Reglement elektronisk kommunikasjon Styrende dokumenter Organisasjonsnivå: Fylkesrådmannen Område: Personal Dokumentnavn: Reglement elektronisk kommunikasjon Dokumenteier: Dokumentnr: Godkjent dato: Godkjent av: HR-seksjonen HR-xx Sist revidert:
Innholdsfortegnelse 1. Hvem kan tilstås tjenestetelefon/utgiftsgodtgjørelse/bredbånd 3 2. Hva slags ordning: 3 A. Tjenestetelefon med mobilt bredbånd B. Utgiftsgodtgjørelse C. Privat bredbånd 3. Avgjørelsesmyndighet 3 4. Økonomi 4 5. Opphør 4 6. Oppdatering av reglementet 4 Side Vedlegg: Avtale om elektronisk kommunikasjon 5 2
1. Hvem kan tilstås tjenestetelefon/utgiftsgodtgjørelse/bredbånd : Tjenestetelefon/utgiftsgodtgjørelse/bredbånd, jfr. pkt. 2 A,B,C nedenfor, kan tilstås ansatte/folkevalgte når arbeidsgiver, jfr. pkt. 3, vurderer det som nødvendig av hensyn til tjenesten. 2. Hva slags ordning: A: Tjenestetelefon med mobilt bredbånd Innen rammen av en beløpsgrense på p.t. kr. 4392,- pr. år kan ansatte/folkevalgte tilstås tjenestetelefon inkl. mobilt bredbånd med full utgiftsdekning. Dette da basert på et abonnement som inkl. datatrafikk inntil 5 Gb pr. mnd. Vestfold fylkeskommune står som eier både av mobiltelefon og abonnement, og det benyttes de til enhver tid gjeldende innkjøpsavtaler både mht. utstyr (mobiltelefon) og drift (abonnement). I særskilte tilfeller kan, innen samme beløpsgrense, tilstås et utvidet abonnement som inkl. datatrafikk uten begrensning. Arbeidsgiver v/respektive virksomhet/avdeling mottar og betaler fakturaene fra teleoperatør innen angitt beløpsgrense. Den ansatte/folkevalgte er imidlertid selv ansvarlig for å overholde nevnte beløpsgrense. Evt. påløpte utgifter ut over beløpsgrensen må refunderes av den ansatte/folkevalgte ved trekk i lønn/ godtgjørelse eller etter annen avtale som arbeidsgiver godkjenner. B: Utgiftsgodtgjørelse Som alternativ til tjenestetelefon etter pkt. 2 A kan i stedet tilstås en utgiftsgodtgjørelse på p.t. kr. 1800,- pr. år, med månedlig utbetaling. Dette alternativet forutsetter at den ansatte/folkevalgte selv eier både mobiltelefon og abonnement. C: Privat Bredbånd Ansatte/folkevalgte kan tilstås utgiftsgodtgjørelse for bruk av privat bredbånd med p.t. kr. 2400,- pr. år, med månedlig utbetaling. Ved tilståelse av tjenestetelefon/utgiftsgodtgjørelse/bredbånd i henhold til punkt 2 A,B,C, benyttes fastsatt avtaleskjema, jfr. vedlegg til reglementet. Ansatte/folkevalgte som er tilstått tjenestetelefon/utgiftsgodtgjørelse/bredbånd i henhold til punktene ovenfor, plikter å innrette seg etter de til enhver tid gjeldende regler for ordningen. For innberetning og beskatning av skattepliktig fordel legges til grunn de til enhver tid gjeldende regler gitt av skattemyndighetene. 3. Avgjørelsesmyndighet: Tjenestetelefon/utgiftsgodtgjørelse/bredbånd i henhold til reglementets pkt. 2 A,B,C, for ansatte i virksomhetene tilstås av respektive virksomhetsledere. For virksomhetslederne selv, og for ansatte i avdelingene i Fylkesadministrasjonen, godkjenner respektive direktører. For direktørene godkjenner fylkesrådmannen. Tjenestetelefon/utgiftsgodtgjørelse/bredbånd i henhold til reglementets pkt. 2 A,B,C, for folkevalgte tilstås av fylkesutvalget. 3
I særskilte tilfeller kan hhv fylkesrådmannen og fylkesutvalget godkjenne avvikende ordninger fra reglementet, for hhv ansatte og folkevalgte. 4. Økonomi: Arbeidsgivers utgifter knyttet til tjenestetelefon/utgiftsgodtgjørelse/bredbånd i henhold til foreliggende reglement forutsettes dekket innen respektive virksomheters/avdelingers egne budsjetter. 5. Opphør: Dersom en ansatt/folkevalgt som er tilstått tjenestetelefon/utgiftsgodtgjørelse/bredbånd i henhold til foreliggende reglement går over i en annen stilling/funksjon, eller stillingens/funksjonens oppgaver og innhold endres, skal arbeidsgiver vurdere vedkommendes behov for tjenestetelefon/utgiftsgodtgjørelse/bredbånd på nytt. Tilsvarende dersom vedkommende går ut i lønnet fravær av lengre varighet. Dersom en ansatt/folkevalgt slutter, eller går ut i ulønnet permisjon (med unntak for helt kortvarig permisjon), opphører ordningen med tjenestetelefon/utgiftsgodtgjørelse/bredbånd, og utlevert mobiltelefon og SIM-kort etter reglementets pkt. 2 A leveres tilbake umiddelbart. For øvrig skal arbeidsgiver løpende vurdere behovet for tjenestetelefon/utgiftsgodtgjørelse/ bredbånd, og kan, med 14 dagers varsel, si opp avtalen. 6. Oppdatering av reglementet: Fylkesrådmannen har fullmakt til å gjøre oppdateringer i reglementet på bakgrunn av endringer i lover, forskrifter, skatteregler, innkjøpsavtaler/rammeavtaler m.m. 4
Vedlegg Avtale om elektronisk kommunikasjon Mellom Vestfold fylkeskommune (heretter kalt arbeidsgiver) og..(heretter kalt ansatt / folkevalgt) inngås følgende avtale: Under henvisning til Reglement for elektronisk kommunikasjon i Vestfold fylkeskommune, pkt. 2, tilstås (sett kryss): tjenestetelefon/mobiltelefon med full utgiftsdekning (inkludert 3 SIM kort), samt mobilt bredbånd med en begrensing på inntil 5 Gb pr. mnd. For abonnementet samlet gjelder en beløpsgrense på p.t. kr. 4392,- pr.år. tjenestetelefon/mobiltelefon med full utgiftsdekning (inkludert 3 SIM kort), samt mobilt bredbånd uten begrensning (fri bruk). For abonnementet samlet gjelder en beløpsgrense på p.t. kr. 4392,- pr.år. utgiftsgodtgjørelse med p.t. kr. 1800,- pr. år for bruk av privat mobiltelefon i tjeneste for Vestfold fylkeskommune. utgiftsgodtgjørelse med p.t kr. 2400,- pr. år for bruk av privat bredbånd i tjeneste for Vestfold fylkeskommune. Startdato: For avtalen gjelder følgende vilkår: 1. For ordningen med full utgiftsdekning, står Vestfold fylkeskommune som eier av tjenestetelefon/mobiltelefon samt abonnement, og respektive virksomhet/avdeling mottar og betaler fakturaene fra teleoperatør. 2. Det fylkeskommunale abonnementet for tjenestetelefon/mobiltelefon er knyttet til tjenstlig behov. 3. Den ansatte/folkevalgte er selv ansvarlig for å overholde beløpsgrensene omtalt ovenfor. Evt. påløpte utgifter ut over beløpsgrensene må refunderes av den ansatte/folkevalgte ved trekk i lønn/godtgjørelse eller etter annen avtale som arbeidsgiver godkjenner. 4. For innberetning og beskatning av skattepliktig fordel legges til grunn de til enhver tid gjeldende regler gitt av skattemyndighetene. 5. Ansatt/folkevalgt plikter å innrette seg etter de til enhver tid gjeldende regler for ordningen. 6. Arbeidsgiver skal løpende vurdere ansattes/folkevalgtes behov for tjenestetelefon/ utgiftsgodtgjørelse/bredbånd, og kan, med 14 dagers varsel, si opp avtalen, jfr reglementets pkt. 5. 7. For øvrig vises til Reglement for elektronisk kommunikasjon i Vestfold fylkeskommune 5
Ansatt/folkevalgt har ved undertegning av denne avtalen akseptert de vilkår som gjelder for ordningen. Avtalen utarbeides i to eksemplarer, hvorav partene beholder ett hver. Sted / dato: For Vestfold fylkeskommune Ansatt/folkevalgt 6