Bruk av markedsdialog i prosjektstrategiarbeidet Øyvind Roseth - Prosjektleder Morten Aune Johannessen - Seniorrådgiver 1
Bruk av markedsdialog i prosjektstrategiarbeidet I samarbeid med Nasjonalt program for leverandørutvikling (NHO og KS) inviterte Skatteetaten til dialog med markedet om utformingen av et modernisert Folkeregister. Hensikten var å syreteste enkelte prosjektstrategier, samt forberede markedet på det kommende prosjektet. Resultatet var mange gode innspill på blant annet migreringsstrategi, arkitektur og løsningsprinsipper, samt anskaffelsesstrategi. Modernisering av Folkeregisteret 2
Innhold Introduksjon av prosjekt Modernisering av Folkeregisteret Markedsdialogen Resultat Erfaringer Modernisering av Folkeregisteret 3
Introduksjon av prosjektet Modernisering av Folkeregisteret 4
Hvorfor modernisere Folkeregisteret? Oversiktlig samfunn Begrenset mobilitet 2015 Tidligere Globalisert verden Stor mobilitet i befolkningen ID-problematikk Kompliserte saker Behov for et Folkeregister med lover, prosesser, samhandling og elektroniske løsninger som møter samfunnets behov for identitetsforvaltning og personinformasjon Modernisering av Folkeregisteret 5
Beskrivelse av moderniseringen Moderniseringen gjennomføres med følgende 4 effektmål: 1. Sikrere forvaltning av identiteter og personopplysninger 2. Bedre kvalitet på folkeregisteropplysninger 3. Mer effektiv saksbehandling 4. Et folkeregister som er brukervennlig, og alltid tilgjengelig Modernisering av Folkeregisteret 6
Beskrivelse av moderniseringen PRODUSENTER KONSUMENTER PERSON- OPPLYSNINGER SAKS- BEHANDLING AUTOMATISERTE KONTROLLER UMIDDELBAR TILDELING AV PERSONNR. TILGJENGELIG- GJØRING INNSYN FOR BORGERE PUBLISERING DISTRIBUSJON + + NY TEKNISK LØSNING OG NYE ELEKTRONISKE GRENSESNITT NYTT SAKSBEHANDLINGSSYSTEM AUTOMATISERING NYE FORRETNINGSPROSESSER OG ARBEIDSRUTINER NYE LOVER, INSTRUKSER OG FORSKRIFTER Modernisering av Folkeregisteret 7
Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt Linje Status og videre plan Igangsetting og planlegging Gjennomføring Drift og forvaltning Kartlegging av behov Innsamling av krav Utredning av konsept Forretningsmodellering Krav-/løsningsbeskrivelser Avgrensning av omfang Kartlegging innføringsbehov Anskaffe Prosjektstyring Regelverksutvikling Design, utvikling, test Innføring og mottak Driftssetting Overlevering linje Drift Forvaltning Videreutvikling Gevinstrealisering 2012 2013-2015 2016-2019 2020 -> Modernisering av Folkeregisteret 8
Markedsdialogen 9
MF som pilotprosjekt i Nasjonalt program for leverandørutvikling Dialogkonferanse Én-til-én møter Idéskisser Konkurransegrunnlag Evaluering/ Beslutning Modernisering av Folkeregisteret 10 10
Om behovet Skatteetaten inviterte markedet til å komme med forslag og innspill til følgende: 1. Etablering av et modernisert Folkeregister basert på beskrevede behov, hvordan kan/bør en ny løsning se ut? 2. Overgangsstrategi til modernisert Folkeregister basert på Skatteetatens smidige gjennomføringsmodell, hvordan kan overgangen fra eksisterende til ny løsning gjennomføres? Finnes alternative måter å håndtere overgangsløpet på, annet enn det som er lagt til grunn? Modernisering av Folkeregisteret 11
Invitasjon og dialogkonferanse Dialogkonferanse Én-til-én møter Idéskisser Konkurransegrunnlag Evaluering/ Beslutning Modernisering av Folkeregisteret 12
Én-til-én møter og idéskisser Dialogkonferanse Én-til-én møter Idéskisser Konkurransegrunnlag Evaluering/ Beslutning Alle leverandører invitert til å delta i den videre prosessen Ingen bindinger for hverken leverandør eller oppdragsgiver Én til én møtene leverandørens arena Idéskisser benyttes som innspill til Prosjektstrategi Anskaffelsesstrategi Modernisering av Folkeregisteret 13
Resultat 14
Innspillene som lever med videre Innspillene ga både ny informasjon og verifisering av hypoteser/valg Ny info Kontraktsstrategi: Fraråding om valg av totalleveranse som konktraktsstrategi, men heller beholde kontrollen selv. Verifisering av eksisterende Prinsipper for overgangs-/migreringsstrategi: Konkrete løsningsforslag knyttet til synkronisering mellom gammel og ny løsning Smidig gjennomføringsmodell med løpende produksjonssetting Scrum og løpende prioritering underveis Større ansvar for utviklingsteamene og et mer automatisert testløp (Devops) Ulike løsnings-/arkitekturvalg: Hendelsesdrevet applikasjonsarkitektur Partisjonering/Mikrotjenester REST-baserte grensesnitt, ATOM-feeds Modernisering av Folkeregisteret 15
Modernisert Folkeregister INNSENDING INNSYN, SØK, ENDRING Fødselsmeld. Vigsel Skilsmisse Dødsfall Farskap Flyttemelding Opphold Statsb. osv Adresser Samtlige andre produsenter Fylkesm. Domstol UDI NAV Posten < 20% WS WS WS Papir Eksternt (meldings) mottak Saksbehandler Flyttemelding Navneendring Navnevalg Søk? LES/SKRIV Sysselmann Svalbard Web GUI Saksbehandling Borger Meldings boks Partnere, virksomheter Direkteoppslag, Identitet, Søk? WS Ekstern utsending (dok.prod) INTERNE SYSTEMER DVH MVA* SOFIE* SAFIR Skattemelding MAG/EDAG Sofus Partsregister Statens Kartverk WS «Lesetjeneste» MF Hendelseslister (feeds) Dødsmelding edår? WS WS WS WS Nordisk flyttemelding EVRY WS (SOAP) Virksomheter SBS Infotorg EVRY Altinn, TAD, SSB, NAV, UDI, Helse, Statens Kartverk, Forsvaret Virksomhetsmeldings- Boks el. privat feed DISTRIBUSJON, OPPDATERING Modernisering av Folkeregisteret 16
Overgang fra eksisterende til ny løsning Total funksjonalitet Modernisert nivå Dagens nivå DSF MF (erstatning) MF (ny) 2016 2019 Koeksistens Tid Totalt ansvar i DSF Totalt ansvar i modernisert løsning Modernisering av Folkeregisteret 17
Lev A Lev B Lev C Lev C Alternative kontraktsmodeller Leverandør(er) Alt 1. Totalleveranse Alt 2. Delleveranse Alt 3. Egenregi m/delleveranser Alt 4. Egenregi Leveranse 1 Leveranse 2 Leveranse 3 Leveranse 4 Lev A Lev A Lev B Lev D Lev D Nye/egne rammeavtaler Nye/egne rammeavtaler Modernisering av Folkeregisteret 18
Erfaringer 19
Positive erfaringer Hovedsakelig gode tilbakemeldinger og sterkt engasjement Betryggende for prosjektledelsen God ramme for dialog og involvering Sterk oppfordring fra leverandørmarkedet om å benytte dialogbasert prosess i fremtidige anskaffelser Modernisering av Folkeregisteret 20
Innspill til forbedringer For fastsatte rammer: Løsningsvalg, arkitektur, koblet til Skatteetatens infrastruktur Forventning om større påvirkningsmulighet For lite dialog i etterkant av konferansen Varierende innsats fra leverandørene Modernisering av Folkeregisteret 21
Læringsmomenter Vær tidlig ute start dialogen mens mulighetene er åpne (konseptfasen) God forventningsstyring edruelig innsalg i innbydelsen En godt planlagt og kommunisert prosess gir god ramme for dialog Gi leverandørene underlag til å forberede seg til én til én møtene Sikre god informasjon i etterkant av dialogprosessen Modernisering av Folkeregisteret 22