkene: kirurgi klinikk, medisinsk klinikk og klinikk for psykisk helse, Vi har også samlet og presentert fordeling av de ventende pasientene på faggrupper i klinikkene, for å vise hvor utfordringene er. Det arbeides for å nå de regionale målsettinger ved sykehuset. De er 65 dagers gjennomsnittlig ventetid for de avviklede pasientene, samt at ingen pasienter skal vente over 1 år. I forhold til det siste målet har sykehuset en klar utfordring med vel 1100 pasienter som har ventet over 1 år. I forhold til det første målet på 65 dagers gjennomsnittlig ventetid, er sykehuset på vei mot å nå dette ila de neste få årene, men det er betydelige forskjeller mellom fagområdene i sykehuset. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken om ventende pasienter og ventetider til orientering.
Ventende pasienter og ventetider ved Sørlandet sykehus HF 1. Oppsummering Sørlandet sykehus HF har som de fleste sykehus i landet, en betydelig andel ventende pasienter. Vi har i denne styresaken valgt å se på totaliteten av dette, samt bryte det ned i de ulike klinikker og fagområder for å belyse situasjonen. Klinikkene har på sin side bidratt med betraktninger hva som gjøres for å bedre situasjonen der det er fornuftig. Det totale antallet ventende pasienter har i de par siste årene ligget rundt 16000. Av dette antallet er pr 1.4.2012 det ca 1200 pasienter som har ventet over 1 år på behandling. Sett i forhold til en årlig behandlingskapasitet på om lag 51000 sykehusopphold og 455.000 polikliniske konsultasjoner, utgjør de ventende litt over 3% av den totale produksjonen. Dette tilsvarer i gjennomsnitt ca 12 dagers produksjon ved sykehuset. Alle ventende Ventende over 90 dager Ventende over 1 år Med rett Uten rett Sum Med rett Uten rett Sum Med rett Uten rett Sum Kirugisk klinikk 4914 6028 10942 1325 3281 4606 57 963 1020 Medisinsk klinikk 1502 2349 3851 207 721 928 11 37 48 Voksenpsykiatr 352 333 685 49 143 192 1 25 26 Barne- og ungdomspsyk. 0 0 0 Rus 303 88 391 98 27 125 2 15 17 SUM 7071 8798 15869 1679 4172 5851 71 1040 1111 Som det tydelig fremgår i tabellen er det i kirurgisk klinikk de største utfordringene ligger, både i totalt antall og lengst ventetider. I somatikk er ventetiden for avviklede pasienter 71 dager, mens for ventende pasienter i sum er den samme ventetiden om lag 100 dager. Det er en svak tendens til noe reduserte ventetider, spesielt på de som har ventet lengst. Klinikkvis er tallene for medisinskklinikk 49 dager for avviklede og om 69 dager for ventende pasienter, mens for kirurgi er tallene 88 dager for avviklede og om lag 125 dager for ventende. I voksenpsykiatri ligger ventetiden for avviklede pasienter på 49 dager og for ventende er den om lag 100 dager. Det er en tendens til noe stigende ventetider innen området. I barne- og ungdomspsykiatri er den for avviklede pasienter 34 dager mens den for ventende er omlag 35 dager. Her er ventetidene stabile. Innen rus er ventetiden for avviklede pasienter på 49 dager mens den for ventende er på om lag 100 dager i snitt. Det er en tendens til stigende ventetid innen dette området. Når det gjelder ventende over 1 år er situasjonen som beskrevet i tabellen under. Den viser tydelig at også her ligger hovedutfordringen i kirurgisk klinikk både hva gjelder ventende med og uten rettighet. Styret for Sørlandet sykehus HF Side 2/9
Ventende pasienter over 1 år: Alle over 1 år med rett uten rett Avdeling for barn og unges helse 1 1 0 Avdeling for rus- og avhengighetsbehandling 17 2 15 Barnesenteret 7 4 3 Distriktspsykiatrisk senter Aust-Agder 25 25 Fysikalsk medisin og rehabilitering 4 1 3 Kirurgisk avdeling 74 13 61 Kvinneklinikken 13 1 12 Medisinsk avdeling 14 4 10 Nevrologisk avdeling 18 1 17 Ortopedisk avdeling 543 16 527 Revmatologisk avdeling 3 3 Voksenhabilitering 3 2 1 Øre-nese-hals avdeling 269 22 247 Øyeavdelingen 122 5 117 SUM SSHF 1113 72 1041 Tabellen viser at om lag 90% av de ventende over 1 år er i kirurgisk klinikk, men at det kun er 72 pasienter med rettighet som har ventet over 1 år, noe som viser at det er fokus På å prioritere rettighetspasientene, selv der ressursene er knappe. 2. Kirurgisk klinikk Målsetningen for gjennomsnittlig ventetid for SSHF i 2012 er ned mot 65 dager. Dette er utfordrende for de fleste avdelinger i Kirurgisk klinikk. Utviklingen er imidlertid positiv for 1. kvartal: Gj.snittlig ventetid ventende 2010 Gj.snittlig ventetid ventende 2011 Gj.snittlig ventetid pr mars 2012 Kirurgisk klinikk 133 dager 158 dager 124 dager Økt fokus på pasienter med rett og oppfølging av fristbrudd resulterte i 2011 i økt gjennomsnittlig ventetid. Spesielt har utfordringen vært stor på Ortopedisk avdeling SSK og ØNH. Tiltak for å redusere ventetid: 1. ØNH har gjennomgått ventelistene og for aktuelle pasienter inngått avtaler med private spesialister for å redusere ventetid. Eget brev er sendt pasienter med tilbud om dette. 2. Ortopedisk avd. SSK har satt opp ekstra kveldspoliklinikker. Gjennomsnittlig ventetid er redusert med 200 dager ila. de 3 første mnd i 2012. 3. Fagråd er opprettet på tvers av sykehusene der ventelistesituasjonen er ett av hovedtemaene. Fagrådene vil også vurdere felles ventelister og inntakskontor pr fagområde, i tråd med SSHF s målsetning i Kultur for helhet. 4. Samarbeid på tvers av avdelingene for å utnytte samlet kapasitet, er under etablering for noen fagområder og skal etableres for de øvrige. Styret for Sørlandet sykehus HF Side 3/9
5. Merkantilt personell har fått et særskilt ansvar ved samtlige avdelinger å sikre reelle ventelister med god kvalitet, ref retningslinje Ventelistehjulet somatiske avdelinger i SSHF. Det avholdes i tillegg jevnlige møter med ventelistearbeid som hovedtema. 6. Det er fokus på rett bruk av prioriteringsveileder og utarbeidet undervisningsopplegg er distribuert til avdelingsledere for bruk i egen avdeling. Samlet oversikt over utvikling i gjennomsnittlig ventetid for avdelinger i Kirurgisk klinikk: ventende 2010 ventende 2011 avviklet 2011 ventende mars 2012 avviklet mars 2012 KIR-A 67 128 64 143 67 KIR-F 72 86 66 70 45 KIR-K 60 88 61 69 66 KKL-A 53 48 40 46 37 KKL-F 93 74 73 46 52 KKL-K 91 105 47 74 56 ORT-A 102 108 137 102 120 ORT-F 82 63 71 61 66 ORT-K 315 410 87 225 235 ØNH-A 154 161 119 148 118 ØNH-K 126 144 125 127 118 ØYE-A 151 145 136 139 116 ØYE-K 42 32 51 34 36 Langtidsventende i kirurgisk klinikk Målsetningen for 2012 er at som hovedregel skal ingen pasienter vente i over 1 år. Det er iverksatt tiltak og antall langtidsventende (ventetid > 360 dager) er redusert med 359 i løpet av 1. kvartal 2012, men fortsatt et stort antall langtidsventende, vel 1000 over 1 år, se tabellen under: Styret for Sørlandet sykehus HF Side 4/9
Antall av Henvisningid Gruppering Seksjonsnavn 91-120 dager 121-150 dager 151-180 dager 181-210 dager 211-240 dager 241-270 dager 271-300 dager 301-330 dager 331-360 dager 1-2 år 2-3 år Mer enn 3 år Totalt Barselseksjon 1 1 Føde/barsel seksjon 1 1 Fødeseksjon 3 1 4 3 11 Gastro-/gen. kir. seksjon 79 83 47 34 18 1 13 16 11 17 319 Gynekologisk seksjon 61 35 18 13 11 3 1 3 1 13 159 Hørselsentralen 54 59 33 16 11 10 2 3 1 7 196 Kar-/thorax seksjon 44 56 42 33 31 26 32 25 13 30 332 Kjevekirurgisk seksjon 42 43 35 31 30 12 33 23 7 10 266 Mamma/endokr. seksjon 3 1 2 2 1 1 10 Ortopedisk seksjon 212 209 155 73 48 34 61 47 30 248 120 175 1412 Urologisk seksjon 46 26 31 8 9 9 5 2 1 26 1 164 Øre-nese-hals seksjon 176 160 122 52 54 30 54 51 33 175 52 25 984 Øye seksjon 120 134 101 75 65 25 49 37 24 110 9 2 751 (tom) 2 1 3 840 809 591 338 279 151 250 208 122 637 182 202 4609 Tiltakene for avvikling av langtidsventende er identisk med tiltak for å redusere ventetid. Vi jobber systematisk i alle avdelinger mot målene for 2012. Det er en stor utfordring for Kirurgisk klinikk å oppnå målene som er satt, men vi ser en positiv utvikling. 3. Medisinsk klinikk Gjennomsnittelig ventetid avviklede pasienter i Medisinsk klinikk i mars var 45 dager. Dette er samlet for pasienter med og uten rett til nødvendig helsehjelp. Gjennomsnittelig ventetid for pasienter med rett til nødvendig helsehjelp var 39 dager, og for pasienter uten rett til nødvendig helsehjelp 53 dager. Tilsvarende tall for ventetid ventende ved utgangen av mars var 69 dager i snitt for alle pasienter, med hhv 50 dager for pasienter med rett og 82 dager for pasienter uten rett. Dette er gjennomsnittstall som kan skjule store variasjoner fra fagområde til fagområde. I hovedsak har klinikken akseptabel kapasitet innen de fleste fagområder. Behandlingskapasitet og ventetid gjennomgås pr. fagområde i klinikkens oppfølgingsmøter med avdelingene. Noen avdelinger påpeker imidlertid lang ventetid for pasienter uten rettighet innen noen fagområder, og også bekymring knyttet til manglende kapasitet til kontroller. Den store omleggingen i Nevrologisk avdeling i 2011 var blant annet knyttet til behovet for å frigjøre legekapasitet til aktiv tid. Ved utgangen av mars ventet totalt 3 851 nyhenviste pasienter på undersøkelse/ behandling ved Medisinsk klinikk. Av disse hadde 2 487 ventet under to måneder. Til sammen 676 pasienter hadde ventet mer enn 120 dager, hvorav 46 pasienter hadde ventet mer enn ett år; Styret for Sørlandet sykehus HF Side 5/9
Medisinsk klinikk 1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 Medisinsk klinikk Tabellen under viser antall ventende over 90 dager pr avdeling i medisinsk klinikk. Av disse er kun 207 pasienter med rettighet Seksjonsnavn 91-120 dager 121-150 dager 151-180 dager 181-210 dagre 211-240 dager 241-270 dager 271-300 dager 301-330 dager 331-360 dager 1-2 år 2-3 år Mer enn 3 år Totalt Endokrinologisk seksjon 9 4 2 1 1 17 Enhet for fysikalsk med og forebygging-ssa 2 2 1 5 Enhet for fysikalsk med og forebygging-ssk 11 4 7 6 4 1 1 3 37 Enhet for fysikalsk med og forebygging-ssko 4 1 1 6 Enhet for nevrologisk rehabilitering-ssko 1 1 1 3 Fordøyelsessykd. seksjon 1 1 2 Forebyggende med. seksjon 8 2 3 2 1 3 19 Gastroseksjonen 29 27 6 7 8 3 7 6 1 2 1 97 Geriatrisk seksjon 12 2 14 Habu seksjon 8 2 3 1 2 1 1 18 Hematologisk seksjon 1 1 Hjerteseksjonen 13 4 7 8 6 2 3 3 1 47 Indremedisinsk-SSF seksjon 14 27 19 5 10 3 3 1 2 84 Infeksjonsseksjonen 1 1 2 1 5 Klinisk nevrofysiologi 5 2 4 3 1 1 1 1 18 Lindrende team, SSF/SSA 1 1 1 3 Lungeseksjonen 17 19 7 4 8 55 Nevrologisk seksjon 57 39 59 47 28 15 8 15 9 17 294 Nyremedisinsk seksjon 1 1 PCI-seksjonen, SSA 1 1 Pediatrisk seksjon 33 23 8 5 4 1 4 3 3 5 89 Psyk. pol. Post D, SSA 1 1 Revmatologisk seksjon 20 26 15 9 6 2 6 3 4 3 94 Voksenhabilitering SSA 2 1 1 4 Voksenhabilitering SSKo 3 1 3 7 (tom) 1 3 2 6 252 188 147 97 73 29 36 38 19 47 1 1 928 Pasientene som har ventet mer enn ett år er, med ett unntak, spredt over de fleste avdelingene i klinikken. Ved tilsvarende gjennomgang av data for januar måned var disse i hovedsak feilregistreringer/ikke reelle ventende. Unntaket er Nevrologisk avdeling, som ved utgangen av mars hadde 250 pasienter med ventetid over 120 dager, hvorav 16 pasienter hadde ventet mer enn ett år. De 16 pasientene er i forbindelse med rutinemessig rydding av ventelistene gjennomgått pr. 15.04. og det gjensto da kun en reell pasient. Vedkommende pasient har nå fått time 4. mai. Styret for Sørlandet sykehus HF Side 6/9
Nevrologisk avdeling innførte i 2011 ny driftsmodell for nevro/slagbehandling. En av de viktigste målsettingene med omleggingen var å frigjøre legekapasitet til økt poliklinikk. Pr. utgangen av mars hadde avdelingen 2 566 polikliniske konsultasjoner, mot 2 133 på samme tid i 2011. Budsjettert aktivitet pr. mars 2012 er imidlertid så høyt som 3 238. Hovedårsaken til at avdelingen ikke klarer å oppnå så høy aktivitet som budsjettert, er høyt sykefravær i legegruppen i både Arendal og Kristiansand. Det gjøres nå tiltak med innleie av vikar fra vikarbyrå samt forlengelse av vikariat for flere LIS-leger. Ventetidstallene viser at det var nødvendig å legge om driftsmodellen for å frigjøre økt kapasitet til poliklinikk. Aktiviteten har da også økt vesentlig, men ikke tilstrekkelig til å holde ventetiden nede på et akseptabelt nivå for alle pasientgrupper. Avdelingen vil jobbe videre med tiltak for å forbedre dette, men situasjonen er pt krevende på grunn av det høye sykefraværet. Alle pasienter med rett til nødvendig helsehjelp prioriteres, og avdelingen har ikke fristbrudd. Klinikken fortsetter å prøve å opprettholde akseptabel ventetid gjennom økt poliklinikk, overføring av kontroller til fastleger, tiltak innen rett person på rett plass med mer. Poliklinisk aktivitet er legeintensivt, og den store økningen i poliklinisk aktivitet de siste årene har bare vært mulig ved hjelp av omfattende effektiviseringstiltak. Klinikken har både i Kristiansand og Flekkefjord utfordringer knyttet til fysisk plass for økt poliklinisk aktivitet. Poliklinisk virksomhet er også sekretærintensivt. Økningen så langt har for kontortjenestens del vært håndtert gjennom løpende effektivisering blant annet godt hjulpet av bedre elektroniske pasientadministrative systemer og rutiner. Potensialet for overføring av kontroller til fastlegene varierer fra avdeling til avdeling, og fremover blir det viktig å ta ut dette potensialet for å kunne styre økningen til fagområder med behov for fortsatt vekst. Dette krever kontinuerlig fokus fra avdelingsledelse og seksjonsledelse. 4. Klinikk for psykisk helse Klinikken har siden 2003 gjennomført store endringer ved bl.a. å omdisponere ressurser fra døgnbehandling til poliklinisk behandling. Kapasiteten til poliklinisk behandling har dermed økt og vi har over tid sett en synkende ventetid. KPH satte seg tidlig mål om en gjennomsnittlig ventetid på < 50 dager til behandling. Ventetid defineres i 2 hovedkategorier pasienter med rett til nødvendig helsehjelp og pasienter med behov for helsehjelp. Videre registreres ventetid for pasienter som er ventende (dvs. pasienter som ikke har fått tilbud ennå) og avviklet (dvs. hvor lenge ventet pasienter før de ble tatt inn til behandling). Den generelle tendensen er at pasienter med rett til nødvendig helsehjelp venter kortest både når det gjelder ventende og avviklet. Ventetiden som registreres gjelder i all hovedsak pasienter til poliklinisk behandling. Pr. mars 2012 har vi følgende oversikt over gjennomsnittlige ventetider i KPH (VOP = voksenpsykiatrien / TSB = Tverrfaglig spesialisert rusbehandling / BUP = Barne- og ungdomspsykiatrien): Styret for Sørlandet sykehus HF Side 7/9
Ventetid, ventende - prioriterte pasienter (øyeblikkstall) Ventetid, ventende - ikke-prioriterte pasienter (øyeblikkstall) Ventetid, avviklet - prioriterte pasienter Ventetid, avviklet - ikke-prioriterte pasienter Antall ventende (øyeblikkstall) VOP 47 TSB 91 BUP 31 VOP 119 TSB 138 BUP 41 VOP 38,4 TSB 63,1 BUP 29 VOP 59,3 TSB 24,6 BUP 19 VOP 674 TSB 391 BUP 134 Ventetiden har vært relativt stabil det siste året selv om det svinger noe fra måned til måned. Antall ventende har gått ned med ca. 150 fra mars 2011. Pr. mars 2012 venter 1199 pasienter på behandling i KPH. Det er likevel noe variasjon mellom avdelinger i KPH. Dette har flere årsaker, men det er verdt å merke seg noen tendenser særlig ift kapasitet. Man har over tid registrert en negativ utvikling innenfor TSB her også ift. døgnbehandling. Av denne grunn prioriteres nå TSB i klinikkens Handlingsprogram (som følge av SSHF sin Strategiplan). Vi forventer en positiv utvikling når de nye ressursene er på plass. DPS Aust-Agder har også over tid hatt en negativ utvikling når det gjelder ventetid til poliklinisk behandling (alle kategorier ventetidsregistrering). Denne avdelingen har også kapasitetsutfordringer i det polikliniske tilbudet. Dette skyldes i hovedsak lavere antall dagsverk i det polikliniske tilbudet sammenlignet med andre DPS i KPH. Bakgrunnen for dette er at flere ressurser i større grad er lokalisert til døgnbehandlingstilbudet. Avdelingens produktivitet ift mål er relativt god. Det arbeides aktivt for å ytterligere redusere pasientenes ventetid til behandling særlig gjelder dette for avdelinger med negativ utvikling. Nedenfor skisseres noen tiltak: TSB øker sin kapasitet både for døgnbehandling og poliklinikk (bla. overføres døgnplasser fra DPS Aust-Agder til ARA fra 1. september 2012) Det gjøres en vurdering ift. å styrke antall dagsverk til poliklinisk behandling i DPS Aust-Agder. Samarbeidet med fastlegene styrkes og videreutvikles. For eksempel er det etablert flere møtepunkter mellom fastleger og spesialister ift. veiledning. Styret for Sørlandet sykehus HF Side 8/9
KPH er i ferd med å videreutvikle/implementere behandlingslinjer for enkelte behandlingsforløp. Man forventer økt systematikk gir økt effektivitet. Tettere samarbeid mellom enkelte avdelinger ift venteliste/behandlingsopplegg. For eksempel et tettere samarbeid mellom DPS Aust-Agder og DPS Strømme. Overføring av pasienter til videre oppfølging i primærhelsetjenesten. Det gjøres en systematisk og individuell vurdering av pasienter som har hatt behandlingsoppfølging i spesialisthelsetjenesten over lang tid. Et slikt arbeid gjøres i nært samarbeid med pasienten selv, fastlege og øvrig kommunal tjeneste. Fokus på avslutning av behandlingsforløp. Man gjør likevel oppmerksom på at ca. 60 % av pasienter som avsluttet sin behandling i 2011 hadde < 9 timer poliklinisk behandling. Tar vi med opp til 20 timer var andelen ca. 80 %. Styret for Sørlandet sykehus HF Side 9/9