Verktøy for boligkartlegging Rapporter. Versjon 2 Helse og Velferd - Norge Stasjonsgata 37, NO-1820 Spydeberg - Tlf: + 47 90 12 45 50, Faks: + 47 69 83 87 10 - www.tietoenator.com
Bli kjent med Bokart- Rapporter Side 2 Hva er filter, og hva brukes de til? Filter er en metode for å plukke ut ønskede deler eller poster fra en database. F.eks. en liste over alle ansatte som er vikarer. Da tar vi typisk utgangspunkt i en liste over alle ansatte men filtrerer bort alle som ikke er vikarer. Hvor bruker man filter? De tre mest åpenbare steder å bruke filter er i lister, rapporter og på rapportsammensettinger. To typer filter. Eller rettere sagt to hovedtyper å angi filter på. Den enkleste og mest intuitive for mange er det vi kaller for QBE filter. QBE står for Query By Example og anbefales for «nybegynnere». Hovedtanken her er ferdig definerte rader og kolonner som fylles ut, og man får en del valgmuligheter presentert underveis. Den andre formen er tekstfilter som vi bare kaller Filter. Denne formen er kraftigere men noe mer kryptisk. Tekstfilter er slik databasemotoren i systemet vil ha filterene. Dvs at dersom dere bruker et QBE-filter så vil programmet først oversette dette til et tekstfilter som sendes til databasemotoren for eksekvering. Man kan også bruke oversettelsesknappen på QBE fanen for å oversette det aktive QBE-filter til et tekstfilter.
Bli kjent med Bokart- Rapporter Side 3 Filteroppbygging Den enkleste og vanligste formen for filter ser typisk slik ut: [Databasefelt] [Operator] [Verdi eller Databasefelt] QBE: Type = Vikar Filter: (USR:Type=3) Man kan også bygge mer avanserte filter ved å sette sammen flere filter til et større ved hjelp av skilleoperator: [Databasefelt] [Operator] [Verdi eller Databasefelt] [Skilleoperator] [Databasefelt] [Operator] [Verdi eller Databasefelt] Følgende bilder viser hvordan dette ser ut i systemet Listen til venstre er en liste over alt feltene i den tabellen vi nå jobber med, nemlig USERTBL. Vi kan da finne det første feltet vi ønsker å filtrere på i dette tilfelle Type. Henter så dette feltet ved å dobbeltklikke på det eller trykke på enter tasten når ønsket felt er markert. Dette resulterer i at valgt felt vil bli lagt til i Felt kolonnen i QBE-lista på høyre side.
Bli kjent med Bokart- Rapporter Side 4 Da er det på tide å angi en operator. Dette gjør vi ved å klikke på høyre musetast i Op kolonnen eller markere Op kolonnen og trykke på mellomrom tasten. Når vi har valgt ønsket operator angir vi verdi. Trykk høyre musetast i Verdi feltet for å få opp aktuelle valg eller skriv verdien direkte inn i Verdifeltet. Til sist angir vi skilleoperator dersom, og bare dersom, vi skal angi flere uttrykk i filteret vårt. Dette gjøres på samme måte som på Operator feltet høyre musetast i Skille Op kolonnen eller å markere Skille Op. kolonnen og trykker på mellomromstasten. I vårt tilfelle skulle vi også filtrere på Nivå1 så da gjentas vi prosessen en gang til for dette uttrykket. Dersom man skal angi et tekstfilter så velger man felt fra feltlista til venstre og skriver typisk resten av uttrykkene som vanlig tekst. De forskjellige knappen på Filterfanen til høyre kan også brukes. Enkelte felter i systemet ligger lagret i databasen i spesielle formater. For eksempel blir datoer lagret som antall dager siden 01.01.1801 3, noe som medfører at 31.10.1999 lagres som 72625. Tidspunkter lagres som antall hundredeler siden midnatt osv.
Bli kjent med Bokart- Rapporter Side 5 Standardfilter hvordan brukes de? I rapporter/rapportsammensettinger angis standardfilter i feltet Filter mens i kartoteker velges standardfilter ved å trykke på pilen. ved siden av QBE seleksjon knappen. Dobbelklikk på ønsket filter og man kommer tilbake til listen over kartlegginger.
Bli kjent med Bokart- Rapporter Side 6 RAPPORTSAMMENSETNINGER Rapportsammensetninger er et hjelpemiddel for at brukerne av systemet skal kunne ta ut rapporter enkelt og hurtig. Det er systemansvarlig som setter opp slike rapportsammensetninger med hensyn til rapportlayout, filter og sortering. Brukerne forholder seg kun til en liste over tilgjengelige rapportsammensetninger. Disse rapportsammensetningene finner man ved å trykke på - knappen som er til høyre for - knappen i det kartoteket du står i. Du får da opp en liste over tilgjengelige rapporter. Du velger den du vil bruke og rapporten kommer opp på skjermen. Dersom brukerne har behov for å gjøre egne filtreringer eller sorteringer så må de fortsatt bruke den vanlige rapportmetoden. Her kommer det opp to rapporter, vi velger for eksempel boligkartleggingsstatistikk. Da kommer dette bildet opp:
Bli kjent med Bokart- Rapporter Side 7 Man kan nå kjøre rapporten, men siden det ikke står noe på QBE seleksjon vil alle kartleggingene som ligger i Bokart komme med. Trykk derfor på F4 i seleksjons feltet og dette bildet kommer opp: Her velges det hvilket filter man ønsker å bruke, sett for eksempel inn Boligstatus. Uegnet bolig. Da vil det se slik ut: Ønsker man rapporten for en periode så fyller man inn perioden i dato feltene. Dobbelklikk på verdi på dato linjen og skriv for eksempel 010104 og trykk på tabulator tasten på tastaturet. Da kommer det en tall verdi på verdi og det vil stå 01.01.2004 på verdi beskrivelse. Sett da også inn til dato. Ønsker man å få ut alle kartleggingene i Bokart så fyller man ikke ut noen ting i dato feltene. Til slutt kjøres rapporten ved at man trykker på print knappen oppe på menyen.
Bli kjent med Bokart- Rapporter Side 8 Aldersgruppe filter Å kjøre ut rapporter med aldersfilter er avansert. Man gjør som før, velger for eksempel seleksjonen Alder fra 40-59 år. Da vil det se slik ut: Her blir det brukt en funksjon som beregner alderen på klientene, vi trenger her å endre datoen på kartleggingene. BKA:Dato >= 74148 er datoen fra 01.01.2004. (Antall dager siden 01.01.1801). Ønsker vi datoen 01.01.2005 så må vi først fjerne 74148, krysse av på Dato og sette markøren ved siden av kosten og skrive 01012005. Trykk på kosten, da vil tallet 74514 komme opp ved siden av BKA:Dato >= 74515. Gjør tilsvarende på til dato feltet. Trykk på printeren til slutt for å kjøre rapporten.
Bli kjent med Bokart- Rapporter Side 9 Relasjoner - hva kan filtreres? Hva man kan filtrere på avhenger først og fremst av hvor man er i systemet. Som hovedregel kan man som et minimum filtrere på de feltene som er i den tabellen man er i. Dvs - er man i klientkartoteket så kan man ihvertfall filtrere på feltene på klientkortet. I enkelte tilfeller kan man også filtrere på felter i relaterte tabeller. Så for å vite hva man kan filtrere på, bør man vite litt om hvordan de forskjellige tabellene eller dataene i systemet henger sammen. Filtervariable Når de verdiene vi ønsker å filtrere på varierer for eksempel etter hvem som har logget seg på, hvilken klient man jobber med for øyeblikket eller etter hvert som tiden går, kan man bruke såkalte filtervariable. Aktuelle filtervariable er for tiden: NB! Disse variablene kan kun brukes i rene tekstfilter. Navn #InnloggetAnsatt# #InnloggetNiva1# #InnloggetNiva2# Beskrivelse AnsattId en til den som har logget seg inn. Nivå 1 til den som har logget seg inn. Nivå 2 til den som har logget seg inn. #AktivKlient# KlientId en til den aktive klienten. #AktivSak# Saksnummeret til den aktive saken. #AktivDato# Dagens dato på Clarionformat (Antall dager siden 01.01.1801) #AktivAar# Årstall i år. #AktivMaaned# Månedsnummer på denne måneden. #AktivDag# Dagens dagsnummer. #AktivJournal# Journalnummeret til den aktive journalen. #AktivFraDato# Den aktuelle dato i fra-dato-feltet. #AktivTilDato# Den aktuelle dato i til-dato-feltet.
Bli kjent med Bokart- Rapporter Side 10 Filterfunksjoner Når vi må gjøre beregninger eller modifikasjoner på de databasefeltene eller verdiene vi ønsker å filtrere på kan det være aktuelt å benytte en filterfunksjon. Oversikt over de mest aktuelle filterfunksjoner: NB! Disse funksjonene kan kun brukes i rene tekstfiltere. Navn AGE(Dato]) YEAR(Dato) INSTRING(SubTekst,Tekst,1,1) UPPER(Tekst) LOWER(Tekst) INRANGE(Verdi,Min,Max) FORMAT(Verdi,Format) DEFORMAT(Tekst,Format) NUMERIC(Tekst) SUB(Tekst,StartPos,Lengde) CHOOSE(Betingelse,Verdi1,Verdi2, ) INLIST(Tekst,ListeTekst1, ListeTekst2, ) MONTH(Dato) DAY(Dato) RANDOM(Min,Max) TODAY() CLOCK() Beskrivelse Returnerer alder på bakgrunn av Dato. Returnerer årstall til Dato. Søker etter SubTekst i Tekst. Returnerer i hvilket delsøk SubTekst ble funnet. Dersom SubTekst ikke ble funnet returneres 0. Returnerer Tekst konvertert til bare store bokstaver. Returnerer Tekst konvertert til bare små bokstaver. Returnerer 1 dersom Verdi ligger mellom Min og Max ellers 0. Returnerer Verdi formatert med Format. Returnerer verdien til den allerede formaterte Tekst formatert med Verdi. Returnerer 1 (True) dersom Tekst kun inneholder numeriske tegn Ellers 0 (False) Returnerer del av Tekst. Den delen som returneres begynner på posisjon StartPos og er Lengde karakterer lang. Returnerer valgt Verdi fra Verdi listen på bakgrunn av Betingelse. Returnerer elementnummeret til Tekst. Returnerer 0 dersom ikke Tekst finnes i en av ListeTekst ene. Maks 16 ListeTekst er. Returnerer månedsnummer delen av Dato. Returnerer dagsnummer delen av Dato. Returnerer et tilfeldig tall mellom Min og Max. Returnerer PC ens dato i Clarion format. (Antall dager siden 01.01.1801) Returnerer PC ens klokkeslett i Clarion format. (Antall hundredeler siden midnatt) Tekst i kursiv er parameterlisten til funksjonen og byttes typisk ut med databasefelter eller konstanter.
Bli kjent med Bokart- Rapporter Side 11 Filter og hastighet Når vi skal konstruere et filter kan det være avgjørende at man bygger filteret på en slik måte at man gjør bruk av de «sorteringene» som er definert. For å illustrere dette kan man tenke på hvordan telefonkatalogen er bygget opp - sortert på Etternavn, Fornavn. Slik at å finne f.eks. Abrahamsen, Lise Lotte er fort gjort, men dersom man skulle finne hvem som har nr. 77 63 67 73 ville det ta vesentlig lenger tid. Grunnen til dette er jo naturligvis at navnet finner man ved å gjøre bruk av navnsorteringen mens i det sistnevnte tilfellet må man i verste tilfelle lete gjennom alle «postene». Det er på mange måter slik søk i databaser også virker. Standardfilter trenger vi det? Svaret er sannsynligvis ja. Fordi standardfilter er ferdig definerte filter som vi kan bruke uten å vite noe som helst om hvordan man lager filter. Standardfilter kan bruke på alle steder som brukerdefinerte filter kan brukes, og kan også legges på enkelte rapporter som forhåndsdefinerte filter. Dette betyr at dersom man har spesielle behov for filtrering, kan man definere seg standardfilter som enkelt kan brukes av alle. Standardfilter er også med på å redusere problemer pga. logisk feil i filteret.