Praktisk info - Studiestart 2010 Det nærmer seg turnéstart og dere har sikkert masse spørsmål både av praktisk og innholdsmessig art. Det følgende svarer på de fleste praktiske spørsmål - og har du flere så ring eller mail :) Forberedelse Frem mot turnéstart i januar er det opplæring og forberedelse som gjelder. De fleste har vel allerede hatt opplæring og møte med de lærestedene de skal presentere - hvis ikke vil de kontakte deg snart. Du vil motta epost med powerpointer og manus, slik at du kan forberede deg på egenhånd. Manus skal følges, men ikke "slavisk". Det er bra om du gjør ting på din egen måte og er personlig i presentasjonen. Tenk godt igjennom hvordan du tenker å gjøre første presentasjon - det er lett at det også blir på samme måte andre gang, tredje gang og resten av turnéen... Savner du informasjon fra oss i Studiestart eller de lærestedene du skal presentere - så ta kontakt! Turnéenes første dag Før avreise vil du motta en mail som beskriver henting av leiebil, utstyr, studiekataloger, samt møtested og tid før første skolebesøk. De fleste av dere møtes på folkehøgskolen dere skal bo på kvelden før. Der tar dere en gjennomgang av presentasjonene og det tekniske utstyret som dere får med. Transport og reise Dere reiser sammen i turnébilen og koordinerer transport i samarbeid med Studiestart sentralt. Kost og losji Du vil motta en egen epost med oversikt over skolene dere skal bo på. Vi venter på endelig bekreftelse fra noen av dem. Dersom turnéen går i nærheten av der dere bor er det selvsagt best å bo hjemme. For øvrig bor og spiser dere altså på folkehøgskoler. Vi har gjort avtaler med de gjeldende folkehøgskoler og forøvrig har én person på hvert team (TK) ansvar for koordinering av losji sammen med oss i Studiestart. TK - Teamkontakt En person på hvert team har et særlig ansvar for kommunikasjon mellom teamene, Studiestart og andre involverte (folkehøgskoler, rådgivere, lagerlokaler o.l.) Teamkontaktens mobiltelefon brukes til samtaler i forbindelse med turnéen, og Studiestart betaler teamkontaktens mobiltelefonregning for den perioden dere er på reise. Teamkontakten har ansvar for reisekassen, innsamling/oppbevaring av kvitteringer, samt å skrive disse inn i reiseregningsskjemaet som vil bli sendt på epost. Reiseregningen og kvitteringer skal sendes samlet til Studiestart når turnéen er over. NB! Selv om TK har ansvar, betyr ikke det at han/hun også må gjøre alt - dere er et team og hjelper hverandre med det som skal gjøres. TK har ansvar for at saker og ting blir gjort, men oppgaver kan med fordel delegeres til forskjellige representanter på teamet.
Kontrakt Du skal ha fått en signert kontrakt som vedlegg i en epost. Print den ut i 2 eksemplarer, signer og returnér til oss. Adressen står nederst. Alternativt kan du scanne og sende elektronisk på epost. Turnéplan Du mottar turnéplan på epost fra oss. Program Du mottar programmet for orienteringsdagen på epost fra oss. Programmene er ulik fra turné til turné - så du kan se bort fra de som ikke gjelder din turné. I tillegg vil det blir spesialtilpassede program på noen skoler - informasjon om dette vil bli formidlet til TK. Reisekasse Teamkontaktene på hvert team sender oss sitt kontonummer på epost. Vi overfører så penger til å dekke diesel, ferge og andre transportutgifter under turnéen. NB: Det er svært viktig at TK tar vare på absolutt alle kvitteringer for alle utgifter underveis. Samle gjerne kvitteringene i en liten mappe. Alle utgifter må føres opp samlet i tilsendt reiseregningsskjema. Dette returneres til Studiestart etter turnéene. Reiseutgifter det ikke foreligger kvitteringer for må dessverre føres som lønn - noe som bl.a. medfører skattetrekk. Mobiltelefon Alle telefoner dere tar til rådgivere, Studiestart, overnattingssteder, læresteder, lagerlokaler og lignende underveis, bruker dere TKs mobiltelefon til. Studiestart betaler regningen for denne telefonen i turnéperioden. Powerpoint og materiell til separate presentasjoner Du skal ha mottatt powerpoint og annet materiell fra lærestedene du skal presentere. Sjekk for sikkerhets skyld i tilsendt representantoversikt i høyre kolonne. Der står det hvilke programposter du skal orientere om. Det er viktig at du har god kontroll på dette i god tid før det braker løs. Mange skal ha generalprøver med "sine" læresteder i begynnelsen av januar. Men pass også på at du har fått powerpoint og manus til presentasjonene som bare skal holdes i plenum. Teknisk utstyr Hvert team får en kasse med alt teknisk utsyr. Vi avtaler med en på hvert team som får med seg kassen med pc, prosjektør, høytalere, mikrofon og kabler. Lageroversikt Studiestartmagasinet og alle studiekataloger blir sendt til lagerlokaler som ligger sentralt i forhold til hver turne. Her henter dere og etterfyller det dere trenger underveis. Vi sender
oversikt over hvor de ulike lagrene ligger. Etter at bilen er hentet er dette første stopp på vei til første overnattingssted. GPS og mobilt bredbånd GPS og mobilt bredbåndsmodem ligger i alle kassene. Adresser og kontaktinfo til skolene Vi sender oversikt med kontaktinformasjon og adresser til de skolene som gjelder din turné. Dette er det greit å ha i en mappe i bilen slik at dere vet hvor dere skal. Bruk denne listen for å kontakte rådgiver i forkant av skolebesøkene - slik at eventuelle misforståelser om tid, sted etc unngås. Kontaktinfo til lærestedene Vi sender også oversikt med kontaktinformasjon til de lærestedene dere skal orientere om. Ikke nøl med å ta kontakt med disse dersom du lurer på noe i forbindelse med presentasjonens innhold, form og eventuelle redigeringsforslag underveis. Du merker selv best hva som fungerer og hva som ikke fungerer! Kontaktinfo til andre representanter på teamet I dokumentet "Representantoversikt - Studiestart 2010" finner du mobilnummer og epost til alle representantene. Facebook-gruppe Tidligere har noen team opprettet egne FB grupper og lastet opp bilder og kommentarer fra turnéene. Nå har vi opprettet en facebookgruppe som du finner ved å søke på "Studiestart". Bruk gjerne den til å fortelle litt fra din turné - det er gøy å følge med på hvordan det går. Gruppen er lukket, så det er bare medlemmer som kan se innholdet. Interesseregistreringsskjema I løpet av orienteringsdagen vil mange av elevene fylle ut skjema for interesseregistrering som ligger helt først i Studiestartmagasinet. Innleverte skjema skal fylles inn av representantene underveis på turnéen. Den som har "Intreg"-presentasjonen på hvert team har ansvaret for at papirskjemaene blir skrevet inn elektronisk på www.studiestart.no/ representant/intreg.html hver dag. Studiestart utbetaler kr. 7,- pr. utfylt skjema til den som har gjort jobben. Du skriver navnet ditt i feltet nederst på hvert elektroniske skjema, slik at vi vet hvor mange skjema du har ført inn. Registreringsarbeidet fordeles på alle i teamet som er interessert i å tjene litt ekstra. Bredbåndsmodemet kan brukes til å komme på nett til enhver tid.
Andre praktiske saker til turnéen Vi hjelper dere og dere kan ringe oss 24 timer i døgnet hvis det skulle være nødvendig. Alle teamene har telefonnummer og mobilnummer til oss på Studiestart. Nøl ikke med å ta kontakt hvis det er noe som du trenger hjelp til, er usikker på eller bare vil snakke litt med noen om. NB: Ingen problemer er for små og ingen spørsmål for dumme. Ta kontakt umiddelbart om det er noe du vil ta opp med oss! Når turnéene er over er det lite vi kan gjøre for å bedre forholdene underveis. Andre læresteder: På en del av skolebesøkene har rådgiver invitert institusjoner som ikke er koordinert gjennom Studiestart. Representantene derfra er ansatt/engasjert på andre vilkår enn deg som representant gjennom Studiestart. Kanskje de er der som en del av deres ordinære faste ansettelse, eller at de er engasjert bare for 1-2 dager. Det kan medføre andre lønnsbetingelser, transport- og boforhold enn dere har. Dette kan være greit å vite om, slik at man for eksempel ikke irriterer seg over at noen sitter i ro mens dere rigger PC og deler ut studiekataloger. Det er også viktig at alle føler seg inkludert og ivaretatt av dere. Når dere kommer til en skole: I tillegg til ca. 25.000 elever er nærmere 400 personer involvert i skolebesøkene. Dette omfatter bl.a. rådgivere, utdanningsinstitusjoner, representanter, folkehøgskoler, bilutleie, transporttjenester og overnattingssteder. Selv om alle avtaler er gjort på forhånd vil misforståelser kunne oppstå underveis. Det er derfor viktig at dere tar en telefonkontakt med rådgiver på skolene som skal besøkes ca. 1 uke i forkant. Dette for å bekrefte at dere kommer og unngå evt. uklarheter. Det er viktig å huske på at vi er gjester når vi kommer til en ny skole og vanlig høflighet gjelder selvsagt. Vi skal være vennlige og imøtekommende og rette oss etter rådgivers ønsker. Sammenlikning med andre institusjoner: Snakk positivt og engasjerende om de institusjonene og fagtilbudene du orienterer om. Men like viktig er det at du ikke snakker nedsettende om andre studietilbud eller læresteder. Det kan imidlertid være nyttig å sammenlikne et studium med tilsvarende studium på andre institusjoner i forhold til forskjeller og likheter. Men la det være opp til eleven å ta stilling til hva som kan passe best for ham eller henne. Styr unna partyfellen : Studiestartdagen er en orientering om utdanning, likevel kan en del av presentasjonene lett få et litt for stort fokus på livet utenom studiene. Det sosiale studentlivet er selvsagt viktig, men alt med måte. Avgangselevene er de første til å gjennomskue eventuelle forsøk på billige salgstriks som skal lokke kommende studenter på falske premisser. Erfaringen viser at elevene helst ønsker saklig og god informasjon om studietilbudene, presentert på en levende og engasjerende måte. Ikke prøv å veie opp for dette ved å fremheve festekulturen som drahjelp til riktig studievalg for den enkelte elev. Når skal studiekataloger deles ut? Det er veldig viktig at dere deler ut studiekataloger på tidspunkt som samsvarer med programmet. Følg disse anvisningene:
Turné 1, Sogn og Fjordane, samt turné 2 og 3: Student i Bergen-brosjyren skal deles ut i hånden til alle ved inngangsdøren når dagen starter. Studiestartmagasinet legges på elevenes plasser i første pause. Øvrige brosjyrer og studiekataloger gjøres tilgjengelig på bord på stands og på separate presentasjoner. Øvrige turneer: Studiestartmagasinet skal deles ut i hånden til alle ved inngangsdøren når dagen starter. Øvrige brosjyrer og studiekataloger gjøres tilgjengelig på bord på stands og på separate presentasjoner. Hvis dere får spørsmål dere ikke vet svaret på: En service som settes stor pris på er at vi besvarer alle spørsmål som stilles. Dersom dere ikke vet svaret på spørsmålet tar dere kontakt med den kontaktpersonenen dere har fått oppgitt til gjeldende lærested. Målet er at alle spørsmål skal være besvart når studieorienteringen er over. Tekniske saker Orienteringsdagen er i stor grad avhengig av at teknikken fungerer - og at du vet hvordan utstyret skal brukes. Så her følger en orientering om det tekniske. Dere har med dere alt teknisk utstyr med unntak av lerret som hver skole har ansvar for å stille med. I forkant av hver orienteringsdag skal følgende gjøres klart: 1. Lerret skal settes opp (her er ofte vaktmester på skolen involvert). 2. Strømforsyning skal sørges for (her er ofte vaktmester på skolen involvert). 3. PC-utstyr skal opp og gå - og turnéleder har ansvar for at PC-en fungerer tilfredstillende. 4. Prosjektor skal rigges opp sammen med PC-en og skjermbildet skal justeres til det best mulige. 5. Høyttalere skal plasseres på et dertil egnet sted og mikrofonen skal sjekkes - og brukes om det er behov for det. 6. Ved oppstart står 2 representanter ved inngangen og deler ut Studiestartmagasinet til hver enkelt elev samtidig som eleven ønskes velkommen til orienteringsdagen. OBS; andre rutiner gjelder på turne 1 (Sogn og Fjordane), 2 og 3 (se ovenfor). På mange skoler er det gode audio-visulle anlegg. Disse kan med fordel benyttes, men da må det sørges for at det er tilkoblingsmulighet for den medbrakte bærbare PC-en. Et viktig moment er også at rådgiverene har fått beskjed om at programmet for orienteringsdagen er fleksibelt og at rådgiver har anledning til å invitere andre læresteder enn de som er en del av det faste Studiestartprogrammet. Det er lagt inn en post i programmet som kan benyttes til dette kalt "lærested invitert direkte av rådgiver". Det er viktig at disse lærestedene føler seg inkludert og blir tatt godt imot av dere som representanter for Studiestart. I etterkant av orienteringsdagen skal alt utstyr pakkes ned forsvarlig og rommene ryddes for brosjyrer. Det er viktig at det ser fint ut etter oss.
Et hovedelement i orienteringen er powerpointpresentasjoner og det er viktig at du kan bruke en PC og powerpoint-programmet. Vi har laget et enkelt oppsett som baserer seg på hyperlinker - det betyr at det er en hoved-powerpoint-presentasjon med kun et par 'slides' - og på disse ligger det tekst som er hyperlinket til den gjeldende presentasjon som skal forestås. Det betyr at du bare trenger å klikke på hyperlinken - således slipper man å 'rote rundt' på PC-en for å finne riktig presentasjon. Turnéleder har ansvar for PC-en og for å sørge for at hyperlinkene fungerer som de skal. Et tips: Når du forestår en presentasjon er det lett å snu seg med ryggen mot elevene for å se på presentasjonen på lerretet. Det bør du unngå. Du kan selvfølgelig snu deg raskt for å se at det er riktig slide som er på lerretet, men det kan du også se på PC-en. Det gir et dårlig signal til elevene å prate til dem med ryggen mot dem. Orienteringsdagen skal forløpe så smidig som mulig - og det er alltid en som har rollen som konferansier for dagen. I begynnelsen vil det være TK, men denne rollen kan byttes på underveis etterhvert som hver representant blir godt vant med utstyret og opplegget. Lykke til med forberedelene - og ikke nøl med å ta kontakt om det er noe du lurer på! Vennlig hilsen Eirik Fluge (mob: 915 53 449) og Øystein Sævig (mob: 906 72 147) Studiestart