Kommunikasjonsplan for NAV Sandøy NAV-reforma sitt mål: Fleire i arbeid og aktivitet, og færre på stønad Enklare for brukarane og tilpassa brukarane sitt behov Ei heilskapleg og effektiv arbeids- og velferdsforvaltning Visjon: Vi gir menneske muligheiter Verdiar: Tydeleg Løysningsdyktig Til stades
Innhald: 1. Eierskap og ansvar... 4 2. Våre målgrupper... 4 3. Våre kommunikasjonsmål... 4 4. Utfordringar... 5 5. Strategi - tiltak... 5 6. Bodskap... 5 7. Kanaler... 6 8. Kven uttalar seg til pressa?... 6 9. Beredskap i uforutsette situasjoner... 6 10. Aktivitetar og ansvar... 6 3
1. Eierskap og ansvar Sandøy kommune sin visjon under høg himmel med vid horisont NAV sin visjon vi gir menneske moglegheiter! Dette er ein kommunikasjonsplan for etablering av NAV Sandøy. Planen gjeld fram til opninga av NAV i Sandøy 4. kvartal 2009. Den må reviderast fortløpande. Det er spesielt aktuelt å revidere planen tidleg hausten 2009 når vi er nærmare NAV-etableringa. Det skal også lagast ein kommunikasjonsplan etter at NAV Sandøy er etablert. Prosjektgruppa har ansvaret for planen inntil er tilsett. I Sandøy kommune har ein lagt seg på flat struktur organisasjonsmessig. Kommunikasjon til innbyggjarane blir utført på fleire måter. For innbyggjarar er det naturleg med første kontakta til sørvistorget. Sentralbordet til kommunen er naturleg lagt dit. Dersom det er stengt ein dag ved NAV trygd, kan NAV trygd gjere avtale med sørviskontoret om at brukarar kan henvende seg dit. 2. Våre målgrupper Målgruppa er: tilsette brukarar brukarorganisasjonar innbyggjarar næringsliv/arbeidsgivarar legar politikarar andre samarbeidspartar 3. Våre kommunikasjonsmål Kommunikasjonen skal bidra til samsvar mellom forventningar og resultat NAV-kontoret vårt skal vere i stand til å bidra til å skape tryggleik hos publikum og samarbeidspartar, dette også for at vi skal mestre gjennomføringa. Tilsette i NAV skal ønske å bidra i arbeidet og sikre gjennomføringa. At brukarar, samarbeidspartar og tilsette skal ha kunnskap om og forståing for kva ei ny arbeids- og velferdsforvaltning er, kva tenester den tilbyr og korleis tenestene er tilgjengeleg i kommunen. Innbyggjarar og samarbeidspartar skal vere kjent med kva tenester vårt NAV-kontor tilbyr. Innbyggjarar og samarbeidspartar skal kjenne til kvar vi er i endringsprosessen, og vere trygge på at vi mestrar gjennomføringa. Brukarane skal oppleve at dei blir hjulpne til å bruke sjølvbetjeningsløysingar Brukarar skal oppleve oss som imøtekommende, behjelpelege, lyttande og løysningsorienterte. Vi skal stå fram som endringsorienterte, med entusiasme og læringsvilje Det etterlatte inntrykket skal alltid vere at vi gir menneske moglegheiter 4
Vår kommunikasjon skal målast opp mot verdiane våra: tydelege, til stades og løysningsdyktige. 4. Utfordringar Internt: I forhold til intern kommunikasjon, er det viktig at prosjektleiar og andre i prosjektgruppa kommuniserar om det som har skjedd og det som skal skje etterkvart. Vi er ei relativt lita gruppe tilsette. I tillegg til prosjektgruppemøta, ser vi kvarandre på fredagslunsjer og vi har kort vei for å kunne treffe og snakke med kvarandre. Det er også mykje informasjon inne på Nav.no og Kommunenavet. Vi må ha eit fokus der vi har byrja å tenkje som eit Nav-kontor. Vi må vere medvitne at vi alle har eit informasjonsansvar i forhold til kvarandre og dei ulike arenaane som vi arbeidar på. Samarbeidsavtalen mellom stat og kommune skal ikkje opp i kommunestyret før i juni 09, dette blir ei utfordring for vi som skal inn i NAV, då vi ikkje veit heilt sikkert kva som skal inn i NAV ifrå kommunen. Vi vil gjerne ha dette klartlagt tidlegare. Dette arbeidet er påbegynt. Lønns-, kultur-, og arbeidstidsforskjeller for tilsette på stat og kommune. Ulike arbeidsgivarar for statlege og kommunalt tilsette. Eksternt: Vi vil få ei ekstra utfordring vedk. tilgjengelegheit ved NAV trygd i ombyggingsperioden av NAV-kontoret. Det er heilt sikkert avklart ifrå kommunen kva som skal inn i NAV Personvern på publikumspcen og i mottaket generelt. 5. Strategi - tiltak Gi god og hyppig informasjon gjennom publisering på nett og på trykk, og gjennom leiarar og organisasjonane til medarbeidarar i kommune og stat. Tipse media om aktuelle hendingar og suksesshistoriar, og samtidig informere om kvar vi står i prosessen mot å bli eit NAV-kontor. Kommunisere løysningsorienterte tiltak, resultat og nye samarbeidsformer både internt og eksternt. Samtale om kva mål, visjonar og verdiar betyr for brukarar og tilsette. Tilstrebe rask informasjonsflyt. Sørge for oppdatert informasjon på kommunen si heimeside 6. Bodskap Informasjon om NAV-etableringa i Sandøy kommune Bakgrunnen for NAV Stortinget si bestilling m.m. Mål og visjonar Kva er det NAV skal få til? 5
7. Kanaler Haust- og vårmøte i kommunen Lokale aviser, spesielt Haramsnytt Kommunal heimeside, med link til nav.no Møte saman med NAV trygd og næringslivet våren 2009 Flygeblad frå kommunen, informasjonsblad til tilsette, brosjyre Møte blant folkevalgte I møte med brukarar på kontora våre I samarbeidsmøter Ved fredagslunsjer Prosjektgruppemøter 8. Hvem uttaler seg til pressen? Rådmann eller prosjektleiar, til er tilsett, uttalar seg om NAV-prosessen i Sandøy til pressa. Trygdesjef Odd Husøy uttalar seg vedk. det som gjeld spesielt for NAV trygd NAV leiar i Haram, Tor Helge Stavdal, uttalar seg vedk. det som gjeld spesielt for NAV arbeid. 9. Beredskap i uforutsette situasjoner Dersom NAV kontoret er stengt for kortare tid, kan brukarar kontakte sørviskontoret Telefonnr. til mobil kan bli oppgitt. Opplysningar blir registrert for hand dersom datasystemet er nede. 10. Aktiviteter og ansvar Før etablering Under etablering Ved etablering Etter etablering (sjå tabell under) 6
Målgruppe Bodskap Målet med infotiltaket Tilsette som skal Vi er dei viktigaste Bygge felles arbeide ved NAVkontoret. merkevarebyggjarane eigarskap. i NAV. Vi skal gi menneske moglegheiter, dette skal vi gjere saman. Vi er lojale til fatta Tilsette Brukarar som oppsøker sosialtenesta, NAV trygd og NAV arbeid Brukarorganisasjo nar. Innbyggjarane i kommunen, brukarar og samarbeidspartar. Innbyggjarane i kommunen og samarbeidspartar. Innbyggjarar i kommunen. Innbyggjarar i kommunen Leger Samarbeidspartar, inkl. næringsliv/arbeids givarar. Alle innbyggjarar. Alle innbyggjarar. Alle innbyggjarar. vedtak/avtalar. Det skjer mykje godt arbeid til tross for at vi er inne i ei krevjande omstilling. Du er no i eit kontor som endå ikkje er integrert NAVkontor, men vi vil hjelpe osv Vi opnar 4. kvartal 2009. Info. om kva det nye NAVkontoret vil innehalde. Mål med reforma. Kva er det NAV skal få til. Bruk våre sjølvbetjeningsløysingar. Her finn du oss. Dette tilbyr vi. Leiar for NAV kontoret er tilsett. Det nye NAV kontoret vil innehalde. NAV trygd har eit anna lokale i ombyggingsperioden. Gode saker eller resultat ved kontoret. Slik arbeidar vi ved NAV-kontoret. Korleis kan vi samarbeide til det beste for brukaren. Vi ønsker dialog og samarbeid. Vi opnar NAVkontor. Vi opnar NAVkontor. Vi har opna NAVkontor. Bygge stoltheit og motivasjon. Bygge kjennskap og rette forventingar. Bygge kjennskap til NAV, gjere det nye NAV-kontoret kjent. Styre forventningar. Gjere brukaren meir sjølvhjulpen. Bygge kjennskap til NAV og etableringsprosessen. Markere skille mellom samlokalisering og opning. av NAVkontoret. Orientering, brukarar skal vite kvar dei skal henvende seg. Bygge omdømme. Få til eit smidig samarbeid med legane. Oppnå tett kontakt. Tiltak Kanal Når Ansvar Jevnleg involvering og oppdatering. Skape fellesskap. Synliggjere resultat, vere positiv til endring. Snakke med brukarar om NAV. Gi informasjon, artikkel om NAV Sandøy. Skriftleg og muntleg informasjon. Foiler. Møter, samtaler, fredagslunsjer. Navet, Kommunenavet, mail. Navet, Kommunenavet, nav.no, fylkessida. - Gjennom kontakt med brukarar - Folkemøte Kommunal heimeside, lokale aviser, møte saman med NAV trygd til næringslivet, flyge- /informasjonsblad frå kommunen, ilegg i brev som sendast, folkemøte, oppslag på dei gamle kontora og på strategiske stader og internett. Før, under og etter Før, under og etter - Når brukarar oppsøker kontora, og elles når det er moglegheit for det. -Mai -08 Før, under, ved og etter Pressemelding Lokale medier. Ved tilsetting. Gi informasjon. Kontakt ved lokalaviser Jevnleg kontakt. Introduksjon og informasjon. Lokale aviser, oppslag på dei gamle kontora og på strategiske stader. Lokale aviser Møter med legane. Informasjonsmøter. I ombyggingsfasen Etter etablering Før og etter etablering Under og etter Info. om opning. Brosjyre, plakater 10 dager før opning Info. om opning. Pressemelding Lokale aviser. 1 veke før opningsdagen. Gi info. om opning. Pressedekning Lokale aviser. Opningsdagen. invitere pressa til opninga. Styringsgruppe, prosjektleiar/leiar, tilsette. Tilsette ved sosialtenesta, NAV trygd og NAV arbeid. Tilsette ved sosialtenesta, NAV trygd og NAV arbeid. Styrings- og prosjektgruppa, prosjektleiar/navleiar, tilsette. Styrings- og prosjektgruppe, og Prosjektgruppe og, leiar for NAV-trygd. Tilsette. Tilsette NAV-trygd, NAV-tilsette, NAVleiar. Prosjektgruppe, NAV-tilsette,. 7
8