Invitasjon til Dialogkonferanse. for. Strategisk tiltak Overvåking

Transkript

1 Invitasjon til Dialogkonferanse for Strategisk tiltak Overvåking

2 Innholdsfortegnelse 1 Strategisk tiltak overvåking Bakgrunn og formål Ønske om innspill Basisovervåking Verdikjedeovervåking Brukeropplevd kvalitet Funksjonell og operativ bistand i gjennomføringsfasen Plan for anskaffelsesprosedyren Dialogkonferanse Program for Dialogkonferansen (3.april 2017) VEDLEGG 1 Forberedelsesspørsmål til én-til-én samtaler mellom leverandører og Tiltaket

3 1 Strategisk tiltak overvåking 1.1 Bakgrunn og formål Skatteetatens IT- og servicepartner (SITS) utvikler, drifter og forvalter store deler av Skatteetatens systemportefølje. Porteføljen spenner over en lang rekke tjenester til etatens om lag 6500 ansatte (interne tjenester) og til skatteytere (eksterne tjenester). Skatteetatens eksterne tjenester inkluderer Folkeregisteret, Forskudd, Verdipapir, Skattemelding, Fastsetting og Skatteoppgjør, arbeidsgivere, merverdiavgift, dokumentforvaltning, A- ordningen, fastsetting særavgifter, innfordring, distribusjon av likningsdata mm. Statens Innkrevingssentral (SI) ble innlemmet i Skatteetaten i 2015 og i 2016 ble merverdiog særavgiftsoppgaver overført fra Tolldirektoratet til Skatteetaten. I 2010 fremmet Skatteetaten et moderniseringsprogramforslag til Finansdepartementet. Dette arbeidet er godt i gang, men det dreier seg om store systemer og løsninger og det krever mye forberedelse og involvering å gjennomføre. Det ble derfor lagt en plan som går til Det er identifisert store kvantifiserbare og ikke-kvantifiserbare nytteeffekter for samfunnet ved den foreslåtte moderniseringen, og den vil ha stor betydning i forbindelse med digitaliseringen av offentlig sektor. Moderniseringen av kjernesystemene har nye krav til infrastruktur og drift, derfor har SITS gjennomført en omfattende moderniseringen av infrastruktur, programvare og applikasjonsstruktur for å støtte de nye tjenestene. Samtidig skal drift og produksjon av eksisterende tjenester opprettholdes. Dette er en krevende oppgave. Skattesystemer er ikke hyllevare og det finnes knapt et skattesystem i verden som likner på det norske. SITS utvikler derfor i stor grad de skattefaglige systemene selv. I tråd med ny teknologi og løsninger endres også både utviklingsmetodikken og forvaltningen seg. SITS jobber aktivt med DevOps og har et økende innslag av mikrotjenester i sin arkitektur. Mye baseres på PaaS og container teknologi. 2

4 Med den endringstakten vi har i samfunnet vil langt flere aktører ha behov for å integrere seg mot etatens løsninger og vi vil få stadig nye brukere av de løsningene som etaten tilbyr. Det er derfor avgjørende for SITS å ytterligere forsterke den overvåkingen som gjøres av porteføljen. Det ble under høsten 2016 gjennomført et omfattende kartleggingsprosjekt som setter den strategiske retningen for SITS de nærmeste årene. I denne forbindelse ble det lagt en lang rekke føringer for hvordan SITS skal innrette seg for å tilfredsstille de nye behovene og kravene. SITS drifter og forvalter i all vesentlig grad sine egne løsninger i dag, men har en langsiktig ambisjon at hele eller deler av infrastrukturporteføljen skal kunne driftes av andre aktører. Dette medfører naturligvis en rekke krav til sikkerhet og kontroll. En ytterligere forsterkning av overvåkingen vil derfor bli nødvendig. Den strategiske retningen for overvåking er definert som: «Basis overvåking vil utføres av respektive driftsleverandører, mens verdikjedeovervåking og brukeropplevd kvalitet skal etableres som intern kjernekompetanse» Nye behov og muligheter som følge av samfunns- og teknologiutviklingen, og en økende endringstakt, tilsier grunnleggende endringer. Strategisk tiltak overvåking (heretter Tiltaket) har som overordnet målsetning å styrke SITS evne innen overvåking for å imøtekomme fremtidige behov til 24/7, automatiserte prosesser, redusert løsningstid på kritiske hendelser, samt evne til å prioritere og differensiere mellom brukeropplevd kvalitet på ulike tjenester. Tiltaket har i første omgang en målsetning om å etablere; 1. grundig kunnskap om dagens situasjon, fremtidige behov og mulighetsrom. Herunder gap mellom dagens leveranser og fremtidige behov 2. god innsikt i leverandører, løsninger og mulighetsrom i markedet innen Basis overvåking, VCM (Value Chain Monitoring) og CEM (Customer Experience Monitoring) 3. løsningsforslag for kontinuerlig overvåking av kjerneleveranser, brukeropplevd kvalitet og verdikjede ende-til-ende med økt kvalitet i tjenesteleveransene 4. løsningsforslag for å redusere uforutsette feil i leveransekjedene, raskere problemløsning ved feil og mangler 5. innsikt i verdiforslag (kost/nytte) ved gjennomføringen av tiltaket Punkt 2, 3 og 4. skal sammen sørge for en effektiv overvåking av etatens systemportefølje og tjenester. 3

5 1.2 Ønske om innspill Skatteetaten ønsker å utfordre leverandører til å komme med forslag og innspill til følgende områder: - Videreutvikling av løsninger innen basis-, etablering av ende-til-ende overvåking (verdikjedeovervåking), produksjonsovervåking og brukeropplevd kvalitet - Funksjonell og operativ bistand i gjennomføringsfasen med etablering av områdene over Under er en kort oppsummering av noen av hovedområdene for å gi et første innblikk av hva som allerede er etablert i SITS og de behovene som det er ønskelig å forbedre Basisovervåking SITS har i dag basisovervåking av all infrastruktur med unntak et par områder som er tjenesteutsatt. Ulike miljøer som nettverk, stormaskin, server etc benytter frittstående løsninger for driftsovervåking. Dette samles i en felles overbygning (Monitor of Monitors) for sentral eskalering og varsling. SI har egen overvåking som pr i dag ikke er en del av SITS sine løsninger. SI har også eget produksjonsmiljø og egne tjenester som driftes og overvåkes med egne verktøy. Applikasjonsmodeller er opprettet for noen av SITS sine tjenester. Dette gjelder spesielt komponentene benyttet til de moderniserte løsningene. Modellene opprettes med elementer fra automatisk infrastrukturskanning og overføres til en sentral CMDB som overvåkningen benytter. Applikasjonsovervåkning hjelper til i rotårsaksanalyse, ser sammenhenger mellom de ulike applikasjonene og varsler basert på konsekvensmodeller. Det er ikke noe uttalt behov for å forbedre basisovervåkingen, men det er ønskelig å vurdere hvordan området over tid skal kunne tilpasses en økende tjenesteutsetting av infrastrukturen i en modell der SITS fortsatt har den innsikten og kontrollen som er nødvendig. 4

6 1.2.2 Verdikjedeovervåking Produksjonsoppfølging gjøres i dag med manuelle rutiner og programmer der hovedverktøyet er egenutviklet. Logginnsamling og spørringer brukes for å avstemme transaksjoner gjennom verdikjedene. Overvåkningen skal gi et overordnet bilde av produksjonen i sanntid, følge transaksjoner, samt se tidsbruk og volum. Det er liten grad av automasjon i disse prosessene. Det er også i liten grad utnyttet trendanalyser for analytisk vurdering av mønster over tid. I dag understøttes Skatteetatens tjenester i hovedsak av legacy applikasjoner, men en økende del av produksjonen overføres til moderniserte løsninger. Det er et behov for å vurdere hvordan SITS i årene fremover kan håndtere ny og gammel plattform på en ressurseffektiv måte. Innen APM (Application Performance Management) er det ønskelig å se nye muligheter som kan bidra til bedre oversikt over avhengigheter mellom ulike applikasjoner, definere nominelle verdier og grenseverdier Brukeropplevd kvalitet SITS har i dag brukeropplevd kvalitet på et utvalg av sine løsninger. I all hovedsak omfatter dette syntetiske transaksjoner for sluttbrukersystemer i terminalserverkontekst. Disse kontrollerer grunnleggende funksjonalitet i brukerportaler fra ulike geografiske lokasjoner. Reelle målinger av brukerdata er tatt i bruk på applikasjonsnivå i deler av verdikjeden. Ende-til-ende overvåkning av reelle transaksjoner er kun implementert for de nyeste løsningene som modernisert folkeregister. Utover dette blir det jevnlig gjennomført brukerundersøkelser og det er i høyaktivitetsperioder hyppig dialog med brukerne. Det er et behov for å forstå mulighetsrommet innen mer automatiserte tjenester. I tiden fremover vil antallet sluttbrukere av Skatteetatens tjenester øke kraftig, det er derfor et behov for å vurdere hvilke løsninger som skal dekke hvilken innsikt innen ulike tjenester. Innen noen tjenester vil behovet være å kunne forstå brukeropplevd kvalitet 24/7 med tilsvarende krav om tilgjengelighet, mens det på andre tjenester ikke vil være tilsvarende krav. I en sammensatt portefølje med utstrakt bruk at mikrotjenester er dette utfordrende. 5

7 1.2.4 Funksjonell og operativ bistand i gjennomføringsfasen Etter dialogkonferansen og 1:1 møtene blir leverandørene oppfordret til å komme med et løsningsforslag. Dette løsningsforslaget kan inneholde både tekniske/ funksjonelle løsninger, men det er også ønskelig å forstå hvordan leverandøren alene eller med samarbeidspartnere kan bistå SITS med å etablere verdikjedeovervåking og brukeropplevd kvalitet i tillegg til forbedring av eksisterende basisovervåking. SITS har et behov for å tilknytte seg en eller flere leverandører som kan bistå organisasjonen med etableringen av ulike løsninger både tekniske, prosessmessige og organisatoriske løsninger. Det er ønskelig at leverandørene forbereder seg på hvordan de kan bistå SITS i denne gjennomføringen. 2 Plan for anskaffelsesprosedyren Uke Aktivitet 11 Kunngjøring av invitasjon til dialogkonferanse 12 Frist for påmelding til dialogkonferanse (29. mars 2017) 14 Dialogkonferanse (3. april 2017) 14 Frist for påmelding til én-til-én møter (4. april 2017) 16 Én-til-én møter mellom prosjektet og leverandører ( april) 18 Frist for oversending av idéskisse (3. mai 2017) Høsten Beslutning om igangsetting av hovedprosjekt - Eventuelt utsending av konkurransegrunnlag 3 Dialogkonferanse Det vil bli avholdt dialogkonferanse mandag i Skatteetaten sine lokaler i Fredrik Selmersvei 4 i Oslo (i nærheten av Helsfyr t-bane og busstasjon). Målgruppen for dialogkonferansen er leverandører og rådgivingsselskaper innenfor bransjer som leverer verktøy/tjenester innen system-, applikasjon- og verdikjedeovervåking, Brukeropplevd kvalitet og endringsledelse. 6

8 Formålet med dialogkonferansen er å etablere en tidlig dialog med markedet ved å gi en nærmere presentasjon av Tiltakets behov og få markedets umiddelbare respons på dette, samt informere om videre planer for 2017/2018. Det vil forklares nærmere hvordan overvåking fungerer i dag, samt hvilke behov vi ser for oss dekket fremover. På bakgrunn av presenterte behov og vedlagte forberedelsesspørsmål (vedlegg 1) vil det være mulig å stille ytterligere spørsmål til Tiltakets representanter. Det er i tillegg et ønske at konferansen også skal fungere som en møtearena for potensielle løsningsleverandører, der leverandører eventuelt kan knytte kontakter og finne potensielle samarbeidspartnere. Etter gjennomført dialogkonferanse inviteres det til å utarbeide overordnede idéskisser der leverandørene får mulighet til å komme med egne forslag til hvordan de skisserte behovene kan håndteres. Her er forberedelsesspørsmålene (se vedlegg 1) ment å bidra til å spisse fokuset i disse idéskissene. Endelige idéskisser sendes inn til Skatteetaten innen onsdag 3. mai 2017, og det bes om en begrensning på maks 25 A4-sider. Ideer/forslag som kommer frem i denne prosessen vil kunne bli brukt i både utarbeidelse av kravspesifikasjonen og konkurransegrunnlag for en eventuell anskaffelse, uten at dette skal binde Skatteetaten ovenfor avgivende leverandør(er). En eventuell anskaffelse vil bli gjennomført som en etterfølgende prosess i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. NB! Dersom leverandørene ønsker at hele/deler av idéskissene som sendes inn skal være unntatt offentlighet må dette fremgå tydelig. Dette vil da bli behandlet konfidensielt. Fra mandag 17. april til fredag 21. april vil det gjennomføres én-til-én møter mellom leverandørene og Tiltaket. Her vil det være mulig å få svar på ytterligere spørsmål knyttet til utarbeidelsen av idéskissene, og/eller gjennomgå disse. Frist for påmelding til én-til-én møtene foregår elektronisk gjennom nedenstående epost-adresse innen tirsdag 4. april. Når alle påmeldingene er mottatt vil Skatteetaten komme tilbake til den enkelte leverandør med konkret tid og sted for møtet. Etter uke 14 vil det ikke være mulighet for å avtale ytterligere møter mellom leverandører og Tiltaket. 7

9 Konkurransegrunnlag vil først bli klart etter en beslutning om gjennomføring (høsten 2017). Eventuelle kostnader som påløper den enkelte leverandør i forbindelse med dialogkonferansen og utarbeidelse av idéskisser, må dekkes av leverandøren selv. 3.1 Program for Dialogkonferansen (3.april 2017) Tidspunkt Beskrivelse 13:00-13:30 Registrering & kaffe 13:30-13:45 Velkommen Mål for dagen v/skatteetaten Orientering om ettermiddagen 13:45-14:45 Orientering om Strategisk tiltak Overvåking v/ Øyvind Haugmoen 14:45-15:00 Pause 15:00-16:00 Spørsmål og svar Informasjon om 1:1 møter og videre prosess For påmelding og spørsmål til konferansen kontaktes: morten.johannessen@skatteetaten.no Frist for påmelding er Prosjektet ber om at det i påmeldingen opplyses om navn, firma og kontaktinformasjon (mobil og e-postadresse) 8

10 4 VEDLEGG 1 Forberedelsesspørsmål til én-til-én samtaler mellom leverandører og Tiltaket A. Løsninger som dekker behovene innen basis-, verdikjede og brukeropplevd kvalitet 1. Gitt kravene, føringene og behovene, hvordan vil fremtidig løsning se ut? (Med fokus på arkitektur/målbilde av ny løsning, komponenter, tjenester, osv.) 2. Hvor standardiserte er produktene/tjenestene som tilbys av leverandøren? 3. Har leverandøren utviklet lignende løsninger? I så fall hvilke? 4. Hvilke aspekter ved ny løsning fremstår som vanskeligst? (Hva vil være nytt og ukjent, hva vil innebære mest risiko, osv.)? 5. Hvordan spiller løsningen(e) sammen med SITS arkitektur og eksisterende løsninger? B. Bistand til gjennomføring: 1. Hva slags gjennomføringsstrategi og hvilke metoder vil legges til grunn i gjennomføringen? 2. Hvilke typiske utfordringer og problemstillinger ser dere som aktuelle under gjennomføringen? (tekniske, prosessmessige, organisatoriske) 3. Hvilke krav stilles til organisasjonen ved gjennomføringen. Hvilke ressursgrupper bør involveres, hvordan er arbeidsformen, tid og omfang. 9