Mandat for initiativ Tilhører prosjekt: A3, Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap / A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring Navn på initiativ: A3.16.6 Kvalitet (EQS) Leder for initiativ: Utfylt av (navn og rolle i programmet): Godkjent av Prosjekteier (dato): Valgt organisering av initiativ: Magnar Benjaminson Magnar Benjaminson (oppdragsansvarlig A3.16.6) Oppdrag Bakgrunnen for initiativet: Dette oppdraget tilhører delprosjekt Helhetlig virksomhetsstyring. Bakgrunn for oppdraget bygger på den beskrivelsen, og beskrivelsen for oppdrag A3.16.4 Internkontroll. Overordnet kan vi si at kvalitet handler helt enkelt om hva tjenestene våre skal inneholde. Norske kommuner har en rekke krav knyttet til både utøvelse av tjenester og drift. Vi har eksterne krav som lover og forskrifter, avtaler o.l., og interne krav som blir bestemt av politisk- og administrativ ledelse. Kvalitetsarbeidet skal sikre at vi leverer våre tjenester til riktig kvalitet, eksternt til våre innbyggere og internt til våre ansatte. I nye Kristiansand kommune skal kommunalområde for virksomhetsstyring, økonomi og eierskap ha fagansvaret for kvalitet. Arbeidet med å definere riktig kvalitet i tjenestene, og følge opp dette, vil imidlertid ligge til de ulike kommunal- og stabsområdene. Dette oppdraget skal levere rammen for et felles og helhetlig kvalitetssystem for den nye kommunen, noe som vil sikre en felles struktur for hele kommunen. Målet er å sikre at styrende dokumentasjon skal være lett tilgjengelig for ansatte og ledere, i riktig versjon og i riktig format.
1) Effektmål Effektmål beskriver en ønsket fremtidig situasjon som skal oppnås ved å gjennomføre initiativet. Er det noen av effektmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 1 Se mandat for A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring. 2) Resultatmål Resultatmål beskriver hva et prosjekt eller tiltak skal oppnå og er knyttet til resultatene og leveransene fra arbeidet. Er det noen av resultatmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 2 Oppdraget skal levere et helhetlig kvalitetssystem 3, som skal inneholde avviksbehandling, dokumentstyring og forbedringsforslag. Formålet med kvalitetssystemet skal være å drive kontinuerlig forbedring og dokumentere internkontrollen på disse områdene. Systemet skal ha en felles struktur og sektorovergripende innhold klart til oppstart av ny kommune. Oppdraget skal også levere en kvalitetshåndbok som beskriver dokumentproduksjon og behandling av avvik og forbedringsforslag. - Kvalitetssystem for nye Kristisand kommune (EQS er dataverktøyet) o Oppsett, struktur, menyer og maler (for de mest brukte dokumenttypene) o Overordnet styrende dokumentasjon som gjelder alle ansatte i kommunen, og de styrende dokumenter som for hvert kommunal- og stabsområde - Modul for håndtering av avvik og uønskede hendelser 1 Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda 30.01.2018. 2 Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda 30.01.2018. 3 I begrepet «helhetlig kvalitetssystem» legger vi at alle kommunens styrende dokumenter skal ha sin tilhørighet her. Det betyr også at Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap vil ha redaktørmyndighet i systemet og etablere en struktur og maler som de andre stabs- og kommunalområdene må følge. Det faglige innholdet lager stabs- og kommunalområdene selv, men det må skje innenfor de rammene som er etablert av Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap.
2.1 Omfang Hvilke leveranser/sluttprodukter skal initiativet levere? Oppdraget vil levere struktur og metode for dokumentstyring for styrende dokumenter, og håndtering av avvik og uønskede hendelser. Overordnede styrende dokumenter, som for eksempel håndbøker som gjelder alle ledere og ansatte i kommunen, må være klare og tilgjengelige i kvalitetssystemet fra 1.1.20. Oppdraget skal også levere en overordnet kvalitetshåndbok. Dette oppdraget skal samle styrende dokumenter fra hvert kommunalområde. Leveranse 4 : - Menyer for kvalitetssystemet - layout på startside (tre nivåer) o Kommune o Stabs- og Kommunalområde o Enhet/Virksomhet - Struktur for dokumenthåndtering o Bygge struktur/logikk i dokumentstyringen (dokumentkategorier og dokumenttyper) - Kvalitetshåndbok o Dokumentproduksjon og dokumentstyring o Avviksmelding- og behandling - Opplæringsplan 4 Prosessen for å etablere rammeverket for kvalitetssystemet kan ikke ta lenger enn 4 måneder, da vi må bruke det siste halvåret til å samle inn og produsere styrende dokumenter til oppstart. Oppdraget kan pga. dette ikke bygge struktur og rammeverk opp fra bunnen av basert på behovet i nye Kristiansand kommune da dette vil ta for lang tid. Oppdraget må finne et godt eksempel fra en annen kommune, bruke dette som utgangspunkt og gjøre de nødvendige tilpasninger for vår organisasjon.
2.2 Tidsrammer
Senest dato for oppstart: Senest dato for avslutning: Viktige datoer Februar 2019 Begrunnelse: Oppdraget skal samle overordnede styrende dokumenter før 2020. Desember 2020 Begrunnelse: Implementering og samling av styrende dokumenter vil antagelig fortsette i 2-4 år etter oppstart av ny kommune. Milepæler Milepæler beskriver hva som forventes oppnådd på et gitt tidspunkt. Milepæler skal gi oversikt over arbeidet som skal gjøres og kontroll over når arbeidet skal være ferdig. De vil danne et grunnlag for å avsette og forplikte ressurser, og gjøre det lettere å lage en arbeidsfordeling og gi medarbeiderne konkrete oppgaver som de skal følge opp. Milepælene skal hjelpe prosjektleder og personen som leder initiativet til å sikre fremdrift. Legg til flere rader dersom delprosjektet har flere enn to milepæler. Mandat til behandling i prosjektrådet Dato for 23.1.18 Mandat til behandling i programledelsen Dato for 30.1.19 Prosjekteier godkjenner mandat Dato for Umiddelbart etter programledelsens behandling Dato for 15.2.19 Oppstart av arbeidsgrupper for oppdraget Arbeidsutkast til dokumentstruktur, menyer, avviksskjema og plan for gjennomføring er klart til dette møtet Dokumentstruktur besluttet Dato for 1.4.19 Førsteutkast for kvalitetshåndbok klart Dato for 31.5.19 Menyer i EQS klare Dato for 30.6.19 EQS klart for å legge inn dokumenter dokumentstruktur Dato for 15.8.19
Workshops for dokumentforfattere gjennomført (inkl. opplæring) System for avvik og uønskede hendelser klart Arbeidsflyt, skjemaoppsett, rapportering, kategorier for HMS, Kvalitet og informasjonssikkerhet (og evt. andre kategorier) Kvalitetssystem med overordnet styrende dokumenter og avvikssystem klart Dato for 15.9.19 Dato for 30.11.19 Dato for 1.1.20 2.3 Kostnader og budsjett Hvilke kostnader vil påløpe i arbeidet? Hvordan skal dette finansieres og hva er budsjettrammene? Budsjett: Design av menyer i EQS Tress design: Ca. 25.000 kr. Etablering av parallell base for ny kommune i EQS: Ca. 5.000 kr. Ekstern konsulentbistand for å etablere ny struktur for kvalitetssystem: Ca. 50.000 kr. Tilgang til historiske data i EQS, Compilo og Simployer: Ca. 20.000 kr. Sum: ca 100.000 kr. Driftskostnad (årlig lisens) fra og med 1.1.20: 300.000 kroner. Kostnadsreduksjon i Søgne (Simployer) pr. år: NOK 25.000,- Kostnadsreduksjon i Songdalen (Compilo) pr. år: NOK 105.366,- Kostnadsreduksjon i Kristiansand (EQS) pr. år: NOK 250.000,- Dagens Compilo-løsning og Simployer-løsning. Kostnadsreduksjon. Finansiering: Kommentar: Samtlige kostnader i delprosjekt A3.16 med tilhørende oppdrag dekkes i sin helhet av Kristiansand kommune. Tillegg for nye brukere for Søgne og Songdalen, og lesetilgang til gammel base: Denne kosten kommer i nye Krs. 3) Risikostyring Det skal vurderes om det skal gjennomføres en risikoanalyse for initiativet. Sett et X for det alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor det skal gjennomføres eller ikke. Skal det utarbeides en risikoanalyse for prosjektet? Ja Nei x
Kommentar til svaret: Det utarbeides felles ROS-analyse for delprosjektet A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring
4) Avhengigheter Beskriv hvilke avhengigheter som påvirker dette initiativet og hvilke andre delprosjekter/oppdrag/leveranser som er avhengig at dette initiativet og dets leveranser. Avhengigheter omfatter tilgang til ressurser/kompetanse, interne og eksterne leveranser, endringer i rammebetingelser, tilgang til data, innkjøp etc. Hvilke avhengigheter påvirker dette initiativet? Alle andre delprosjekter som skal produsere styrende dokumenter (eks. håndbøker på kommunenivå vedr. HMS, informasjonssikkerhet, beredskap, prosjekt- og porteføljestyring, personal, økonomi, arkiv, kommunikasjon, osv.) I tillegg til de andre oppdragene i dette prosjektet, er disse premissgivere: - HMS (avvik) - Informasjonssikkerhet (avvik) - Personal (arb.pol.) - Arkiv (arkivering og maler) - Kommunikasjon (hvor informasjon er tilgjengelig, samt grafisk profil) - IT (it-brukere og tilgang) Hvilke andre er avhengig av dette initiativet og dets leveranser? - Alle andre kommunal- og stabsområder
5) Interessenter Nevn de antatt viktigste interne og eksterne interessentene for initiativet. Det utarbeides felles interessentoversikt for delprosjekt A3.1 Helhetlig virksomhetsstyring. 6) Organisering og roller 6.1 Ressursbehov Hvilken rolle vil ressursen ha i initiativet, hvilken rolle har ressursen i sitt «vanlige virke», i hvilket omfang (i %, i timer eller lignende) skal denne ressursen bistå i initiativet og navn på ressursen. Rolle i delprosjektet Rolle i «vanlig virke» Omfang Navn Oppdragsansvarlig Deltaker Deltaker Deltaker Deltaker Deltaker HMS/K rådgiver eller leder med erfaring fra kvalitetsarbeid, Kristiansand Kvalitetsrådgiver eller leder med erfaring fra kvalitetsarbeid, Søgne Kvalitetsrådgiver, Songdalen Kvalitetsrådgiver eller leder med erfaring fra kvalitetsarbeid i sektoren, Kristiansand Helse og sosialsektoren Kvalitetsrådgiver eller leder med erfaring fra kvalitetsarbeid i sektoren, Kristiansand Oppvekstsektoren Kvalitetsrådgiver eller leder med erfaring fra kvalitetsarbeid i sektoren, Kristiansand Teknisk sektor 40 % januar 2019 desember 2019. 10 % februar 2019 juni 2019. 5% august 2019 desember 2020. 10 % februar 2019 juni 2019. 5% august 2019 desember 2020. 20% februar 2019 juni 2019. 5% august 2019 desember 2020. 20% februar 2019 juni 2019. 5% august 2019 desember 2020. 20% februar 2019 juni 2019. 5% august 2019 desember 2020. Magnar Benjaminson (representerer også økonomienheten dersom ikke annet er avtalt) Lena Marie Hansen (avklart med Børre A) Anne Gerd Lauvsland (avklart med Arild A) Jan Helge Lislevand Forespørsel sendt Forslag: person fra stab med ansvar for kvalitet Forespørsel sendt Forslag: Kvalitetssjef for Miljø, byutvikling og teknisk
6.2 Tillitsvalgte Det skal vurderes om tillitsvalgte skal være deltagere i prosjektet. Sett et X for alternativet som gjelder for dette delprosjektet og skriv en kort kommentar om hvorfor de tillitsvalgte skal være med alternativt ikke være med i arbeidet. Skal det involveres tillitsvalgte i arbeidet? Ja Nei Kommentar til svaret: Avventer tilbakemelding fra Nina Huge. 6.2 Brukere Det skal vurderes om brukere skal være deltagere/involveres i initiativet. Sett et X for alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor brukerne skal være med alternativt ikke være med i arbeidet. Skal det involveres brukere i arbeidet? Kommentar til svaret: Ja x Nei Ja, for deler av oppdraget. Viktig at ansatte opplever løsningene som brukervennlige og lettfattelige.