FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT ADMINISTRASJONENS SAKSUTREDNING, OPPFØLGING AV VEDTAK OG TILBAKEMELDING TIL POLITISK ORGAN HOLMESTRAND KOMMUNE

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT ADMINISTRASJONENS SAKSUTREDNING, OPPFØLGING AV VEDTAK OG TILBAKEMELDING TIL POLITISK ORGAN HOLMESTRAND KOMMUNE 2009 UTARBEIDET AV www.vestfoldevisjon.no

INNHOLDSFORTEGNELSE: 0. SAMMENDRAG... 3 1. INNLEDNING... 5 1.1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET... 5 1.2 AVGRENSNING... 5 1.3 HØRING... 5 2. FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER... 6 2.1 FORMÅL... 6 2.2 PROBLEMSTILLINGER... 6 3. METODEBRUK OG GJENNOMFØRING AV PROSJEKTET... 6 4. REVISJONSKRITERIER... 6 5. FAKTADEL... 7 5.1 BESKRIVELSE AV RUTINER FOR SAKSUTREDNING OG VEDTAKSOPPFØLGING... 7 5.2 REGLEMENT FOR FOLKEVALGTES INNSYNSRETT... 8 5.3 GJENNOMGANG AV BYSTYRESAKER... 8 5.3.1 Sak 007/08... 9 5.3.2 Sak 010/08... 10 5.3.3 Sak 038/08... 11 5.3.4 Sak 041/08... 13 5.3.5 Sak 064/08... 14 5.3.6 Sak 068/08... 16 5.3.7 Sak 072/08... 17 5.3.8 Sak 077/08... 18 5.3.9 Sak 080/08... 19 5.3.10 Sak 081/08... 21 5.3.11 Sak 011/09... 23 5.3.12 Sak 021/09... 24 5.3.13 Sak 026/09... 26 5.3.14 Sak 028/09... 27 5.3.15 Sak 037/09... 28 5.3.16 Sak 038/09... 29 5.3.17 Sak 046/09... 30 5.3.18 Rapportering av status på politiske saker... 31 5.4 SPØRREUNDERSØKELSE... 32 5.4.1 Generelt... 32 5.4.2 Administrasjonens definisjon av sin rolle før politiske vedtak fattes... 33 5.4.3 Administrasjonens definisjon av sin rolle etter at politiske vedtak er fattet... 34 5.4.4 Politikernes definisjon av administrasjonens rolle før politiske vedtak fattes... 35 5.4.5 Politikernes definisjon av administrasjonens rolle etter politiske vedtak fattes... 36 5.4.6 Politisk tillit til informasjon fra administrasjonen... 37 6. REVISORS VURDERINGER... 39 6.1 PROBLEMSTILLING I: ER SAKER SOM LEGGES FRAM FOR BYSTYRET TILSTREKKELIG UTREDET AV ADMINISTRASJONEN?... 39 6.2 PROBLEMSTILLING II: BLIR SAKSFREMSTILLINGER TIL BYSTYRET LAGT FREM PÅ EN FORSTÅELIG MÅTE?. 39 6.3 PROBLEMSTILLING III: ER VEDTAK KLARE OG KONTROLLERBARE?... 39 6.4 PROBLEMSTILLING IV: HAR ADMINISTRASJONEN ET SYSTEM FOR OPPFØLGING OG IVERKSETTING AV POLITISKE VEDTAK?... 39 6.5 PROBLEMSTILLING V: BLIR STATUS PÅ POLITISKE VEDTAK RAPPORTERT TIL BYSTYRET?... 40 7. REVISORS ANBEFALINGER... 41 8. REFERANSELISTE... 41 9. RÅDMANNENS UTTALELSE... 41 Utarbeidet av Side 2 av 42

0. SAMMENDRAG Formålet med prosjektet er å gi kunnskap om hvorvidt administrasjonens saksutredning, oppfølging av vedtak og tilbakemelding til politisk organ i kommune er tilfredsstillende og i tråd med aktuelt regelverk. I dette prosjektet er det gjennomført kontroll av et utvalg bystyresaker framlagt for behandling i 2008 og til og med tredje kvartal 2009. Revisor har gjennomgått og vurdert 33 bystyresaker og hatt samtaler med et utvalg saksbehandlere i kommunen. Revisjonen har også gjennomført anonyme spørreundersøkelser blant kommunens saksbehandlere og bystyremedlemmer. Resultatene fra undersøkelsen i kommune er blitt sammenlignet med en tilsvarende undersøkelse i kommune og en undersøkelse gjennomført i alle i Vest- og Aust-Agder. Revisor har utledet følgende 5 problemstillinger: I Er saker, som legges fram for bystyret, tilstrekkelig utredet av administrasjonen? Revisor vurderer at saker som administrasjonen legger fram for politisk behandling i hovedsak er forsvarlig utredet. Revisor har merknader til kun 3 saker under denne problemstillingen etter sin gjennomgang. Spørreundersøkelsen blant folkevalgte i kommune viser at tilliten til informasjonen som de mottar fra administrasjonen har et forbedringspotensiale. Flere av respondentene gir utrykk for at saker ofte ikke er tilstrekkelig utredet. II Blir saksfremstillinger til bystyret lagt frem på en forståelig måte? Revisor vurderer at saksfremstillingen av gjennomgåtte saker er forståelig. I gjennomgangen av sakene er det ingen saker som revisor har merknader til. Spørreundersøkelsen viser imidlertid et noe annet bilde, hvor flere av politikerne mener at saksfremstillingen ved enkelte tilfeller kan være vanskelig å forstå. Revisjonen stilte følgende spørsmål til politikerne; Hvor ofte synes du saksinformasjonen fra administrasjonen er vanskelig å forstå? Svært ofte, ofte, av og til, sjelden eller aldri. Av 16 tilbakemeldinger gav 31 % respondenter uttrykk for at de synes saksinformasjonen fra administrasjonen var vanskelig å forstå svært ofte/ofte, mens 44 % av respondentene mente at dette forekom av og til. Kun 25 % av respondentene svarte sjelden. III Er vedtak klare og kontrollerbare? Ved gjennomgang av bystyresakene for nevnte tidsrom har revisor vurdert vedtakene som klare og kontrollerbare i de fleste tilfellene. Revisor har imidlertid merknader til 5 av de kontrollerte sakene. Det ble stilt følgende spørsmål til politikerne. Hvor ofte opplever du at forslag til vedtak er klar utformet av administrasjonen? Svært ofte, ofte, av og til, sjelden eller Utarbeidet av Side 3 av 42

aldri. Av 16 tilbakemeldinger svarte hele 75 % av respondentene at forslag til vedtak var klart utformet ofte eller svært ofte. IV Har administrasjonen et system for oppfølging og iverksetting av politiske vedtak? Det foreligger ingen oppdaterte skriftlige rutiner for saksbehandling i kommune, og heller ingen rutine for vedtaksoppfølging. På kontrolltidspunktet mangler kommunen også system for overtagelse av pågående saker, for eksempel ved skifte av saksbehandler eller organisatoriske endringer. Ved gjennomgang av bystyresakene for nevnte tidsrom, har revisor vurdert administrasjonens oppfølging og iverksetting av bystyrets vedtak. Revisor har merknader til 15 av de 33 gjennomgåtte sakene. Merknadene er knyttet til følgende forhold: Det er i flere tilfeller iverksatt tiltak, hvor kostnader påløpte, uten at det var gjennomført kostnadsberegninger eller at det var foretatt budsjettmessig dekning, eksempel sak 038/08 under punkt 5.3.3 - Det er iverksatt vedlikehold, ombygging og nybygg uten at det foreligger budsjett. Det er påløpt kostnader i 2009. Manglende oppfølging av budsjettvedtak, eksempel sak 026/09 under punkt 5.3.14 Påløpte utgifter vedrørende prosjektet er blitt bokført i driftsregnskapet, og ikke i investeringsregnskapet som vedtatt av bystyret. Det manglet pålagte utredninger, eksempel er sak 011/09 under punkt 5.3.12 Vedtaket om kostnadsberegning av vindusskifte i Backergårdens 2. etasje er ikke gjennomført. Det manglet pålagte planer, eksempel sak 010/08 under punkt 5.3.2 Det er ikke utarbeidet planer for sikker overgang som forutsatt i vedtaket. Manglende oppfølging av kommunens garantiforpliktelser, eksempel sak 041/08 under punkt 5.3.4 Revisor kan imidlertid ikke finne dokumentasjon på at nevnte garantiforpliktelse under pkt. 5 er slettet. Garantiforpliktelsen var heller ikke oppført i note til kommunens regnskap for 2007. Det var manglende oppfølging av skriftlige avtaler, eksempel sak 021/09 under punkt 5.3.13 Revisor kan ikke se at det foreligger skriftlig avtale mellom tiltakshaver og kommunen. Det foreligger heller ikke noe skriftlig samtykke fra Småbåthavn DA som forutsatt i vedtaket. I spørreundersøkelsen som revisjonen har gjennomført blant politikere i kommune sier 38 % av respondentene seg helt enig eller i hovedsak enig om at administrasjonen lojalt iverksetter de vedtak som politikerne har fattet. Dette er vesentlig færre sammenlignet med andre hvor undersøkelsen er gjennomført ( kommune, i Vest- og Aust-Agder). I disse kommunene har i snitt over 70 % svart at de er helt enig eller i hovedsak enig. Utarbeidet av Side 4 av 42

V Blir status på politiske vedtak rapportert til bystyret? kommune har fram til nå ikke hatt noe oppfølgingssystem for implementering av bystyrets vedtak. Kommunen har heller ikke en generell tilbakerapportering til bystyret på status på politiske vedtak. Rapportering på status forekommer kun der hvor bystyret eksplisitt har vedtatt det. Blant de sakene revisor har vurdert er det 3 saker hvor det i vedtaket sies at bystyret skal få tilbakerapportering av status. I 1 av disse sakene kan ikke revisor finne dokumentasjon på at tilbakerapportering til bystyret har funnet sted. I intervjuer med saksbehandlere fikk revisor inntrykk av at det blir gitt en del muntlig rapportering i politiske møter. Denne rapporteringen blir imidlertid ikke dokumentert. Revisjonen har etter kontrollen fått opplyst om at det er utarbeidet et system for rapportering av status på vedtak på kommunens hjemmeside. 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn for prosjektet Generelt Gjennomføring av forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave i og fylkes, jf. Kommuneloven med forskrifter. Prosjektet Administrasjonens saksutredning, oppfølging av vedtak og tilbakemelding til politisk organ ble bestilt av kontrollutvalget i i møte den 27. august 2009. 1.2 Avgrensning I dette prosjektet er det gjennomført kontroll av et utvalg bystyresaker framlagt for behandling i 2008 og til og med tredje kvartal 2009. 1.3 Høring Rapporten har vært forelagt rådmannen til uttalelse. Rådmannens uttalelse, datert 15.01.10, er lagt inn i kapittel 9. Utarbeidet av Side 5 av 42

2. FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER 2.1 Formål Formålet med prosjektet er å gi kunnskap om hvorvidt administrasjonens saksutredning, oppfølging av vedtak og tilbakemelding til politisk organ i kommune er tilfredsstillende og i tråd med aktuelt regelverk. 2.2 Problemstillinger Med bakgrunn i kontrollutvalgets vedtak har revisor utledet følgende problemstillinger: I II Er saker som legges fram for bystyret tilstrekkelig utredet av administrasjonen? Blir saksfremstillinger til bystyret lagt frem på en forståelig måte? III Er vedtak klare og kontrollerbare? IV Har administrasjonen et system for oppfølging og iverksetting av politiske vedtak? V Blir status på politiske vedtak rapportert til bystyret? 3. METODEBRUK OG GJENNOMFØRING AV PROSJEKTET Revisjonen har blant annet foretatt: - Gjennomgang av politiske saker - Gjennomgang av interne rutiner, retningslinjer og maler - Dokumentanalyse - Intervju med saksbehandlere i kommune - Spørreundersøkelse blant saksbehandlere og politikere 4. REVISJONSKRITERIER Ifølge forskrift om revisjon av og fylkes av 15. juni 2004, skal det etableres revisjonskriterier i forvaltningsrevisjonsprosjekter. Revisjonskriterier er en samlebetegnelse for de krav og forventninger revisor bruker for å vurdere funn som undersøkelsen har avdekket. Dvs. revisjonskriterier er de krav revisor reviderer opp mot. Utarbeidet av Side 6 av 42

Nedenfor følger en oversikt over revisjonskriteriene som er brukt i dette prosjektet: Lov om og fylkes (kommuneloven). Lov 1992-09-25 nr. 107, kap. 4, 23, Pkt. 2; Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) Lov 1967-02-10 nr 00, kap. III Alminnelige regler om saksbehandlingen Forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovsforskriften) For 2006-12-15 nr 1456 Interne retningslinjer, rutiner og maler 5. FAKTADEL 5.1 Beskrivelse av rutiner for saksutredning og vedtaksoppfølging kommune benytter ACOS WebSak som system for elektronisk journalføring og arkivering av saker og dokumenter. Systemet brukes også til publisering av offentlig informasjon på kommunens hjemmeside (postjournal, saksfremlegg og lignende). ACOS WebSak benyttes til saksbehandling for alle politiske utvalg hvor kommunen er saksutreder, samt formannskapet og bystyret. Kommunen har utviklet en felles mal for saksfremlegg til politisk behandling. Systemet generer en oversikt over inn- og utgående dokumenter i mappen, og den legges inn i saksfremlegget. kommune har et fysisk arkiv, som per i dag ikke er fullt ut integrert, blant annet er ikke skolesaker integrert i arkivet. Det foreligger ingen oppdaterte skriftlige rutiner for saksbehandling i, og heller ingen rutine for vedtaksoppfølging. På kontrolltidspunktet mangler også system for overtagelse av pågående saker, for eksempel ved skifte av saksbehandler eller organisatoriske endringer. I ACOS WebSak blir det angitt status på saken; under behandling, avsluttet, ingen oppfølging, saken utgår og reservert. På kontrolltidspunket har kommunen ikke noen rutine for statusoppfølging. Utarbeidet av Side 7 av 42

Revisjonen er kjent med at kommunen har utarbeidet en manual for fullført saksbehandling, gjeldende fra 01.01.10, som dekker de ovennevnte manglene. Statusrapportering vedrørende bystyrevedtak ble innført fra desember 2009 på kommunens hjemmeside. 5.2 Reglement for folkevalgtes innsynsrett Kommuneloven 40 nr. 5 fastsetter at alle skal vedta et reglement om folkevalgtes innsynsrett i saksdokumenter. Departementet har til samme utarbeidet et veiledende normalreglement. Hvorav framgår blant annet at med saksfremstillingen skal følge en oversikt over alle dokumentene som er innsendt, innhentet eller utarbeidet i tilknytning til saken. kommunes gjeldende reglement for folkevalgtes innsynsrett ble vedtatt av bystyret 12. oktober 1994. 5.3 Gjennomgang av bystyresaker Revisjonen har foretatt en gjennomgang av 33 bystyresaker fra 2008 og til og med tredje kvartal 2009. Av disse har revisor ikke merknader til 16 saker. Revisjonen har gjennomført intervju med 9 saksbehandlere. Ved gjennomgang av saksmappene var det kun 15 % av mappene som var tilgjengelige og komplette ved oppstart. Resten av saksmappene var ikke komplett, ble levert senere, var på utlån eller manglet. Revisor vurderer at kommune har en utfordring med komplett arkiv og håndheving av politikernes innsynsrett, jfr. punkt 5.2. Nedenfor presenteres bystyresakene som revisjonen har merknader til. Disse sakene er vurdert opp mot problemstillingene som er nedfelt i prosjektet. Problemstilling V er kun vurdert i de saker hvor det er vedtak om rapportering til bystyret. Dette er gjort da revisjonen ikke kan se at kommune per i dag har et system for å rapportere status på vedtak til bystyret. Problemstilling V blir vurdert samlet under punkt 5.3.18. Utarbeidet av Side 8 av 42

5.3.1 Sak 007/08 Faktaopplysninger: Alle i Norge er nå pålagt et forsvarlig system for kvalitetsvurdering i skolen, dette er hjemlet i Opplæringsloven. Skoleeier står fritt til selv å utforme dette systemet under forutsetning av at det fylles kravet til forsvarlighet. Problemstilling I: Er saken som legges fram for bystyret tilstrekkelig utredet av administrasjonen? Revisor vurderer at saken er tilstrekkelig utredet. Problemstilling II: Blir saksfremstillingen til bystyret lagt frem på en forståelig måte? Revisor vurderer at saksfremstillingen legges frem på en forståelig måte. Problemstilling III: Er vedtaket klart og kontrollerbart? Utarbeidet av Side 9 av 42

Revisor vurderer vedtaket til å være klart og kontrollerbart. Problemstilling IV: Har administrasjonen et system for oppfølging og iverksetting av politisk vedtak? Sjekklisten forelå, men var ikke iverksatt, som forutsatt i vedtaket. Det forelå ikke beskrivelse av ansvarsforhold, prosess for oppfølging, dokumentasjon og vurdering av spesiell risiko som forutsatt i vedtak. 5.3.2 Sak 010/08 Faktaopplysninger: Reguleringsplan for Ramberg Nord, vedrørende gang- og sykkelvei mellom Olav Duunsvei og Ramberg Terrasse, er mer enn 10 år og gjelder derfor ikke som grunnlag for ekspropriasjon. Det var gjort en feil ved at huset i Olav Duunsvei 25 er tillatt bygd over der gang- og sykkelvei er regulert. Derfor må gang- og sykkelveien få en annen trasé forbi huset. Problemstilling I: Er saken som legges fram for bystyret tilstrekkelig utredet av administrasjonen? Utarbeidet av Side 10 av 42

Revisor vurderer at saken er tilstrekkelig utredet. Problemstilling II: Blir saksfremstillingen til bystyret lagt frem på en forståelig måte? Revisor vurderer at saksfremstillingen er forståelig. Problemstilling III: Er vedtaket klart og kontrollerbart? Revisor vurderer vedtaket som klart og kontrollerbart. Problemstilling IV: Har administrasjonen et system for oppfølging og iverksetting av politisk vedtak? Det er ikke utarbeidet planer for sikker overgang som forutsatt i vedtaket. Det foreligger tilsagn på trafikksikkerhetsmidler. 5.3.3 Sak 038/08 Faktaopplysninger: Formålet med boligsosialt arbeid er å motvirke bostedsløshet. Boligsosialt arbeid omfatter alt fra å fremskaffe boliger til å øke den enkeltes forutsetninger for å mestre en bo- og livssituasjon. Ansvaret er regulert i lov om sosiale tjenester. Utarbeidet av Side 11 av 42

Problemstilling I: Er saken som legges fram for bystyret tilstrekkelig utredet av administrasjonen? Revisor vurderer at saken ikke er tilstrekkelig utredet, da det ikke forligger økonomiske konsekvenser for prosjektet. Behovet for vedlikehold, rehabilitering og nybygg, er ikke utredet. Finansieringen mangler en totaloversikt når det gjelder kjøp, vedlikehold, rehabilitering og nybygg. Problemstilling II: Blir saksfremstillingen til bystyret lagt frem på en forståelig måte? Revisor vurderer at saksfremstilling er forståelig. Problemstilling III: Er vedtaket klart og kontrollerbart? Revisor vurderer vedtaket som klart, men ikke kontrollerbart, da vedtaket ikke inneholder økonomiske rammer. Det henvises til økonomiplan 2008-2011 hvor det kun er budsjettert med et begrenset beløp. Problemstilling IV: Har administrasjonen et system for oppfølging og iverksetting av politisk vedtak? Det foreligger oppfølging i egen orienteringssak til utvalget (HSO 013/09), men ingen dokumentert oppfølging til bystyret som forutsatt i vedtaket. Det er iverksatt vedlikehold, ombygging og nybygg uten at det foreligger budsjett. Det er påløpt kostnader i 2009. Problemstilling V: Blir status på politisk vedtak rapportert til bystyret? Det foreligger ikke dokumentasjon på at pålagt rapportering av status til bystyret er gjennomført, som forutsatt i vedtaket. Utarbeidet av Side 12 av 42

5.3.4 Sak 041/08 Faktaopplysninger: kommunes driftsregnskap for 2007 viser et regnskapsmessig mindreforbruk. Det er ikke udekket beløp i investeringsregnskapet. Fristen for å utarbeide årsberetningen er 31. mars. Dokumentet ble oversendt revisor 22. april 2008. Årsberetningen er basert på revidert regnskap per 15. april 2008. Problemstilling I: Er saken som legges fram for bystyret tilstrekkelig utredet av administrasjonen? Utarbeidet av Side 13 av 42

Revisor vurderer saken som tilstrekkelig utredet. Problemstilling II: Blir saksfremstillingen til bystyret lagt frem på en forståelig måte? Revisor vurderer saksfremstillingen som forståelig. Problemstilling III: Er vedtaket klart og kontrollerbart? Revisor vurderer vedtaket som klart og kontrollerbart. Problemstilling IV: Har administrasjonen et system for oppfølging og iverksetting av politisk vedtak? Det er kontrollert at disponering av overskuddet i driftsregnskapet for 2007 er gjennomført i henhold til vedtak. Revisor kan imidlertid ikke finne dokumentasjon på at nevnte garantiforpliktelse under pkt. 5 er slettet. Garantiforpliktelsen var heller ikke oppført i note til kommunens regnskap for 2007. 5.3.5 Sak 064/08 Faktaopplysninger: I Bystyrets behandling av Økonomiplan for 2009-2012, juni 2009, kom det i debatten fram synspunkter på at hele Backergården midlertidig burde tas i bruk til bibliotekformål for å bedre publikums tilgjengelighet for bibliotektjenester. Bystyret fattet Utarbeidet av Side 14 av 42

imidlertid ikke noe vedtak i saken. Enkeltpolitikere har også i ettertid bedt om en vurdering av denne saken. Problemstilling I: Er saken som legges fram for bystyret tilstrekkelig utredet av administrasjonen? Revisor vurderer saken som tilstrekkelig utredet. Problemstilling II: Blir saksfremstillingen til bystyret lagt frem på en forståelig måte? Revisor vurderer saksframstillingen som forståelig. Problemstilling III: Er vedtaket klart og kontrollerbart? Revisor vurderer vedtaket som klart og kontrollerbart. Problemstilling IV: Har administrasjonen et system for oppfølging og iverksetting av politisk vedtak? Det ikke er foretatt redegjørelse som viser forslag til løsning for universell utforming som forutsatt i vedtaket. Utarbeidet av Side 15 av 42

5.3.6 Sak 068/08 Faktaopplysninger: Nytt bofellesskap for funksjonshemmede i Roveveien er ferdigstilt. Bofellesskapet består av 8 leiligheter med to fellesareal. Beboerne er i hovedsak yngre funksjonshemmede som drar nytte av å disponere både egen bolig og fellesareal for sosial aktivitet. Bofellesskapet husleie er satt til kr 6 200,- eksklusiv strøm per enhet/måned. Problemstilling I: Er saken som legges fram for bystyret tilstrekkelig utredet av administrasjonen? Revisor vurderer saken som tilstrekkelig utredet. Problemstilling II: Blir saksfremstillingen til bystyret lagt frem på en forståelig måte? Revisor vurderer saksfremstillingen som forståelig. Problemstilling III: Er vedtaket klart og kontrollerbart? Utarbeidet av Side 16 av 42

Vedtaket er upresist. Det ikke finnes ikke noe fond som heter formannskapets disposisjonsfond i kommunens regnskap. Imidlertid er det en budsjettpost som er til formannskapets disposisjon. Problemstilling IV: Har administrasjonen et system for oppfølging og iverksetting av politisk vedtak? Revisor kan ikke se at det er foretatt utredning av juridiske forpliktelser. Det foreligger ikke en egen budsjettpost for 2009, men forutsettes dekket av midler til formannskapets disposisjon. 5.3.7 Sak 072/08 Faktaopplysninger: I forbindelse med etablering av privat barnehage i Kleivanveien i 1998, ble det gitt kommunal garanti for lån. Barnehagen utvider kapasiteten med 7 plasser og har i den forbindelse søkt nytt lån, hvor lånegiver krever 1. prioritets pant. Det vil si at opprinnelig lånegiver må vike for ny lånegiver, og at kommunen må godkjenne en prioritetsvikelse. Problemstilling I: Er saken som legges fram for bystyret tilstrekkelig utredet av administrasjonen? Revisor vurderer saken som tilstrekkelig utredet. Utarbeidet av Side 17 av 42

Problemstilling II: Blir saksfremstillingen til bystyret lagt frem på en forståelig måte? Revisor vurderer saksfremstillingen som forståelig. Problemstilling III: Er vedtaket klart og kontrollerbart? Revisor vurderer vedtaket som klart og kontrollerbart. Problemstilling IV: Har administrasjonen et system for oppfølging og iverksetting av politisk vedtak? kommunes garantiansvar er ikke registrert i note i regnskapet for 2008. 5.3.8 Sak 077/08 Faktaopplysninger: Saken gjelder bosetting av flyktningefamilie på 8 medlemmer, hvor familiefaren er bevegelseshemmet/rullestolbundet og har behov for tilpasset bolig. Utarbeidet av Side 18 av 42

Problemstilling I: Er saken som legges fram for bystyret tilstrekkelig utredet av administrasjonen? Revisor vurderer utredningen som mangelfull da notat vedrørende kostnadsoverslag manglet og finansiering ikke var avklart. Problemstilling II: Blir saksfremstillingen til bystyret lagt frem på en forståelig måte? Revisor vurderer saksfremstillingen som forståelig. Problemstilling III: Er vedtaket klart og kontrollerbart? Revisor vurderer vedtaket som klart og kontrollerbart. Problemstilling IV: Har administrasjonen et system for oppfølging og iverksetting av politisk vedtak? Forutsetningene i saken har blitt endret. Boligstiftelsen står ansvarlig for ombygging og tilhørende finansiering. kommune er leietaker. Revisor er av den oppfatning at saken burde ha blitt behandlet av bystyret på nytt. 5.3.9 Sak 080/08 Utarbeidet av Side 19 av 42

Faktaopplysninger: Rådmannen oppnevnte i 2007 et interimsstyre for Ødegårdbua. Styret fikk i oppdrag å komme med vurderinger i henhold til mandat. En foreløpig versjon av notatet ble framlagt til orientering for Kultur- og oppvekstutvalget. Interimsstyrets forslag følger vedlagt saken. Problemstilling I: Er saken som legges fram for bystyret tilstrekkelig utredet av administrasjonen? Revisor vurderer saken som tilstrekkelig utredet. Problemstilling II: Blir saksfremstillingen til bystyret lagt frem på en forståelig måte? Revisor vurderer saksfremstillingen som forståelig. Problemstilling III: Er vedtaket klart og kontrollerbart? Revisor vurderer vedtaket som klart og kontrollerbart. Problemstilling IV: Har administrasjonen et system for oppfølging og iverksetting av politisk vedtak? Utarbeidet av Side 20 av 42

Det er fremmet orienteringssak i utvalget for kultur og oppvekst den 20. oktober 2009. Det foreligger ikke utredning av alternative driftsformer og arbeidet er ikke fullført som forutsatt i vedtaket. 5.3.10 Sak 081/08 Faktaopplysninger: Det har vært arbeidet med et skisseprosjekt bestående av; læringssenter med skolebibliotek og auditorium, et servicesenter med kjøkken og kantine, og en flerbrukshall (aula og idrettshall), samt nødvendige servicearealer. Vestfold fylkeskommune og kommune har fullført drøftingene om en økonomiavtale. Problemstilling I: Er saken som legges fram for bystyret tilstrekkelig utredet av administrasjonen? Utarbeidet av Side 21 av 42

Revisor vurderer saken som tilstrekkelig utredet. Problemstilling II: Blir saksfremstillingen til bystyret lagt frem på en forståelig måte? Revisor vurderer saksfremstillingen som forståelig. Problemstilling III: Er vedtaket klart og kontrollerbart? Revisor vurderer vedtaket som klart og kontrollerbart. Problemstilling IV: Har administrasjonen et system for oppfølging og iverksetting av politisk vedtak? Saken er fulgt opp i bystyresak 041/09. Endring av størrelsen på hallen er ikke omtalt i saksutredningen, men er tatt hensyn til i den vedlagte avtalen. Økonomiavtalen med Vestfold fylkeskommune er behandlet og klar for signering. Saksmappen var ikke komplett, og selv om begge saker (081/08 og 041/09) hadde samme arkivnummer var ikke dokumentoversikten komplett. Bystyrets vedtak er ikke fulgt opp når det gjelder medfinansiering, drifts- og bygningsmessige konsekvenser. Utarbeidet av Side 22 av 42

5.3.11 Sak 011/09 Faktaopplysninger: Som en del av regjeringens krisepakke er kommune tildelt ekstraordinært vedlikeholdstilskudd. Midlene skal ikke finansiere planlagte prosjekter, men brukes på nødvendig vedlikehold av kommunale bygg, anlegg og veier. Administrasjonen vedlegger forslag til tiltak i prioritert rekkefølge. Utarbeidet av Side 23 av 42

Problemstilling I: Er saken som legges fram for bystyret tilstrekkelig utredet av administrasjonen? Revisor vurderer saken som tilstrekkelig utredet. Problemstilling II: Blir saksfremstillingen til bystyret lagt frem på en forståelig måte? Revisor vurderer at saksfremstillingen er forståelig. Problemstilling III: Er vedtaket klart og kontrollerbart? Revisor vurderer vedtaket som klart og kontrollerbart. Problemstilling IV: Har administrasjonen et system for oppfølging og iverksetting av politisk vedtak? Vedtaket om kostnadsberegning av vindusskifte i Backergårdens 2. etasje er ikke gjennomført. 5.3.12 Sak 021/09 Utarbeidet av Side 24 av 42

Faktaopplysninger: Det søkes som dispensasjon fra reguleringsplan for Krana Hakan, for plassering av en serveringslekter ved fiskebrygga. Tiltakshaver er Cool Cat Company, Drammen. Problemstilling I: Er saken som legges fram for bystyret tilstrekkelig utredet av administrasjonen? Revisor vurderer saken som tilstrekkelig utredet. Problemstilling II: Blir saksfremstillingen til bystyret lagt frem på en forståelig måte? Revisor vurderer saksfremlegget som forståelig. Problemstilling III: Er vedtaket klart og kontrollerbart? Revisor vurderer vedtaket som klart og kontrollerbart. Problemstilling IV: Har administrasjonen et system for oppfølging og iverksetting av politisk vedtak? Vedtaket er fulgt opp i utvalget i sak 078/2009, i henhold til delegasjonsreglement. Revisor kan ikke se at det foreligger skriftlig avtale mellom tiltakshaver og kommunen. Det foreligger heller ikke noe skriftlig samtykke fra Småbåthavn DA som forutsatt i vedtaket. Utarbeidet av Side 25 av 42

5.3.13 Sak 026/09 Faktaopplysninger: Saken gjelder regulering for Felleskjøpet som ble behandlet i Formannskapet i mars 2007. Problemstilling I: Er saken som legges fram for bystyret tilstrekkelig utredet av administrasjonen? Saksutredningen vurderes som utilstrekkelig, da kostnadsoverslaget burde vært kvalitetssikret. Problemstilling II: Blir saksfremstillingen til bystyret lagt frem på en forståelig måte? Revisorer vurderer saksfremstillingen som forståelig. Problemstilling III: Er vedtaket klart og kontrollerbart? Revisor vurderer vedtaket som klart og kontrollerbart. Utarbeidet av Side 26 av 42

Problemstilling IV: Har administrasjonen et system for oppfølging og iverksetting av politisk vedtak? Budsjettendringen er ikke foretatt. Påløpte utgifter vedrørende prosjektet er blitt bokført i driftsregnskapet, og ikke i investeringsregnskapet som vedtatt av bystyret. Det foreligger per i dag ingen avtale mellom kommune og Marine AS, forhandlinger pågår ennå. Eiendommen er ikke solgt. 5.3.14 Sak 028/09 Faktaopplysninger: I forbindelse med det store snøfallet i vinter er budsjettet for veivedlikehold brukt opp, og det søkes om kr 200 000 til sommervedlikehold. Problemstilling I: Er saken som legges fram for bystyret tilstrekkelig utredet av administrasjonen? Revisor vurderer saksbehandlingen som tilstrekkelig. Problemstilling II: Blir saksfremstillingen til bystyret lagt frem på en forståelig måte? Revisor vurderer saksfremstillingen som forståelig. Problemstilling III: Er vedtaket klart og kontrollerbart? Utarbeidet av Side 27 av 42

Revisor vurderer vedtaket som klart og kontrollerbart. Problemstilling IV: Har administrasjonen et system for oppfølging og iverksetting av politisk vedtak? Det er avvik mellom bystyrets vedtak (kr 200 000) og den senere gjennomførte budsjettendringen (kr 160 000). 5.3.15 Sak 037/09 Faktaopplysninger: Våleveien Produkter AS søker kommune om driftstilskudd i henhold til minstekrav i samarbeidsavtalen mellom NAV og Problemstilling I: Er saken som legges fram for bystyret tilstrekkelig utredet av administrasjonen? Revisor vurderer saken som tilstrekkelig utredet. Problemstilling II: Blir saksfremstillingen til bystyret lagt frem på en forståelig måte? Revisor vurderer saksfremstillingen som forståelig. Utarbeidet av Side 28 av 42

Problemstilling III: Er vedtaket klart og kontrollerbart? Revisor vurderer vedtaket som klart og kontrollerbart, men det angir ikke dekning/finansiering av tilskuddet. Problemstilling IV: Har administrasjonen et system for oppfølging og iverksetting av politisk vedtak? Tilskuddet er utbetalt i henhold til vedtak, men det er ikke foretatt noen budsjettjustering. 5.3.16 Sak 038/09 Faktaopplysninger: Det er fremmet ønske om omdisponering av ledige midler fra investeringsbudsjettet (renovering/oppgradering bygg, anlegg og utomhusarealer inkl. asfaltering for 2009) til innkjøp av ny traktor med klippeapparat og snøfreser. Problemstilling I: Er saken som legges fram for bystyret tilstrekkelig utredet av administrasjonen? Revisor vurderer saken som tilstrekkelig utredet. Utarbeidet av Side 29 av 42

Problemstilling II: Blir saksfremstillingen til bystyret lagt frem på en forståelig måte? Revisor vurderer saksfremstillingen som forståelig. Problemstilling III: Er vedtaket klart og kontrollerbart? Revisor vurderer vedtaket som kontrollerbart, men ikke klart. Det er kun ordet ikke som er endringen fra positiv innstilling til negativt vedtak. Dette kan lett føre til feil eller misforståelser. I denne saken endrer formannskapet innstillingen fra rådmannen, men vedtaket blir gjengitt feil i saksfremstillingen til bystyret. Problemstilling IV: Har administrasjonen et system for oppfølging og iverksetting av politisk vedtak? Oppfølging er gjennomført i henhold til vedtak. 5.3.17 Sak 046/09 Faktaopplysninger: Saken gjelder mottak av brukernes anrop på trygghetsalarmer og videreformidling til hjemmetjenesten i Utarbeidet av Side 30 av 42

Problemstilling I: Er saken som legges fram for bystyret tilstrekkelig utredet av administrasjonen? Revisor vurderer saken som tilstrekkelig utredet. Problemstilling II: Blir saksfremstillingen til bystyret lagt frem på en forståelig måte? Revisor vurderer saksfremstillingen som forståelig. Problemstilling III: Er vedtaket klart og kontrollerbart? Revisor vurderer vedtaket som klart og kontrollerbart. Problemstilling IV: Har administrasjonen et system for oppfølging og iverksetting av politisk vedtak? Endringen av månedskostnaden på trygghetsalarmer var ikke gjennomført i henhold til vedtak på kontrolltidspunktet. Overføringen av ansvar til hjemmetjenesten er gjennomført. 5.3.18 Rapportering av status på politiske saker kommune har ikke hatt noe oppfølgingssystem for implementering av bystyrets vedtak. Bystyret har ikke vedtatt et generelt krav om rapportering av status på sine vedtak. I 3 av de sakene som revisjonen har kontrollert er det i vedtaket bedt om tilbakerapportering til bystyret. I en av disse sakene kan ikke revisjonen finne dokumentasjon på at en slik rapportering har funnet sted. I ca. halvparten av de kontrollerte sakene er det mangler vedrørende oppfølging og/eller iverksetting. Utarbeidet av Side 31 av 42

Revisjonen vil derfor anbefale kommune om å etablere en form for tilbakerapportering til bystyret på status på politiske saker. I flere andre, bla. Horten og, er det etablert en slik rapportering. Nedenfor er det gjengitt et utdrag fra rapporteringen til kommunestyre i september 2009. Revisjonen er gjort kjent med at kommunen etter kontrollen har etablert et system for statusrapportering på vedtak på kommunens hjemmeside. 5.4 Spørreundersøkelse 5.4.1 Generelt Normalt anser vi at administrasjonens oppgave i en beslutningsprosess bør være å opptre faglig uavhengig og partipolitisk nøytral i den delen som foregår før en politisk beslutning fattes. Når et politisk vedtak er fattet skal administrasjonen derimot opptre lojalt mot vedtaket, og legge bort eventuelle faglige synspunkter. Dvs. at politiske vedtak skal gjennomføres slik som politikere ønsker det, selv om man faglig sett er uenig i vedtaket. Revisjonen har gjennomført anonyme spørreundersøkelser blant kommunens saksbehandlere og bystyremedlemmer. Det vi forsøker å måle ved disse undersøkelsene er å se om det finnes noen rådende sett av oppfatninger i administrasjonen av hva som er den korrekte måten å forholde seg overfor politikerne på. Videre ønsker vi å belyse hvordan politikerne selv oppfatter administrasjonens adferd. Temaene er de samme og er knyttet til hvordan administrasjonen opptrer før og etter at politiske vedtak fattes. Spørsmålsstillingene er, av naturlige årsaker, likevel forskjellige. Utarbeidet av Side 32 av 42

Resultatene fra spørreundersøkelsene i kommune er sammenlignet med tilsvarende spørreundersøkelser i kommune og. omfatter 30 i Aust- og Vest-Agder. Denne spørreundersøkelsen er gjennomført ved Det Samfunnsvitenskaplige Universitet (UiO). 5.4.2 Administrasjonens definisjon av sin rolle før politiske vedtak fattes Første del av denne analysen dreier seg om å se på hvordan administrasjonen definerer sin rolle i forhold til politikerne før et politisk vedtak fattes. Disse rolledefinisjonene forsøkes målt gjennom ti påstander man kunne si seg enig eller uenig i. Påstandene tar opp problemer knyttet til så vel hvor tett kontakt man har med politikerne før et vedtak og hvordan man ser på det å fremme all informasjon. Det ble sendt ut spørreskjema til 31 saksutredere i kommune, inklusive rådmannen. Revisjonen mottok 17 tilbakemeldinger, som tilvarer 55 % besvarelse. Svarene er innarbeidet i tabellen nedenunder. Jeg diskuterer alltid saker grundig med politikerne før jeg skriver et saksfremlegg. Jeg tilpasser alltid konklusjonen i en saksutredning til de signaler jeg får fra politikerne. Jeg anbefaler alltid den beste faglige løsningen i en sak, selv om jeg vet at det vil møte motstand hos politikerne. Det hender at jeg unnlater å presentere saksopplysninger som jeg vet enkelte politikere ikke liker. Jeg presenterer alltid alle relevante saksopplysninger selv om jeg vet at det vil minske sannsynligheten for at administrasjonens forslag blir vedtatt. I de saker det er konflikt mellom politiske grupper er jeg svært påpasselig med å ikke fremme informasjon som kan vanskeliggjøre mulighet for politisk kompromiss. Helt enig Enig Uenig Helt uenig Vet ikke 6 % - 47 % 47 % - - 10 % 40 % 50 % - 1 % 6 % 51 % 40 % 2 % 6 % - 38 % 56 % - - 10 % 40 % 50 % - 1 % 14 % 62 % 22 % 1 % 35 % 53 % 6 % - 6 % 50 % 50 % - - - 23 % 63 % 12 % 1 % 1 % - - 24 % 76 % - - - 20 % 80 % - 1 % 2 % 39 % 57 % 1 % 41 % 47 % 6 % - 6 % 80 % 20 % - - - 29 % 60 % 7 % 3 % 1 % - 6 % 41 % 47 % 6 % - 10 % 40 % 40 % 10 % 2 % 8 % 50 % 32 % 8 % Utarbeidet av Side 33 av 42

Hvis politikerne spør meg, argumenterer jeg gjerne for administrasjonens forslag til vedtak. Det er viktig å overtale politikerne til å fatte det vedtaket jeg mener er best. Jeg tar svært ofte kontakt med politikerne før et politisk møte for å høre hvor de står i en sak. Jeg arbeider ofte aktivt for å få et politisk flertall for det forslaget jeg mener er best. 31 % 69 % - - - 20 % 50 % 20 % - 10 % 24 % 62 % 8 % 2 % 4 % 7 % 27 % 33 % 27 % 7 % - 20 % 50 % 30 % - 7 % 35 % 43 % 11 % 4 % - 6 % 24 % 70 % - - - 40 % 60 % - 1 % 5 % 46 % 45 % 3 % 6 % - 41 % 53 % - - - 40 % 60 % - 2 % 10 % 41 % 45 % 3 % Revisor mener å kunne fastslå av respondentenes tilbakemelding at de har en klar oppfatning av sin rolle vis à vis politikerne i tiden før et vedtak skal fattes. Det vises ved at andelen som benytter seg av vet ikke -kategorien er svært lav. Et annet trekk er at det er liten variasjon på de 10 påstandene, noe som videre antyder at man ikke bare har en ganske klar, men også stor grad en felles oppfatning av hvordan man skal opptre. Svarene fra respondentene i kommune skiller seg ikke vesentlig ut i fra resultatene fra kommune og. 5.4.3 Administrasjonens definisjon av sin rolle etter at politiske vedtak er fattet del av denne analysen dreier seg å se nærmere på hvordan administrasjonen definerer sin rolle i forhold til politikerne etter at et politisk vedtak er fattet. Disse rolledefinisjonene er forsøkt målt gjennom fire påstander man kunne si seg enig eller uenig i. Jeg forsøker aldri å endre innholdet i et politisk vedtak, selv om jeg er uenig i det. Jeg iverksetter politiske vedtak lojalt, selv om jeg er uenig i vedtaket. Helt enig Enig Uenig Helt uenig Vet ikke 76 % 12 % 6 % - 6 % 80 % 10 % 10 % - - 42 % 43 % 10 % 3 % 2 % 76 % 18 % 6 % - - 70 % 30 % - - - 50 % 47 % 2 % - 1 % Utarbeidet av Side 34 av 42

Jeg mener det er min plikt som fagperson å si klart fra til politikerne når de vedtar noe jeg mener er faglig uriktig eller dårlig. I enkelte tilfeller er det min plikt som fagperson å gå ut i media og kritisere et politisk vedtak. 12 % 35 % 29 % 12 % 12 % 40 % 40 % - 20 % - 43 % 50 % 5 % 1 % 2 % 6 % 6 % 6 % 76 % 6 % - - 30 % 50 % 20 % 2 % 10 % 36 % 48 % 5 % Revisor vurderer at respondentene i kommune bekrefter i hovedsak at de lojalt slutter seg opp om politisk fattede vedtak selv om de faglig kan være uenig i vedtaket. Dette tilsvarer i hovedsak responsen i kommune og. Det er imidlertid avvik mellom respondentene i kommune sammenlignet med kommune og i det tredje spørsmål hvor andel som svarer Uenig eller Helt uenig er høyere i 5.4.4 Politikernes definisjon av administrasjonens rolle før politiske vedtak fattes I denne del av analysen tar vi for oss politikernes oppfatning hvordan de selv ser på administrasjonens adferd. Temaene er de samme som ble stilt til administrasjonen, knyttet til hvordan administrasjonen opptrer før og etter politiske vedtak er fattet. Det ble utsendt spørreskjemaer til alle bystyrets medlemmer i, totalt 27 stykker. Av disse er 16 besvart, som tilsvarer 59 % besvarelse. I denne del av undersøkelsen framsatte revisjonen fem spørsmål som ønsket besvart med noe ulike svaralternativer. Analysen forsøkte å måle hvordan politikerne oppfatter hvordan administrasjonen opptrer i forhold til politikerne før politiske vedtak blir fattet. Hvor ofte føler du det slik at administrasjonen driver lobbyvirksomhet for å få igjennom et vedtak de ønsker seg? Hvor ofte opplever du det slik at administrasjonen går i allianse med enkelte politikere for å være sikre på at de får igjennom sitt forslag? Hvor ofte opplever du at administrasjonen danner en elite sammen med de mest sentrale politikerne? Svært ofte Ofte Av og til Sjelden Aldri - 12 % 50 % 19 % 19 % - - 18 % 55 % 27 % 2 % 9 % 27 % 46 % 15 % 6 % - 50 % 31 % 13 % - - 27 % 27 % 46 % 2 % 8 % 29 % 38 % 23 % 6 % 19 % 44 % 25 % 6 % - 9 % 19 % 36 % 36 % 7 % 15 % 30 % 33 % 15 % Utarbeidet av Side 35 av 42

Administrasjonen bryr seg lite om de signaler politikerne gir når de utarbeider sine saksforberedelser. Når administrasjonen har bestemt seg for noe er det umulig for oss politikere å endre det. Helt enig I hovedsak enig Verken enig eller uenig I hovedsak uenig Helt uenig - 31 % 31 % 38 % - - - 18 % 73 % 9 % 3 % 17 % 29 % 38 % 12 % - 25 % 19 % 31 % 25 % - - - 55 % 45 % 2 % 10 % 19 % 49 % 21 % Ved å se tilbake, var det en dominerende holdning blant respondentene i administrasjonen at man ikke burde tilpasse informasjon og konklusjoner til politiske forhold. Samtidig som respondentene hevdet at man måtte være tilbakeholdne med å opptre på en måte som kan oppfattes som deltakelse på den politiske arena. Dette er i hovedsak sammenfallende med svarene i kommune og. Revisjonen oppfatter at det er flere likheter i hvordan administrasjonen fremstiller seg selv, og hvordan politikerne oppfatter dem. Det kommer klart fram at de fleste mener at administrasjonen i liten grad driver politisk spill for å få gjennom sitt forslag til vedtak. Men flere av respondentene oppfatter at det av og til/ofte er det tett kontakt mellom administrasjonen og politikere før vedtak. Sammenlignet med kommune og har politikerne i kommune høyere andel av og til. Når det gjelder administrasjonens holdning i saksforberedelse mener nesten 1/3 av respondentene at administrasjonen i bryr seg lite om signalene fra politikerne, dette avviker noe i forhold til og vesentlig i forhold til kommune. 5.4.5 Politikernes definisjon av administrasjonens rolle etter politiske vedtak fattes iverksetting av vedtak På samme måte som ovenfor ble politikerne stilt spørsmål som retter seg inn mot politikernes oppfatning av administrasjonens atferd når politiske vedtak er fattet og skal iverksettes. Hvor ofte opplever du at administrasjonen trenerer saker de ikke liker? Svært ofte Ofte Av og til Sjelden Aldri 6 % 6 % 64 % 12 % 12 % - - 18 % 55 % 27 % 5 % 12 % 37 % 38 % 8 % Utarbeidet av Side 36 av 42

Hvor ofte opplever du at administrasjonen bevisst endrer innholdet i politiske vedtak når vedtaket skal iverksettes? Hvor ofte føler du at administrasjonen arbeider aktivt for å få omgjort politiske vedtak de ikke liker? Administrasjonen i vår kommune iverksetter lojalt de vedtak politikerne har fattet. - 7 % 20 % 60 % 13 % - - 9 % 27 % 64 % 2 % 4 % 19 % 47 % 29 % - - 43 % 43 % 14 % - - 27 % 27 % 46 % 2 % 8 % 26 % 46 % 18 % Helt enig I hovedsak enig Verken enig eller uenig I hovedsak uenig Helt uenig 6 % 32 % 56 % 6 % - 36 % 64 % - - - 11 % 60 % 21 % 7 % 1 % Resultatene viser at de fleste politikerne har tillit til at administrasjonen fungerer politisk lojalt når politiske vedtak er fattet. Likevel er det en tendens i svarene fra respondentene når det gjelder spørsmål om trenering og omgjøring av politiske saker, hvor kommune har vesentlig høyere andel på av og til sammenlignet med kommune og. Det er vesentlig færre i Holmestand kommune som er helt enig eller i hovedsak enig i at administrasjonen lojalt iverksetter politiske vedtak, sammenlignet med kommune og. 5.4.6 Politisk tillit til informasjon fra administrasjonen Å undersøke om informasjon og fagkunnskap bevisst benyttes for å få politikere til å gjøre noe de ellers ikke ville gjort, er mildt sagt vanskelig. Derfor har vi, i denne delen av undersøkelsen, valgt å fokusere på politikernes tillit til den informasjonen administrasjonen presenterer, og som i all hovedsak utgjør politikernes beslutningspremisser. For å måle denne tilliten stilles det syv spørsmål/påstander til lokalpolitikerne som alle omhandler den informasjonen de mottar fra administrasjonen. Hvor ofte synes du saksinformasjonen fra administrasjonen er vanskelig å forstå? Svært ofte Ofte Av og til Sjelden Aldri 6 % 25 % 44 % 25 % - - - 73 % 27 % - 3 % 12 % 42 % 40 % 2 % Utarbeidet av Side 37 av 42

Hvor ofte synes du administrasjonens saksforberedelse ikke er god nok? Hvor ofte opplever du at saker som fremlegges for bystyret ikke er tilstrekkelig utredet av administrasjonen? Hvor ofte føler du at administrasjonen skjuler viktig informasjon? Hvor ofte føler du at administrasjonen ikke presenterer all informasjon du trenger for å fatte gode vedtak? Hvor ofte opplever du at forslag til vedtak er klart utformet av administrasjonen? Hvor ofte opplever du at administrasjonen kun presenterer ett forslag til vedtak, selv om de vet at politikerne ønsker flere alternativer? 6 % 19 % 56 % 19 % - - - 73 % 18 % 9 % 4 % 14 % 46 % 36 % 1 % 6 % 12 % 50 % 32 % - - - - - - - - - - - - 6 % 44 % 44 % 6 % - - 18 % 55 % 27 % 4 % 10 % 31 % 43 % 12 % - 25 % 50 % 25 % - - - 64 % 36 % - 4 % 3 % 39 % 39 % 5 % 25 % 50 % 25 % - - - - - - - - - - - - 6 % 38 % 38 % 18 % - - 9 % 36 % 36 % 19 % 9 % 19 % 38 % 29 % 5 % Hvor ofte opplever du at administrasjonen argumenterer sterkt for ett forslag til vedtak i stedet for å presentere balansert informasjon om ulike sider av saken? Jeg stoler på den informasjonen administrasjonen gir oss. 6 % 44 % 32 % 18 % - - - 36 % 64 % - 8 % 23 % 40 % 27 % 2 % Helt enig I hovedsak enig Verken enig eller uenig I hovedsak uenig Helt uenig - 56 % 32 % 6 % 6 % 46 % 46 % 8 % - - 9 % 57 % 22 % 10 % 2 % I hovedsak stoler respondentene på informasjonene fra administrasjonen, som i stor grad er sammenfallende med kommune og. Det er imidlertid verdt å merke seg at et flertall av respondentene i flere av spørsmålene mener at saksinformasjonen er vanskelig Utarbeidet av Side 38 av 42

å forstå, ikke er tilstrekkelig utredet og at administrasjonen presenterer for få alternativer til vedtak. kommune har her en høyere andel på svært ofte og ofte enn kommune og. 6. REVISORS VURDERINGER 6.1 Problemstilling I: Er saker som legges fram for bystyret tilstrekkelig utredet av administrasjonen? Revisor har gjennomgått 33 av bystyresakene for perioden 2008 til oktober 2009, hvor revisor har sett på ulike type saker, samt gjennomført samtaler med saksutredere. Revisor vurderer saksbehandlingen som tilstrekkelig utredet i de aller fleste sakene, og det er kun 3 saker revisor har merknader til. Samlet vurdering er at saker som administrasjonen legger fram for politisk behandling i hovedsak anses som forsvarlig utredet. 6.2 Problemstilling II: Blir saksfremstillinger til bystyret lagt frem på en forståelig måte? Revisor vurderer at saksfremstillingen av gjennomgåtte saker er forståelig. I gjennomgangen av sakene er det ingen saker som revisor har merknader til. Spørreundersøkelsen viser imidlertid et noe annet bilde, da flere av politikerne mener at saksfremstillingen ved enkelte tilfeller kan være vanskelig å forstå. 6.3 Problemstilling III: Er vedtak klare og kontrollerbare? Ved gjennomgang av bystyresakene for nevnte tidsrom har revisor vurdert vedtakene som klare og kontrollerbare i de fleste tilfellene. Revisor har imidlertid merknader til 5 av de kontrollerte sakene. 6.4 Problemstilling IV: Har administrasjonen et system for oppfølging og iverksetting av politiske vedtak? Det foreligger ingen oppdaterte skriftlige rutiner for saksbehandling i kommune, og heller ingen rutine for vedtaksoppfølging. På kontrolltidspunktet mangler også system for overtagelse av pågående saker, for eksempel ved skifte av saksbehandler eller organisatoriske endringer. Utarbeidet av Side 39 av 42

Revisjonen er kjent med at kommunen har utarbeidet en manual for fullført saksbehandling, gjeldende fra 01.01.10, som dekker de ovennevnte manglene. Ved gjennomgang av bystyresakene for nevnte tidsrom, har revisor vurdert administrasjonens oppfølging og iverksetting av bystyrets vedtak. Revisor har merknader til 15 av de 33 gjennomgåtte sakene. Merknadene er knyttet til følgende forhold: Det er i flere tilfeller iverksatt tiltak, hvor kostnader påløpte, uten at det var gjennomført kostnadsberegninger eller at det var foretatt budsjettmessig dekning, eksempel sak 038/08 under punkt 5.3.3 - Det er iverksatt vedlikehold, ombygging og nybygg uten at det foreligger budsjett. Det er påløpt kostnader i 2009. Manglende oppfølging av budsjettvedtak, eksempel sak 026/09 under punkt 5.3.13 Påløpte utgifter vedrørende prosjektet er blitt bokført i driftsregnskapet, og ikke i investeringsregnskapet som vedtatt av bystyret. Det manglet pålagte utredninger, eksempel er sak 011/09 under punkt 5.3.11 Vedtaket om kostnadsberegning av vindusskifte i Backergårdens 2. etasje er ikke gjennomført. Det manglet pålagte planer, eksempel sak 010/08 under punkt 5.3.2 Det er ikke utarbeidet planer for sikker overgang som forutsatt i vedtaket. Manglende oppfølging av kommunens garantiforpliktelser, eksempel sak 041/08 under punkt 5.3.4 Revisor kan imidlertid ikke finne dokumentasjon på at nevnte garantiforpliktelse under pkt. 5 er slettet. Garantiforpliktelsen var heller ikke oppført i note til kommunens regnskap for 2007. Det var manglende oppfølging av skriftlige avtaler, eksempel sak 021/09 under punkt 5.3.12 Revisor kan ikke se at det foreligger skriftlig avtale mellom tiltakshaver og kommunen. Det foreligger heller ikke noe skriftlig samtykke fra Småbåthavn DA som forutsatt i vedtaket. 6.5 Problemstilling V: Blir status på politiske vedtak rapportert til bystyret? kommune har fram til nå ikke hatt noe oppfølgingssystem for implementering av bystyrets vedtak. Kommunen har heller ikke en generell tilbakerapportering til bystyret på status på politiske vedtak. Rapportering på status forekommer kun der hvor bystyret eksplisitt har vedtatt det. Blant de sakene revisor har vurdert er det 3 saker hvor det i vedtaket sies at bystyret skal få tilbakerapportering av status. I 1 av disse sakene kan ikke revisor finne dokumentasjon på at tilbakerapportering til bystyret har funnet sted. I intervjuer med saksbehandlere fikk revisor inntrykk av at det blir gitt en del muntlig rapportering i politiske møter. Denne rapporteringen blir imidlertid ikke dokumentert. Revisjonen er gjort kjent med at kommunen etter kontrollen har etablert et system for statusrapportering på vedtak på kommunens hjemmeside. Utarbeidet av Side 40 av 42