Visma Enterprise - ebudsjett. Versjon 2010.1

Visma Enterprise - ebudsjett Versjon 2010.1

II

Kurs fra Visma Unique Visma Unique sin opplæringsvirksomhet har som mål å gi deg muligheten for en systematisk og grundig systemopplæring som du kan videreføre og utvikle gjennom kurs på ulike nivåer. Grunnleggende kunnskaper formidlet gjennom våre kurs vil være den beste garanti for en god start som bruker av Visma Unique sine program. Vi er fleksible på tid, sted og tema og vil gjøre vårt ytterste for å imøtekomme dine behov. Vi arbeider kontinuerlig med å videreutvikle og forbedre konseptet rundt opplæring slik at vi kan tilby kvalitetskurs med innhold som skal gi den beste kompetansen på programvare levert av Visma Unique. Undervisningsformer Vi tilbyr følgende former for opplæring Bedriftsintern opplæring med fokus på kundens behov og rutiner Standard kurs i Visma Unique sine produkter i henhold til halvårig kursplan elæring. Interaktiv opplæring via web. Våre instruktører Vi har dyktige instruktører som alle har yrkeserfaring og spesialkompetanse innen sine fagfelt. Praktiske opplysninger Standardkurs gjennomføres i våre lokaler i Stavanger, Tromsø og Oslo. I Oslo ligger kurslokalene på Skøyen. Du kan enklest finne oversikt over våre standardkurs ved å gå inn på vår nettside www.vismasoftware.no/kurs. Her vil du finne kursoversikt for de tre nærmeste månedene, med beskrivelse av hver enkelt kurs. Du kan også melde deg på kurs direkte fra websiden. For bestilling av bedriftsinterne kurs kan du kontakte vårt prosjektkontor via e-post (prosjektkontor@vismaunique.no) eller via telefon (46 40 40 00). III

Innhold DEL I - BRUK AV VISMA ENTERPRISE EBUDSJETT... 1 INNLEDNING... 1 KORT OM VISMA ENTERPRISE EBUDSJETT... 1 FANEN BRUKERINFORMASJON... 2 FANEN BUDSJETT... 3 UTDYPENDE OM REGISTRERINGSBILDETS FUNKSJONER (1-8)... 5 VERSJONSOPPLYSNINGER (1)... 6 KNAPPER FOR OPPGAVEFUNKSJONER (2)... 6 VEDLEGGSDEL (3)... 9 REGISTRERINGSPANELET (4)... 9 FILTRERINGSFELT (5)... 10 DATAFELT FOR REGISTRERTE BUDSJETTRANSAKSJONER (6)... 11 DATAFELT FOR PERIODISERING (7)... 11 SAMMENLIKNINGSKOLONNER (8)... 12 NOTAT OG SLETTEFUNKSJONER MOT TRANSAKSJONER (9)... 12 KNAPPER FOR Å BLA TIL NESTE, FORRIGE, SISTE OG FØRSTE (10)... 13 FANEN ØKONOMIPLAN... 13 TILTAKSBUDSJETTERING... 14 Registrering av tiltak... 14 Kopiering av tiltak... 16 Simulering/aktivering av tiltak... 16 SPØRRING RAPPORTERING MOT EBUDSJETT... 18 DEL II - GRUNNDATA OG HÅNDTERING I VISMA ENTERPRISE BUDSJETT... 19 INNLEDNING... 19 TILTAKSBUDSJETTERING?... 19 PRIORITERINGSKODER... 20 BUDSJETTOMRÅDER... 21 OPPGAVETYPER... 22 ETABLERE BUDSJETTGRUNNLAG/VERSJONER I EBUDSJETT... 24 IV

HÅNDTERING AV FERDIGE WEBVERSJONER... 25 BRUKERADMINISTRASJON... 27 Brukergrupper... 27 Systemspesifikke egenskaper... 30 V

DEL I - BRUK AV VISMA ENTERPRISE EBUDSJETT Denne delen henvender seg til alle brukere av programmet både ordinære brukere og systemansvarlige. Innledning Om opplæringsheftet del I Denne delen av opplæringsheftet gir en oversikt over hvordan fungerer. Vi gir deg tips, råd og enkel veiledning som kan bidra til at budsjettregistreringen blir gjort på en mest mulig effektiv måte. Vi starter opp med å gi en grov oversikt over hva er og noen viktige rammer knyttet til bruken. Deretter fokuserer vi litt på registreringsbildet og generelle funksjoner. Til slutt omtaler vi enkeltfunksjonalitet opp mot periodisering og spørremuligheter mot web-versjoner. Kort om Hva er Modulen er en tilleggsmodul til Visma Enterprise Budsjett. I denne modulen kan den enkelte budsjettansvarlig ute på en enhet eller virksomhet enkelt registrere inn sitt budsjett via web. Administrasjonen av løsningen ligger i Visma Enterprise Budsjett. Budsjettversjoner opprettes, etableres og distribueres til web, i Visma Enterprise Budsjett. Budsjettversjonene kan distribueres tomme for tall, innholde kun konteringer eller innholde et konsekvensjustert forslag. Videre kan modulen tilpasses virksomhetens budsjettprosess med hensyn til årsbudsjettering eller økonomiplanbudsjettering og om periodisering benyttes eller ikke, og virksomhetene registrer de endringene de måtte ønske. Det er også mulig å benytte tiltaksbudsjettering for registrering og håndtering av aktivitetsendringer. Registreringen er basert på en alltid oppdatert kontoplan og gjeldende fordelingsnøkler til periodisering, kun begrenset av de kontroller som er iverksatt sentralt. Virksomhetene kan om ønskelig velge sammenligningstall både fra regnskap og budsjett som støtte for å utarbeide et godt budsjett. Det er gode filtreringsfunksjoner og brukeren kan alltid se endringer i budsjettets ulike deler mot virksomhetenes registrerte rammer. Virksomhetene kan ta ut sine tall i Visma Enterprise Økonomirapportering i hele budsjettprosessen. Budsjettforslag som sendes for sammenstilling vil alltid være tilgjenglige på web i et arkiv. 1

Fanen Brukerinformasjon Brukerinformasjon Fanen benyttes til å se hvilke lovlige verdier du har som bruker i Økonomi, Budsjett og i ebudsjett. Det er mulig å skifte både selskap og budsjettår hvis du som bruker har rettigheter til å gjøre dette. Antall linjer pr side benyttes til å forhåndsdefinere antall budsjettlinjer som skal vises pr side i registreringsdelen i løsningen. Antall linjer pr side kan endres, men er til 15 linjer som standard. Hvis du har et lite budsjett med få linjer, f eks 20, vil det være naturlig å endre antall linjer til 20. Normalt vil 15 linjer være det meste optimale for de alle fleste brukere. MERK! Hastigheten i løsningen kan gå noe ned dersom du øker antall linjer pr. side. Mange linjer pr. side vil kunne gå utover manøvreringen i bildet. Du kan ha ytterligere begrensninger mot kontoplanen, da du som bruker har fått tildelt et budsjettområde. Dette budsjettområdet kan ha egne begrensninger, som begrenser dine tilganger som bruker. MERK!: Det er vanligvis ikke nødvendig å skifte selskap og år. Systemet er normalt satt opp slik at du alltid kommer inn i det året og det selskapet du skal jobbe i. 2

Fanen Budsjett Versjonsdelen Med en gang du logger deg på ebudsjett kommer du til registreringsfanen. Dersom du er pålogget feil år eller feil selskap, må du gå til fanen Min side og endre dette. Før du kan begynne å registrere eller endre budsjettall må du velge riktig budsjettversjon under oppgavene. Når du trykker på en versjon, vil denne bli uthevet. Hvis det er lagt til rette for at du kan registrere økonomiplan, finner du budsjettversjonen(e) under arkfanen Økonomiplan. Forklaringer til versjonsbildet: Budsjettområdet Status på versjoner Budsjettversjoner Budsjettområdet: Navnet på det budsjettområdet du har tilgang til. Dersom du peker med mus-pekeren på budsjettområdet ditt vil du se hvilke deler av kontoplanen du har tilgang til. Du har lov til å ha tilgang til flere budsjettområder. Flere budsjettområder vil presenteres som egne kataloger. Status på versjoner: Versjonene dine kan ha 3 typer statuser: Grunnlag Arkiv Avvist Når versjonen opprettes for deg vil denne legge seg i katalogen Grunnlag. Første gang du bruker ebudsjett, er det kun denne katalogen som vil være synlig for deg. Når du er ferdig med å utarbeide din versjon, vil den flyttes over i katalogen Arkiv. Versjoner som ligger i Arkiv er låst. Det er ikke mulig å redigere eller endre disse 3

versjonene. Versjoner som ligger i Arkiv blir tilgjengelig for den sentrale økonomifunksjonen og kan inngå i totalbudsjettet eller bli avvist, slik at du må gjøre ny endringer på den. Dersom budsjettversjonen blir avvist av en overordnet, vil versjonen legge seg i katalogen Avvist. Du vil da kunne gjøre de endringene du måtte ønske eller er pålagt i versjonen. En avvist versjon, som blir endret og senere godkjent legges til slutt i katalogen Arkiv som historikk. Versjoner: Her presenteres versjonen(e) du kan velge. Katalogen og symbol viser hvilken status budsjettversjonen har. 1. I mappen Grunnlag, er versjonen(e) merket med dette symbolet. Versjonen(e) er ligger klargjort budsjettarbeidet. 2. I mappen ligger Arkiv, er versjonen(e) merket med dette symbolet. Dette er versjoner som du har sendt videre til behandling. 3. I mappen Avvist, er versjonen(e) merket med symbolet. Versjonen(e) er avvist av overordnet eller av den sentrale økonomifunksjonen. Registreringsdelen Når du har valgt en versjon blir denne uthevet og du får frem informasjon om valgt versjon og kan gjøre de registreringene du måtte ønske. 4

Utdypende om registreringsbildets funksjoner (1-8) Registreringsbildet består av følgende deler: 1. Versjonsopplysninger 2. Knapper for oppgavefunksjoner 3. Vedleggsdel 4. Registreringspanelet 5. Filtreringsfelt 6. Felt for registrerte budsjettransaksjoner 7. Knapper for å se periodisering 8. Sammenligningskolonner 9. Notat og slettefunksjoner mot transaksjoner 10. Knapper for å bla til neste, forrige, siste og første side.1..2..3..4..7..5..6..8..9. 10. 5

Versjonsopplysninger (1) Her får du oversikt over hvilket selskap, hvilket år og hvilken versjon du arbeider i. I tillegg har du til enhver tid oversikt over tildelt budsjettramme, totalene i budsjettversjonen din, eventuell differanse mellom ramme og totaler og summen av de transaksjoner du har filtrert deg fram til. Linjen Grunnlag benyttes i fm tiltaksbudsjetterting. Når du benytter tiltaksbudsjettering vises summen av budsjettall på linjen Grunnlag og summen av budsjettall +/- aktiverte tiltak på linjen Totalt. Hvis du ikke benytter tiltaksbudsjettering er disse summene identiske. Knapper for oppgavefunksjoner (2) Knapperaden har funksjoner knyttet opp mot valgt budsjettversjon. Lagre og formelberegne budsjett: Endrer du data direkte i datafelt for registrerte budsjettransaksjoner, må endringene lagres før du avslutter. I tillegg til å lagre endringer blir det også kjørt formellberegning når du trykker på denne knappen. Legg til dokumenter til versjonen: Knappen benyttes til å knytte til et dokument til versjonen. Dokumentet følger ikke med i den videre behandling i Visma Enterprise Budsjett og er ment som et støtte dokument for den som utarbeider versjonen. Når du klikker på knappen får du opp følgende felt: 6

1. Finn aktuell fil vha knappen 2. Gi filen en beskrivelse (valgfritt) 3. Trykk på knappen og filen knyttes til versjonen. Filen eller vedlegge kan slettes vha knappen. Lag utskriftsvennlig side: Dersom du ønsker en utskrift av de fremsøkte dataene for å se alle transaksjonene vil denne knappen presentere tallene slik at de egner seg for utskrift fra web. Etter dette må du benytte web-browseren sin egen utskrift som f.eks i Internet Explorer er Knappen fører deg tilbake til registreringsbildet. Legg til eller endre notat til versjonen: Knappen benyttes til å knytte til et notat til versjonen. Dersom det allerede er opprettet et notat, vil knappen ha fått et nytt utseende. Ved å benytte denne kan du lese, slette eller endre opprettet notat. Ved bruk av knappen dukker følgende opp: 7

Periodisere: Vha denne knappen kan du periodisere budsjettet ditt. Trykker du på knappen, blir tallene periodisert ihht den fordelingsnøkkelen som er registrert i feltet Fordelingskode. Tall som mangler kode blir fordelt med 1/12-del pr. periode. Dersom din virksomhet ikke periodiserer vil knappen være fjernet. Tiltak: Knapp for simulering og/eller aktivering av tiltak. Se for øvrig eget kapittel om tiltaksbudsjettering. Hvis det ikke er lagt til rette for tiltaksbudsjettering i din virksomhet er den knappen ikke synlig. Godkjenne versjon: Knappen benyttes til å godkjenne en versjon du er ferdig med. En godkjent versjon vil ikke kunne endres, da den er sendt til videre behandling i organisasjonen. Versjonen du godkjenner vil legge seg i mappen Arkiv og fortsatt være tilgjengelig for oppslag. NB! Dersom du ikke godkjenner versjonen din når denne er ferdig behandlet, vil ikke organisasjonen kunne hente inn dine budsjettall i virksomhetens totalbudsjett. 8

Vedleggsdel (3) Vedleggsdelen er allerede omtalt under punkt 2, Knapper for oppgavefunksjoner. Registreringspanelet (4) I dette feltet registrerer du inn ny budsjettlinjer som du vil ha med i versjonen. Budsjettlinjen må alltid lagres vha knappen. Når linjen er lagret blir den flyttet ned til feltet for registrert budsjettransaksjoner. Angir du ulovlige verdier vil systemet varsle dette. MERK! Registreringspanelet benyttes kun når du skal registrere en budsjettlinje på en konteringskombinasjon som ikke finnes fra før i feltet for registrerte budsjettransaksjoner. Må-ha-dimensjoner er markert med * Zoom mot lovlige verdier Åpne periodiseringsfelt Felt for fordelingskode Lagring av budsjettlinjen Særskilt om periodisering: Dersom din virksomhet ikke periodiserer budsjettet vil symbolet, feltet og knappen ikke vises i ebudsjett. Det vil være opprettet et sett med fordelingskoder som kan benyttes til å periodisere budsjettet. Disse kodene er opprettet sentralt og foreslår ulike % fordelinger på de ulike månedene. Dersom du manuelt angir fordelingskode -1 kan du selv angi konkret hvilke beløp du vil ha i den enkelte måned. 9

Hvis årsbudsjettet og summen av periodebudsjettet avviker, vil du få melding om dette når du lagrer og når du sender budsjettversjonen videre. Du kan endre periodiseringen etter at linjen er lagret og flyttet til feltet for registrerte budsjettransaksjoner. Dette gjøres ved å bruke i datafeltet for registrerte budsjettall. Endringer gjøres ved å bruke ny fordelingskode eller kode -1. Filtreringsfelt (5) Feltet benyttes mot datafeltet for å kunne sortere ut de budsjettransaksjonene du ønsker å se. Knapp for nullstilling av filter Trykk på navnet og dataene sorteres stigende eller synkende Angi utvalget enten som enkeltverdi eller intervall adskilt med kolon Filtreringsfunksjonen kan benyttes både for å lette selve registreringsarbeidet og for kontroll. Summen av filtrerte verdier fremkommer som egen linje under versjonsopplysningene på linjen Sum filter. 10

Datafelt for registrerte budsjettransaksjoner (6) I dette feltet legges alle budsjettransaksjoner som er lagret i versjonen. I dette feltet kan du endre eksisterende transaksjoner hva gjelder både kontering, periodisering og beløp. Endring i kontering og beløp foretas ved å overskrive eksisterende verdier. Skal du endre periodiseringen må du først åpne periodiseringsfeltet ved å benytte. Periodiseringsfeltene vil da fremkomme. Husk at du må legge inn kode -1 som fordelingskode, dersom du vil endre periodiseringen manuelt. Datafelt for periodisering (7) Periodisering er allerede omtalt under punkt 4 Registreringspanelet og punkt 6 Datafelt for registrerte budsjettransaksjoner. 11

Sammenlikningskolonner (8) Du kan legge til sammenlikningskolonner med tall fra tidligere versjoner du har laget eller hente tall fra vedtatt budsjett og regnskap fra Visma Enterprise Økonomi. Husk at sammenlikningskolonnen kun vil vise tall der hvor du også har tall i din arbeidsversjon. Dvs at sammenlikningsversjoner, regnskap og budsjett kan innholde tall som ikke presenteres. Notat og slettefunksjoner mot transaksjoner (9) Knappefunksjonene benyttes for å slette en enkelt budsjettlinje, og for å legge inn notat på en enkelt budsjettlinje. Slette transaksjon: Knappen sletter aktuell linje og transaksjonen utgår fra versjonen. Legge til notat: Knappen benyttes til å knytte til et notat til en enkelt budsjettlinje. Notatet følger med i den videre behandlingen i Visma Enterprise Budsjett og kan benyttes som et støttenotat eller til budsjettkommentarer. Dersom det allerede er opprettet et notat, vil knappen ha fått et nytt utseende benytte denne kan du lese, slette eller endre opprettet notat.. Ved å Ved bruk av knappen dukker følgende opp: 12

Knapper for å bla til neste, forrige, siste og første (10) Du kan selv bestemme hvor mange linjer med budsjettransaksjoner som skal vises pr side. Dette gjøres av den enkelte bruker i arkfanen Brukerinformasjon. Antall linjer er satt til 15 som standard. For å bla, benytt knappene Første side Forrige side Neste side Siste side Fanen Økonomiplan Fanen Økonomiplan inneholder, med noen unntak, tilsvarende funksjonalitet som fanen Budsjett. I tillegg inneholder denne fanen funksjonalitet for registrering av økonomiplan. Både i registreringspanelet og i datafeltet for registrerte budsjettransaksjoner er det mulig å legge inn budsjettall for et enkelt år. Dette gjelder for alle årene i økonomiplanperioden. Huker du av for valget i planperioden kopiert til alle årene., blir det budsjettallet du legger inn i det første året I versjonsopplysninger viser netto ramme, total, differanse og sum filter for hvert av de fire årene i planperioden. MERK! Det er ikke mulig å periodisere i fanen Økonomiplan. 13

Tiltaksbudsjettering Når det er lagt til rette for det (se Del II Grunndata og håndtering i Visma Enterprise Budsjett) er det mulig å benytte også til tiltaksbudsjettering. Er det lagt til rette for tiltaksbudsjettering, dukker opp en ny fane i oppstartsbildet i ebudsjett. Tiltak registres inn i denne fanen. Vær obs på at der mulig å registrere inn tiltak for 1 år eller for 4 år. Dette styres av grunndataparametere i Visma Enterprise Budsjett (se Del II). Registrering av tiltak Endringer i eksisterende tiltak og registrering av nye gjøres i fanen Tiltak. For å registrere et nytt tiltak, trykk på knappen For å registrere et nytt tiltak, skriv inn tiltaksid. og navn på tiltaket. Vær obs på at det er begrensninger i antall tegn som kan benyttes i begge felt. Tiltaket knyttes deretter til aktuelt område i områdestrukturen ved hjelp av nedtrekkspilen. Velg deretter korrekt tiltakstype og prioritet. For detaljer om prioritetskoder, se Del II Grunndata og håndtering i Visma Enterprise Budsjett. 14

Når du er ferdig, trykker du på knappen for å lagre tiltaket. Bildet oppdateres slik at du får fram et registreringspanel for registrering av budsjettbeløp. Registrering av budsjettbeløp i registreringspanelet i tiltaksdelen, gjøre på samme måte som under fanen Budsjett. For registrering av budsjettbeløp i registreringspanelet under fanen Budsjett, se punktet Registreringspanelet (4). Når du er ferdig med å registrere, må tiltaket lagres. Når du trykker på lagreknappen, blir det også kjørt formelberegning. Det er mulig å legge inn notater på tiltaket. Trykk på knappen og skriv inn notatet. Lagre notatet før du avslutter. Det er mulig å knytte et vedlegg til tiltaket. Trykk på knappen for å knytte et vedlegg til tiltaket. Det er mulig å skrive ut tiltaket. Trykk på knappen for å skrive ut tiltaket. 15

Det er mulig å slette hele tiltaket. Trykk på knappen for å slette hele tiltaket. Når du er ferdig med å registrere tiltaket må du endre status på tiltaket fra Under arbeid til Klar. Til slutt lagres tiltaket. Tiltaket er nå klart for aktivering. Ønsker du nå å endre på selve tiltaket (budsjettbeløp, notater, vedlegg), må du endre status tilbake til Under arbeid. Kopiering av tiltak Det er mulig å kopiere fra et tiltak til et annet. For kopiering av tiltak, trykk på knappen. Du må nå registrere inn ny tiltaksid. og nytt tiltaksnavn. Velg deretter aktuelt område, tiltakstype og prioritet. Det er mulig å kopiere et tiltak fra et område til et annet. Trykk til slutt på lagreknappen. Etter å ha lagret, får du fram kontering og beløp tilsvarende det tiltaket du kopierte fra. Simulering/aktivering av tiltak Etter å ha registrert inn aktuelle tiltak, kan du enten simulere og/eller aktivere tiltakene. Alle brukere som har tilgang til å registrere tiltak har også tilgang til å simulere. Hvorvidt du har tilgang til å aktivere eller ikke, styres av oppgavetypen i Visma Enterprise Budsjett (se Del II Grunndata og håndtering i Visma Enterprise Budsjett). Både når du simulerer og når du aktiverer, blir budsjett- eller økonomiplantallene dine oppdatert både på detalj- og sumnivå, men simuleringen blir ikke lagret. Både simulering og aktivering gjøres i fanene Budsjett og/eller Økonomiplan. Tiltakene må altså aktiveres inn i eller mot budsjettet eller økonomiplanen. For simulering og/eller aktivering, trykk på knappen. De tiltakene som er registrert inn på ditt budsjettansvarsområde, med status Klar vises nå i bildet, slik: 16

For å simulere og/eller aktivere, huk av på aktuelle tiltak, slik: Ønsker du å se detaljene på et tiltak trykker du på navnet på tiltaket markert med blå skrift. Både når du simulerer og når du aktiverer, blir budsjett- eller økonomiplantallene dine oppdatert både på detalj- og sumnivå, men simuleringen blir ikke lagret. Simuleringsfunksjonaliteten kan benyttes for å simulere konsekvensene av å aktivere et tiltak! Når tiltaket aktiveres, blir status automatisk endret fra Klar til Aktivert. Tiltaket er nå låst for redigering. Ønsker du å endre detaljene i et aktivert tiltak, må tiltaket først deaktiveres. Tiltaket deaktiveres ved å fjerne haken i kolonnen Aktiver. Stauts på tiltaket endres nå til Klar. Du kan nå gå inn på det aktuelle tiltaket, endre status til Under arbeid og redigere tiltaket. Aktiverte tiltak blir med når budsjettet eller økonomiplanen sendes over til Visma Enterprise Budsjett. 17

Spørring rapportering mot ebudsjett Det ligger ingen egne spørrebilder i ebudsjett for å kunne få ut resultatene. Spørring løses ved å benytte filterfunksjonalitet i registreringsbildet, jfr pkt 5 eller ved å benytte Visma Enterprise Økonomirapportering. Du må da huske å definere rapporten i Økonomirapporteringen med budsjettområde og velge riktig budsjettype og versjon under kolonner. Valg av budsjettområde: Valg av riktig budsjettype og versjon: 18

DEL II - GRUNNDATA OG HÅNDTERING I VISMA ENTERPRISE BUDSJETT Denne delen er i første rekke rettet inn på den/de i organisasjonen som skal fungere som systemansvarlig(e) for Visma Enterprise Budsjett. Men mye av stoffet kan også være aktuelt for ordinære brukere som ønsker å vite mer om oppbyggingen av systemet. Innledning Om opplæringsheftet del 2 Denne delen av opplæringsheftet gir en oversikt over hva som må gjøre i Visma Enterprise Budsjett for å få ebudsjett til å fungere. Vi gir deg enkel veiledning i oppsett av grunndataene, distribusjon av web-versjoner og videre håndtering av ferdige web-versjoner i Visma Enterprise Budsjett. Vi starter opp med temaet budsjettområder og webtilgang for brukerne. Deretter omtaler vi oppgavetyper som kan benyttes mot ebudsjett, dvs oppsettet for hvordan vi vil at budsjettversjonene skal oppføre seg i forholdt til brukerne. Til slutt tar vi opp temaet for hvordan virksomheten tar hånd om ferdigstilte versjoner fra web i konsolideringen, Opplæringsheftets del 2 betinger grunnleggende kunnskap i Visma Enterprise Budsjett i henhold til eget opplæringshefte for applikasjonen. Tiltaksbudsjettering? For å legge til rette for tiltaksbudsjettering (gjelder både Visma Enterprise Budsjett og ebudsjett), må antall år for tiltak angis. Antall år for tiltak angis i bildet Selskap/Region under menyvalget Grunndata. Verdien 0 i feltet Ant. år pr tiltak/prosjekt innebærer at tiltaksmodulen ikke kan benyttes, verken i Visma Enterprise Budsjett eller i ebudsjett. Ved å legge inn en verdi i dette feltet, enten 1 (budsjett) eller 4 (økonomiplan), åpnes det for bruk av tiltaksmodulen både i Visma Enterprise Budsjett og ebudsjett. 19

Prioriteringskoder Tiltak som defineres/registreres i Visma Enterprise Budsjett og/eller i ebudsjett, kan prioriteres. Dette er valgfritt. Velger du å prioritere tiltakene, kan du velge blant prioriteringskoder opprettet i registeret Prioriteteskoder. Prioritetskoder registreres inn og vedlikeholdes slik: Velg Grunndata > Prioritetskoder i hovedmenyen. Skriv inn prioritetskode og en beskrivelse. 20

Budsjettområder Selskapet/virksomheten inndeles i budsjettområder. Med budsjettområder menes her deler av selskapet som det skal budsjettere på. Det enkelte budsjettområdet vil avgrenses hvilke deler av kontoplanen brukeren kan benytte i budsjettarbeidet. Når brukerne kobles til ett eller flere budsjettområde vil dette styre hvilke deler av kontoplanen brukeren får arbeide mot. Videre er det i defineringen av budsjettområdet vi kan styre om brukeren på aktuelt budsjettområde skal arbeide i Visma Enterprise Budsjett eller i ebudsjett. Brukere som kun skal arbeides i ebudsjett, må også være opprettet som brukere i Visma Enterprise Budsjett. Det er ingen egen adgangskontroll i ebudsjett. Registrering i web: Ved å huke av for valget Registrering i web, blir alle versjoner som opprettes på det aktuelle området opprettet som web-versjoner. Versjonene blir altså tilgjengelig i ebudsjett. 21

Oppgavetyper Ved hjelp av oppgavetypene kan du legge til rette for ulike oppgaver eller funksjoner i ebudsjett. Oppgavetypene benyttes i fm etablering av budsjettgrunnlag (se egen omtale). Oppgavetypene legger til rette for periodisering eller ikke, om det skal være et krav at alle tall skal være periodisert, om det skal være mulig benytte ebudsjett til økonomiplanbudsjettering og om det skal være mulig å registrere og aktivere tiltak. Det er mulig å opprette inntil 12 forskjellige oppgavetyper: Årsbudsjett uten periodisering: Det er ikke mulig eller ønskelig at brukeren skal periodisere budsjettet sitt Årsbudsjett med delvis periodisering: Det er mulig for brukeren å periodisere hele eller deler av budsjettversjon, men det er ikke et krav at tallene skal periodiseres. Årsbudsjett med full periodisering: Det er et krav om at budsjettversjonen er periodisert på alle budsjettransaksjoner og brukeren får ikke ferdigstilt budsjettet før dette er gjort. Årsbudsjett uten periodisering med tiltaksbudsjettering men uten aktivering: Det er ikke mulig eller ønskelig at brukeren skal periodisere budsjettet sitt, men det er mulig å registrere og simulere tiltak. Årsbudsjett uten periodisering med tiltaksbudsjettering og aktivering: Det er ikke mulig eller ønskelig at brukeren skal periodisere budsjettet sitt, men det er mulig å registrere, simulere og aktivere tiltak. Årsbudsjett med delvis periodisering med tiltaksbudsjettering men uten aktivering: Det er mulig for brukeren å periodisere hele eller deler av budsjettversjonen, men det er ikke et krav at tallene skal periodiseres. I tillegg er det mulig å registrere og simulere tiltak. Årsbudsjett med delvis periodisering med tiltaksbudsjettering og aktivering: Det er mulig for brukeren å periodisere hele eller deler av budsjettversjonen, men det er ikke et krav at tallene skal periodiseres. I tillegg er det mulig å registrere, simulere og aktivere tiltak. 22

Årsbudsjett med full periodisering med tiltaksbudsjettering med uten aktivering: Det er et krav om at budsjettversjonen er periodisert på alle budsjettransaksjoner og brukeren får ikke ferdigstilt budsjettet før dette er gjort. I tillegg er det lagt til rettet for registrering og simulering av tiltak. Årsbudsjett med full periodisering med tiltaksbudsjettering og aktivering: Det er et krav om at budsjettversjonen er periodisert på alle budsjettransaksjoner og brukeren får ikke ferdigstilt budsjettet før dette er gjort. I tillegg er det lagt til rettet for registrering, simulering og aktivering av tiltak. Økonomiplan: ebudsjett skal benytte til registrering/budsjettering av økonomiplan. Det er ikke lagt til rette for bruk av tiltak. Økonomiplan med tiltaksbudsjettering men uten aktivering: ebudsjett skal benyttes til registrering/budsjettering av økonomiplan, og det er lagt til rette for registrering og simulering av tiltak. Økonomiplan med tiltaksbudsjettering og aktivering: ebudsjett skal benyttes til registrering/budsjettering av økonomiplan, og det er lagt til rette for registrering, simulering og aktivering av tiltak. For å registrere en ny oppgavetype, skriv inn nummer og tekst, velg kategori og huk av for aktuelle valg. Nummer er et fritt unikt nummer for oppgavetypen som påvirker sorteringen av oppgavetypene. Nummereringen har ingen funksjonalitet utover dette. Tekst er en beskrivelse av oppgavetypen, f eks årsbudsjett med periodisering. I kolonnen Kategori kan du velge mellom årsbudsjett eller økonomiplan. Når du oppretter en oppgavetype som skal benyttes for å legge til rette for periodisering, huker du av for Periodisering. Huker du av for Full periodisering vil det i tillegg være et krav at alle tall periodiseres. Ønsker du å legge til rette for tiltaksbudsjettering, huker du av for valget Tiltak. Ønsker du i tillegg å legge til rette for aktivering, huker du av for valget Aktiver. MERK! Det er ikke mulig å kombinere kategorien Økonomiplan og valget Periodisering. 23

Etablere budsjettgrunnlag/versjoner i ebudsjett Budsjettversjoner i ebudsjett etableres i Visma Enterprise Budsjett vha rutinen Etablere budsjettgrunnlag. For distribusjon til flere eller alle områder i områdestrukturen benyttes knappen. Områder som er definert som web-områder ( Registrering i web ) Områder som ikke er definert som web-områder Er budsjettområdet er definert som et web-område ( Registrering i web ), vil symbolet fremkomme når du markerer området. På budsjettområder som ikke definert som webområder vil dette symbolet framkomme. Hvis du av en eller annen grunn ønsker å produsere en web-versjon på et område som ikke er definert som et web-område, kan du få dette til ved å høyre-klikke med musa på det aktulle området, og motsatt. Når du etablerer web-versjoner må du i tillegg ta stilling til hvilken oppgavetype du ønsker å benytte. Velger du f eks oppgavetypen Årsbudsjett uten periodisering, vil ikke de aktuelle brukerne ha mulighet til å periodisere budsjettet sitt i ebudsjett. Vi anbefaler også at du huker av for Den eller de ferdige etablerte web-versjonene får status lik Grunnlag i Visma Enterprise Budsjett. I ebudsjett finner du versjonene igjen i mappen Grunnlag. Versjonene kan ikke endres/redigeres i Visma Enterprise Budsjett kun i ebudsjett. 24

Opprettede versjoner vil først bli tilgjengelig for videre behandling i Visma Enterprise Budsjett når brukeren har ferdigstilt aktuell versjon i web. Når brukeren sender webversjonen videre til Visma Enterprise Budsjett blir status endret fra Grunnlag til Godkjent. I ebudsjett flyttes web-versjonen fra mappen Grunnlag til mappen Arkiv. Når versjonen har status Godkjent vil ikke Web-brukeren lengre kunne endre data i budsjettversjonen. Ønsker Web-brukeren å gjøre endringer etter dette, må versjonen først avvises i Visma Enterprise Budsjett. Håndtering av ferdige webversjoner En versjon med opprinnelse i ebudsjett kan ikke endres direkte i Visma Enteprise Budsjett. Den kan kun avvises, slettes eller inngå i en ny konsolidert/kopiert versjon. Skal tallgrunnlaget endres/behandles videre har du følgende alternativer: Budsjettversjonen slettes Budsjettversjonen avvises og endres i ebudsjett Budsjettversjonen konsolideres opp til toppområdet i en ny versjon og endringer gjøres på overordnet budsjettområde Budsjettversjonen kopieres til en ny versjon i kopiering/simulering med overstyring av web til windows i gjeldende budsjettområde. Budsjettversjonen slettes: For å slette en budsjettversjon må du først endres status til slettes. Dette gjør du i bildet Grunndata > Budsjettversjoner. Endre status til Slettes og trykk deretter på knappen. 25

Budsjettversjonen avvises og endres i ebudsjett: Status endres til Avvist i bildet Grunndata > Budsjettversjoner. Versjonen blir nå tilgjengelig for endring/redigering i ebudsjett. Budsjettversjonen konsolideres opp til toppområdet i en ny versjon og endringer gjøres på overordnet budsjettområde Budsjettversjonen konsolideres og behandles på lik linje som versjoner registrert i Visma Enterprise Budsjett, i bildet Budsjett > Konsolidering. Etter konsolidering kan tallene endres på den versjonen som er resultatet av konsolideringsjobben. Budsjettversjonen i web kopieres til ny versjon i Økoplan Ved å kjøre etablere budsjettgrunnlagsjobben i Visma Enterprise Budsjett kan du ta kopi av en web-versjon og endre denne til en windowsversjon. Det er imidlertid viktig å være klar over at budsjettområdet versjonen er laget på er et web-område. Du må derfor overstyre dette når du kjører jobben. Overstyringen gjøres ved å høyre-klikke på web-symbolet rutinen for å kopiere til flere budsjettområder. i 26

Brukeradministrasjon Denne delen av heftet, forutsetter at du har grunnleggende kjennskap til Visma Enterprise Brukeradministrasjon. For grunnleggende kjennskap til Visma Enterprise Brukeradministrasjon, vises det til et eget kurshefte. For å kunne administrere brukere må du minimum være definert som systemadministrator for Visma Enterprise Budsjett. Brukergrupper Brukere som skal ha tilgang til, kan legges inn i en allerede eksisterende og egnet brukergruppe, eller du kan opprette en ny, egen brukergruppe for ebudsjett. Ønsker du en egen brukergruppe for ebudsjett, starter du med å opprette denne. Åpne Brukeradministrasjon fra verktøymenyen: For å opprette en ny brukergruppe, velg Brukergrupper i utforskeren i venstre del av bildet, høyreklikk i bildet og velg Ny innførsel. 27

I dialogboksen skriver du inn navnet på brukergruppen og trykker OK. Uavhengig av om du benytter en eksisterende gruppe eller oppretter en ny, marker den aktuelle gruppen og klikk på modultilganger i høyre del av brukeradministrasjonsbildet: Velg Yes for tilgang til ebudsjett. Du er nå klar til å legge de aktuelle brukerne inn i den aktuelle gruppen. Klikk på fanen Medlemmer : 28

I dette bildet vises medlemmer i gruppen som standard. For å få fram alle aktuelle brukere, trykk på filterlinjen i kolonnen Medlemskap. Velg blank eller tom linje. Du får nå fram alle registrerte bruker. Søk deg fram til aktuell(e) bruker(e) ved hjelp av filteret. Når du har får fram aktuell(e) bruker(e), huker du av i kolonnen Medlemskap. Fortsett slik til du har knyttet alle brukere til den aktuelle gruppen. 29

Systemspesifikke egenskaper Systemspesifikke egenskaper må håndteres pr. bruker. Via systemspesifikke egenskaper begrenser du tilgangene til den enkelte brukeren slik at vedkommende kun får tilgang til sitt budsjettområde. Under systemspesifikke egenskaper angir du også hvilket selskap og hvilket budsjettår brukeren skal jobbe i. Standardverdier: Her legger du inn det selskapet og det budsjettåret brukeren skal jobbe i. Regionen benyttes vanligvis ikke. Områdetilgang: Skriv inn aktuelt selskap(, region) og år. I kolonnen Nr skriver du inn tallet 1. Til slutt velger du aktuelt budsjettområde vha nedtrekkspilen. MERK!: Hvis en bruker skal ha tilgang til budsjettområder i flere selskap, registrerer du tallet 1 på den første linjen (for det første selskapet og budsjettområde), tallet 2 på den andre linjen (for det andre selskapet og budsjettområde) osv. 30