Hattfjelldal kommune Side 1 av 74 Møtebok for Utvalg: Kommunestyret Møtested: Røsvatn Dato: 27.06.2012 Tidspunkt: 12:00 Medlemmer: AP - Asgeir Almås (ordfører) AP - Helene Kroken Slettbakk (representant) AP - Sølvi Andersen (representant) AP - Finn Ove Hofstad (representant) AP - Vera Arntsberg Bråten (representant) SP Mirjam Holta (representant) SP Harald Lie (representant) SP - Stine Reinfjord Engdal (representant) SP - Tomas Daniel Børgefjell (representant) SP Tone Waaler (representant) SP - Kjetil Sjåvik (representant) SP Mathias Sjåvik (representant) SP - Terje Daleng (representant) (representant) SV Ingjerd Hagen (representant) SV - Bjørnar Hansen (representant) Forfall: AP - Ann-Elen Sæterstad Olsen (representant) AP Frode Andre Johansen (representant) Vara: AP Stian Bråten (vararepresentant) Ap Torvid Aakvik (vararepresentant) Fra Administrasjonen møtte: Rådmann Stian Skjærvik Formannskapssekretær Marit Hatten Av 17 medlemmer møtte 15. Totalt frammøtte: 17 Følgende saker ble behandlet: Sak nr. Sakstittel 042/12 Referatsaker 043/12 Regnskap og Årsmelding 2012 044/12 Budsjettregulering/regnskapsrapport 1-2012 045/12 Finansrapporter nr 1 2012 046/12 Finansreglement 2012-2015 047/12 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon 2012-2015
Side 2 av 74 048/12 Plan for gjennomføring av selskapskontroll 2012-2015 049/12 Salg av konsesjonskraft 050/12 Fotballbanen i Hattfjelldal - fase 2 kunstgress 051/12 Konsesjon for leie av fallrettigheter til vannkraftverk 052/12 Konsesjon på erverv av fast eiendom gnr. 78 bnr. 8 i Hattfjelldal 053/12 Forespørsel om kjøp av tomt 054/12 Klage på vedtak konsesjon på erverv av fast eiendom, gnr. 58 bnr. 9 i Hattfjelldal 055/12 Søknad om lån - Prosjekt arbor 2015 - ny behandling. 056/12 Konsesjon på erverv av fast eiendom gnr. 39 bnr 5 057/12 Ballbinge - Hattfjelldal aktivitetspark. 058/12 Prosjekt Famnvassveien 059/12 Taushetsplikt og etikk Underskrifter:
Side 3 av 74 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler: Dato: DATO- 12/780 12/4349 Marit Hatten 19.06.2012 Referatsaker Utvalg Møtedato Saksnummer Kommunestyret 27.06.2012 042/12 Vedtak Referater/meldinger tas til orientering. 27.06.2012 Kommunestyret Møtebehandling: Innstilling enstemmig vedtatt. KS-042/12 Vedtak: Referater/meldinger tas til orientering. Rett utskrift bekreftes Hattfjelldal kommune, 28.06.2012 Marit Hatten Formannskapssekretær Refererte skriv og meldinger: Nr Dok.ID T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 12/3357 S 08.05.2012 Tilsetting brannsjef og varabrannsjef 2 12/3766 S 25.05.2012 Tildeling turnusplass 3 12/3929 I 31.05.2012 Grane kommune Samhandling IKT - Hattfjelldal og Grane kommuner. 4 12/4270 I 15.06.2012 Nærings- og handelsdepartementet SV: Søknad om godkjenning for bruk av beregningsmodell.
Orienteringssaker KS 27.06.12 Side 4 av 74 1. Ordfører orienterte kort om jubileumsfesten 28.06.12 2. Brev ang. Oppfølging av vedtak i kommunestyresak fra kontrollutvalget, datert 18.10.11, delt ut til representantene 3. Notat om orientering av tiltak og handlingsplan etter arbeidsmiljøundersøkelsen fra Personalrådgiver, delt ut til representantene.
Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler: Dato: Side 5 av 74 FE-151 12/659 12/3347 Stian Skjærvik 29.05.2012 Regnskap og Årsmelding 2012 Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 06.06.2012 047/12 Kommunestyret 27.06.2012 043/12 Rådmannens innstilling Hattfjelldal kommunestyre vedtar, i hht. Forskrift om årsregnskap og årsberetning, datert 15.12.00, Regnskap 2011 og Årsmelding 2011. Regnskapsmessig overskudd er på kr. 4.562.235,68 Overskuddet disponeres til inndekning av tidligere års regnskapsmessig underskudd. Revisors beretning datert 18.04.12 tas til orientering. Uttale fra Kontrollutvalget i KU-sak 025/12 tas til orientering. Følgende budsjettendring foretas: 19300.134.880: - 4.562.200,- 15300.134.880: 4.562.200,- 06.06.2012 Formannskapet Møtebehandling: Formannskapet ønsker gjennomgang av regnskapet i Kommunestyret 27.6.2012. Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-047/12 Formannskapets innstilling: Hattfjelldal kommunestyre vedtar, i hht. Forskrift om årsregnskap og årsberetning, datert 15.12.00, Regnskap 2011 og Årsmelding 2011. Regnskapsmessig overskudd er på kr. 4.562.235,68 Overskuddet disponeres til inndekning av tidligere års regnskapsmessig underskudd. Revisors beretning datert 18.04.12 tas til orientering. Uttale fra Kontrollutvalget i KU-sak 025/12 tas til orientering. Følgende budsjettendring foretas: 19300.134.880: - 4.562.200,- 15300.134.880: 4.562.200,- 27.06.2012 Kommunestyret Møtebehandling: Formannskapets innstilling enstemmig vedtatt. KS-043/12 Vedtak:
Hattfjelldal kommunestyre vedtar, i hht. Forskrift om årsregnskap og årsberetning, datert 15.12.2000, Regnskap 2011 og Årsmelding 2011. Side 6 av 74 Regnskapsmessig overskudd er på kr. 4.562.235,68 Overskuddet disponeres til inndekning av tidligere års regnskapsmessig underskudd. Revisors beretning datert 18.04.12 tas til orientering. Uttale fra Kontrollutvalget i KU-sak 025/12 tas til orientering. Følgende budsjettendring foretas: 19300.134.880: - 4.562.200,- 15300.134.880: 4.562.200,- Rett utskrift bekreftes Hattfjelldal kommune, 28.06.2012 Marit Hatten formannskapssekretær
Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet Side 7 av 74 Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 29.05.2012 54912 HA, KU's uttalelse, R2011.pdf 19.04.2012 54043 Revisors beretning til Hattfjelldal kommunes årsregnskap og rådmannens årsberetning for 2011 29.05.2012 55246 Årsmelding 2011.doc 29.05.2012 55247 Regnskap 2011.pdf Oppsummering av saken: Se under saksopplysninger. Saksopplysninger: Årsmelding for 2011 og Regnskap for 2011 er avlagt i hht. Kommunelovens 48 nr. 6 og Forskrift om årsregnskap og årsberetning, datert 15.12.2000. Årsmelding og Regnskap har i hht. ovennevnte forskrift vært forelagt revisjon med dertil behandling i Kontrollutvalget. Vedlagt følger Revisors beretning datert 18.04.12 og vedtak/uttalelse fra kontrollutvalget i KU-sak 025/12. Årsmelding og Regnskap for 2011 fremlegges til politisk behandling ut fra bestemmelser gitt i Kommunelov og forskrifter. Innstilling til vedtak om årsmelding og regnskap ble tidligere gitt av Kontrollutvalget. Forskriften er nå endret slik at Kontrollutvalget nå kun skal avgi uttalelse til årsregnskapet før regnskapet vedtas. Kopi av denne uttalelsen skal forelegges formannskapet før innstilling gis. Revisjonsberetning og uttalelse fra Kontrollutvalget følger saken. Regnskapet for 2011 er gjort opp med et regnskapsmessig overskudd på kr.4.562.235,68. I hht. kommunelovens bestemmelser skal kommunestyret selv beslutte hvordan overskuddet skal disponeres. Vurdering: Det vises til vurderinger og kommentarer i Årsmelding 2011. Rådmannen har som det fremgår av revisjonsberetningen forklart hvorfor en har valgt å avvike budsjettforskriftens krav om bruk og avsetning til fond. Eposten hadde slik ordlyd: Hei! Se siste side i note 6. Der det klart fremgår av budsjettet at fondsbruk/avsetning er knyttet til en spesiell utgift/inntekt er faktiske regnskapstall lagt til grunn for fondsbruk/fondsavsetning. For eksempel er det brukt av tiltaksfondet det som er utbetalt i tilskudd, det er helt klart kommunestyrets intensjon at tilskudd fra tiltaksfondet skal finansieres med bruk av fondet, samme beløp budsjettert på utgift og finansiering. Ville være feil å bruke mer av tiltaksfondet enn det som er utbetalt i tilskudd, og således subsidiere kommunens øvrige drift med tiltaksfondet. Samme forhold gjelder for eksempel pensjonsfondet. Intensjonen er å avsette/bruke av fondet premieavviket. Å treffe helt med budsjetteringen er umulig, da endelig premieavvik først foreligger i januar. Med hilsen Arnfinn Kampli regnskapssjef
Det er etter rådmannens syn kommunestyrets intensjon som bør vektlegges. Side 8 av 74 Administrative og økonomiske konsekvenser: Tidligere års regnskapsmessige underskudd reduseres. Kontering: 19300.134.880: - 4.562.235,- 15300.134.880: 4.562.235,- Konklusjon/anbefaling: Se forslag til innstilling Stian Skjærvik ass. rådmann
Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler: Dato: Side 9 av 74 FE-153, FE-200 12/598 12/3093 Lise Bråten 11.05.2012 Budsjettregulering/regnskapsrapport 1-2012 Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 06.06.2012 046/12 Kommunestyret 27.06.2012 044/12 Rådmannens innstilling Hattfjelldal kommunestyre vedtar budsjettreguleringen som vist i vedlagte tabeller datert 10.05.12. Budsjettreguleringen har en total brutto ramme på kr 6.727.113,- for driftsbudsjettet, og kr 5.575.880,- for investeringsbudsjettet. Budsjettregulering 1-2012 vedtas i hht. vedlagte tabell datert 10.05.12. Regnskapsrapport 1-2012 tas til orientering. 06.06.2012 Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-046/12 Formannskapets innstilling: Hattfjelldal kommunestyre vedtar budsjettreguleringen som vist i vedlagte tabeller datert 10.05.12. Budsjettreguleringen har en total brutto ramme på kr 6.727.113,- for driftsbudsjettet, og kr 5.575.880,- for investeringsbudsjettet. Budsjettregulering 1-2012 vedtas i hht. vedlagte tabell datert 10.05.12. Regnskapsrapport 1-2012 tas til orientering. 27.06.2012 Kommunestyret Møtebehandling: Formannskapets innstilling enstemmig vedtatt. KS-044/12 Vedtak: Hattfjelldal kommunestyre vedtar budsjettreguleringen som vist i vedlagte tabeller datert 10.05.12. Budsjettreguleringen har en total brutto ramme på kr 6.727.113,- for driftsbudsjettet, og kr 5.575.880,- for investeringsbudsjettet. Budsjettregulering 1-2012 vedtas i hht. vedlagte tabell datert 10.05.12. Regnskapsrapport 1-2012 tas til orientering. Rett utskrift bekreftes Hattfjelldal kommune, 28.06.2012 Marit Hatten formannskapssekretær
Side 10 av 74
Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 11.05.2012 54732 breg 1 2012.xls 11.05.2012 54733 Regnskapsrapport 1-2012.rtf Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok i k.sak 06/02 den 06.02.02, revidert 20.16.06, Økonomireglement for Hattfjelldal kommune. I kap. 6 er det bestemt at det skal rapporteres til kommunestyret. Til grunn for dette ligger bestemmelser i regnskapsforskriften hvor rådmannen forpliktes til å rapportere til kommunestyret minimum 2 ganger pr. år. Herved fremlegges regnskapsrapport pr. 30.04.12 inkludert i budsjettreguleringssaken. En velger altså i denne saken å slå sammen regnskapsrapport med budsjettregulering. Dette fordi disse sakene hører naturlig sammen, og bør sees i sammenheng. Med bakgrunn i endringer i budsjettforutsetninger er det behov for å korrigere en del budsjettall for 2012. Vedlagte tabeller viser i detalj de endringer som pr. 10.05.12 er nødvendig å foreta. Hvert av punktene i tabellen kommenteres nedenfor. Vurdering: Investeringsbudsjett: 1. Investeringer budsjettert i 2011, som ikke ble fullført innen utgangen av året, overføres til 2012. 2. KS 109/11. Vedtak: Hattfjelldal kommune tegner aksjer til dekning av aksjekapital med kr 50.000,- til disposisjon for Helgeland Reiseliv AS. Aksjekapitalen dekkes av næringsfond. Aksjekjøpet er foretatt i 2012. 3. KS 117/11. Vedtak: Hattfjelldal kommunestyre vedtar prosjekt med utbygging av aksessnettet Budsjettreguleringen foretas nå. Driftsbudsjett: 1. Investeringer budsjettert i 2011, som ikke ble fullført innen utgangen av året, overføres til 2012. (Kompensasjon for momsen føres i drifta.) 2. Oppretting av feil i årets budsjett. Gjelder momskompensasjon på investeringer, og overføring til investeringsregnskapet. 3. Kommunen har mottatt mer i konsesjonsavgift enn budsjettert. Budsjettet justeres. Beløpet avsettes til næringsfondet. 4. Når årsbudsjettet lages, er ikke avskrivningsgrunnlaget for neste år klart. Avskrivningene på kommunens utstyr/anlegg må derfor justeres. Detaljene for avskrivningene ligger som vedlegg i saken. 5. MIC-Serbia-prosjektet innarbeides i budsjettet. 6. Kommunen har mottatt kr 200.000,- i tilskudd til utbygging/etablering fra Husbanken. Beløpet avsettes til fond til samme formål. 7. Veilederkorps-prosjektet innarbeides i budsjettet. 8. FS 047/11. Hattfjelldal kommune tiltrer rollen som prosjekteier av forprosjektet: Snøscooterløyper som grunnlag for turisme indre Helgeland Restmidler som ikke ble brukt opp i 2011 overføres til 2012. 9. Tilbakebetaling av restmidler fra Hattfjelldal Vekst vedr prosjekt kompetanse transport. Beløpet avsettes til vefsnafondet igjen.
Side 12 av 74 10. FS 006/11. Formannskapet vedtar at Brennbakk Transport AS gis et renteog avdragsfritt lån (bullet lån) på kr 2.600.000,- til gjennomføring av investeringer i omstillingsprosjektet Restmidler som ikke ble brukt opp i 2011 overføres til 2012. 11. Stimuleringstiltak veterinærer 2011 som ikke ble utbetalt i 2011 ble avsatt på fond. Midlene tas ut av fondet, og utbetales i 2012. 12. Prosjekt: Felles kartportal og digitale tjenester. Restmidler avsatt på fond brukes opp i 2012. 13. KS 031/11. Hattfjelldal kommunestyre vedtar bygging av sandvolleyballbane ved Hattfjelldal oppvekstsenter Restmidler som ikke ble brukt opp i 2011 overføres til 2012. 14. Flytting av prep-klassen fra integreringsavdelingen til Hattfjelldal oppvekstsenter. Det er Hattfjelldal oppvekstsenter som i praksis har avsvaret for denne klassen. 15. KS 038/12. Hattfjelldal kommune øker sitt opprinnelige lån på 2,2 mill til 3,2.mill Dette gjelder lån til Hattfjelldal vekst AS. Det ble ikke foretatt budsjettregulering i saken. Det foreslås at lånet tas fra næringsfondet. Regnskapsrapport: Skatteinngangen var ved utgangen av april litt lavere enn samme tidspunkt i fjor. Salg av konsesjonskraft ligger litt høyere enn samme tidspunkt i fjor. Ved utgangen av første tertial er sluttsummen på regnskapet omtrent på samme størrelse som på samme tid i fjor. Totalt sett ser det pr. i dag ut som at regnskapet skal kunne avlegges i balanse ved årets slutt, hvis det ikke dukker opp uforutsette ting. Administrative og økonomiske konsekvenser: Netto driftsresultat viser hvor store midler kommunen benytter til avsetning (til fond), investeringer (overføring til investeringsregnskap) og dekning av tidligere års regnskapsmessige underskudd. Pr. 10.05.12 er budsjettert netto driftsresultat for 2012 kr 2.562.300,-. Konsekvensen av denne reguleringen blir en reduksjon av netto driftsresultat med kr 1.085.673,-, til kr 1.476.627,-. Kontering: Budsjettreguleringen har kontering i henhold til vedlagte tabell. Konklusjon/anbefaling: Det anbefales at Hattfjelldal kommunestyre vedtar budsjettreguleringen som vist i vedlagte tabeller datert 10.05.12. Budsjettreguleringen har en total brutto ramme på kr 6.727.113,- for driftsbudsjettet, og kr 5.575.880,- for investeringsbudsjettet. Budsjettregulering 1-2012 vedtas i hht. vedlagte tabell datert 10.05.12. Regnskapsrapport 1-2012 tas til orientering. Lise Bråten konsulent
Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler: Dato: Side 13 av 74 FE-250 11/1220 12/3700 Stian Skjærvik 23.05.2012 Finansrapporter nr 1 2012 Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 06.06.2012 045/12 Kommunestyret 27.06.2012 045/12 Rådmannens innstilling Hattfjelldal kommunestyre vedtar finansrapport pr.30.04.2012. 06.06.2012 Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-045/12 Formannskapets innstilling: Hattfjelldal kommunestyre vedtar finansrapport pr.30.04.2012. 27.06.2012 Kommunestyret Møtebehandling: Formannskapets innstilling enstemmig vedtatt. KS-045/12 Vedtak: Hattfjelldal kommunestyre vedtar finansrapport pr.30.04.2012. Rett utskrift bekreftes Hattfjelldal kommune, 28.06.2012 Marit Hatten formannskapssekretær
Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet Side 14 av 74 Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 28.05.2012 55215 FINANSRAPPORT 1 2012.doc Saksopplysninger: Det vises til vedtatt finansreglement (k.sak 059/10, den 15.12.10). I hht. reglementet skal rådmannen pr. 30.04, 31.08 og ved årsskiftet fremlegge rapport til kommunestyret om kommunens finansforvaltning. Reglementet beskriver, i samsvar med finansforskriftens 7, hva slags innhold rapporten skal ha. Det vises også til Rutiner til finansreglement hvor rutinene for oppfølgingen av reglementet beskrives. Selve finansrapporten lages som vedlegg til saken og status kommenteres mer detaljert i rapporten enn i saksfremlegget. Finansrapporten er i hht. reglementet delt i tre deler: - Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål - Forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler - Langsiktige finansielle aktiva og overordnete investeringsrammer For hvert av områdene er det i reglementet synliggjort en tabell for rapportering. Rådmannen har i finansrapporten brukt disse tabellene men med litt tilpassing. Hovedfokus har vært å få frem tilstrekkelig og så nøyaktig informasjon som mulig om status i hver av delene. I hht. finansforskriften 7 skal følgende kommenteres: Rapporteringen skal inneholde en beskrivelse og vurdering av: a) Aktiva - Sammensetningen av aktiva - Markedsverdi, samlet og fordelt på de ulike typer aktiva - Vesentlige markedsendringer - Endringer i risikoeksponering - Avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet - Markedsrenter og egne rentebetingelser b) Passiva - Sammensetning av passiva - Løpetid for passiva - Verdi, samlet og fordelt på de ulike typer passiva - Vesentlige markedsendringer - Endringer i risikoeksponering - Avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet - Markedsrenter og egne renter. Vurdering: Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål Disse midlene har med unntak av kr. 3 mill. stått på rentebærende konti hos Helgeland Sparebank (HSB) frem til mars 2012. Det ble da overført 20 mill.kr. til innskuddskonto hos Sparebanken Nord Norge og 20 mill.kr. til Nordlandsbanken. I forkant av dette ble det innhentet tilbud fra 3 banker. Totalt innskuddsbeløp er på kr. 128,9 mill. Avkastningen på denne kapitalen er på ca.3 mill.kr pr. 30.04. Sammenlignet med benchmark (sammenligningsgrunnlaget som er 3 mnd. statsobligasjon) er det en meravkastning. Det er ingen tidsbinding på kapitalen. Vefsnafondet inngår her som del av den totale kapitalen.
Side 15 av 74 I fht. risiko må plasseringen vurderes opp mot bankens garantisikring for innskudd, samt bankens soliditet. Spredningen av innskuddskapitalen minker kommunens risiko. Forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler Hattfjelldal kommunen hadde en samlet langsiktig gjeld på 73,46 mill.kr. pr.31.12.11. Pr. 30.04. er samlet gjeld på 72,43 mill.kr. Langsiktige finansielle aktiva og overordnete investeringsrammer Hattfjelldal kommune har i tråd med kommunestyrets vedtak plassert kr. 15.mill. i Sparebanken Nord-Norge Sec. (SNN) i strategi benevnt som Nord-Norge Forsiktig. I tillegg kommer avkastningen på kr.3,8 mill på plasseringen. Porteføljen har over tid variert i verdi, noe som er normalt for en langsiktig plassering. Kommunens mål er likevel at porteføljen skal ha en netto vekst som er høyere enn for alternativ sparing i bank. Vedlagte finansrapport viser at avkastningen fra 31.12.11 til 30.04.12 vært på 3,02 %. Dette er høyere enn benchmark, og på nivå med kommunens rentevilkår på bankinnskudd. Totalt sett har plasseringen siden oppstart i okt.2005 og frem til 30.04, hatt litt lavere inntektsutvikling enn om plasseringen hadde stått på rentebærende bankkonto. Administrative og økonomiske konsekvenser: Ingen Kontering: Ingen Konklusjon/anbefaling: Det anbefales at finansrapporten tas til orientering Stian Skjærvik ass. rådmann
Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler: Dato: Side 16 av 74 FE-250 11/1379 12/3361 Stian Skjærvik 09.05.2012 Finansreglement 2012-2015 Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 18.06.2012 051/12 Kommunestyret 27.06.2012 046/12 Rådmannens innstilling Finansreglement datert 27.06.12 godkjennes. 18.06.2012 Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt FS-051/12 Formannskapets innstilling: Finansreglement datert 27.06.12 godkjennes. 27.06.2012 Kommunestyret Møtebehandling: Formannskapets innstilling enstemmig vedtatt. KS-046/12 Vedtak: Finansreglement datert 27.06.12 godkjennes. Rett utskrift bekreftes Hattfjelldal kommune, 28.06.2012 Marit Hatten formannskapssekretær
Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Side 17 av 74 Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 07.06.2012 55534 Kval sikr finansreg Hatfjelldal kommune 2012.doc 07.06.2012 55535 Forslag til revidert Finansreglement 2012.doc Saksdokumenter i arkivsaken: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 5 I 12.06.2012 FINØK AS v/ Jørgensen, Jan Petter Kvalitessikring av Hattfjelldal kommunes finansreglement Oppsummering av saken: Finansreglementet skal revideres en gang pr. kommunestyreperiode. Rådmannen har forelagt reglementet for formannskapet den 18.01.12, som har pekt på behovet for spredning av kommunens bankinnskudd, samt åpning for nytt produkt i risikoklasse 2, benevnt som Senior bank. Endringen er innarbeidet i revidert finansreglement som forelegges kommunestyret til behandling. Forslag til revidert reglement har vært til behandling hos kommunens eksterne kompetanseperson. Uttalelse følger vedlagt. Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok i sak 115/11 følgende: Hattfjelldal kommunestyre vedtar finansrapport pr. 31.08.11. Kommunestyret ber om å få seg forelagt sak på revisjon av finansreglementet, dette innen 30.06.12. Revisjonen skal, så vidt saksbehandler har forstått, ha fokus på reduksjon av risiko på bankinnskudd. Det er i reglementet bestemt at reglementet skal vedtas en gang i hver kommunestyreperiode. Det er slik sett naturlig at reglementet fremmes til politisk behandling tidlig i ny kommunestyreperiode. Rådmannen tok opp finansreglementet til diskusjon med formannskapet den 18.01.12. Formannskapet hadde følgende momenter til revisjonen: Innskudd skal spres på flere banker. Produktet med rentebærende papirer, i form av banklån benevnt som senior bank tillates brukt for langsiktige plasseringer. Ut over disse punktene har en ikke registrert noen konkrete ønsker om revisjon av reglementet. Vurdering: I hht. bestemmelsene i finansreglementets pkt.2.2. skal finansreglementet vedtas en gang pr. kommunestyreperiode. Denne bestemmelsen er basert på Finansforskriftens krav om slik behandlingen. Hensikten med dette kravet er at politisk nivå skal bevisstgjøres sitt ansvar for forvaltningen av kapital og gjeld. En har under revisjonsarbeidet hatt en gjennomgang av reglementet med formannskapet og fått tilbakemelding om to forhold som skal endres: - Risiko skal reduseres gjennom spredning av kommunens ledige likviditet og andre midler beregnet til driftsformål (bankinnskudd).
Side 18 av 74 Bestemmelsen om innskudd i bank er beskrevet i kap.6 i reglementet. Reglementet har allerede bestemmelser om innskudd i flere banker enn kommunens hovedbankforbindelse. Dvs. at det ikke er nødvendig å revidere dette punktet. Det andre forholdet som ble gitt merknad på var følgende. - Som alternativ til plassering i statsobligasjoner åpnes det for plassering i senior banklån under forvaltning av den langsiktige kapitalen (kap.8). Bakgrunnen for dette er finansreglementet bestemmelser i pkt. 8.4.4 hvor det beskrives at det minimum skal plasseres 10% av kapitalen i Risikoklasse 1, dvs. Obligasjoner/sertifikater utstedt av den norske stat eller foretak med statsgaranti, samt statsobligasjonsfond. Denne type produkter har over en tid gitt lavere avkastning enn ordinære bankinnskudd. Dette er en konsekvens som avbøtes gjennom å endre ordlyden i pkt.8.4.4 om plasseringsbegrensninger slik: Kredittrisiko Risikoklasse 1 Total porteføljefordeling Minimum Inntil 10 % av total forvaltningskapital Som alternativ til kjøp av statsobligasjoner har forvalter foreslått et produkt benevnt som senior bank. Dette er lån som ytes til banker. Senior banklån kan sammenlignes med innskudd i bank til NIBOR-betingelser (sistnevnte kan benevnes som "NIBOR plassering") og begge er i realiteten lån til bankene. Senior Banklån (også kalt Senior Bankobligasjoner) sidestilles med innskudd til vanlige betingelser når det gjelder sikkerhet ifm konkurs. Sparebanken Nord Norge har som kommunens forvalter, foreslått dette produktet som alternativ til kommunens bankinnskudd i Risikoklasse 1. Senior Banklån vil bestå av lån i gode norske banker/finansinstitusjoner og sparebanker, som gir en løpende avkastning p.t på 3 måneder nibor rente + tillegg. Pr. i dag ligger tillegget på 1,5-2 %. Senior bank klassifiseres i risikoklasse 2. Det er under reglene for forvaltning av ledig likviditet og andre midler til driftsformål åpnet for plassering i rentebærende papirer, i form av senior sertifikat og obligasjonslån, utstedt eller garantert av norske banker eller kredittinstitusjoner. Dette er produkter som ligger i risikoklasse 2, altså på samme nivå som senior bank. Etter saksbehandlers vurdering er det ikke forhold som tilsier at man ikke skal kunne benytte dette produktet på den langsiktige kapitalplasseringen. Forslag til revidert Finansreglement har vært til behandling hos kommunens eksterne kompetanse (Finøk AS, Jan P.Jørgensen). Uttalelse ligger vedlagt. Administrative og økonomiske konsekvenser: Ingen. Kontering: Ingen. Konklusjon/anbefaling: Revidert finansreglement godkjennes. Stian Skjærvik ass. rådmann
Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler: Dato: Side 19 av 74 FE- 12/777 12/4340 Marit Hatten 19.06.2012 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon 2012-2015 Utvalg Møtedato Saksnummer Kommunestyret 27.06.2012 047/12 Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret vedtar «Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon 2012-2015». Kontrollutvalget gis fullmakt til å bringe inn nye forvaltningsrevisjonsprosjekter i løpet av planperioden dersom kontrollutvalget mener dette er hensiktsmessig, dette for å sikre at prosjektene i planen er aktuelle når disse bestilles. 27.06.2012 Kommunestyret Møtebehandling: Kontrollutvalgets innstilling enstemmig vedtatt. KS-047/12 Vedtak: Kommunestyret vedtar «Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon 2012-2015». Kontrollutvalget gis fullmakt til å bringe inn nye forvaltningsrevisjonsprosjekter i løpet av planperioden dersom kontrollutvalget mener dette er hensiktsmessig, dette for å sikre at prosjektene i planen er aktuelle når disse bestilles. Rett utskrift bekreftes Hattfjelldal kommune, 28.06.2012 Marit Hatten formannskapssekretær
Habilitet i forvaltningen: Side 20 av 74 Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 19.06.2012 55939 HA, oversendelsesbrev til KST-sak (Plan, forvaltningsrevisjon).doc 19.06.2012 55944 HA plan for forvaltn revisjon 2012-15 (2).pdf Saksopplysninger: Viser til vedlagte brev fra Indre Helgeland kontrollutvalg, samt plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon 2012 2015 Hattfjelldal kommune Vurdering: Administrative og økonomiske konsekvenser: Kontering: Konklusjon/anbefaling: Marit Hatten arbeidsleder
Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler: Dato: Side 21 av 74 FE- 12/779 12/4345 Marit Hatten 19.06.2012 Plan for gjennomføring av selskapskontroll 2012-2015 Utvalg Møtedato Saksnummer Kommunestyret 27.06.2012 048/12 Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret vedtar «Plan for gjennomføring av selskapskontroll 2012-2015». Kontrollutvalget gis fullmakt til å bringe inn nye prosjekter for selskapskontroll i løpet av planperioden dersom kontrollutvalget mener dette er hensiktsmessig, dette for å sikre at prosjektene i planen er aktuelle når disse bestilles. 27.06.2012 Kommunestyret Møtebehandling: Kontrollutvalgets innstilling enstemmig vedtatt. KS-048/12 Vedtak: Kommunestyret vedtar «Plan for gjennomføring av selskapskontroll 2012-2015». Kontrollutvalget gis fullmakt til å bringe inn nye prosjekter for selskapskontroll i løpet av planperioden dersom kontrollutvalget mener dette er hensiktsmessig, dette for å sikre at prosjektene i planen er aktuelle når disse bestilles. Rett utskrift bekreftes Hattfjelldal kommune, 28.06.2012 Marit Hatten formannskapssekretær
Habilitet i forvaltningen: Side 22 av 74 Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 19.06.2012 55946 HA, oversendelsesbrev til KST-sak (Plan, selskapskontroll).doc 19.06.2012 55947 HA, plan for selskapskontroll 2012-15.pdf Saksopplysninger: Viser til dokument oversendt fra Indre Helgeland kontroll utvalg samt plan for selskapskontroll 2012 2015. Vurdering: Administrative og økonomiske konsekvenser: Kontering: Konklusjon/anbefaling: Marit Hatten arbeidsleder
Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler: Dato: Side 23 av 74 FA-S05 12/731 12/3943 Stian Skjærvik 04.06.2012 Salg av konsesjonskraft Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 18.06.2012 060/12 Kommunestyret 27.06.2012 049/12 Rådmannens innstilling Hattfjelldal kommune inngår avtale om salg av konsesjonskraften til fastpris i perioden 01.01. 31.12.2013. Rådmannen gis fullmakt til å inngå avtale om rådgiving og bistand til salg av konsesjonskraften. Rådmannen utreder alternativer til fastprissalg, forslag til reglement og rutiner for salg av konsesjonskraften etter 2013. 18.06.2012 Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS 060/12 Formannskapets innstilling: Hattfjelldal kommune inngår avtale om salg av konsesjonskraften til fastpris i perioden 01.01. 31.12.2013. Rådmannen gis fullmakt til å inngå avtale om rådgiving og bistand til salg av konsesjonskraften. Rådmannen utreder alternativer til fastprissalg, forslag til reglement og rutiner for salg av konsesjonskraften etter 2013 27.06.2012 Kommunestyret Møtebehandling: Formannskapets innstilling enstemmig vedtatt. KS-049/12 Vedtak: Hattfjelldal kommune inngår avtale om salg av konsesjonskraften til fastpris i perioden 01.01. 31.12.2013. Rådmannen gis fullmakt til å inngå avtale om rådgiving og bistand til salg av konsesjonskraften. Rådmannen utreder alternativer til fastprissalg, forslag til reglement og rutiner for salg av konsesjonskraften etter 2013. Rett utskrift bekreftes Hattfjelldal kommune, 28.06.2012 Marit Hatten formannskapssekretær
Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Side 24 av 74 Oppsummering av saken: Se nedenfor. Saksopplysninger: Avtalen om salg av kommunens konsesjonskraft utløper 31.12.2012 og må erstattes av ny avtale. Hattfjelldal kommune er i samme situasjon som Rana og Hemnes. Det vurderes derfor om kommunene kan ha fordel av å selge konsesjonskraften samlet. Kraftinntekten er viktig for kommunen. Prisen for konsesjonskraften kan variere mye i løpet av året. Ved å gå ut samlet får markedet èn aktør å forholde seg til med et større volum som igjen kan gi bedre pris på konsesjonskraften. For å ha muligheten til å oppnå best mulig pris må beslutninger om hvordan kraften skal forvaltes fattes raskt. Konsesjonskraftmengde Kommunen hvor kraftanlegget ligger i har rett til å selge konsesjonskraft. Retten til konsesjonskraft er lovfestet i Ervervsloven ( 2 nr. 12) og Vassdragsreguleringsloven ( 12 nr. 15). Konsesjonæren skal avstå til fylkeskommunen og kommunen inntil 10 % av gjennomsnittlig regulerbar kraftmengde vannfallet kan yte. Kommunens andel tilsvarer det alminnelige forbruket i kommunen, se tabellen under: Konsesjonskraft 2012 Rana Hemnes Hattfjelldal Tildelt mengde GWh 184,9 173,6 58,5 Alminnelig forbruk GWh 184,9 80,7 42,0 1 gwh = 1 000 mwh Forskjellen mellom alminnelig forbruk og tildelt mengde tilfaller Nordland fylkeskommune. Kraftinntekt Verdien av kraften kommunen kan selge er avhengig av kjøpspris, innmatingskostnader og salgspris. Prisen kommunen må betale for konsesjonskraften avhenger av om kraftanlegget er bygget før eller etter 1959. Selvkost For kraftanlegg bygget før 1959 legges selvkostpris til grunn. Selvkostprisen er basert på selvkostberegninger ved det aktuelle kraftverk og kan variere blant annet som følge av utbygging/renovering av kraftanlegget. Kun for Nedre Røssåga blir selvkost lagt til grunn. Ved kjøp av kraft fra Røssåga anleggene er 62 % av kraftproduksjonen til selvkost mens 38 % av kraftproduksjonen regnes til OED pris jfr.uttakskontrakt 4126. Selvkostprisen i 2011 var 9,64 øre/kwh, men en forventer at denne øker som følge av planlagt renovering og utbygging av Røssåga anleggene. OED pris For kraftanlegg bygget etter 1959 legges OED pris til grunn. OED prisen på konsesjonskraft er fastsatt av Olje og energidepartementet basert på gjennomsnittlig selvkost for et representativt antall kraftverk. Salgspris
Salgsprisen er avhengig av markedsforhold og avtaler som kommunen har inngått. Kommunen kan selge til fastpris, spot pris, eller med forvalting på langsiktige eller kortsiktige avtaler. Inntektspotensialet for konsesjonskraft basert på OED priser (kjøp) og fastprisavtale med henholdsvis 30 øre/kwh og 40 øre/kwh er simulert i tabellen under. øre/kw h Rana Hemnes Hattfjelldal Side 25 av 74 Konsesjonskraft 2012 Alminnelig forbruk 184 900 000 80 700 000 42 000 000 Kraftpris (kjøp) OED 10,7 Innmatingskostnader 2 Sum utgifter 23 482 300 10 248 900 5 334 000 Kraftpris (Salg) 30 55 470 000 24 210 000 12 600 000 Kraftpris (Salg) 40 73 960 000 32 280 000 16 800 000 Inntekt 30 øre 31 987 700 13 961 100 7 266 000 Inntekt 40 øre 50 477 700 22 031 100 11 466 000 1 mwh = 1 000 kwh Alminnelig forbruk varierer fra år til år. Det samme er tilfellet for kostnadene ved kjøp av konsesjonskraft. Gjennomsnittlig systempris for kraft i Norden hittil i år er 27,9 øre/kwh. Når det gjelder kortsiktige priser på kraft så er de forventet å falle en god del. Meget god hydrologibalanse kan gi betydelig fall i prisene i juni/juli, som også vil kunne påvirke «forward prisene» for 2013. Prisen er nå ca. 37 euro/mwh (28,5 øre/kwh). Konsesjonskraftprisen forventes å være noe høyere på grunn av konsesjonskraftens brukstid som er 5.000 timer mens året består av 8 760 timer. Ved å styre tidspunkt for salg av kraften kan kommunene få noe høyere pris. Prisforskjell kan ligge i størrelsesorden 1-2 øre pr kwh. Disposisjonsrett Kommunen kan disponere konsesjonskraften slik de selv ønsker. Det betyr at kommunen kan velge å benytte kraften selv i egne bygg, selge kraften til kommunens innbyggere, til lokalt næringsliv eller selge på det fysiske kraftmarkedet. EØS regelverket setter forbud mot ulovlig statsstøtte. Det er ikke anledning til å selge kraft til lokalt næringsliv under markedspris. Salg til av kraft til en pris som ligger under markedspris, eller vilkår som for øvrig ikke er markedsmessige, vil normalt regnes som støtte. Over en periode på 3 regnskapsår kan det ikke gis mer enn 200.000 Euro i bagatellmessig støtte. Dersom konsesjonskraften selges til en lav pris til innbyggere vil det kunne gi høyere forbruk av elektrisitet. Alle innbyggere vil få kraften til samme pris. Verdien av dette vil være avhengig av forbruk. Resultatet kan bli at de som har allerede har mest får mest fordel av en slik ordning. Bruk av konsesjonskraften til egne bygg og anlegg kan også resultere i høyere forbruk når prisen for bruk av elektrisitet blir mindre. Å bruke en del av kraften selv kan være aktuelt men den tapte inntekt må sees i sammenheng med besparelsen. Salg i kraftmarkedet Konsesjonskraften kan selges på flere måter. Kommunen kan selge til fastpris eller spot pris på korte eller lange kontrakter. Det er også mulig å inngå forvaltningsavtaler. Dersom kommunen skal inngå avtale om kjøp av forvaltningstjenester må det skje i tråd med regler om offentlige anskaffelser. Brudd på regelverket kan påføre kommunen bøter og erstatningsansvar. Før kommunen eventuelt kan inngå forvaltningsavtaler er det nødvendig å utarbeide reglement og rutiner som avklarer forventet avkastning, risikovillighet, rapportering, fullmakter og delegeringer til administrasjonen. Reglementet må behandles og vedtas politisk. Dette arbeidet og gjennomføring av anbudsprosess vil ta tid.
Side 26 av 74 Regler om offentlig anskaffelser Kommunen må følge Forskrift om offentlige anskaffelser. Regelverket gjelder for kjøp av varer og tjenester innenfor bestemte terskelverdier. Det er her forutsatt at kommunen skal benytte ekstern bistand ved salg konsesjonskraften. Anslag på kostnadene for disse tjenestene ligger under nasjonal terskelverdi (kr 500.000) jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser 2-1 (2). Det betyr at anskaffelsen ikke forutsetter en anbudskonkurranse, noe som i seg selv er svært tidkrevende. Enhver anskaffelse likevel, skal så langt som det er mulig, være basert på konkurranse (jfr. 3-1). For anskaffelser som overstiger kr 100.000 må det føres protokoll. Ettersom dette blir en «direkte anskaffelse» under terskelverdien vil 3 potensielle leverandører bli invitert til gi tilbud. Forskrift om offentlige anskaffelser etter Del I setter ingen frister for å inngi tilbud på en forespørsel men fristene må likevel settes slik at leverandørene får tilstrekkelig tid til å innhente nødvendig dokumentasjon, og foreta nødvendige undersøkelser og beregninger. Innhenting av tilbud og valg av leverandør forutsettes der gjennomført innen 2 uker etter at kommunestyret har fattet vedtak om salg av konsesjonskraften for 2013. Vurdering: Konsesjonskraften er en kompensasjon til kommunene for at de stiller naturressurser til disposisjon for storsamfunnet. Inntekten er viktig for finansiering av tjenestetilbudet som alle innbyggerne nyter godt av. Rådmannen legger til grunn at dagens praksis hvor kommunen selger konsesjonskraften og benytter inntekten til finansiering av egen tjenesteproduksjon skal videreføres. For at kommunen skal kunne oppnå beste mulig pris allerede fra neste år må avklaringer raskt på plass. Fastpris gir en forutsigbar inntekt. Dette er viktig for kommunene som er avhengige av kraftinntektene for å finansiere tjenesteproduksjonen. Rådmannen vil derfor anbefale at kommunen, i først omgang, inngår en kortsiktig fastprisavtale for salg av konsesjonskraften. Nødvendige forberedelser for en beslutning om salg etter 2013 utarbeides i løpet av året. Administrative og økonomiske konsekvenser: En vil i prosessen benytte seg av tjenester fra Kommunekraft. Størrelsen på evt. honorar er avhengig av omfanget av prosessen. Rådmannen vil ved behov måtte fremme egen sak om finansiering av kostnader, dersom disse ikke kan dekkes innenfor gitte rammer. Kontering: Ingen Konklusjon/anbefaling: Se innstilling. Stian Skjærvik ass. rådmann
Hattfjelldal kommune Fotballbanen i Hattfjelldal - fase 2 kunstgress Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler: Dato: Side 27 av 74 FA-D11 09/330 12/4045 Karl-Olav Bostad 11.06.2012 Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 18.06.2012 059/12 Kommunestyret 27.06.2012 050/12 Rådmannens innstilling Hattfjelldal kommunestyre beslutter å gjennomføre fase 2 av fotballbane med legging av kunstgress. Det forutsettes av Hattfjelldal idrettslag, fotballgruppa, delfinansierer prosjektet med kr.500.000,- til hele prosjektet (Fase 1 og 2, med kr.350.000,- i tilskudd og kr.150.000,- i form av dugnad). Kommunen forskutterer spillemidler. Det innledes kontraktsforhandlinger med Ipas Sport AS. Investeringsbudsjettet reguleres slik: Budsjett Avvik Justert Kostnadstype 2012 budsjett 30100.931.381.9517 Fastlønn* 270 000 270 000 32300.931.381.9517 Vedlikehold, byggetjenester og nybygg 2 497 000 1 190 000 1 307 000 34290.931.381.9517 Merverdiavgift som gir rett til momskomp 624 000 297 000 327 000 Sum utgifter 3 391 000 1 904 000 Finansiering Budsjett 2012 Avvik Justert budsjett 37300.931.381.9517 Fra fylkeskommuner -1 774 500 1 774 500 0 38900.931.381.9517 Overf. fra andre (private) -250 000 100 000-350 000 39481.931.381.9517 Bruk gen.investeringsfond -742 500 484 500-1 227 000 39700.931.381.9517 Overf.fra driftsregnskap -624 000 297 000-327 000 Sum inntekter -3 391 000-1 904 000 Driftsbudsjett: 15700.111.381.9517 Overf.til investeringsbudsj. 624 000-297 00 327 000 17280.11.381.9517 Moms.komp.investering -624 000 297 000-327 000 18.06.2012 Formannskapet Møtebehandling: Fotballgruppen overleverte 408 underskrifter for kunstgressbane til formannskapet. Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-059/12 Formannskapets innstilling: Hattfjelldal kommunestyre beslutter å gjennomføre fase 2 av fotballbane med legging av kunstgress. Det forutsettes av Hattfjelldal idrettslag, fotballgruppa, delfinansierer prosjektet med kr.500.000,- til hele prosjektet (Fase 1 og 2, med kr.350.000,- i tilskudd og kr.150.000,- i form av dugnad). Kommunen forskutterer spillemidler. Det innledes kontraktsforhandlinger med Ipas Sport AS. Investeringsbudsjettet reguleres slik: Kostnadstype Budsjett 2012 Avvik Justert budsjett
Side 28 av 74 30100.931.381.9517 Fastlønn* 270 000 270 000 32300.931.381.9517 Vedlikehold, byggetjenester og nybygg 2 497 000 1 190 000 1 307 000 34290.931.381.9517 Merverdiavgift som gir rett til momskomp 624 000 297 000 327 000 Sum utgifter 3 391 000 1 904 000 Budsjett Avvik Justert Finansiering 2012 budsjett 37300.931.381.9517 Fra fylkeskommuner -1 774 500 1 774 500 0 38900.931.381.9517 Overf. fra andre (private) -250 000 100 000-350 000 39481.931.381.9517 Bruk gen. investeringsfond -742 500 484 500-1 227 000 39700.931.381.9517 Overf. fra driftsregnskap -624 000 297 000-327 000 Sum inntekter -3 391 000-1 904 000 Driftsbudsjett: 15700.111.381.9517 Overf. til investeringsbudsj. 624 000-297 00 327 000 17280.11.381.9517 Moms. komp. investering -624 000 297 000-327 000 27.06.2012 Kommunestyret Møtebehandling: Formannskapets innstilling enstemmig vedtatt. KS-050/12 Vedtak: Hattfjelldal kommunestyre beslutter å gjennomføre fase 2 av fotballbane med legging av kunstgress. Det forutsettes av Hattfjelldal idrettslag, fotballgruppa, delfinansierer prosjektet med kr.500.000,- til hele prosjektet (Fase 1 og 2, med kr.350.000,- i tilskudd og kr.150.000,- i form av dugnad). Kommunen forskutterer spillemidler. Det innledes kontraktsforhandlinger med Ipas Sport AS. Investeringsbudsjettet reguleres slik: Budsjett Avvik Justert Kostnadstype 2012 budsjett 30100.931.381.9517 Fastlønn* 270 000 270 000 32300.931.381.9517 Vedlikehold, byggetjenester og nybygg 2 497 000 1 190 000 1 307 000 34290.931.381.9517 Merverdiavgift som gir rett til momskomp 624 000 297 000 327 000 Sum utgifter 3 391 000 1 904 000 Budsjett Avvik Justert Finansiering 2012 budsjett 37300.931.381.9517 Fra fylkeskommuner -1 774 500 1 774 500 0 38900.931.381.9517 Overf. fra andre (private) -250 000 100 000-350 000 39481.931.381.9517 Bruk gen. investeringsfond -742 500 484 500-1 227 000 39700.931.381.9517 Overf. fra driftsregnskap -624 000 297 000-327 000 Sum inntekter -3 391 000-1 904 000 Driftsbudsjett: 15700.111.381.9517 Overf. til investeringsbudsj. 624 000-297 00 327 000 17280.11.381.9517 Moms. komp. investering -624 000 297 000-327 000 Rett utskrift bekreftes Hattfjelldal kommune, 28.06.2012 Marit Hatten formannskapssekretær
Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet Side 29 av 74 Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 23.05.2012 55071 Høringsuttalelse fra idrettsrådet i Hattfjelldal 23.05.2012 55073 Høring fotballbane og prosjekt ballbinge 31.05.2012 55366 Høring kunstgress og ballbinge Saksdokumenter i arkivsaken: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 3 S 28.05.2009 Oppretting av prosjektorganisasjon og rammer for prosjekt fotballbane 6 S 26.11.2009 Godkjenning av forprosjekt kunstgressbane Hattfjelldal oppvekstsenter 15 S 01.06.2011 Fotballbanen i Hattfjelldal 28 S 11.01.2012 Fotballbanen i Hattfjelldal - forberedende arbeid til legging av kunstgress. 39 U 28.06.2012 Desso sport systems; FieldTurf Prosport AS; Ipas sport AS; Polytan sportstættenbau GmbH; Saltex AS; Unisport Scandinavia AS Resultat fra anbudskonkuranse levering og legging av kunstgressdekke i Hattfjelldal kommune Saksopplysninger: Det vises til vedtak i kommunestyresak 006/12, den 01.02.12: Hattfjelldal kommunestyre vedtar at det gjennomføres planlegging og anbudsinnhenting som grunnlag for gjennomføring av fase 2 av kunstgressbaneprosjektet. Sak om finansiering og evt. bygging, forelegges kommunestyret våren 2012. Det vises samtidig til tidligere behandlinger av fotballbanesaken. Rådmannen har i hht. vedtaket planlagt og gjennomført en anbudsprosess med frist 18.05.12. Ved anbudsfristen utløp hadde man mottatt 6 anbud. Anbudet var basert på valg av det mest økonomisk fordelaktige tilbudet, hvor kriteriene pris, leveringstid og levetid på gresset, ble lagt til grunn. Det er summen av poeng for disse kriteriene som viser hvilken tilbyder som skal velges. Høyest poengsum gir høyest rang. Resultatet av anbudet kan oppsummeres slik:
Side 30 av 74 Det er i anbudet mottatt to alternative løsninger. En løsning med pad og en uten pad. Pad er et støtdempende sjikt /underlag som kunstgresset legges på (legges på grusen, før kunstgresset) som gir en kraftig kvalitetsforbedring i banen. Det sparer også kostnad og arbeid ved utskifting av kunstgresset når det behovet melder seg. Prisene i tabellene ovenfor er inkl.mva, men kommunen mottar moms-kompensasjon så tilbudenes reelle kostnad er eks. mva. Den tilbyderen som kom best ut i løsningen med pad er IPAS Sport AS, Narvik med en pris på kr. 1.080.000,- eks. mva. For løsningen uten pad har Desso Sport AS beste tilbud med kr. 835.864.-. Forarbeid grusbane: Som forarbeid til legging av kunstgress må banen ha et godkjent underlag i form av topplag med grus med riktig kvalitet. Dette topplaget er annerledes enn topplaget på en grusbane. Pr. i dag er det ikke lagt topplag ferdig på grusbanen i påvente av resultatet av denne saken. Prisen for topplaget er ca. kr.200.000,-. Topplag er budsjettert i fase 1 (2011). Pr. dato er det ikke ferdigforhandlet løsning med entreprenør for fase 1. Dette vil bli gjort snart som mulig. Det skal også være asfalt rundt hele banen. Antatt kostnad for denne er ca. 150.000,-. Investeringskostnader fase 2 kunstgress: Samlet kostnad i fase to med kunstgress, forutsatt valg av løsning med pad er da slik: Kunstgress 1.080.000,- Asfalt 150.000,- Børsteslodd (vedlikeholdsutstyr) 15.000,- Uforutsett 5% 62.000,- Sum 1.307.000,- Sett i fht. kostnadsoverslaget som tidligere har vært lagt til grunn er dette kr 293.000,- lavere for kunstgress. En utsettelse av fase 2 vil gi en økt kostnad totalt i prosjektet på kr 420.000,- som følge av at topplaget på grusbanen må fjernes (50.000,-). Banen må så planeres på nytt før legging av nytt topplag (kr.200.000,-) og så planeres en gang til (samlet planering kr.170.000,-). Så kan pad og kunstgress legges. I budsjett 2012 er følgende budsjettert for kunstgress: Budsjett Kostnadstype 2012 Anbud Avvik Justert budsjett
Side 31 av 74 30100 Fastlønn* 270 000 270 000 32300 Vedlikehold, byggetjenester og nybygg 2 497 000 1 307 000 1 190 000 1 307 000 34290 Merverdiavgift som gir rett til momskomp 624 000 327 000 297 000 327 000 Sum utgifter 3 391 000 1 904 000 * fastlønn på 270.000,- er overføring av lønnskostnader til avd.ingeniør fra driftsregnskapet. Dette ligger allerede i driftsbudsjettet for 2012 og medfører ingen reell ekstra kostnad. Beløpet inngår som grunnlag for beregning av spillemidler. Finansiering: Finansieringsmessig er det slik at Nordland fylkeskommune tildeler spillemidler for inntil 40% av kostnadene. Fotballgruppa i Hattfjelldal idrettslag har i tillegg garantert for kr. 500.000,- i form av dugnad og penger i fase 2 med legging av kunstgress. Det er i budsjett 2012, fase 2 av fotballbanen budsjettert med kr.250.000,- i tilskudd fra fotballgruppa. Kommunen forutsetter at ytterligere kr.100.000,- ytes som tilskudd og restbeløp på kr.150.000,- er dugnadsinnsats. Fotballgruppa har i fase 1 med grusbane allerede levert dugnad for ca. 40.000,-. Dvs. at kommunens andel av kunstgressdelen blir ca. kr. 434.200,-. Tilskudd NFK (spillemidler 40%) 522.800,- Tilskudd fotballgruppa 350.000,- Kommunal andel 434.200,- Sum 1.307.000,- I budsjett 2012 er fase 2 av fotballbanen budsjettert med brt.kr.3.391.000,-. Dette budsjettet forutsetter ca. 1,7 mill.kr. i spillemidler. (inkl. spillemidler fra fase 1). Tar man hensyn til kostnadene etter anbud og vurderer forskuttering av spillemidler kan budsjettet revideres slik: Avvik Justert Budsjett 2012 budsjett 37300 Fra fylkeskommuner -1 774 500*) 1 774 500 0 38900 Overf. fra andre (private) -250 000 100 000-350 000 39481 Bruk gen.investeringsfond -742 500 484 500-1 227 000 39700 Overf.fra driftsregnskap -624 000 297 000-327 000 Sum inntekter -3 391 000-1 904 000 *)Spillemidler beregnet ut fra total prosjektkostnad, fase 1 og 2. Ettersom Nordland fylkeskommune har gitt signaler om at spillemidler tidligst kan påregnes bevilget i 2013-14, må kommunen også forskuttere spillemidler til kunstgress. Dette vil innebære et ekstra rentetap på ca. kr.32.000,- over 2 år. Vedlikehold og levetid: Kunstgressets levetid Kunstgresset har en garanti fra produsenten på 8 år. Garantien er gitt ut fra 10 timers bruk 365 dager pr år. Leverandøren IPAS angir en antatt levetid på 15 år ut fra samme kriterier. Dette tilsvarer en brukstid på 10 brukstimer/dag x 365 dager /år x 15 år noe som gir totalt 54750 bruks timer før gresset må skiftes ut. Hattfjelldal kunstgressbane skal ikke brukes på vinter og man kan da regne en aktiv brukstid på 5 mnd. Brukstimer pr år blir da 10 timer/dag i 150 dager noe som gir 1500 timer / år. Ut fra dette kan man estimere en levetid ut fra vårt bruksmønster på 54750/1500 noe som tilsvarer 36,5 år før gresset må skiftes ut på grunn av slitasje. Vedlikeholdet består i rensking av banen for organisk materialer, innfylling av granulat, slådding jevnlig og dyprens ca. 1 gang pr. år. Fotballgruppa har påtatt seg alle vedlikeholdskostnader utover hva kommunen i dag benytter på grusbanen.
Side 32 av 74 Vurdering: Det ble i anbudet beskrevet hva slags kvalitet man ønsket i kunstgressbanen. Det ble imidlertid ikke beskrevet at løsningen skulle kun være med pad. Noen tilbydere har derfor også tilbudt løsning uten pad. Kunstgress med eller uten støtdempende sjikt En kunstgressbane med pad gir jevnere idrettsfunksjonelle egenskaper over hele banen i forhold til en bane uten pad. Pad en bidrar også sterkt til å redusere belastningsskader for alle brukerne. Ettersom det i hovedsak er barn som skal bruke banen, er det viktig at man har fokus på de helsemessige konsekvensene banekvaliteten. En kunstgressbane med pad kan også være kostnadsbesparende den dagen kunstgressdekket må skiftes. Pad har 3 ganger levetiden til kunstgresset og kan derfor benyttes flere ganger ved rehabilitering av anlegget. Vedlikehold av banen og driftskostnader Hattfjelldal fotballgruppe har i brev bekreftet at de påtar seg drift og vedlikeholdsansvaret ved kunstgressbanen. Kostnader ut over normal pleie av banen som slodding, kontroll av skjøter og renhold er: Dyprens av banen, dette bør utføres en gang per år og tilbys fra leverandør for kr 12.000,-. Leverandøren tilbyr da også etterfylling av gummigranuler, normalt forbruk pr år er kr 5000,-. Det som del av saksforberedelsen vært gjennomført kort høringsrunde. Høringsnotat med vedlegg har vært til behandling hos Hattfjelldal oppvekstsenter, med tilhørende samarbeidsorganer, idrettsrådet, idrettslaget v/fotballgruppa og hos Rådet for eldre og funksjonshemmede. I hovedsak er mottatte merknader slik at en ønsker ferdigstilt kunstgressbanen så snart som mulig og i prioritet før det vurderes bygget en ballbinge. Se vedlegg for detaljer. Administrative og økonomiske konsekvenser: De økonomiske konsekvensene for kommunen er ved gjennomføring av fase 2 finansieringen på kr. 434.200,-, samt den rentekostnaden på kr. 32.000,- som kommunen får dersom en forskutterer spillemidler på kr. 522.800,- over 2 år. I fase 1 har kommunestyret allerede vedtatt forskuttering av spillemidler. Denne merkostnaden på imidlertid sees i sammenheng med den ekstra kostnaden kommunen får ved en utsettelse av fase 2. Ettersom topplaget for grusbane er forskjellig med topplaget for kunstgress, vil man ved en utsettelse av fase 2 (forutsatt at grusbanen skal gjøres ferdig), måtte skifte topplaget og foreta ny avretting. Nytt topplag og avretting vil anslagsvis koste kommunen ca. 420.000,-. Prisstigning på materiell og arbeid vil komme i tillegg. Av merkostnaden vil trolig spillemidlene dekke 40%. Det er usikkert om fortballgruppa på et senere tidspunkt (ved utsettelse) vil garantere for sine 500.000,-. Kontering: Se innstilling. Konklusjon/anbefaling: Ut fra en helhetlig vurdering vil det være økonomisk fordelaktig å installere kunstgress i denne fasen. Å bygge banen med støtdempende sjikt vil gi jevnere idrettsfunksjonelle egenskaper over hele banen i forhold til en bane uten pad, samt redusere risikoen for belastningsskader. Det vil også gi en økonomisk gevinst på sikt og bidra til reduserte kostnader ved bytte av kunstgress. Det anbefales at kunstgress legges i denne fasen av prosjektet av økonomiske grunner og at alternativet med pad velges da denne løsningen gir store fordeler i forhold til kunstgress uten pad.