REFERAT FRA STYREMØTE

REFERAT FRA STYREMØTE TIRSDAG 24.02.2015 KL. 19.00 MØTETYPE Ord. Styremøte REFERENT Svein Solum MØTESTED Marikåpeveien 8 DELTAKERE Siv Iren Solberg, Trude Engen, Robert Joakimsen, Christian Eklund og Svein Solum EMNER PÅ DAGSORDENEN 1. Generalforsamlingen 2014 2. Valg av ny revisor 3. Regnskaper 2014 4. Bytte av lekeapparater 5. Godtgjørelse styreleder 6. Fellesområder 7. Diverse Punkt 1 : Generalforsamlingen Vi diskuterte om vi fortsatt skulle betale for å låne lokaler i barnehagen, eller forsøke få låne gratis i 2. etg. på Øreåshallen. Vi mente at det ikke lå noe til hinder for å bruke Øreåshallen i år. Punktene for agenda ble satt ut fra tidligere år. Vi ble enig om å forsøke leie lokaler på tirsdag den 21. april 2015 kl. 19.00 Det ble gått gjennom hvem som var på valg og hvem som fortsatt hadde ett år igjen. Vi ble enige om at vi skulle forsøke låne rom i 2. etg. på Øreåshallen til årsmøtet den 21.april 2015 kl. 19.00 Agenda ble satt iht. forslag

Kontakte Per Jørgensen for lån av rom i Øreåshallen Svein Uke 9 Kontakte valgkomiteen for å aktivere han for verving av nye Medlemmer til styret Svein Uke 9 Punkt 2 : Valg av revisor Aurang-Zeb Rauf er meldt ut av velforeningen i 2014, og dermed fratrådt sitt verv. Ann Marit Nysæter Jahren har sagt seg villig til å ta vervet som velforeningens revisor. Revisor skal velges av årsmøtet, men siden vi trenger en revisor for regnskapsåret 2014, innstilles det på at hun blir konstituert som midlertidig revisor frem til valg på årsmøtet. Det var enstemmighet om valget, og hun ansettes som midlertidig revisor frem til hun eventuelt velges inn på årsmøtet i april. Informere Ann Marit Nysæter Jahren om valget Svein Snarest Punkt 3 : Regnskaper 2014 Vi gikk gjennom regnskapene for både Heimdalenga Velforening og for Heimdalenga Fellesområde. Regnskapet for Heimdalenga Velforening ( mot bankkonto 1080.21.68883 ) viste et driftsoverskudd på kr. 5.785,42 for 2014, og en ny egenkapital på kr. 36.837,64. I 2015 må vi bytte ut klatrestativet på lekeplassen, og kostnaden på dette kan beløpe seg til opp mot Kr. 30.000,- netto. I tillegg er vi fra nå kun 28 betalende husstander, og det er foreslått noe godtgjørelse til styreleder. Vi anbefalte derfor at årets kontingent økes til kr. 700,-. Dette skal behandles på årsmøtet. Regnskapet for Heimdalenga Fellesområde ( mot bankkonto 1080.22.50040 ) viste et driftsoverskudd på Kr. 7.925,71 for 2014, og en ny egenkapital på kr. 38.039,47. Vi har foreslått overfor styrelederne i de øvrige borettslagene og velforeningene at kontingenten for 2015 opprettholdes på kr. 350,- pr. boenhet, og bedt dem ta dette i respektive årsmøter. Regnskapene for 2014 og budsjettet for 2015 ble godkjent, og blir å legge frem for årsmøtet til godkjennelse. Ingen spesielle

Punkt 4 : Bytte av lekeapparater Etter kontroll på høsten 2014, ble det avdekket at klatrestativet på lekeplassen er i svært dårlig forfatning, da føttene på den nærmeste er råtnet tvers av under bakken. Svein har innhentet et tilbud fra Lek & Sikkerhet AS, som vi har kjøpt alle lekeapparater av tidligere, og fått et tilbud på fjerning av gammelt lekeapparat, og oppsett av nytt, med klatrevegg. Prisen i tilbudet er på kr. 33.221,- for alt. I dette ligger en kostnad på kr. 4.950,- for fjerning av det gamle lekeapparatet. Prisen i tilbudet fra Lek & Sikkerhet AS var 2014-priser, som ville holdes ut februar 2015. Etter dette ville vi måtte regne med en liten prisoppgang. Svein har sett på andre alternativer, og det ser ut som alle ligger på nogen lunde samme pris for apparatet, og vi bestemte oss for å akseptere tilbudet fra Lek & Sikkerhet AS. Dette fordi vi har benyttet disse før, og er fornøyd med deres leveranser. Det ble diskutert på møtet om det krevdes årsmøtets vedtak for å investere i nytt klatrestativ. Vi ble enige om at dette ikke er noen ny investering, men en vedlikeholdskostnad, som ligger under våre fullmakter. Vi besluttet derfor at vi skulle bestille nytt klatrestativ nå, slik at vi fikk dette til 2014-priser. I forbindelse med at vi også får momsrefusjon gjennom Vellenes Fellesforbund hvert år, vil vi kunne belage oss på å få igjen ca. 82% av momsbeløpet på fakturaen, dvs. ca. kr. 4.200,-. Momsrefusjonen på dette kommer imidlertid ikke inn på konto før i 2016. I tillegg påtok Robert seg å fjerne det gamle, mot at velforeningen dekker kostnader på fyllingen. Dette sparer oss for en god del penger. Vi vil også trenge litt påfyll av sand i sandkassa, men dette bør vi gjøre selv. Lek & Sikkerhet AS leverer kun hele lass, og vi trenger ikke mer enn maks 1 m3. Vi anser bytte av klatrestativ som en vedlikeholdskostnad, og ikke nyinvestering. Vi bestiller derfor nytt klatrestativ til lekeplassen innen februar for å få 2014-priser. Robert fjerner det gamle stativet snarest, slik at risikoen for uhell fjernes. Bestille nytt klatrestativ inkl. montering Svein Før 1. mars Fjerne det gamle klatrestativet Robert Snarest Punkt 5 : Godtgjørelse til styreleder Grunnet manglende engasjement til å ta en rotasjonsjobb for velforeningen, foreslår styreleder at det innføres godtgjørelse for denne jobben. Er en del jobb med referater, oppstillinger, Utlevering av giroer og innkreving av kontingenter, avstemming av konti, kontakt med de andre borettslagene og velforeningene, etc. Styreleder ønsker en godtgjørelse for utført arbeid, i tillegg til at det kanskje vil inspirere andre til å melde seg for jobben. Det ble diskutert en del punkter, men alle var samstemte på at dette var greit. Følgende ble foreslått, slik at vi skulle slippe innrapportere dette som lønn: - Ingen årskontingent - Honorar på kr. 1000,- pr. år - Telefonutgifter på kr. 1000,- pr. år ( skal visst nok være godkjent som utgift uten å måtte innrapportere ) - Dekking av kontorrekvisita som både går til velforening og privat ( eks. blekk til skriver )

Det bør sjekkes med revisor om punktene faller inn under godtgjørelser som ikke bør lønns innberettes. Forslaget legges frem til godkjenning på årsmøtet Sjekke med revisor om disse punktene kan føres i regnskapet uten at det må innrapporteres som skattbar lønn/ fordel. Svein Snarest Sjekke med Vellenes Fellesorganisasjon om de har oversikt over mulige godtgjørelser uten at det må lønns innberettes. Svein Snarest Legge fram innstilling på årsmøtet Svein Årsmøtet Punkt 6 : Fellesområder Det har kommet masse ønsker fra de andre partene på Heimdalenga om å gjøre noe med fotball-banen. Det er spesielt Heimdalenga B5 Velforening og Revebjelleveien BRL som har blitt plaget av baller inn på privateiendommer og på bilene på parkeringsplassen ved siden av banen. Det har vært fremlagt noen priser på høyt gjerde mot veien, og foreslått å snu målene på tvers av banen. Svein har tidligere avgitt svar på forslaget som privatperson, og hevdet at kostnaden både ved investering og vedlikehold kan bli svært høy. Vi tror ikke problemet ligger hos barnas aktivitet, men tvert i mot når de voksne spiller ball på banen. Min oppfordring da blir at de voksne bør kunne vise mer aktsomhet, og at de eventuelt bør oppsøke en fotballbane når de skal spille turneringer, og ikke en fotball-løkke som dette skal være. Vi diskuterte saken i styret, og ble enig om at fotball-banen ikke er noe problem for vår velforening, så det må bli opp til de andre berørte partene å ta initiativ til endring. Vår innstilling blir å utsette investeringer der så lenge som mulig, men at vi kan akseptere at det først forsøkes flytte målene litt lenger fra veien. Vi ble enige om å avvente utspill fra de andre, og la de ta jobben med endring av banen. Det er ingen vedtekter som sier at det er Heimdalenga Velforening som skal være den aktive part i Fellesområdets anliggender. Dette avgjøres av de 4 partene i felles-skap. Ingen spesielle

Punkt 7 : Diverse Christian tok opp problematikken om at en bil hele tiden står parkert på nedsiden av Marikåpeveien 15/17. Svein mente at hvis den ikke står ulovlig, da står den lovlig. Da kan vi ikke foreta oss noe på dette uten at gårdeier selv kontakter bileier og klager på parkeringen. Hadde bilen vært til hinder for fri ferdsel, hadde det bare vært og ringe parkeringsetaten/ politiet for bøt legging. Bilen står ikke ulovlig, men parkerer på annen manns eiendom. Det må bli opp til gårdeier å kontakte bileier selv. GJØREMÅL Ingen spesielle. ANSVARLIG TIDSFRIST DATOER Svein Solum Styreleder Siv Iren Solberg Styremedlem