Med LEAN som verktøy innenfor genetisk diagnostikk: Økt etterspørsel - redusert svartid Beate Skinningsrud Seksjonsleder Seksjon for laboratoriediagnostikk Avdeling for medisinsk genetikk Klinikk for diagnostikk og intervensjon
Enhet for kreftgenetikk
Hva gjør vi? Laboratoriet tilbyr mer enn 200 genetiske tester for å: finne årsak til sykdom (arvelig kreft, arvelige hjertesykdommer, mental retardasjon mm.) avdekke høy risiko for arvelig sykdom hos familiemedlemmer I 2013 sluttførte laboratoriet sin samlokalisering etter å ha hatt virksomhet på Ullevål sykehus, Rikshospitalet og Radiumhospitalet
Vi måtte forbedre oss! Lange og varierende svartider Stor økning i etterspørsel etter genetiske analyser I 2014 satte vi forbedringsarbeidet i system med å gjennomføre et LEAN-prosjekt for analyser utført med vår mest brukte metode: DNA-sekvensering (Sanger sekvensering)
Økt kvalitet Redusert svartid Håndtere økt etterspørsel Klare og forståelige mål Akkreditering Økt trivsel
Motivasjon for mange små endringer i arbeidsflyten Resultat av LEAN Hva har gitt motivasjon Hva har vi gjort
Motivasjon for mange små endringer i arbeidsflyten Resultat av LEAN Hva har gitt motivasjon Hva har vi gjort
Økt trivsel resultat fra årets medarbeiderundersøkelse
Økt produktivitet 2013-2015 Produktivitet per ansatt - målt i antall fakturerte takster per ansatt 20000 18000 16000 14000-2015-tall er estimert ut fra at vi holder samme fart ut året 12000 10000 8000 2013 2014 2015
Antall dager svartid Prøver analysert Økt prøvemengde redusert svartid Eks. Arvelig brystkreft Betydelig reduksjon i svartid 400 Økt produktivitet 300 350 250 Fra 270 til 14 dager 300 200 250 150 94% 200 285 % 150 100 100 50 50 0 2013 2014 2015 0 2013 2014 2015 Alle enheter nådde målet om 14 dagers svartid for DNA-sekvensering (Sanger) per sept. 2015
Motivasjon for mange små endringer i arbeidsflyten Resultat av LEAN Hva har gitt motivasjon Hva har vi gjort
Alle ansatte fikk kunnskap om LEAN Seksjonsseminar 2014 ble starten på å sette forbedringsarbeidet i system LEAN-prosjekt
Men hva er problemet? Få alle til å forstå hvorfor vi har et problem Rekvirenter som kunne fortelle om konsekvensen av lange svartider Synliggjøre sløsing ved å måle verdiskapende tid
Hva har vært viktigst for motivasjon til LEAN? STYRING ANSVARLIGGJØRE SYNLIGE RESULTATER Vi vet hvor mange prøver vi får inn, og hvor mange som må kjøres hver uke Alle idéer tas godt i mot Vi får ansvar ved å jobbe i team Får teste ut egne idéer Har en leder som stoler på det vi gjør Morsomt å se forbedringer det så vi raskt Gøy å se at vi slipper omkjøringer Motiverende å se hvordan vi ligger an hver uke Før druknet vi i arbeidsoppgaver Vi har jevnere arbeidsbelastning med arbeidsplan
Motivasjon for mange små endringer i arbeidsflyten Resultat av LEAN Hva har gitt motivasjon Hva har vi gjort
Klargjør arbeidsflyten sammen: Brunpapirøvelse Må kjenne behovene til leddet før og etter Ta med et par kunder (rekvirenter) for å forstå hva de ønsker + for motivasjon Ta inn noen som kan LEAN (men ikke nødvendigvis faget) til å stille de dumme spørsmålene
A3- og FMEA-grupper på tvers av enhetene - hjalp oss å kartlegge problemene - deretter tiltakene Over-produksjon Venting Prosessen fra mottak av prøver til utsending av svarbrev tar for lang tid Overadministrasjon Feilretting/ dobbeltarbeid Lager Transport Bevegelse Kunnskap og erfaring Failure Mode Event Analysis (FMEA) med fokus på å redusere risiko og forenkle prosesser Kontrollerer det samme Utarbeider samme svar flere ganger Vente på DNA Vente på kontroll Registrerer info flere steder Unødvendige skjemaer Mye arbeid med arbeidslister Slette dobbeltføringer Store lager av gamle prøver «Ekorn»-lagre av utstyr DNA flyttes mange ganger Plater flyttes mellom roboter Leter etter prøver Leter etter noen til kontrollering Usystematisk opplæring Få som behersker hele 35 tiltak for å redusere risiko flyten - lite fleksibilitet i ressursstyring Vente på kapasitet, maskin For mye infoinnhenting Uklar/mangelfull rekvisisjon Store batchstørrelser Rekvisisjoner flyttes mye og manuelt Henting av utstyr, prøver osv Vente på prøvesvar Omkjøring pga for dårlig sekvens Bevegelse mellom preog postlab Ineffektiv programvare Mange kontrollsteg Lange smale ganger
5S ga oss en ryddigere lab og hjalp også til på frustrasjoner FØR ETTER
Daglige tavlemøter for bedre ressursutnyttelse, og for ikke å forskyve flaskehalsene, men bli kvitt dem Prøvemottak Flere laboratorieenheter Legene Oppsummering og felles informasjon på tavle for hele seksjonen
Achilles: Forbedringssystemet vårt
Konklusjonen er: Økt kvalitet! Reduserte svartider, til tross for økt etterspørsel Mye bedre prøvesvar gode tilbakemeldinger fra rekvirenter Klare prosedyrer for alt vi gjør Fokus på at alle avvik skal føre til forbedringstiltak I 2015 ble laboratoriet vårt akkreditert etter Norsk Standard ISO 15189 Medisinske laboratorier Og vi har fått ansatte med kompetanse og fokus på LEAN
Tusen takk til Alle ansatte ved laboratoriet ved Avdeling for medisinsk genetikk for strålende innsats! EY for å ha undervist oss i LEAN Rekvirenter som har gitt oss gode tilbakemeldinger