NTNU LØF 2010 Kurs grunnleggende regnskap, prosjekt og merverdiavgift for lokal prosjektstøtte 2. april 2009 Jens Even Storhov *connectedthinking pwc
Agenda Tidspunkt Tema 12.00 12.45 Innledning Formål og betydning av regnskapet Generelt om regnskap Noen sentrale lover og instrukser Hva er et prosjekt? 13.00 13.45 Merverdiavgift ved NTNU Begreper og definisjoner Oppdrags- og bidragsprosjekter / Omsetningsvilkåret Merverdiavgift på prosjekt inntekter Fradragsrett for inngående merverdiavgift 14.00 15.15 (inkl pause) Merverdiavgift ved NTNU - forts Oppgaver Oppsummering Slide 2
Generelt om regnskap En definisjon. Formålet med finansiell rapportering er å fremskaffe informasjon om en virksomhets finansielle stilling, og endringer i finansiell styrke til et bredt spekter av brukere, for å gjøre dem i stand til å ta fornuftige og velbegrunnede økonomiske beslutninger IASB s: Framework for the Preparation and Presentation of Financial Statements Slide 3
Generelt om regnskap Regnskapet er en del av virksomhetens årsrapport. Regnskapet består av: Resultatregnskap Balanse Noter Slide 4
Resultat Slide 5
Balanse Slide 6
Generelt om regnskap Formål med regnskapet: Gi økonomisk informasjon om virksomheten Grunnlag for rapportering til ulike brukere - Ledelsen ved NTNU (sentraladm, fakultet, institutt) - Prosjektledere og andre ledere og beslutningstakere ved enheten - Departementene og andre finansieringskilder - Media - Skatte- og avgiftsmyndigheter Et styringsinstrument for ledelsen. Regnskapsrapporter er et viktig verktøy for evaluering av måloppnåelse, og iverksettelse av ulike tiltak Slide 7
Generelt om regnskap Det er viktig med kvalitet i prosessene som sikrer et riktig regnskap Eventuelle feil i regnskapet vil gi feil informasjon til brukerne, og kan medføre bl.a: - Feil beslutninger i ledelsen - Feil i utbetaling av lønn og refusjoner - Feil i rapportering og betaling av skatter og avgifter til myndighetene - Skatte- og avgiftskrav fra myndighetene Slide 8
Forutsetninger for effektiv økonomisk styring Klart mandat og klare roller for økonomifunksjon Effektiv virksomhetsstyring og kontroll Rett kompetanse og tilstrekkelig kapasitet Effektiv økonomifunksjon Effektive prosesser og prosedyrer Effektiv bruk av ITsystemer Effektiv rapportering Slide 9
Effektiv kontroll i forretningsprosessene gir kvalitet i finansiell rapportering Virksomhetsstyring Internkontroll i forretningsprosesser Finansiell rapportering Lønn og personal Prosjekter (inkl fakturering av inntekter) Bestilling til betaling Transaksjoner Årsregnskap Delårsregnskap Styrerapporter Driftsrapporter Periodeavslutning Operasjonell risiko Risiko i finansiell rapportering Slide 10
Generelt om regnskap Kontoplan Norsk standard for kontoplaner finnes (NS 4102) NTNU s kontoplan utarbeidet med bakgrunn i NS NTNU s kontoplan ligger på Økonomiportalen Slide 11
Generelt om regnskap Kontoplanen er inndelt i 8 klasser 1. Eiendeler (balanse) 2. Egenkapital og gjeld (balanse) 3. Salgs og driftsinntekt (resultat) 4. Investeringer og påkostninger (resultat) 5. Kostnader for arbeidskraft (resultat) 6. Andre driftskostnader (resultat) 7. Andre driftskostnader (resultat) 8. Finansinntekter/kostnader og ekstraord inntekter/kostnader (resultat) 9. Interne transaksjoner (resultat) Alle konti henføres til en linje i NTNU s offisielle regnskap, ref neste side Slide 12
Generelt om regnskap Alle konti henføres til en linje i årsregnskapet Slide 13
Agenda Tidspunkt Tema 12.00 12.45 Innledning Formål og betydning av regnskapet Generelt om regnskap Noen sentrale lover og instrukser Hva er et prosjekt? 13.00 13.45 Merverdiavgift ved NTNU Begreper og definisjoner Oppdrags- og bidragsprosjekter / Omsetningsvilkåret Merverdiavgift på prosjekt inntekter Fradragsrett for inngående merverdiavgift 14.00 15.15 (inkl pause) Merverdiavgift ved NTNU - forts Oppgaver Oppsummering Slide 14
Lover og instrukser Et utvalg Eksterne bestemmelser Regnskapsloven Rapporteringskrav i Regnskapsmalen (fra dep) Bokføringsloven Merverdiavgiftsloven (ref eget punkt på agendaen) Økonomireglement for staten (ØR), fastsatt ved kronprinsregentens resolusjon 12.12.03. Bestemmelser om økonomistyring i staten, fastsatt av FD 12.12.03. Rundskriv, reglement og pålegg for øvrig fra KD som gjelder økonomiforvaltningen Slide 15
Lover og instrukser Interne ved NTNU Hovedregler for økonomiforvaltningen ved NTNU (fastsatt av styret, oppdatert november 2008) Instruks for økonomiforvaltningen ved NTNU (fastsatt av rektor) Delinstruks for bruk av kredittkort med firmaansvar Delinstruks for merverdiavgift ved NTNU m.m Alle disse interne regler/instrukser finnes i Økonomiportalen Slide 16
Agenda Tidspunkt Tema 12.00 12.45 Innledning Formål og betydning av regnskapet Generelt om regnskap Noen sentrale lover og instrukser Hva er et prosjekt? 13.00 13.45 Merverdiavgift ved NTNU Begreper og definisjoner Oppdrags- og bidragsprosjekter / Omsetningsvilkåret Merverdiavgift på prosjekt inntekter Fradragsrett for inngående merverdiavgift 14.00 15.15 (inkl pause) Merverdiavgift ved NTNU - forts Oppgaver Oppsummering Slide 17
Hva er et prosjekt? Generell definisjon på prosjekt - er en engangsoppgave / aktivitet (i motsetning til ordinære driftsoppgaver). NB - Prosjekt er knyttet til en aktivitet og ikke til person. En aktivitet er ofte konkretisert i form av en avtale / kontrakt - krever forskjellige typer ressurser - er begrenset i tid - skal lede fram til et bestemt resultat Slide 18
Prosjektbegrepet relatert til ulike finansieringskilder ved NTNU Eksterne oppdragsgivere og bidragsytere Forskningsrådet (BOA) Statlig grunnbevilgning (BFV) Strategi- og omstillingsprosjekter Rammebevilgning Strategi- og omstillingsmidler Bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter Ramme/drift Driftsregnskap Prosjekter Registreres i Maconomy Prosjekter kun ved behov for oppfølging av enkeltaktiviteter Registreres i OF Prosjekter Registreres i OF Slide 19
Hva er et prosjekt? Eks 1 Forskningsprosjekt finansiert av Norges Forskningsråd. Dette opprettes som prosjekt i Maconomy (når tilsagn foreligger). Det er aktivitet / innhold i søknaden som er avgjørende ikke hvem som utfører arbeidet Eks 2 a) Dr.ing stipendiat som er finansiert med eksterne midler fra Statoil (bidrag) Dette opprettes som prosjekt i Maconomy b) Samme dr.ing stipendiat utfører/deltar i forskningsoppdrag som skal faktureres Sintef. Dette opprettes som et annet prosjekt i Maconomy fordi det anses som en annen aktivitet. Dvs at det ikke er en del av avtalen med Statoil Slide 20
Oppdrags- og bidragsprosjekter / Omsetningsbegrepet Innenfor BOA-virksomheten er det viktig å skille mellom oppdrags- og bidragsprosjekter Det gamle EFV regelverket hadde en direkte link mellom definisjonen på oppdrags- og bidragsprosjekter om omsetningsbegrepet i merverdiavgiftsloven. Dette er ikke så tydelig i det nye BOAregelverket, men for praktiske formål er det liten endring i forhold til tidligere Hvis omsetningsvilkåret er oppfylt, så foreligger et oppdragsprosjekt Hvis omsetningsvilkåret ikke er oppfylt, så foreligger et bidragsprosjekt Nærmere avklaring vedrørende omsetningsvilkåret og dermed skillet mellom oppdrags- og bidragsprosjekter kommer under merverdiavgift i neste kapittel Slide 21
Agenda Tidspunkt Tema 12.00 12.45 Innledning Formål og betydning av regnskapet Generelt om regnskap Økonomiportalen Noen sentrale lover og instrukser Hva er et prosjekt? 13.00 13.45 Merverdiavgift ved NTNU Begreper og definisjoner Oppdrags- og bidragsprosjekter / Omsetningsvilkåret Merverdiavgift på prosjekt inntekter Fradragsrett for inngående merverdiavgift 14.00 15.15 (inkl pause) Merverdiavgift ved NTNU - forts Oppgaver Oppsummering Slide 22
Hva er mva-pliktig på NTNU? Det aller meste av NTNUs virksomhet er ikke omfattet av mvabestemmelsene. Deler av NTNU s virksomhet omfattes dog, herunder: Deler av oppdragsvirksomheten er mva-pliktig (f.eks forskningstjenester, enkelte konferanser m.m.) Deler av de tjenester teknisk avdeling utfører for eksterne kunder er mvapliktige Utleie av bygg (administreres av teknisk avdeling i henhold til særskilt frivillig registrering) Salg fra Museumsbutikken på Vitenskapsmuseet Telesentralen (sameie med Sintef) Andre tilfeldige inntekter som omfattes av mva-loven NB! Undervisningstjenester faller utenfor mva-loven (mva-fritt) Slide 23
Merverdiavgift - begreper KOSTNAD Innkjøp kr 100,- (inngående faktura) Merverdiavgift 25,- (inngående mva) Sum kr 125,- INNTEKT Omsetning kr 160,- (utgående faktura) Merverdiavgift 40,- (utgående mva) Sum kr 200,- Innbetaling til skattemyndighetene: kr (40-25) = kr 15,- Slide 24
Omsetningsoppgave som sendes myndighetene hver termin (2-mnd terminer)
Merverdiavgift Egen side med informasjon om merverdiavgift på intranettet, under Økonomiportalen Egen delinstruks for merverdiavgiftsområdet Hver enhet ansvarlig for at mva-reglene praktiseres korrekt på eget område Regnskapstjenesten veileder og koordinerer dialog med myndighetene Slide 26
Merverdiavgift NTNU er på samme måte som næringsdrivende avgiftspliktig når de driver omsetning til andre Hva utløser mva? NTNU (Subjekt) Transaksjonen Omsetning? Objektet Hva omsettes? Finnes noe avgiftsfritak? Slide 27
Oppdrags- og bidragsprosjekter / Omsetningsbegrepet Begrepet omsetning defineres som: 1. Levering av varer mot vederlag 2. Ytelse av tjenester mot vederlag 3. Levering av vare/ytelse av tjeneste som helt eller delvis vederlag for mottatte varer eller tjenester Det stilles ikke krav om vederlagtes form, men vederlaget må ha økonomisk verdi. Vederlaget kan bestå av penger, varer, tjenester eller ethvert annet økonomisk gode. Slide 28
Oppdrags- og bidragsprosjekter / Omsetningsbegrepet Levering av varer/tjenester mot vederlag er omsetning, f.eks levering av forskningstjenester til ekstern kunde mot betaling Vanlig varesalg, f.eks salg av bøker mot betaling Oppdrag Tilskudd/finansiering uten krav på motytelse er IKKE omsetning, f.eks økonomisk tilskudd fra Forskningsrådet økonomisk tilskudd fra andre til bidragsforskning Bidrag Levering av vare/tjeneste uten krav på vederlag er IKKE omsetning f.eks ulike former for gave/støtte/bidrag Bidrag Slide 29
Nærmere om omsetning i forhold til merverdiavgift Hvis omsetningsvilkåret er oppfylt: Må finne ut om det finnes noen unntak fra avgiftsplikt Hvis omsetningsvilkåret IKKE er oppfylt Merverdiavgift skal IKKE beregnes Slide 30
Merverdiavgift på prosjektinntekter Slide 31
Mva på prosjektinntekter (utgående mva) Forskningstjenester Undervisningstjenester / kurs og konferanser Krav til innhold i salgsdokument Avgiftsgrunnlaget Slide 32
Mva på prosjektinntekter (utgående mva) Forskningstjenester Ikke noe unntak fra mva-plikt for forskningstjenester Ofte vanskelig å avgjøre hvorvidt omsetningsvilkåret er oppfylt Må bygge på tolkningsuttalelse fra Fin.dep av 15.06.2001 om forskningstjenester Helhetsvurdering med utgangspunkt i nevnte uttalelse Aktuelle vurderingstemaer - eiendomsrett til resultatene - restriksjoner mhp publisering av resultatene Eksempler - Finansiering fra Forskningsrådet hvor standardavtaler benyttes: Ikke omsetning - Prof II prosjekter? - Dr. ing prosjekter? Slide 33
Forskningstjenester eksempel 1 Staten Norges Forskningsråd NTNU Ingen omsetning Ingen omsetning (Basisbevilgninger, programmer,fouprosjekter) Slide 34
Forskningstjenester eksempel 2 Staten Norges Forskningsråd Bedrift NTNU Ingen omsetning Ingen omsetning (Basisbevilgninger, programmer,fouprosjekter) Omsetning og mva-plikt Slide 35
Forskningstjenester eksempel 3 Bedrift er kontraktspart med NFR, og prosjektkoordinator, Det MÅ framgå av avtalen mellom bedrift og NFR at NTNU er reell samarbeidspartner med ansvar for resultat og økonomi. Norges Forskningsråd NTNU Bedrift Bedrift og NTNU har felles ansvar overfor NFR, Mva beregnes IKKE på fakturaer fra NTNU til bedrift, forutsatt at nevnte forutsetninger er oppfylt. Ingen omsetning (Basisbevilgninger, programmer,fouprosjekter) Slide 36
Forskning - kontrakter Formuleringene i kontrakt avgjørende for merverdiavgiften Viktig å bruke de riktige formuleringene for å unngå misforståelser Oppdrag (dvs der det foreligger omsetning) Bidrag (dvs der det ikke foreligger omsetning) NTNU har standardkontrakter for oppdrag og bidrag, ref intranettet Slide 37
Mva på prosjektinntekter (utgående mva) Bokføringsforskriften kapittel 5 Et salgsdokument skal være nummerert, datert og angi: Navn og adresse til den næringsdrivende som leverer varen eller yter tjenesten. Organisasjonsnummer som er tildelt i henhold til lov av 3. juni 1994 nr. 15 om Enhetsregisteret etterfulgt av bokstavene MVA. Navn og adresse til den næringsdrivende som mottar varen eller tjenesten. En klar beskrivelse av varen eller tjenesten samt kvantum eller omfang av det som er levert eller ytet. Vederlaget for varen eller tjenesten. Stedet der varen er levert eller tjenesten ytet. Mva-beløpet må spesifiseres dersom mva er beregnet Slide 38
Avgiftsgrunnlaget Mva skal svares av vederlaget ( 18) - vederlaget = omkostninger + fortjeneste Inkluderer alle omkostninger ved oppfyllelse av avtalen (inkl reiseutlegg m.m.) smitteeffekten Omsetningsverdien legges til grunn Slide 39
Merverdiavgift på kostnader
Mva på kostnader (inngående mva) Vilkår for fradragsføring av inngående merverdiavgift (dokumentasjon m.m.) Import av varer Kostnader hvor det aldri er fradragsrett for inngående mva Krav til dokumentasjon Slide 41
Mva på kostnader (inngående mva) Vilkår for fradragsføring av inngående merverdiavgift Kostnaden må inneholde mva og den må være til bruk i en del av NTNU s virksomhet som faller inn under mva-loven. Det må foreligge salgsdokument (faktura) som tilfredsstiller kravene i bokføringsforskriften kap 5 (tidligere Forskrift om innhold av salgsdokumenter) Kostnaden må ikke være av en type hvor det aldri er fradragsrett for inngående mva (f.eks servering) Slide 42
Mva på kostnader (inngående mva) I hvilken del av virksomheten skal anskaffelsen benyttes? Gjelder fram til 30.06.2009 OPPDRAG Omsetning innenfor loven Omsetning av avg.pl. varer og tjenester Mva beregnes på inntektene Fritatt for mva etter 16 og 17 Ingen mva på inntektene BIDRAG Utenfor loven Varer og tjenester 5 Ingen mva på inntektene Eks: Forskning for eksterne kunder Avg.pl konferanser Eks: Salg av bøker Salg til utlandet Eks: Undervisning Fradrag for inngående mva Fradrag for inngående mva Ikke fradrag for inngående mva Slide 43
Mva på kostnader (inngående mva) I hvilken del av virksomheten skal anskaffelsen benyttes? Ny praksis fra 01.07.2009 ved at mange bidragsprosjekter også vil gi rett til fradrag for inngående mva. Nærmere info kommer Omsetning av avg.pl. varer og tjenester Mva beregnes på inntektene Eks: Forskning for eksterne (både oppdrag og mange bidrag) Avg.pl konferanser Virksomhet innenfor loven Fritatt for mva etter 16 og 17 Ingen mva på inntektene Eks: Salg av bøker Salg til utlandet Utenfor loven Varer og tjenester 5 Ingen mva på inntektene Eks: - Undervisning -Bidragsprosjekter som ikke er forskning Fradrag for inngående mva Fradrag for inngående mva Ikke fradrag for inngående mva Slide 44
Mva på kostnader (inngående mva) Fordeling av inngående mva på fellesanskaffelser Aktuelt når varer / tjenester anskaffes til bruk under ett for virksomhet innenfor loven og virksomhet utenfor loven Reguleres av mva-loven 23 og forskrift nr 18 Slide 45
Mva på kostnader (inngående mva) Fordeling av inngående mva på fellesanskaffelser Hovedregel: - Fordeling etter antatt bruk (F 1) Hjelperegler : - Fordeling etter omsetning (felles driftsutgifter) F 2 - Fordeling etter areal (oppføring og drift av bygninger) F 3 - Ta kontakt med regnskapstjenesten for praktisk gjennomføring Slide 46
Import Import av varer - Mva beregnes og betales i forbindelse med fortolling. Eventuell fradragsrett etter vanlige regler - Obs på krav til dokumentasjon (mva framgår ikke av faktura fra utenlandsk leverandør) Import av tjenester - Mva beregnes av KJØPER, etter reglene om Snudd avregning - De aktuelle tjenestene må være avgiftspliktige ved omsetning i Norge Slide 47
Varer / tjenester hvor det aldri er fradragsrett for inngående mva Ref mva-loven 22, jfr 14. De mest relevante er: - Serveringsutgifter - Representasjon - Gaver og utdeling i reklameformål - Kostnader vedr fast eiendom som skal dekke bolig- eller fritidsbehov Slide 48
Krav til dokumentasjon For å få fradrag må kravene i bokføringsforskriften kap 5 (tidligere Forskrift om innhold av salgsdokumenter) være oppfylt Hvis formelle krav til dokumentasjon ikke er oppfylt, kan inngående mva ikke fradragsføres Slide 49
Avgiftskoder Slide 50
Hjelpeskjema for avgiftsvurdering Eksempel på hjelpeskjema for mva-vurdering av inntekter Henvisning til mva-spørsmål i Maconomy Nei Foreligger omsetning, ref mva-loven 3? Skjer det levering av vare eller tjeneste mot vederlag? Ja Spørsmål 1, 1.1, 1,2 og 1.3 Ja Er omsetningen unntatt fra mva etter mva-lovens 5, herunder bl.a:? Undervisning Guidetjenester Offentlig myndighetsutøvelse Helsetjenester Finansielle tjenester Spørsmål 3 Nei Er omsetningen av varen/tjenesten av en art som er fritatt for mva, ref mva-loven 16 og 17 (selv om det ligger innenfor mva-loven) f.eks Eksport av varer og tjenester Nei Spørsmål 2 Salg av bøker i siste omsetningsledd Omsetning av tjenester til off. veg i siste omsetningsledd Ja Utenfor mva-loven Ikke utgående mva på inntekter Avgiftsfritt innenfor mva-loven Ikke utgående mva på inntekter Avgiftspliktig Utgående mva må beregnes med 25 % av inntektene Spørsmål 4 Slide 51
Konsekvenser av avgiftsplikt og rett til fradrag for inngående merverdiavgift Eksempel fra et forskningsprosjekt Sum inntekter: kr 1.000.000 Sum kostnader som inneholder mva: kr 300.000 ( inkl mva) Sum kostnader som ikke inneholder mva (inkl personal) kr 700.000 Overskudd kr 0 Vi skal nå vurdere konsekvenser på overskuddet av følgende 3 situasjoner a) Prosjektet er et bidragsprosjekt uten avgiftsberegning av inntekter og uten rett til fradrag for inngående mva på kostnader b) Prosjektet er et oppdragsprosjekt. Utgående mva må beregnes med 25 % i tillegg til inntektene på kr 1.000.000. Det er rett til fradrag for inngående mva på kostnadene som inneholder mva c) Prosjektet er et oppdragsprosjekt. Utgående mva beregnes med 25, men nå er avtalen formulert på en måte som innebærer at beløpet på kr 1.000.000 er inkl mva. Det er fortsatt rett til fradrag for inngående mva på kostnadene som inneholder mva Slide 52
Konsekvenser av avgiftsplikt og rett til fradrag for inngående merverdiavgift Eksempel fra et forskningsprosjekt a) Prosjektet er et bidragsprosjekt uten avgiftsberegning av inntekter og uten rett til fradrag for inngående mva på kostnader Sum inntekter: kr 1.000.000 Sum kostnader som inneholder mva: kr 300.000 ( inkl mva) Sum kostnader som ikke inneholder mva (inkl personal) kr 700.000 Overskudd kr 0 NB Etter 01.07.2009 vil det bli endring på dette Slide 53
Konsekvenser av avgiftsplikt og rett til fradrag for inngående merverdiavgift Eksempel fra et forskningsprosjekt b) Prosjektet er et oppdragsprosjekt. Utgående mva må beregnes med 25 % i tillegg til inntektene på kr 1.000.000. Det er rett til fradrag for inngående mva på kostnadene som inneholder mva Sum inntekter: kr 1.000.000 Sum kostnader som inneholder mva: kr 240.000 1) Sum kostnader som ikke inneholder mva (inkl personal) kr 700.000 Overskudd kr 60.000 1) Mva blir refundert og er dermed ikke en kostnad Slide 54
Konsekvenser av avgiftsplikt og rett til fradrag for inngående merverdiavgift Eksempel fra et forskningsprosjekt c) Prosjektet er et oppdragsprosjekt. Utgående mva beregnes med 25, men nå er avtalen formulert på en måte som innebærer at beløpet på kr 1.000.000 er inkl mva. Det er fortsatt rett til fradrag for inngående mva på kostnadene som inneholder mva Sum inntekter: kr 800.000 1) Sum kostnader som inneholder mva: kr 240.000 2) Sum kostnader som ikke inneholder mva (inkl personal) kr 700.000 Underskudd - kr 140.000 1) Det må innbetales kr 200.000 i utgående mva, og dette blir dermed ikke en del av inntektene som NTNU beholder 2) Mva blir refundert og dermed ikke en kostnad Slide 55
Oppsummering og avslutning Har vi lært noe? FLERE SPØRSMÅL? Slide 56