Vedlegg 1: Personalforvaltning 1 Blå tekst = fylles inn Rød tekst = skjermes Tilsettingssak Journalpostopplysninger Dok.off. Stillingstittel (engasjement/vikar) i fag/arbeidsområde ved enhet Ber om utlysing av stilling Forslag til utlysningstekst/endelig utlysningstekst Off/utvidet søkerliste (utvidet søkerliste /X kan legges som vedlegg) Saksbehandlerliste trenger ikke registrers Bedømmelse av søkere avsender Bedømmelseskomiteen //X 2 tvidet søkerliste: Saken lenkes til personalmappe nnstilling til tilsetting/engasjement Søknader til innstilte søkere: X Søknad, cv, attester og vitnemål nnstilt navn Tilbud om stilling Ev. takker nei til stilling Korrespondanse om tilsettingsvilkår (lønn etc.) / Vurderes Takker ja til stilling registreres som første dokument på personalmappa Tillegg for vitenskapelig stilling: år stipendiater tilsettes lenkes det også til Saker vedr. direktetilsetting gjøres om til personalmappe idet personen tilsettes, dvs. dokumenter om direktetilsetting skal registreres i personalmappen nformasjon om tilsetting (til søkerne) - Jobborge nformasjon om stans i tilsettingsprosessen til søkerne - Fra Jobborge Ev. ny utlysning Forslag til betenkning/endelig betenkning For stip.still: Vurdering av opptaksgrunnlag + navn (Ph.d.-søknad skal registreres på studentmappe ved ev. tilsetting) Forslag til/oppnevning av bedømmelseskomité Ber om merknader til bedømmelse og ev. innkomne merknader ei S/ / Etter vurdering 1 Listen er ikke utfyllende. Andre typer dokumenter må vurderes om de skal registreres og ev. unntatt offentlighet 2 Dok.type fra ekstern bedømmelseskomite, dok.type /X for intern bedømmelseskomite. Bedømmelsen skal alltid være egen journalpost. Side 1
studentmappe Referat fra intervju/intervju rapport X Tilsettingssaken avsluttes når innstilte søker har takket ja og søknad, cv, attester og vitnemål er overført til personalmappen. Personalmappe Journalpostopplysninger Dok.off. Personalmappe - Fornavn Etternavn fødselsdato (ddmmåå) Takker ja til stilling Søknader, attest og vitnemål (ev. flyttet fra tilsettingssaken) X PM 13.1 avn skjermes ndertegnet arbeidsavtale (ulike rutiner for den enkelte enhet om OBS. Avsender/mottaker skjermes i all korrespondanse med den ansatte hvordan disse legges inn) Forlengelse av tilsettingsperiode (ulike dokumenttyper avhengig av prosess, notat, saksframlegg, ny arbeidsavtale etc.) Søknad og svar vedr. permisjon som avgjøres av tilsettingsmyndigheten - Permisjoner som avgjøres administrativt registreres i PAGA / P 13.1 Meddelelse om tjenstlig / tilrettevisning/advarsel Oppsigelse / P 13.1 PX 13.1 (tekst Andre dokumenter som skal/kan ligge på personalmappen: Typiske personalområder som skal ha egne saker eller fellessaker: Typiske personalområder som skal i PAGA eller til POA Korrespondanse vedr klage på // P 13.1 oppsigelse Attest på arbeidsforhold P 13.1 - Korrespondanse/notater om ansettelses- og arbeidsforhold som har konsekvenser for tilsettingsforholdet, ansiennitet og lignende - Pensjonsforhold, korrespondanse med Statens Pensjonskasse - Korrespondanse rundt bierverv - Melding til AV,SPK om yrkesskade () - Frikjøp (hvis permisjon uten lønn, søknad i PAGA) - Oppholdstillatelse (kopi av brev fra D/Politiet) (X) - Vedtak om pedagogisk basiskompetanse (legges som lenke fra sentral behandlingssak) - Dokumenter vedr. professor emeritus - Oppfølging av sykmeldte (egen sak) - AV tilskudd (fellessak sentralt POA) - Skade, nestenulykker, yrkessykdommer (interne meldeskjema på fellessak POA, melding til AV,SPK på personalmappe) - Lønnsforhandlinger (fellessak for enhetene) - Personalsaker (tjenestetvister, konflikter og lignende) (egen sak) - Forskningstermin (fellessak for enhetene) - Alle typer permisjoner som godkjennes administrativt - Egenmeldinger/sykemeldinger - Fravær og ferie - Tjenestereiser/reiseregninger Side 2
Dokumenter som skal oppbevares lokalt - Lønn/overtid og godtgjørelser - Lønnstrekk - Vedtak om medlemskap i folketrygden (kopi fra AV) - Registrering av tjenestereise og studieopphold for ansatte (kan oppbevares lokalt eller i PAGA) - Referat fra medarbeidersamtaler - Referat fra samtale om lønn, karriere - Rapport fra arbeidsplassbesøk (kan opp registreres i egen sak dersom det er å dokumentere er et behov; for vernerunder, felles sak for fak/adm) Opprykk til professor/dosent/ førstebibliotekar etter kompetanse Personlig opprykk til professor etter kompetanse - fagfelt ev. navn Personlig opprykk til professor/dosent etter kompetanse - navn Opprykk til professor på grunnlag av søknad på stilling ved ekstern institusjon Lenke til personalmappe Journalpostopplysninger Dok.off. Søknad om opprykk til Ev. Forslag til komite for bedømmelse av / Saksframlegg komite for bedømmelse S av Til komiteen: Ber om bedømmelse av.. Fra komiteen: Bedømmelse av P 13.1 Til/fra søker: Ev. oversendelse av / P 13.1 bedømmelse og merknader fra søker Saksframlegg endelig vedtak søknad S P 13.1 om opprykk til. Svar på søknad om opprykk til Dette er noen eksempler på hvilke typer dokumenter som kan inngår i en opprykkssak. Dokumenter fra bedømmelse til endelig vedtak er unntatt offentlighet dersom innholdet tilsier dette. Spørsmål om lønn i forbindelse med opprykk skal journalføres på personalmappen Lønnsforhandlinger Journalpostopplysninger Dok.off. Opprykk på særlig grunnlag Ber om forhandlinger fra enhet for navn P 23.1 (navn hovedtariffavtalens pkt 2.3.4 - Enhet (en sak pr Ber om forhandlinger fra organisasjon for navn P 23.1 (navn enhet pr år) Protokoll fra forhandlingsmøte - navn X ei Lønnsforhandlinger etter 2.3.8 journalføres ikke (lønnsendring i PAGA) Oppfølging av sykmeldte Journalpostopplysninger Dok.off. Oppfølging av sykmeldte Oppfølgingsplan (kan ev. legges som X P 13.1 fornavn etternavn OBS. ye regler fom vedlegg til oversendelse til sykemelder) Oversendelse av oppfølgingsplan (til sykemelder, ev. AV) P 13.1 Side 3
1.7.2014 rapportering etter 9 uker utgår P 13.1 avn skjermes Saken lenkes til personalmappe nnkallinger til dialogmøte 1 (til P 13.1 arbeidstaker) (ved behov, også flere kan innkalles) Oversendelse av revidert oppfølgingsplan P 13.1 (innen 25 uke til AV) nnkallinger dialogmøte 2 (fra AV) / P 13.1 nnkallinger dialogmøte 3 (AV) / P 13.1 Logg ved oppfølging journalføres ikke. Varslingssaker Journalpostopplysninger Dok.off. Varsling om kritikkverdige forhold - fornavn etternavn Sak graderes PX 13.1 avn skjermes Det lenkes mellom varslingssak og personalsak (ikke personalmappe) Varsling om kritikkverdige forhold PX 13.1 Dersom avsender er eller ønsker å være anonym skrives dette i avsenderfeltet ev. nedskrivelse av varslet forhold X PX 13.1 Faktaundersøkelser, notater, referater og lignende Meddelelse (sluttmelding) om varsling av kritikkverdige forhold X PX 13.1 PX 13.1 Dersom varsling omhandler leder eller person med utvidede tilganger i ephorte, kontakt arkivet. For tjenstlig tilrettevisning/advarsel, se personalmappe Ved behov opprettes det personalsak og varslingssak avsluttes. Side 4
Tjenestetvister, arbeidstvister Personalsak fornavn etternavn PX 13.1 avn skjermes OBS. Det kan lenkes fra personalsak til personalmappe men ikke omvendt Journalpostopplysninger Dok.off. Korrespondanse vedr. tvisten / PX 13.1 ntern korrespondanse vedr. tvisten PX 13.1 Det kan være vanskelig å sette et skille mellom hva som skal på personalmappen og hva som skal på personalsaken. Leder og arkiv vil måtte vurdere i de enkelte tilfellene. Hovedregel er at personalmappen i hovedsak skal inneholde dokumenter vedr tilsettingsforhold som har konsekvenser for tilsettingsforholdet (tilsetting, lønn og pensjon), mens dokumenter på personalsaken har et mer personlig preg og større grad av alvorlighet, for eksempel en konflikt, et kritikkverdig eller straffbart forhold) Det opprettes egne oppsigelsessaker ved stevning til tingretten Side 5