Introduksjon til alle styrekursmodulene Denne introduksjonen er en veiledning til dere som skal være kursledere på styrekurset. Introduksjonen setter dere inn i hva som er kursets formål, den forklarer viktigheten av gode forberedelser til kursopplegget og den beskriver hvordan modulene i kurset er lagt opp. Det må presiseres allerede her at kurslederne må lese nøye gjennom modulene i god tid før kurset skal gjennomføres. Det er to grunner til dette: Noen av de tingene som skal forberedes vil ta noe tid å få ordnet. Alle modulene inkluderer også en rekke sider som skal kopieres opp til kursdeltakerne. Den andre grunnen er at hver forening og hvert styre er unikt. Kurset kan brukes av alle typer foreninger, men det er deres jobb som kursleder å tenke gjennom hvilke tilpasninger som eventuelt må gjøres for at nettopp deres forening og styre skal få størst mulig utbytte av kurset. Formålet med kursmodulene Utvikle en felles forståelse for arbeidet i styret og gjensidig tillit styremedlemmene mellom Sikre en basiskompetanse hos styremedlemmene som er nødvendig i arbeidet Skape forståelse for organisasjonskulturen i foreningen Gi den enkelte bedre innsikt i egne roller i foreningen Skape diskusjon om styrets arbeidsmåter Utvikle et felles arbeidsdokument som kan fungere som utgangspunkt for det videre styrearbeidet Kurset har som hovedmål å bidra til utvikling av styrets arbeidsmåter og samarbeidsevner. I tillegg er et sentralt mål å bevisstgjøre styremedlemmene på sitt ansvar og å skape refleksjon rundt den rollen de har som ledere av en forening. Arbeid med de forskjellige kursmodulene vil styrke styremedlemmenes tilhørighetsfølelse til foreningen. 1
Et formål er at styremedlemmene skal bli kjent med hverandre. På denne måten skapes det trygghet og tillit. Dette er en viktig grobunn for diskusjoner og beslutninger i styrearbeidet. Kurset har også som formål å hjelpe dere til å skape et arbeidsdokument for det som ditt styret ønsker å gjennomføre det kommende semesteret. Her inngår definering av arbeidsoppgaver styret må og/eller vil gjøre, prioriteringer, arbeidsfordeling og planlegging av gjennomføring. Valgmuligheter og prioriteringer Det er i de forskjellige styrekursmodulene mange mindre tema. Som kursleder kan du velge å følge hele malen gjennom alle temaer i den rekkefølgen som er foreslått, men det er også mulig å velge bort hele moduler og enkelte temaer som ikke er relevant for din forening. Du har også friheten til å bytte ut eller endre på øvelser eller diskusjonstemaer dersom du har egne forslag du foretrekker. Forslag til ulike kursprogram Vi vil foreslå fire ulike program for hvordan kurset kan gjennomføres tidsmessig. Et dagskurs: Styret setter av en hel dag (f.eks. 09:00 til 17:00). Det er viktig å sette av god tid til lunsj. Det kan være trivelig å avslutte med en middag på restaurant. Kurs over to kvelder: Styret setter av to kvelder på ca 4-5 timer hver. To moduler kan gjennomgås per kveld. Et helgekurs: Her kan det være fint å dra bort, for eksempel på hyttetur, med hele styret. Modul 1 tas da fredagskvelden, de resterende tre modulene på lørdagen. Flere møter med enkelttemaer: Det anbefales ikke å gjennomgå kurset på vanlige styremøter, men i stedet arrangere studiesirkler eller temakvelder hvor styret kan gå gjennom enkelttemaer i kurspakken. Det kan være lurt å holde kurset et annet sted enn der foreningens vanlige arbeid drives. Da er det lettere å koble litt av fra det daglige arbeidet og unngå at dere blir forstyrret når en skal gjennomgå et slikt kurs. To ting å ha i mente Det er viktig at styremedlemmene, både ved gjennomføring av dette kurset og i styrearbeidet generelt, hele tiden har en positiv innstilling til hverandre og hverandres ideer og innspill. Denne holdningen skaper kreativitet i motsetning til de destruktive setningene Dette har vi prøvd før, Det er umulig å få til, osv. I de fleste diskusjoner dere skal gjennom er det ofte viktigere med selve refleksjonen som skapes rundt temaet enn det å finne fram til en konkret løsning. 2
Kursleders forberedelser til kurset Jobben som kursleder Dette kurset skal kunne holdes av foreningens leder og nestleder. Dersom dere er en liten forening uten nestleder, bør et annet styremedlem likevel assistere leder med jobben som kursholder. Den viktigste jobben du har som kursleder er å lese gjennom hele kurspakken i god tid på forhånd og skaffe til veie det utstyr og den informasjon som dere trenger til kurset. Samtidig er det en del øvelser og diskusjonstemaer som forutsetter at du som kursleder setter deg inn i dem på forhånd for at øvelsene skal fungere eller diskusjonene være konstruktive. Derfor er det viktig å vite at: Utstyr Foran hver modul er det skrevet hva dere trenger av utstyr til akkurat den modulen. Dette kan være alt fra foreningens historie, kopier av tekster i denne kursmanualen til papirduker. Praktisk forarbeid Foran hver modul er det skrevet hva som dere må gjøre av praktisk forarbeid. Dette dreier seg om hva slags informasjon om foreningen du må samle inn på forhånd - for eksempel foreningens formålsparagraf og organisasjonskart - og hva du bør sette deg inn i og tenke litt rundt for eksempel teori rundt ulike rolletyper eller arbeidsoppgaver styret står ovenfor. Utstyrsliste Nedenfor følger en helhetlig utstyrsliste med utdypende kommentarer for å gjøre forberedelsene litt mer oversiktlig. Her er alt som må medbringes og forberedes i forkant av styrekurset tatt med. Kryss av på lista etter hvert som forberedelsene er unnagjort! Forberedelsene tar tid Det kan være fordelaktig å alliere deg med et annet styremedlem i noe av dette arbeidet for å få hjelp til forberedelsene eller gjennomføringen av kurset. Det at dere som ledere av styret holder kurset kan bidra til at dere kommer inn i rollen som ledere lettere. Dere vil samtidig setter dere i respekt og oppnå den anerkjennelse dere skal ha som lederteam. Dette gjelder kanskje særlig der hvor styreleder er nyvalgt og trenger å avklare sin rolle ovenfor gamle styremedlemmer. Men det kan være vel så viktig når styreleder er gammel, og må avklare sin rolle til nyankomne styremedlemmer. 3
Forberedelser Dette må dere ha tilgjengelig på kurset Hver kursdeltager skal få en plastperm. Her kan kursleder sette inn en del ark på forhånd (foreningens historie, vedtekter etc.) og styremedlemmene kan sette inn ark underveis i kurset. Dette må framskaffes, kopieres opp og medbringes Det er kanskje i disse punktene det mest tidkrevende forarbeidet ligger. Det er selvfølgelig avhengig av hva som finnes nedskrevet i foreningen fra før av. Det må uansett settes av tid til forberedelser til presentasjon av disse punktene. En tekst om foreningens historie må spores eller eksisterende bruddstykker må samles sammen, eller alt må skrives ned fra begynnelsen. Kursleder må finne fram foreningens formålsparagraf, vedtekter og vervbeskrivelser. Et organisasjonskart med en tilhørende forklarende tekst skal også med. Sjekk at de som eventuelt eksisterer er oppdaterte og tegn et fra bunnen av hvis dere ikke har noen. Hvis dere har en handlingsplan av noe slag, er det lurt å kopiere opp og ta med denne. Det er viktig for kursleder å tenke litt gjennom arbeidsoppgavene styret står ovenfor (er de realistiske, henger de sammen med foreningens formål, hvordan er det lurt å fordele disse, osv.) på forhånd. Det samme gjelder vervbeskrivelsene til styremedlemmene og deres gode egenskaper. Det kan være en ide å delegere bort noen av disse forberedelsene. Samtidig er jobben nyttig og lærerik for deg som er nyvalgt leder. Disse arkene må kopieres opp fra kursmanualen Bakerst i kursmanualen finner du en del dokumenter som du skal skrive ut og gi til kursdeltagerne. Disse dokumentene blir det henvist til gjennom modulene slik at du får beskjed om når de skal brukes. Det er viktig at kursleder leser gjennom disse ulike arkene på forhånd. Spesielt krever de ulike øvelsene god forberedelse og forståelse fra kursleder. Les for eksempel godt gjennom øvelsen om informasjonsdeling. Kontakt SiO Foreninger hvis noe er uklart. Kursleder må skaffe seg oversikt over foreningens rutiner i forhold til dokumentasjon og arkivering (hva som dokumenteres, hvor det arkiveres og på hvilken måte). Kursleder må også ha tenkt på forhånd gjennom foreningens relasjoner til andre aktører, styrets 4
møtekultur og eksisterende informasjonskanaler. Det er endel teori å sette seg inn i når det gjelder prosesser og mekanismer som kan finnes i styret som gruppe. Oppbygningen av styrekursmodulene Introduksjon til modulen og temaene Hver modul starter med en kort tekst om modulen og beskrivelser av hvert tema modulen inneholder. Disse tekstene beskriver kort hvorfor de respektive temaene er med, dvs. hvorfor vi mener at temaene er viktig å diskutere for et styre. Introduksjonen er ment som en veiledning til deg som kursleder, men kan godt brukes som presentasjon av hver enkelt modul for styremedlemmene også (snakk litt rundt dem eller les de opp.). Generelt Under denne overskriften finner du hvilke praktiske forberedelser du som kursleder bør gjøre, samt hva slags utstyr modulen fordrer. Les nøye gjennom dette. Her dukker også opp noe vi har kalt Utviklingsarbeid. Mer om dette nedenfor. Under generelt står det også hvilke temaer som overlapper med lignende temaer i kurspakken. Dette er viktig å være klar over slik at dere slipper å diskutere ting flere ganger. Manus Deretter følger selve manuset for hver modul. Manuset er delt opp i enkeltemner. Under hvert emne er det en kort introduksjonstekst for emnet denne er ment som en veiledning til deg som kursleder, men kan gjerne brukes som introduksjon til emnet for styremedlemmene. For hvert tema er det angitt hvilken arbeidsform som brukes. Røde bokser I boksene med rød kant finner du ulike typer kommentarer eller forklaringer, nyttig informasjon og forslag, ulike typer tips og illustrerende eksempler. Eksemplene tar utgangspunkt i en konstruert forening vi har kalt De Singles Samfunn. Arbeidsformer Under hver overskrift finnes en arbeidsform. Kurset er basert på korte innledninger fra kursleder, individuelt arbeid, gruppearbeid, plenumsdiskusjoner og øvelser. - Forelesning Kursleders innledning til temaet. De er ikke tenkt som vitenskapelige forelesninger, men har til hensikt å aktualisere temaet og skape et slags rammeverk til en påfølgende diskusjon eller øvelse. 5
- Plenumsdiskusjon Det er viktig å engasjere styremedlemmene og få dem til å reflektere over de ulike temaene som tas opp gjennom kurset. Ofte lærer en best ved å selv delta i diskusjoner. I plenumsdiskusjoner skal styret diskutere temaer som tas opp og relatere de til egne erfaringer. Av og til er plenumsdiskusjonen strukturert ved at alle skal si noe om temaet etter tur; dette har vi kalt Runden. - Gruppearbeid Noen ganger skal styret fordele seg opp i mindre grupper. Dette gjør at alle får slippe til og ulike grupper ulike kan gjøre forskjellige oppgaver. - Individuelt arbeid Ved individuelt arbeid skal styremedlemmene jobbe alene og ikke snakke sammen. Her er tanken at de skal bruke tid individuelt til å reflektere over tema som tas opp. - Øvelse Det finnes ulike typer øvelser i kurspakken. De har ulike funksjoner, noen skal sette fokus på et tema, andre har som mål å skape selvinnsikt. - Utviklingsarbeid I modulen foreslås det ulike tema som kan være et såkalt utviklingsarbeid. Dette er fordi disse temaene, diskusjonene eller oppgavene kan vise seg å være så omfattende at det vil ta altfor lang tid å gjøre det i løpet av kurset. Derfor anbefaler vi ved slike anledninger å ta temaene med videre i styrearbeidet, dvs. diskutere det ved en senere anledning eller sette ned arbeidsgrupper som har ansvaret for å jobbe med dette temaet. Disse utviklingsarbeidene er det viktig å notere seg og systematisere, prioritere og fordele. Slik kan resultatet av dette kurset bli et godt arbeidsdokument for semesteret. Det er viktig at dere følger opp og reviderer arbeidsdokumentet underveis gjennom semesteret. På slutten av kursheftet kommer det en oppsummering av det som foreslås til utviklingsarbeid. Det er viktig å notere underveis gjennom hele kurset. På denne måten kan dere få notert ned viktige tanker og nyttig informasjon som dere kan bruke videre i styrearbeidet. Samtidig får dere skrevet ned en oversikt over ting dere ønsker å arbeide videre med etter kurset utviklingsarbeidet. 6
Nytt styre nytt styrekurs Formålet med styrekurset er at man skal få en felles forståelse for det man holder på med og at man har en felles plan for arbeidet i foreningen i den kommende perioden. Styrekurset er derfor ikke noe som foreningen kan gjennomføre en gang for alle. Vanligvis vil det være i hvert fall noen nye medlemmer i styret hvert semester eller år.. For at det nye styret skal sveises sammen til en helhet er det viktig å avholde kurset på nytt ellers risikerer man at kløften mellom gamle og nye i styret kan bli et problem. Og selv om det ikke har skjedd en utskiftning av styremedlemmer, kan det hende at situasjonen for foreningen har endret seg. Om ikke annet, vil det i hver periode være behov for å utarbeide en ny handlingsplan. Vi vil derfor anbefale at det blir en fast rutine i foreningen å avholde styrekurset hvert semester eller år når det velges nytt styre. Man vil selvsagt måtte vurdere fra gang til gang hvilke deler av kurset som er relevante og hvor stor vekst man skal legge på de ulike modulene. 7