MØTEINNKALLING Utvalg: PARTSSAMMENSATT UTVALG Møtested: Rådhuset, Vangsvik Møtedato: 23.01.2019 Tid: 09:00 Eventuelt forfall meldes postmottak egen kommune. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalte: Funksjon Navn Forfall Møtt for Leder Fagforbundet v/otto Jakobsen Nestleder Jan Fredrik Jenssen Medlem Geir Inge Sivertsen FO Medlem Grethe Sebulonsen Medlem Roar Åge Jakobsen Medlem Fred O. Flakstad Medlem Oddrun Alapnes FO Medlem Hanne Hove Medlem Christine Johansen Medlem Rigmor Hansen Medlem Sverre Pedersen,Hvo Medlem Tore Berg-Buan, Hvo Vara Sigbjørn Syhr Oddrun Alapnes Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/19 19/43 STATUS I PROSJEKTET 2/19 19/38 STATUS INNPLASSERING 3/19 19/39 STATUS IKT 4/19 19/40 VEIVALG PENSJON Vangsvik, 16.01.2019 SAKSLISTE Otto Jakobsen Leder
Sak 1/19 STAUTS I PROSJEKTET Saksbehandler: Ann Heidi Smith-Meyer Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 19/43 Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/19 Partssammensatt utvalg 23.01.2019 Vedlegg: Prosjektleder innleder på saken i møtet. Bakgrunn for saken: I oktober 2016 vedtok kommunestyrene i Lenvik og Tranøy å søke om kommunesammenslåing gjennom kommunestyrebehandling av intensjonsavtale fremforhandlet høsten 2016. Den nye kommunen skal hete Senja kommune, og skal etableres på bakgrunn av et likeverdig samarbeid. I januar ble det fremforhandlet en ny intensjonsavtale, basert på den første, der kommunene Berg og Torsken ble tatt inn. Ny intensjonsavtale ble vedtatt av kommunestyret i Berg den 27.04.17. Det er lagt til grunn at sammenslåingsprosessen skal organiseres som et prosjekt med mange delprosjekter med et felles mål. Fellesnemnda skal lede arbeidet og være styringsgruppe for hele prosjektet, og sikre nødvendig samordning mellom kommunene. Prosjektleder ser det som formålstjenlig og viktig og jevnlig oppdatere PSU og Fellesnemnda på fremdriften i sammenslåingen. Saksutredning: Prosjektet som helhet og alle delprosjektene ser ut til å være i rute, noen delprosjekter er lagt ned av Fellesnemnda, og noen delprosjekter har gjennomført de fleste av sine oppgaver. Etter at administrativ organisering var på plass høsten 2018 ble det jobben med innplassering av sektorledere og virksomhetsledere intensivert, og midt i desember var det gjennomført innplassering i de fleste av disse stillingene. 14. januar ble det gjennomført oppstartsmøte med de innplasserte, med fokus på hvordan fortsette den videre prosessen med innplassering og bygging av Senja kommune. Prosjektorganisasjonen har sammen med innplasserte kommunalsjefer hatt en gjennomgang av styringsdokumentet, og prioritert hvilke oppgaver og milepæler som vil være ekstra viktig i den fasen prosjektet er inne i nå: 7.1 Politisk organisering, herunder nærdemokratiske ordninger og reglement Utarbeide forslag til reglement for tapt arbeidsinntekt og møtegodtgjørelse Utrede modeller for grendeutvalg/nærdemokrati. Utrede harmonisering av avgifter, gebyrer og brukerbetalinger Milepæl 4: Vedta reglement for godtgjøring m.m. innen 01.03.19 Samarbeid og overføring til delprosjekt 8.4, budsjett Side 2 av 14
Sak 1/19 Milepæl 5: Utrede nærdemokrati innen 01.03.19 Milepæl 6: Utrede samhandling frivillighet - kommune innen 01.03.19 7.2 Identitet, symboler og felles kultur Utarbeide forslag til grafisk profil (ordførerkjede og andre symboler) Utarbeide forslag til aktiviteter og arenaer for utvikling av ny felles kultur. Foreslå nye veinavn og nye offisielle navn på bygg/anlegg Milepæl 2: Grafisk profil Senja kommune vedtatt innen 01.05.19 Milepæl 3: Felles kulturbygging hele perioden til 31.12.19: Må lages en fremdriftsplan/med tiltak 8.1 Delprosjekt kommuneplanens samfunnsdel - overordnede planer Utarbeide forslag til visjon for Senja kommune Utarbeide kommuneplanens samfunnsdel, med innarbeidede tiltak fra Midt-Troms-pakken og byregionprogrammet. Milepæl 1: Visjon innen 01.03.19 (forskjøvet fra 01.10.17, deretter fra 01.10-18) Milepæl 4: Kommuneplanens samfunnsdel innen utgangen av 2019. Skal vedtas av det nye kommunestyret 8.2 Arbeidsgiverpolitikk Utarbeide arbeidsgiverpolitikk for Senja kommune Kartlegge hvilke lønnsvilkår som gjelder (inkludert særavtaler) og avklare behov for harmonisering Kartlegge kompetanse og kompetansebehov i kommunene og Senja kommune under ett: Må igangsettes, i forhold til utlysninger, spesielt skoler og barnehager og utlysninger som gjøres våren 2019. Datofestede Milepæler: Milepæl 3: Lønnsvilkår m.m. innen 01.05.19. (Forskjøvet fra 31.12-18) Milepæl 5: Innfasing ansatte med arbeidsavtale med den nye kommunen. Gjøres innen 31.12.19 Milepæl 6: overføre ansatte (nye arbeidsavtaler) innen utgangen av 2019 i samarbeid med delprosjekt 8.2, arbeidsgiverpolitikk og omstillingsdokumentet. Side 3 av 14
Sak 1/19 8.3 Eierskap og interkommunalt samarbeid Utarbeide forslag til aktiv og profesjonell eierskapspolitikk: Kan skyves på til ny kommune er klar i 2020, kan likevel ikke skyves på, må sees på i 2019. Utarbeide forslag til organisatorisk tilknytning til kirke og trossamfunn (Gjøres av kirkelig fellesråd, oppstart kirkelige prosjektledere 1.mai 2018) Tjenesteytingsavtale, behandles i 2019. Datofestede Milepæler: Milepæl 1: Eierskapsoversikt klar innen 01.06.19 Milepæl 3: Eierskapspolitikk/eiermelding forskyves til 01.06.19 8.4 Økonomisk politikk og økonomireglement Utarbeide forslag til handlingsregler Utarbeide forslag til harmonisering av avgifter, gebyrer og brukerbetaling: Koordineres opp mot 9.6 Utarbeide forslag til budsjett for 2020 Datofestede Milepæler: Milepæl 2: Forslag til handlingsregler klart innen 01.03.19. (forskjøvet fra 31.12-18) Milepæl 3: Forslag til harmonisering klart innen 01.03.19. (forskjøvet fra 31.12-18) Milepæl 4: Budsjett 2020 innen 01.10-19 9.2 Administrativ organisering og tjenesteutvikling Utarbeide forslag til reglement for Senja kommune. Kartlegge dagens plassering og bruk av bygningsmasse. Anbefale lokalisering av tjenestetilbud Milepæl 2: Kartlegge avtaler innen 30.04.18: Avtaler som gjelder de ansatte, særavtaler. Foreslåes slettet, da prosjektorganisasjonen har overtatt oppgaven. Milepæl 5: Anbefale lokalisering innen 01.03.19. Dette i henhold til intensjonsavtalen. (Forskjøvet fra 01.01-19) 9.3 Kommunikasjon Planlegge konkrete kommunikasjonsaktiviteter for ansatte, innbyggere, frivillighet, næringsliv, media og andre interesserte i henhold til kommunikasjonsplanen: koordinere arrangement med DP 7.2 Side 4 av 14
Sak 1/19 Lag kommunikasjonsstrategi for Senja kommune. Kontinuerlig arbeid med informasjon og kommunikasjon Milepæl 4: Etablere nettside Senja kommune innen 31.12.19. (forskjøvet fra 31.12.18) Milepæl 6: kontinuerlig kommunikasjonsarbeid fra nå til 31.12.19 9.4 Digitalisering, IKT, Arkiv og matrikkel Avklare hvilke digitale tjenester som skal være på plass innen 2020 Utarbeide kravspesifikasjon for alle systemer som skal anskaffes Implementere systemer, teste og gjennomføre opplæring Milepæl 2: Planlegge og avklare ambisjonsnivå innen 01.03.19. (forskjøvet fra 31.12-17) Milepæl 3: Avklare om noen system/avtaler kan videreføres og hvilke som må nyanskaffes innen 01.03.19. (forskjøvet fra 01.06.18) Milepæl 4: Utarbeide kravspesifikasjon for nye system innen 01.03-19 (forskjøvet fra 01.09.18) Milepæl 5: kjøre anskaffelsesprosess i samarbeid med prosjektledelsen, innkjøp vår høst 2019 Milepæl 6: Gjennomføre implementering og opplæring i 2019 fra mars - oktober-19 Milepæl 9: Etablere nytt arkiv innen 1.juli-19 9.5 Styring, økonomi og anskaffelser Utarbeide forslag til ny organisering og nye rutiner Sette opp nytt økonomisystem Milepæl 6: Lage forslag til organisering og rutiner innen 01.03.19, (forskjøvet fra 31.12.18) 9.6 Eiendomsforvaltning Vurdere framtidig forvaltning og eierskapsmodell for kommunale eiendommer Utarbeide forslag til forskrift for vann og avløpsavgifter Senja kommune. Skal behandles av fellesnemnda og kommunestyrene. ROS analyse og etablere ny brannordning. Milepæl 4: Gjennomføre investeringer for Senja kommune innen 31.12-19 Side 5 av 14
Sak 1/19 Milepæl 6: Utrede endringsbehov innen 01.10-18: For å ivareta bygningsmessige endringer i forhold til funksjon. Koordineres med DP 9.2 Milepæl 7: Gjennomføre bygningsmessige tiltak innen 31.12-19. Vurdering: Prosjektleders overordnede vurdering er at fremdriften i sammenslåingsprosessen er i rute. Kritiske suksessfaktorer fremover vil fortsatt være informasjon, kommunikasjon, videre innplassering av berørte ansatte, samt implementering av IKT og infrastruktur. Prosjektleder fremhever igjen betydningen av ryddige og transparente prosesser. Særlig vil det være viktig å gjennomføre innplasseringene og avklare lokalisering. For å sikre disse prosessene ytterligere har prosjektorganisasjonen møte i Oslo 8. februar med, Gudrun Grindaker, (tidligere rådmann og ansvarlig for sammenslåingen av Sandefjord, Stokke og Andebu), samt KS med advokat Cecilie Sæther og spesialrådgiver innenfor digitalisering, Hallvard Hoen. Forslag til vedtak: 1. PSU tar prosjektleders redegjørelse vedrørende status i prosjekt Senja 2020 til orientering. Side 6 av 14
Sak 2/19 STATUS INNPLASSERING Saksbehandler: Ann Heidi Smith-Meyer Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 19/38 Saksnr.: Utvalg Møtedato 2/19 Partssammensatt utvalg 23.01.2019 Vedlegg: Prosjektleder innleder på saken i møtet. Bakgrunn for saken: I juni 2018 ble kommunalsjefene i Senja kommune innplasserte. Etter en høst med kartleggingssamtaler og innplasseringssamtaler, er de fleste sektorledere og virksomhetsledere på plass, i tråd med det administrative organisasjonskartet. Saksutredning: Rundt 30 ledere i dagens fire kommuner; Berg, Lenvik, Torsken og Tranøy har vært til karlegging- og innplasseringssamtaler om lederjobbene. Kartleggingssamtalene og innplasseringssamtalene er gjennomført i tråd med vedtatt omstillingsavtale og Prosedyre for innplassering. Omstillingsutvalget består av prosjektleder Eidissen, tillitsvalgte og kommunalsjef for sektoren som har ansvaret for innplassering. Følgende innplasseringer er gjort: Samfunnsutvikling, kommunalsjef Alf Rørbakk Virksomhetsleder Plan og utvikling; Wenche Pedersen, Berg kommune. Virksomhetsleder Infrastruktur; Fred Inge Fredriksen, Tranøy kommune. Virksomhetsleder Bygg og Eiendom; Fred Ove Flakstad, Torsken kommune. Virksomhetsleder Brann og redning; Arnstein Smevik, Lenvik kommune. Oppvekst og Kultur, kommunalsjef Rune Hoholm Sektorleder Skole; Utlyses eksternt Sektorleder Barne- og familietjenesten; Ingen innplassert pr i dag, avventer noen avklaringer. Side 7 av 14
Sak 2/19 Virksomhetsleder Kultur; Cato Simonsen, Lenvik kommune. Virksomhetsleder SLI; Mette Lorentsen, Lenvik kommune. 3 Virksomhetsledere Barnehage; Mette Granheim, Lenvik kommune. Inger Rydningen, Tranøy kommune. En stilling er lyst ut eksternt. Helse, pleie og omsorg, kommunalsjef Jorid Meyer Sektorleder Helse; Evy Nordby, Lenvik kommune. Sektorleder Pleie og omsorg; Monica Karlsen, Lenvik kommune. Virksomhetsleder sykehjem, virksomhetsleder Rus og psykiatritjenesten, virksomhetsleder DMS og virksomhetsleder Senjalegene/legevakt har ikke vært med i denne innplasseringen. Stab/støtte, kommunalsjef Geir Henning Iversen Virksomhetsleder Organisasjon; Karin Johnsen, Lenvik kommune. Virksomhetsleder Økonomi; Elisabet Norlund, Torsken kommune. Virksomhetsleder Regnskap; Angelica Strobel, Lenvik kommune Næring: Næringssjef; Bjørn Fredriksen, Lenvik kommune. Stab, rådmannen: Seniorrådgiver, rådmannens stab; Lena Hansson, Torsken kommune Vurdering: Det å innplassere rett person i rett stilling, og samtidig ivareta totaliteten og alles ønsker og integritet har vært krevende Vurderingene er gjort i henhold til intervju, stillingsprofil, samt den totale sammensetningen til administrasjonen i Senja kommune. Kompetanse, personlige egenskaper og organisasjonens beste er vektlagt. Noen er naturlig nok skuffet over at de ikke er innplassert i en lederstilling i den nye kommunen, men prosjektleder er trygg på at de Side 8 av 14
Sak 2/19 prosessene som har vært gjennomført er solide. Det har vært et svært godt samarbeid mellom prosjektleder, innplassert kommunalsjef og de tillitsvalgte som har deltatt i prosessen Forslag til vedtak: 1. PSU tar prosjektleders redegjørelse til orientering. Side 9 av 14
Sak 3/19 STATUS IKT Saksbehandler: Elin Byberg Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 19/39 Saksnr.: Utvalg Møtedato 3/19 Partssammensatt utvalg 23.01.2019 Bakgrunn for saken: IKT er vesentlig for den digitale sammenslåingen av Senjakommunene. Prosjektledelsen har derfor funnet det viktig at Fellesnemnda holdes informert om status i denne delen av sammenslåingsprosessen. Saksutredning: Status pr område: Digitalisering: Digitaliseringsstrategi for 2020 til 2023 er under arbeid, det er etablert en faggruppe under delprosjekt 9.2 som har dette som sin oppgave. Prosjektet med digital sammenslåing tilstreber å implementere lavt hengende frukter i sammenslåingsprosessen. Helse, sosial og omsorg: Helsetjenestene Senjakommunene har ikke tidligere vært med i delprosjektene under Senja2020. For helse og omsorg vil sektorledere vil få ansvaret med å følge opp den digitale sammenslåingen. Skole og barnehage: Lenvikskolene har nylig anskaffet nytt LMS (Learning Management System), anskaffelsen har tatt høyde for at dette systemet kan implementeres i Senja kommunene. Lenvikskolenes lærebrett satsning er besluttet implementert i alle Senjakommunene. Barnehagene ønsker ikke å videreføre Lenvik kommunes system for barnehageadministrasjon, og vil gå til anskaffelse av et nytt Barnehage Administrativt System. Systemet skal være implementert innen 1/8 2019 Miljø, plan og eiendom Faggruppe Geodata, matrikkel, veinavn har besluttet å videreføre Norkart sine systemer i Senja kommune. Norkart vil også bistå Senja2020 med sammenslåingen av data fra Berg, Lenvik, Torsken og Tranøy sine systemer. Denne delen av prosjektet er definert i erfaringsrapporten fra sammenslåingen av Sandefjord kommune som ett av de mest krevende systemene. Arkiv Anskaffelse av nytt Arkiv- og saksbehandlingssystem er satt i gang. Systemet forventes implementert medio 2019. Side 10 av 14
Sak 3/19 IKT Det er satt ned en gruppe på 4 personer i Tromsø kommune som jobber med et avtaleforslag som støtter opp om fellesnemndas vedtak om samarbeid med Tromsø kommune. Følgende anskaffelser er under produksjon: - Nytt Arkiv- og Saksbehandlingssystem - IKT konsulentbistand Fagsystemene har hatt stort fokus i desember 2018 og januar 2019. Medio Januar avsluttes fasen med å innhente kontraktene til fagsystemer i Senjakommunene. Både kommuneadministrasjon og leverandører har vært involvert i denne jobben. Det vil etableres en dialog med kontraktspartene på fagsystemene som Senja2020 ønsker å videreføre, målet med dialogen er å forbedre vilkårene i kontraktene for den nye kommunen. Senja2020s innleide innkjøpsressurser har vært nyttige samarbeidsparter i prosessen med fagsystemene. Prosjektledelsen ser at fagmiljøene har en viss uro rundt sine digitale systemer og intensiverer arbeidet med sammenslåing av fagsystemene. Ledere på nivå 2 og 3, samt nøkkelpersoner vil bli tett på dette arbeidet, og for overlevert sine oppgaver i et felles møte ultimo Januar. Figur 1 viser hvilke systemer som er avhengig av fagsystemet for helsestasjon. Økonomi Følgende anskaffelseskostnader er påløpt i prosjektet PT. Beskrivelse Kostnad Leie av serverplattform (Samarbeid med Tromsø) Kr 1 500 000,- Konsulentbistand (Installasjoner på ny IKT Kr 1 300 000,- plattform) Norkart (Konsulent for sammenslåing av Kr 750 000,- kart/matrikkel) IKT Infrastruktur (Trådløs og kablet nettverk) Kr 3 600 000,- Senja2020 har knyttet kontakt med en ressurs som var tett på prosessen med den digitale sammenslåingen av Andebu, Sandefjord og Stokke kommune. Kommunene brukte omtrent 17 MNOK på ulike investeringer knyttet til digitalisering og IKT, og det var særlig investeringer knyttet til infrastruktur som dro kostnaden opp. De mest krevende systemene å slå sammen var fagsystemet for pleie og omsorg og matrikkel/kart. Vurdering: Prosjektleder har ved flere anledninger påpekt at området IKT og digitalisering er noe av det mest kritiske ved denne kommunesammenslåingen. Spesielt avklaring av hvilke fagsystemer som skal videreføres og hvordan man innkjøpsteknisk skal foreta dette er kritiske suksessfaktorer. Ved sammenslåingen i Sandefjord fikk de særskilt hjelp til prosjektledelse/implementering av leverandørene av systemene. Så er ikke tilfellet for oss all den tid det er 45 kommunesammenslåinger som pågår nå og leverandørene har naturlig nok ikke kapasitet til dette. Slik prosjektleder ser framdriften innenfor området er den i rute men det skal få «feilskjær» til for at vi er ute av kurs. Ny sak vedr oppdatering/status IKT kommer til Fellesnemnda i junimøte. Forslag til vedtak: Fellesnemnda tar sak vedrørende status IKT til orientering Side 11 av 14
Sak 4/19 VEIVALG PENSJON Saksbehandler: Elin Byberg Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 19/40 Saksnr.: Utvalg Møtedato 4/19 Partssammensatt utvalg 23.01.2019 Bakgrunn for saken: I forbindelse etablering av Senja kommune overføres avtalene som de fire kommunene har med Klp til Senja kommune. Siden det her er snakk om en sammenslåing som skal gjelde fra 2020, så betyr det at 2. halvår 2019 må gjøres noen avklaringer og forberedelser tilknyttet pensjonsordningene i forkant av endelig sammenslåing. Som følge av dette legger prosjektleder frem denne saken hvor nødvendige beslutninger må tas. Prosjektleder innleder på saken i møtet. Saksutredning: I forbindelse med etablering av Senja kommune må de fire kommunenes pensjonsavtaler med KLP overføres til Senja kommune. Siden det her er snakk om en sammenslåing som skal gjelde fra 2020, så betyr det at det 2. halvår 2019 må gjøres noen avklaringer og forberedelser i forkant av endelig sammenslåing. KLP vil bistå Senja2020 i denne prosessen og vil sørge for den praktiske gjennomføringen når det gjelder overføring av dagens avtaler til en ny sammenslått avtale. Nedenfor følger en oversikt over de avklaringer som er nødvendige å gjøre: 1. Hva må gjøres før KLP slår sammen avtalene? - Nye avtaler for de sammenslåtte kommunene må være på plass - Kommunene må være helt à jour med lønnsrapportering for siste kvartal - Kommunene må rydde i registrene i forkant, samt ta en medlemskontroll (dette gjøres av lønn/personal) - KLP vil bistå ved første rapportering av medlemsdata i overgangsperioden til ny avtale 2. Hvilke økonomiske avklaringer må gjøres? - GKRS beregninger (aktuar vil lage prognoser for premie og kostnad for den nye kommunen) - Porteføljetype må avklares for å beslutte hvilken risiko Senja kommune ønsker å ta i forvaltningen av pensjonsmidlene. - Amortisering av premieavvik (de fleste kommuner har 7 års amortisering mens noen har 1 år, her må det velges en felles løsning for den nye kommunen) - Finansiering av AFP 62-64 år (skal det velges 100% utjevning, 50% utjevning/50% selvrisiko eller 100% selvrisiko. En felles løsning for den nye kommunen må velges) - Folkevalgtes pensjonsordning (dersom kommunen har valgt å innmelde folkevalgte i fellesordningen vil dette gå som normalt, lukket pensjonsordning for folkevalgte vil bli fusjonert og løper videre som en lukket ordning) - Reguleringspremie (skal det faktureres årlig eller kvartalsvis, noen kommuner har valgt kvartalsvis mens de aller fleste har årlig fakturering, denne faktureres da på 3. kvartal) Side 12 av 14
Sak 4/19 - Premiefond (alle tilbakeføringer av overskudd fra KLP skjer til premiefondet. De fleste kommuner har åpent premiefond, noe som betyr at KLP automatisk trekker av premiefondet til pensjonspremie, noen kommuner har lukket fond, som betyr at de selv gir beskjed om det skal trekkes av premiefondet, når det skal trekkes og hvor mye) 3. Når vil sammenslåing av avtalene bli gjennomført? - Fysisk sammenslåing av avtalene vil bli gjennomført med fusjonsdato 01.01.2020 - Det skal ikke foretas utmeldinger av ansatte i noen av kommunene (p.g.a. fusjon fra gammel avtale), de skal flyttes i KLPs systemer - Normal rapportering av endringer og utmeldinger i.f.t. at noen slutter e.l. skal fortsatt gjøres av kommunen 4. Informasjon til medlemmer (ansatte i kommunene) - Det er mulig å sende ut overføringsskriv når fusjonen gjennomføres. - Kommunen kan selv velge om KLP skal sende ut informasjon Blant det som er beskrevet ovenfor er det under punkt 2. økonomiske avklaringer prosjektleder ber Fellesnemnda fatte vedtak. Vurdering: KLP tilbyr forvaltning i tre ulike underporteføljer av kollektivporteføljen. Valg av portefølje vil normalt baseres på kundens reserver/disposisjonsfond (bufferkapital), og hvor stor risiko den enkelte kunde ønsker å ta i kapitalforvaltningen. Kunder som ikke gjør aktive valg blir automatisk plassert i «balansert» portefølje. Ca 95 % av alle kundene i KLP er plassert i balansert portefølje. Dersom det er ønskelig med lavere risiko enn i balansert portefølje, så tilbyr KLP en «moderat» portefølje hvor aksjeandelen er 5-10 % lavere, noe som gir lavere rentegarantipremie og mindre resultatvariasjoner fra år til år. En «offensiv» portefølje vil ha ca 5-10 % høyere aksjeandel og passer best for kunder med høy bufferkapital. Denne porteføljen medfører høyere rentegarantipremie og større resultatvariasjoner fra år til år. Prosjektleder vil ikke anbefale å gå for en offensiv porteføljeforvaltning fordi det er for stor risiko knyttet til dette, samtidig tilsier den nye kommunens reserver og den økonomiske situasjonen at dette ikke er mulig. Ut fra en helhetlig vurdering vedrørende bufferkapital og risiko ser prosjektleder at Senja kommune ikke har økonomiske muskler til å ta risiko i forvaltning av pensjonsmidlene. Av den grunn bør kanskje moderat portefølje velges. På den annen side så vil mulighetene for avkastning være betydelig lavere ved en slik portefølje. 95 % av alle kommunene tilsluttet KLP har pr i dag balansert portefølje hvor mulighetene for avkastning på pensjonsmidlene er høyere enn ved moderat portefølje. Den nye kommunen har høy gjeld og vil ha en stram økonomi. Prosjektleder vurderer det alikevel slik at Senja kommune i utgangspunktet ikke vil skille seg nevneverdig ut fra andre kommuner og at kommunen av den grunn burde kunne ta samme risiko som andre kommuner. Prosjektleder foreslår derfor at man velger en forvaltning basert på balansert portefølje. Amortisering (fordeling) av premieavvik må derfor velges for den nye kommunen. Alle kommunene har for 2019 vedtatt 7 års amortisering for fremtidige premieavvik. Den nye kommunen kan velge å fordele fremtidige premieavvik over 7 år eller ta hele utgiften i et år. De fire kommunene har i dag så store premieavvik i budsjettene at prosjektleder ser at det ikke Side 13 av 14
Sak 4/19 er mulig å gå over til å ta denne utgiften på 1 år på nåværende tidspunkt. Prosjektleder anbefaler derfor at amortisering settes til 7 år (max tillatt i forhold til lovverk). Når det gjelder finansiering av tidligpensjon (AFP) så viser KLP til tre ulike typer av finansiering: a) Selvrisiko- All tidligpensjon knyttet til egne ansatte dekkes av arbeidsgiver selv, selvrisiko krever likviditet da engangspremiene kan bli store. b) 100 % utjevning- Alle tidligpensjonskostnader belastes et eget utjevningsfellesskap. Arbeidsgiver faktureres en prosentvis premie til utjevningsfellesskapet hvert kvartal. c) 50 % utjevning og 50 % selvrisiko en kombinasjon av alternativ 1 og 2 ovenfor. Tidligpensjon finansieres dels gjennom deltakelse i utjevningsfellesskapene og dels gjennom selvrisiko. Ved valg av finansieringsløsning i forhold til AFP bør man ta hensyn til om tariffavtaler er til hinder for valget. Så langt prosjektleder vurderer det, så vil det for Senja kommune ikke være noen begrensninger for valg av finansieringsløsning. Pr i dag har de fire kommunene et begrenset uttak av AFP, mindre enn i andre kommuner og det vil derfor som et utgangspunkt være best å velge selvrisiko. Det betyr at kommunen betaler de faktiske kostnadene til AFP og ikke er med på en utjevningsordning mellom kommunene. Lenvik har denne løsningen i dag og prosjektleder anbefaler at Senja kommune velger denne løsningen. Hvis det skulle vise seg at uttak av AFP øker så kan man velge å gå inn i utjevningsløsningen på et senere tidspunkt. Kommuner og fylkeskommuner har mulighet til å ha pensjonsordning for sine folkevalgte som i stor grad tilsvarer den pensjonsordningen som stortingsrepresentanter og regjeringsmedlemmer har. Kommunen må velge mellom å tilby de folkevalgte opptak i den nye tjenestepensjonsordningen for folkevalgte, eller innlemme de folkevalgte i den ordinære tjenestepensjonsordningen for øvrige ansatte (TPO). I dag har de fire kommunene innlemmet de folkevalgte i tjenesteordningen for de ansatte og prosjektleder anbefaler at man viderefører dette i Senja kommune. Bruk av premiefond er valgfritt og kunden bestemmer selv om midler på premiefond automatisk avregnes mot faktura av KLP (åpent premiefond) eller om det skal låses slik at Senja kommune aktivt styrer bruken av fondet (lukket premiefond). Prosjektleder mener at det bør være opp til kommunen selv å bestemme bruken av premiefondet på samme måte som det gjøres i dag i blant annet Lenvik kommune. Premiefondet har bare en likviditetsmessig betydning. Prosjektleder anbefaler at man for Senja kommune har en lukket premiefondsordning. Forslag til vedtak: 1. Fellesnemnda tar sak vedrørende pensjonsavtale for Senja kommune til etterretning 2. Fellesnemnda vedtar at forvaltning i KLP baserer seg på balansert portefølje. 3. Fellesnemnda vedtar 100 % selvrisiko ved finansiering av tidligpensjon (AFP). 4. Fellesnemda vedtar at Senja kommune selv styrer bruken av premiefondet for alle ordninger i Klp (lukket ordning). 5. Fellesnemnda vedtar amortisering av premieavvik for alle ordninger i Klp på 7 år. 6. Fellesnemnda vedtar at reguleringspremien betales en gang i året. 7. Fellesnemnda vedtar at folkevalgtes pensjonsordning skal være inkludert i fellesordningen for ansatte. Side 14 av 14
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Ann Heidi Smith-Meyer Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 19/43 STAUTS I PROSJEKTET Vedlegg: Prosjektleder innleder på saken i møtet. Bakgrunn for saken: I oktober 2016 vedtok kommunestyrene i Lenvik og Tranøy å søke om kommunesammenslåing gjennom kommunestyrebehandling av intensjonsavtale fremforhandlet høsten 2016. Den nye kommunen skal hete Senja kommune, og skal etableres på bakgrunn av et likeverdig samarbeid. I januar ble det fremforhandlet en ny intensjonsavtale, basert på den første, der kommunene Berg og Torsken ble tatt inn. Ny intensjonsavtale ble vedtatt av kommunestyret i Berg den 27.04.17. Det er lagt til grunn at sammenslåingsprosessen skal organiseres som et prosjekt med mange delprosjekter med et felles mål. Fellesnemnda skal lede arbeidet og være styringsgruppe for hele prosjektet, og sikre nødvendig samordning mellom kommunene. Prosjektleder ser det som formålstjenlig og viktig og jevnlig oppdatere PSU og Fellesnemnda på fremdriften i sammenslåingen. Saksutredning: Prosjektet som helhet og alle delprosjektene ser ut til å være i rute, noen delprosjekter er lagt ned av Fellesnemnda, og noen delprosjekter har gjennomført de fleste av sine oppgaver. Etter at administrativ organisering var på plass høsten 2018 ble det jobben med innplassering av sektorledere og virksomhetsledere intensivert, og midt i desember var det gjennomført innplassering i de fleste av disse stillingene. 14. januar ble det gjennomført oppstartsmøte med de innplasserte, med fokus på hvordan fortsette den videre prosessen med innplassering og bygging av Senja kommune. Prosjektorganisasjonen har sammen med innplasserte kommunalsjefer hatt en gjennomgang av styringsdokumentet, og prioritert hvilke oppgaver og milepæler som vil være ekstra viktig i den fasen prosjektet er inne i nå: 7.1 Politisk organisering, herunder nærdemokratiske ordninger og reglement Utarbeide forslag til reglement for tapt arbeidsinntekt og møtegodtgjørelse Utrede modeller for grendeutvalg/nærdemokrati. Utrede harmonisering av avgifter, gebyrer og brukerbetalinger
Milepæl 4: Vedta reglement for godtgjøring m.m. innen 01.03.19 Samarbeid og overføring til delprosjekt 8.4, budsjett Milepæl 5: Utrede nærdemokrati innen 01.03.19 Milepæl 6: Utrede samhandling frivillighet - kommune innen 01.03.19 7.2 Identitet, symboler og felles kultur Utarbeide forslag til grafisk profil (ordførerkjede og andre symboler) Utarbeide forslag til aktiviteter og arenaer for utvikling av ny felles kultur. Foreslå nye veinavn og nye offisielle navn på bygg/anlegg Milepæl 2: Grafisk profil Senja kommune vedtatt innen 01.05.19 Milepæl 3: Felles kulturbygging hele perioden til 31.12.19: Må lages en fremdriftsplan/med tiltak 8.1 Delprosjekt kommuneplanens samfunnsdel - overordnede planer Utarbeide forslag til visjon for Senja kommune Utarbeide kommuneplanens samfunnsdel, med innarbeidede tiltak fra Midt-Troms-pakken og byregionprogrammet. Milepæl 1: Visjon innen 01.03.19 (forskjøvet fra 01.10.17, deretter fra 01.10-18) Milepæl 4: Kommuneplanens samfunnsdel innen utgangen av 2019. Skal vedtas av det nye kommunestyret 8.2 Arbeidsgiverpolitikk Utarbeide arbeidsgiverpolitikk for Senja kommune Kartlegge hvilke lønnsvilkår som gjelder (inkludert særavtaler) og avklare behov for harmonisering Kartlegge kompetanse og kompetansebehov i kommunene og Senja kommune under ett: Må igangsettes, i forhold til utlysninger, spesielt skoler og barnehager og utlysninger som gjøres våren 2019. Datofestede Milepæler: Milepæl 3: Lønnsvilkår m.m. innen 01.05.19. (Forskjøvet fra 31.12-18) Milepæl 5: Innfasing ansatte med arbeidsavtale med den nye kommunen. Gjøres innen 31.12.19 Milepæl 6: overføre ansatte (nye arbeidsavtaler) innen utgangen av 2019 i samarbeid med delprosjekt 8.2, arbeidsgiverpolitikk og omstillingsdokumentet.
8.3 Eierskap og interkommunalt samarbeid Utarbeide forslag til aktiv og profesjonell eierskapspolitikk: Kan skyves på til ny kommune er klar i 2020, kan likevel ikke skyves på, må sees på i 2019. Utarbeide forslag til organisatorisk tilknytning til kirke og trossamfunn (Gjøres av kirkelig fellesråd, oppstart kirkelige prosjektledere 1.mai 2018) Tjenesteytingsavtale, behandles i 2019. Datofestede Milepæler: Milepæl 1: Eierskapsoversikt klar innen 01.06.19 Milepæl 3: Eierskapspolitikk/eiermelding forskyves til 01.06.19 8.4 Økonomisk politikk og økonomireglement Utarbeide forslag til handlingsregler Utarbeide forslag til harmonisering av avgifter, gebyrer og brukerbetaling: Koordineres opp mot 9.6 Utarbeide forslag til budsjett for 2020 Datofestede Milepæler: Milepæl 2: Forslag til handlingsregler klart innen 01.03.19. (forskjøvet fra 31.12-18) Milepæl 3: Forslag til harmonisering klart innen 01.03.19. (forskjøvet fra 31.12-18) Milepæl 4: Budsjett 2020 innen 01.10-19 9.2 Administrativ organisering og tjenesteutvikling Utarbeide forslag til reglement for Senja kommune. Kartlegge dagens plassering og bruk av bygningsmasse. Anbefale lokalisering av tjenestetilbud Milepæl 2: Kartlegge avtaler innen 30.04.18: Avtaler som gjelder de ansatte, særavtaler. Foreslåes slettet, da prosjektorganisasjonen har overtatt oppgaven. Milepæl 5: Anbefale lokalisering innen 01.03.19. Dette i henhold til intensjonsavtalen. (Forskjøvet fra 01.01-19) 9.3 Kommunikasjon
Planlegge konkrete kommunikasjonsaktiviteter for ansatte, innbyggere, frivillighet, næringsliv, media og andre interesserte i henhold til kommunikasjonsplanen: koordinere arrangement med DP 7.2 Lag kommunikasjonsstrategi for Senja kommune. Kontinuerlig arbeid med informasjon og kommunikasjon Milepæl 4: Etablere nettside Senja kommune innen 31.12.19. (forskjøvet fra 31.12.18) Milepæl 6: kontinuerlig kommunikasjonsarbeid fra nå til 31.12.19 9.4 Digitalisering, IKT, Arkiv og matrikkel Avklare hvilke digitale tjenester som skal være på plass innen 2020 Utarbeide kravspesifikasjon for alle systemer som skal anskaffes Implementere systemer, teste og gjennomføre opplæring Milepæl 2: Planlegge og avklare ambisjonsnivå innen 01.03.19. (forskjøvet fra 31.12-17) Milepæl 3: Avklare om noen system/avtaler kan videreføres og hvilke som må nyanskaffes innen 01.03.19. (forskjøvet fra 01.06.18) Milepæl 4: Utarbeide kravspesifikasjon for nye system innen 01.03-19 (forskjøvet fra 01.09.18) Milepæl 5: kjøre anskaffelsesprosess i samarbeid med prosjektledelsen, innkjøp vår høst 2019 Milepæl 6: Gjennomføre implementering og opplæring i 2019 fra mars - oktober-19 Milepæl 9: Etablere nytt arkiv innen 1.juli-19 9.5 Styring, økonomi og anskaffelser Utarbeide forslag til ny organisering og nye rutiner Sette opp nytt økonomisystem Milepæl 6: Lage forslag til organisering og rutiner innen 01.03.19, (forskjøvet fra 31.12.18) 9.6 Eiendomsforvaltning Vurdere framtidig forvaltning og eierskapsmodell for kommunale eiendommer Utarbeide forslag til forskrift for vann og avløpsavgifter Senja kommune. Skal behandles av fellesnemnda og kommunestyrene. ROS analyse og etablere ny brannordning.
Milepæl 4: Gjennomføre investeringer for Senja kommune innen 31.12-19 Milepæl 6: Utrede endringsbehov innen 01.10-18: For å ivareta bygningsmessige endringer i forhold til funksjon. Koordineres med DP 9.2 Milepæl 7: Gjennomføre bygningsmessige tiltak innen 31.12-19. Vurdering: Prosjektleders overordnede vurdering er at fremdriften i sammenslåingsprosessen er i rute. Kritiske suksessfaktorer fremover vil fortsatt være informasjon, kommunikasjon, videre innplassering av berørte ansatte, samt implementering av IKT og infrastruktur. Prosjektleder fremhever igjen betydningen av ryddige og transparente prosesser. Særlig vil det være viktig å gjennomføre innplasseringene og avklare lokalisering. For å sikre disse prosessene ytterligere har prosjektorganisasjonen møte i Oslo 8. februar med, Gudrun Grindaker, (tidligere rådmann og ansvarlig for sammenslåingen av Sandefjord, Stokke og Andebu), samt KS med advokat Cecilie Sæther og spesialrådgiver innenfor digitalisering, Hallvard Hoen. Forslag til vedtak: 1. PSU tar prosjektleders redegjørelse vedrørende status i prosjekt Senja 2020 til orientering.
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Ann Heidi Smith-Meyer Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 19/38 STATUS INNPLASSERING Vedlegg: Prosjektleder innleder på saken i møtet. Bakgrunn for saken: I juni 2018 ble kommunalsjefene i Senja kommune innplasserte. Etter en høst med kartleggingssamtaler og innplasseringssamtaler, er de fleste sektorledere og virksomhetsledere på plass, i tråd med det administrative organisasjonskartet. Saksutredning: Rundt 30 ledere i dagens fire kommuner; Berg, Lenvik, Torsken og Tranøy har vært til karlegging- og innplasseringssamtaler om lederjobbene. Kartleggingssamtalene og innplasseringssamtalene er gjennomført i tråd med vedtatt omstillingsavtale og Prosedyre for innplassering. Omstillingsutvalget består av prosjektleder Eidissen, tillitsvalgte og kommunalsjef for sektoren som har ansvaret for innplassering. Følgende innplasseringer er gjort: Samfunnsutvikling, kommunalsjef Alf Rørbakk Virksomhetsleder Plan og utvikling; Wenche Pedersen, Berg kommune. Virksomhetsleder Infrastruktur; Fred Inge Fredriksen, Tranøy kommune. Virksomhetsleder Bygg og Eiendom; Fred Ove Flakstad, Torsken kommune. Virksomhetsleder Brann og redning; Arnstein Smevik, Lenvik kommune. Oppvekst og Kultur, kommunalsjef Rune Hoholm Sektorleder Skole; Utlyses eksternt Sektorleder Barne- og familietjenesten; Ingen innplassert pr i dag, avventer noen avklaringer.
Virksomhetsleder Kultur; Cato Simonsen, Lenvik kommune. Virksomhetsleder SLI; Mette Lorentsen, Lenvik kommune. 3 Virksomhetsledere Barnehage; Mette Granheim, Lenvik kommune. Inger Rydningen, Tranøy kommune. En stilling er lyst ut eksternt. Helse, pleie og omsorg, kommunalsjef Jorid Meyer Sektorleder Helse; Evy Nordby, Lenvik kommune. Sektorleder Pleie og omsorg; Monica Karlsen, Lenvik kommune. Virksomhetsleder sykehjem, virksomhetsleder Rus og psykiatritjenesten, virksomhetsleder DMS og virksomhetsleder Senjalegene/legevakt har ikke vært med i denne innplasseringen. Stab/støtte, kommunalsjef Geir Henning Iversen Virksomhetsleder Organisasjon; Karin Johnsen, Lenvik kommune. Virksomhetsleder Økonomi; Elisabet Norlund, Torsken kommune. Virksomhetsleder Regnskap; Angelica Strobel, Lenvik kommune Næring: Næringssjef; Bjørn Fredriksen, Lenvik kommune. Stab, rådmannen: Seniorrådgiver, rådmannens stab; Lena Hansson, Torsken kommune Vurdering: Det å innplassere rett person i rett stilling, og samtidig ivareta totaliteten og alles ønsker og integritet har vært krevende Vurderingene er gjort i henhold til intervju, stillingsprofil, samt den totale sammensetningen til administrasjonen i Senja kommune. Kompetanse, personlige egenskaper og organisasjonens beste er vektlagt. Noen er naturlig nok skuffet over at de ikke er innplassert i en lederstilling i den nye kommunen, men prosjektleder er trygg på at de
prosessene som har vært gjennomført er solide. Det har vært et svært godt samarbeid mellom prosjektleder, innplassert kommunalsjef og de tillitsvalgte som har deltatt i prosessen Forslag til vedtak: 1. PSU tar prosjektleders redegjørelse til orientering.
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Elin Byberg Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 19/39 STATUS IKT Bakgrunn for saken: IKT er vesentlig for den digitale sammenslåingen av Senjakommunene. Prosjektledelsen har derfor funnet det viktig at Fellesnemnda holdes informert om status i denne delen av sammenslåingsprosessen. Saksutredning: Status pr område: Digitalisering: Digitaliseringsstrategi for 2020 til 2023 er under arbeid, det er etablert en faggruppe under delprosjekt 9.2 som har dette som sin oppgave. Prosjektet med digital sammenslåing tilstreber å implementere lavt hengende frukter i sammenslåingsprosessen. Helse, sosial og omsorg: Helsetjenestene Senjakommunene har ikke tidligere vært med i delprosjektene under Senja2020. For helse og omsorg vil sektorledere vil få ansvaret med å følge opp den digitale sammenslåingen. Skole og barnehage: Lenvikskolene har nylig anskaffet nytt LMS (Learning Management System), anskaffelsen har tatt høyde for at dette systemet kan implementeres i Senja kommunene. Lenvikskolenes lærebrett satsning er besluttet implementert i alle Senjakommunene. Barnehagene ønsker ikke å videreføre Lenvik kommunes system for barnehageadministrasjon, og vil gå til anskaffelse av et nytt Barnehage Administrativt System. Systemet skal være implementert innen 1/8 2019 Miljø, plan og eiendom Faggruppe Geodata, matrikkel, veinavn har besluttet å videreføre Norkart sine systemer i Senja kommune. Norkart vil også bistå Senja2020 med sammenslåingen av data fra Berg, Lenvik, Torsken og Tranøy sine systemer. Denne delen av prosjektet er definert i erfaringsrapporten fra sammenslåingen av Sandefjord kommune som ett av de mest krevende systemene. Arkiv Anskaffelse av nytt Arkiv- og saksbehandlingssystem er satt i gang. Systemet forventes implementert medio 2019. IKT Det er satt ned en gruppe på 4 personer i Tromsø kommune som jobber med et avtaleforslag som støtter opp om fellesnemndas vedtak om samarbeid med Tromsø kommune. Følgende anskaffelser er under produksjon:
- Nytt Arkiv- og Saksbehandlingssystem - IKT konsulentbistand Fagsystemene har hatt stort fokus i desember 2018 og januar 2019. Medio Januar avsluttes fasen med å innhente kontraktene til fagsystemer i Senjakommunene. Både kommuneadministrasjon og leverandører har vært involvert i denne jobben. Det vil etableres en dialog med kontraktspartene på fagsystemene som Senja2020 ønsker å videreføre, målet med dialogen er å forbedre vilkårene i kontraktene for den nye kommunen. Senja2020s innleide innkjøpsressurser har vært nyttige samarbeidsparter i prosessen med fagsystemene. Prosjektledelsen ser at fagmiljøene har en viss uro rundt sine digitale systemer og intensiverer arbeidet med sammenslåing av fagsystemene. Ledere på nivå 2 og 3, samt nøkkelpersoner vil bli tett på dette arbeidet, og for overlevert sine oppgaver i et felles møte ultimo Januar. Figur 1 viser hvilke systemer som er avhengig av fagsystemet for helsestasjon. Økonomi Følgende anskaffelseskostnader er påløpt i prosjektet PT. Beskrivelse Kostnad Leie av serverplattform (Samarbeid med Tromsø) Kr 1 500 000,- Konsulentbistand (Installasjoner på ny IKT Kr 1 300 000,- plattform) Norkart (Konsulent for sammenslåing av Kr 750 000,- kart/matrikkel) IKT Infrastruktur (Trådløs og kablet nettverk) Kr 3 600 000,- Senja2020 har knyttet kontakt med en ressurs som var tett på prosessen med den digitale sammenslåingen av Andebu, Sandefjord og Stokke kommune. Kommunene brukte omtrent 17 MNOK på ulike investeringer knyttet til digitalisering og IKT, og det var særlig investeringer knyttet til infrastruktur som dro kostnaden opp. De mest krevende systemene å slå sammen var fagsystemet for pleie og omsorg og matrikkel/kart. Vurdering: Prosjektleder har ved flere anledninger påpekt at området IKT og digitalisering er noe av det mest kritiske ved denne kommunesammenslåingen. Spesielt avklaring av hvilke fagsystemer som skal videreføres og hvordan man innkjøpsteknisk skal foreta dette er kritiske suksessfaktorer. Ved sammenslåingen i Sandefjord fikk de særskilt hjelp til prosjektledelse/implementering av leverandørene av systemene. Så er ikke tilfellet for oss all den tid det er 45 kommunesammenslåinger som pågår nå og leverandørene har naturlig nok ikke kapasitet til dette. Slik prosjektleder ser framdriften innenfor området er den i rute men det skal få «feilskjær» til for at vi er ute av kurs. Ny sak vedr oppdatering/status IKT kommer til Fellesnemnda i junimøte. Forslag til vedtak: Fellesnemnda tar sak vedrørende status IKT til orientering
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Elin Byberg Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 19/40 VEIVALG PENSJON Bakgrunn for saken: I forbindelse etablering av Senja kommune overføres avtalene som de fire kommunene har med Klp til Senja kommune. Siden det her er snakk om en sammenslåing som skal gjelde fra 2020, så betyr det at 2. halvår 2019 må gjøres noen avklaringer og forberedelser tilknyttet pensjonsordningene i forkant av endelig sammenslåing. Som følge av dette legger prosjektleder frem denne saken hvor nødvendige beslutninger må tas. Prosjektleder innleder på saken i møtet. Saksutredning: I forbindelse med etablering av Senja kommune må de fire kommunenes pensjonsavtaler med KLP overføres til Senja kommune. Siden det her er snakk om en sammenslåing som skal gjelde fra 2020, så betyr det at det 2. halvår 2019 må gjøres noen avklaringer og forberedelser i forkant av endelig sammenslåing. KLP vil bistå Senja2020 i denne prosessen og vil sørge for den praktiske gjennomføringen når det gjelder overføring av dagens avtaler til en ny sammenslått avtale. Nedenfor følger en oversikt over de avklaringer som er nødvendige å gjøre: 1. Hva må gjøres før KLP slår sammen avtalene? - Nye avtaler for de sammenslåtte kommunene må være på plass - Kommunene må være helt à jour med lønnsrapportering for siste kvartal - Kommunene må rydde i registrene i forkant, samt ta en medlemskontroll (dette gjøres av lønn/personal) - KLP vil bistå ved første rapportering av medlemsdata i overgangsperioden til ny avtale 2. Hvilke økonomiske avklaringer må gjøres? - GKRS beregninger (aktuar vil lage prognoser for premie og kostnad for den nye kommunen) - Porteføljetype må avklares for å beslutte hvilken risiko Senja kommune ønsker å ta i forvaltningen av pensjonsmidlene. - Amortisering av premieavvik (de fleste kommuner har 7 års amortisering mens noen har 1 år, her må det velges en felles løsning for den nye kommunen) - Finansiering av AFP 62-64 år (skal det velges 100% utjevning, 50% utjevning/50% selvrisiko eller 100% selvrisiko. En felles løsning for den nye kommunen må velges) - Folkevalgtes pensjonsordning (dersom kommunen har valgt å innmelde folkevalgte i fellesordningen vil dette gå som normalt, lukket pensjonsordning for folkevalgte vil bli fusjonert og løper videre som en lukket ordning)
- Reguleringspremie (skal det faktureres årlig eller kvartalsvis, noen kommuner har valgt kvartalsvis mens de aller fleste har årlig fakturering, denne faktureres da på 3. kvartal) - Premiefond (alle tilbakeføringer av overskudd fra KLP skjer til premiefondet. De fleste kommuner har åpent premiefond, noe som betyr at KLP automatisk trekker av premiefondet til pensjonspremie, noen kommuner har lukket fond, som betyr at de selv gir beskjed om det skal trekkes av premiefondet, når det skal trekkes og hvor mye) 3. Når vil sammenslåing av avtalene bli gjennomført? - Fysisk sammenslåing av avtalene vil bli gjennomført med fusjonsdato 01.01.2020 - Det skal ikke foretas utmeldinger av ansatte i noen av kommunene (p.g.a. fusjon fra gammel avtale), de skal flyttes i KLPs systemer - Normal rapportering av endringer og utmeldinger i.f.t. at noen slutter e.l. skal fortsatt gjøres av kommunen 4. Informasjon til medlemmer (ansatte i kommunene) - Det er mulig å sende ut overføringsskriv når fusjonen gjennomføres. - Kommunen kan selv velge om KLP skal sende ut informasjon Blant det som er beskrevet ovenfor er det under punkt 2. økonomiske avklaringer prosjektleder ber Fellesnemnda fatte vedtak. Vurdering: KLP tilbyr forvaltning i tre ulike underporteføljer av kollektivporteføljen. Valg av portefølje vil normalt baseres på kundens reserver/disposisjonsfond (bufferkapital), og hvor stor risiko den enkelte kunde ønsker å ta i kapitalforvaltningen. Kunder som ikke gjør aktive valg blir automatisk plassert i «balansert» portefølje. Ca 95 % av alle kundene i KLP er plassert i balansert portefølje. Dersom det er ønskelig med lavere risiko enn i balansert portefølje, så tilbyr KLP en «moderat» portefølje hvor aksjeandelen er 5-10 % lavere, noe som gir lavere rentegarantipremie og mindre resultatvariasjoner fra år til år. En «offensiv» portefølje vil ha ca 5-10 % høyere aksjeandel og passer best for kunder med høy bufferkapital. Denne porteføljen medfører høyere rentegarantipremie og større resultatvariasjoner fra år til år. Prosjektleder vil ikke anbefale å gå for en offensiv porteføljeforvaltning fordi det er for stor risiko knyttet til dette, samtidig tilsier den nye kommunens reserver og den økonomiske situasjonen at dette ikke er mulig. Ut fra en helhetlig vurdering vedrørende bufferkapital og risiko ser prosjektleder at Senja kommune ikke har økonomiske muskler til å ta risiko i forvaltning av pensjonsmidlene. Av den grunn bør kanskje moderat portefølje velges. På den annen side så vil mulighetene for avkastning være betydelig lavere ved en slik portefølje. 95 % av alle kommunene tilsluttet KLP har pr i dag balansert portefølje hvor mulighetene for avkastning på pensjonsmidlene er høyere enn ved moderat portefølje. Den nye kommunen har høy gjeld og vil ha en stram økonomi. Prosjektleder vurderer det alikevel slik at Senja kommune i utgangspunktet ikke vil skille seg nevneverdig ut fra andre kommuner og at kommunen av den grunn burde kunne ta samme risiko som andre kommuner. Prosjektleder foreslår derfor at man velger en forvaltning basert på balansert portefølje.
Amortisering (fordeling) av premieavvik må derfor velges for den nye kommunen. Alle kommunene har for 2019 vedtatt 7 års amortisering for fremtidige premieavvik. Den nye kommunen kan velge å fordele fremtidige premieavvik over 7 år eller ta hele utgiften i et år. De fire kommunene har i dag så store premieavvik i budsjettene at prosjektleder ser at det ikke er mulig å gå over til å ta denne utgiften på 1 år på nåværende tidspunkt. Prosjektleder anbefaler derfor at amortisering settes til 7 år (max tillatt i forhold til lovverk). Når det gjelder finansiering av tidligpensjon (AFP) så viser KLP til tre ulike typer av finansiering: a) Selvrisiko- All tidligpensjon knyttet til egne ansatte dekkes av arbeidsgiver selv, selvrisiko krever likviditet da engangspremiene kan bli store. b) 100 % utjevning- Alle tidligpensjonskostnader belastes et eget utjevningsfellesskap. Arbeidsgiver faktureres en prosentvis premie til utjevningsfellesskapet hvert kvartal. c) 50 % utjevning og 50 % selvrisiko en kombinasjon av alternativ 1 og 2 ovenfor. Tidligpensjon finansieres dels gjennom deltakelse i utjevningsfellesskapene og dels gjennom selvrisiko. Ved valg av finansieringsløsning i forhold til AFP bør man ta hensyn til om tariffavtaler er til hinder for valget. Så langt prosjektleder vurderer det, så vil det for Senja kommune ikke være noen begrensninger for valg av finansieringsløsning. Pr i dag har de fire kommunene et begrenset uttak av AFP, mindre enn i andre kommuner og det vil derfor som et utgangspunkt være best å velge selvrisiko. Det betyr at kommunen betaler de faktiske kostnadene til AFP og ikke er med på en utjevningsordning mellom kommunene. Lenvik har denne løsningen i dag og prosjektleder anbefaler at Senja kommune velger denne løsningen. Hvis det skulle vise seg at uttak av AFP øker så kan man velge å gå inn i utjevningsløsningen på et senere tidspunkt. Kommuner og fylkeskommuner har mulighet til å ha pensjonsordning for sine folkevalgte som i stor grad tilsvarer den pensjonsordningen som stortingsrepresentanter og regjeringsmedlemmer har. Kommunen må velge mellom å tilby de folkevalgte opptak i den nye tjenestepensjonsordningen for folkevalgte, eller innlemme de folkevalgte i den ordinære tjenestepensjonsordningen for øvrige ansatte (TPO). I dag har de fire kommunene innlemmet de folkevalgte i tjenesteordningen for de ansatte og prosjektleder anbefaler at man viderefører dette i Senja kommune. Bruk av premiefond er valgfritt og kunden bestemmer selv om midler på premiefond automatisk avregnes mot faktura av KLP (åpent premiefond) eller om det skal låses slik at Senja kommune aktivt styrer bruken av fondet (lukket premiefond). Prosjektleder mener at det bør være opp til kommunen selv å bestemme bruken av premiefondet på samme måte som det gjøres i dag i blant annet Lenvik kommune. Premiefondet har bare en likviditetsmessig betydning. Prosjektleder anbefaler at man for Senja kommune har en lukket premiefondsordning. Forslag til vedtak: 1. Fellesnemnda tar sak vedrørende pensjonsavtale for Senja kommune til etterretning 2. Fellesnemnda vedtar at forvaltning i KLP baserer seg på balansert portefølje. 3. Fellesnemnda vedtar 100 % selvrisiko ved finansiering av tidligpensjon (AFP). 4. Fellesnemda vedtar at Senja kommune selv styrer bruken av premiefondet for alle ordninger i Klp (lukket ordning). 5. Fellesnemnda vedtar amortisering av premieavvik for alle ordninger i Klp på 7 år.