Mot 2020 Tanker rundt våre administrative systemer

Mot 2020 Tanker rundt våre administrative systemer Økonomiledersamlingen - SUHS 2013 31. oktober 2013 Olav Isak Sjøflot teknisk direktør FAS

UNINETT FAS ROLLE 1/2 100% Eid av Kunnskapsdepartementet (KD) Ikke-kommersiell formålsparagraf non profit Kundekoordinator og tjeneste-leverandør ved utredning, valg, innføring, drift, videreutvikling og utskifting av Felles Administrative Systemer ved universiteter og høgskoler Koordinering på kundesiden: Prioriteringsråd og Arbeidsutvalg SUHS-konferansen Kontraktsoppfølging Endringer / Forbedringer Tilgjengeliggjøre informasjon / dokumentasjon E-postliste / samarbeidsarena Agora

UNINETT FAS ROLLE 2/2 FAS er UH sektorens verktøy med spisskompetanse på å få sektoren til å samarbeide om fellesløsninger - gjennom - Prioriteringsråd - Arbeidsgrupper Utnytte sektorens egen kompetanse Trekke på spisskompetanse fra BOT Trekke på spisskompetanse fra øvrige institusjoner Identifisere og spre erfaringer/beste praksis Utnytte muliggjørende teknologi

Systemlandskapet vi opererer i

KD Systemlandskap BOT(T )-institusjoner benytter også Cristin, FS og LMS, men har forskjellig regnskaps- og HRsystem fra UNINETTs kunder. Rapportering Administrative systemer Studieadministrative systemer Lærings/forskningsfaglige systemer Agresso SAP Basware Visma/ Amesto Artemis Forskn. adm (Cristin) Studentadm (FS) LMSer ecampus Dig. Eksamen Forelesn-opptak Videokonferanse FileSender m.m. ephorte/ Public360 Samordna opptak Ephorus Notur/ NorStore Samarbeidsverktøyet Agora Integrasjonsplattform (Mule) Administrativt fokus Undervisnings-/forskningsfokus

KD Systemlandskap BOT(T )-institusjoner benytter også Cristin, FS og LMS, men har forskjellig regnskaps- og HRsystem fra UNINETTs kunder. Rapportering Administrative systemer Studieadministrative systemer Lærings/forskningsfaglige systemer Agresso SAP Basware Visma/ Amesto Artemis Forskn. adm (Cristin) Studentadm (FS) LMSer ecampus Dig. Eksamen Forelesn-opptak Videokonferanse FileSender m.m. FAS ephorte/ Public360 Samordna opptak Ephorus Notur/ NorStore Samarbeidsverktøyet Agora Integrasjonsplattform (Mule) Administrativt fokus Undervisnings-/forskningsfokus

5. november 2013 SLIDE 7

5. november 2013 SLIDE 8

Sikre gode fremtidsrettete adm. løsninger Etter KDs høringsrunde Gjennomgående prosess (langsiktig) Videreutvikling av virksomhets- og IKT-arkitektur innenfor økonomi- og personalområdet. Muligheter og alternativer Valg av prinsipper og føringer Dokumentasjon av felles virksomhets- og IKT-arkitektur Utredningsfase Løsninger for tjenestemodeller og tjenestesenterkonsept (1) Løsninger og kravspesifikasjon nye systemløsninger på økonomi- og lønnsområdet (2) Behov og alternativer for digitale løsninger på HR-området (3) Anskaffelses-/ etableringsfase : a) Etablering av tjenestesentre b) Nye systemløsninger på økonomi og personalområdet(ref. prosess 2 og 3) Behov og løsningsalternativ selvbetjeningsgrensesnitt på økonomiog personalområdet (4) c) Løsninger for selvbetjeningsgrensesnitt

Tanker

Dette er gode og strategisk riktige aktiviteter, men Dette er tunge prosesser med lang tidshorisont som krever involvering av mange aktører og handler kanskje like mye om endringsbehov i organisasjoner/arbeidsprosesser som behov for nye systemer? Hvordan berede grunnen for disse endringene? Hva kan gjøres i det kortere bildet? på dagens systemportefølje Har vi kanskje en del av det vi trenger allerede?

En forenklet tilnærming

To tanker på en gang? 1/2 Langsiktig løp som skissert av KD Gjennomgående prosess etablere arkitekturlandskap Samlede utredninger Anskaffelsesprosesser Samlet anbud i 2015? Samles på én ERP-plattform? Kortsiktig løp Frem til arkitekturlandskap Jakte på lavthengende frukter Pragmatiske løsninger rundt dagens systemer, - mindre justeringer

To tanker på en gang? 2/2 Langsiktig løp som skissert av KD Gjennomgående prosess etablere arkitekturlandskap Samlede utredninger Anskaffelsesprosesser Samlet anbud i 2015? Samles på én ERP-plattform? Kortsiktig løp Frem til arkitekturlandskap Jakte på lavthengende frukter Pragmatiske løsninger rundt dagens systemer, - mindre justeringer 2015? 2020

Kartlegging og gap-analyse må gjennomføres 5. november 2013 SLIDE 15

Mulige angrepspunkter? 1/2 Mer å gå på rundt digitalisering av arbeidsprosesser og støtte? Anbuds- og innkjøpsprosessen BOA momsproblematikk (rammefinansiert/privatfinansiert) - dekker Anleggsregister-modulen utfordringene? - timeregistrering i prosjektsammenheng dataflyt lønn -> regnskap Dokumentasjon, arkiv og sporbarhet - hvor skal data ligge masterdata? Kvalitet i tall - korrekt føring av timer - anleggregisteret Kanskje flere? 5. november 2013 SLIDE 16

Mulige angrepspunkter? 2/2 Systemene kan i regelen tilpasses kanskje vi skal se på prosessene? Legge lista på «godt nok» - våre Administrative prosesser er støtte for å fremme undervisning og forskning må ikke oppleves som en «hemsko». UNINETT FAS ønsker og trenger en bedre oversikt over alle systemene som faktisk er i bruk i sektoren som benyttes innen administrativt område. Hver institusjon bruker krefter på å anskaffe egne systemer, der hvor UNINETT kunne tatt jobben - mange gevinster ved å anskaffe felles systemer og kjøre felles innkjøpsprosesser. Eksempel: Rekrutteringsmoduler 5. november 2013 SLIDE 17

KD Systemlandskap BOT(T )-institusjoner benytter også Cristin, FS og LMS, men har forskjellig regnskaps- og HRsystem fra UNINETTs kunder. Rapportering Administrative systemer Studieadministrative systemer Lærings/forskningsfaglige systemer Agresso SAP Basware Visma/ Amesto Kjapp Artemis Forskn. adm (Cristin) Studentadm (FS) LMSer ecampus Dig. Eksamen Forelesn-opptak Videokonferanse FileSender m.m. ephorte/ Public360 status Samordna opptak Ephorus Notur/ NorStore Samarbeidsverktøyet Agora Integrasjonsplattform (Mule) Administrativt fokus Undervisnings-/forskningsfokus

Samarbeidsverktøyet Status FAS-portal importert Kontinuerlig bedring av brukergrensesnitt Satsinger +++ Her kan vi gjøre Mye Hva ønsker sektoren seg? Lik oppbygging av tjenestestøtte eks. prosessteg, oversikter, FAQ, forum, veiledninger

Økonomisystemet Agresso Status Ny anleggsmodul 5.6 Innført modul for utgående e-faktura Satsinger Overføring av filformater mellom Basware og Agresso oppdatert løsning Q1 2014 «Brukerstøtte» rundt systemet ved bruk av Agora Q1 2014 Webrapportering i Agresso inkludert arbeidsflyt Q3 2014 Rapportering via presentasjonslag (Dashboard) i Agresso (rapportutvikling) Q3 2014

Lønns og personalsystem SAP Status Nytt prioriteringsråd med nytt mandat satsninger: Sørge for god dialog med partene i samarbeidet (Sektoren, leverandør DFØ og eier KD) for å sikre framtidsrettet løsning strategisk utvikling Ta viktig rolle ved utredningsoppdrag Sikre økt gjennomslag og raskere respons når endringsønsker Engasjert deltaker i DFØ`s kundemøter/konferanser etc. Øke samarbeid med andre DFØ-kunder Positivt: DFØ har rustet organisasjon og kan drive mer utvikling Merker godt klima for sammen å finne gode løsninger Satsinger Selvbetjeningskanaler (Pad, Mobil): Q3 2014 Reiseregninger Utgiftsrefusjoner Timeføring med aktivitet Prosjektregnskap/oppfølging i Agresso Tjenestesenter/brukerstøtte for 1. linje. 1.1.2014 «Brukerstøtte» rundt systemet ved bruk av Agora Q1 2014

System for bestilling til betaling Status Sikres stabil drift Forbereder nytt system «Alusta» Sikret«Brukerstøtte» rundt systemet i Agora Satsinger Ny versjon Q4 2014 Overføring av filformater mellom Basware og Agresso oppdatert løsning Q1 2014

Konkurransegjennomføringssystemet Status Visma utfases BOT har inngått rammeavtale med Amesto Testpiloter er godt i gang Satsinger Sikre godt mottak av ny løsning hos institusjonene

Sak/arkivsystemet Public 360 Status Public 360 kontrakts- og saksbehandlingsverktøy rulles ut Gammel løsning ephorte fases ut Satsinger Utrulling i 2014 Nye integrasjoner i 2015? Utrede ønskede integrasjoner Q3 2014 Amesto? SAP/rekrutteringsverktøy?

Prosjektstyringsverktøyet Artemis Status Prosjektverktøyet Artemis benyttes av 4 institusjoner Kontrakt går ut mai 2016 I ferd med å avklare behovet ift. framtidig løsning Satsinger Presentere de 4 institusjoner valgmuligheter og anbefale løsning Viktig å avdekke behov Se bruke av de systemer vi har Også løsning for andre institusjoner i mellomperiode

På tvers av systemene Integrasjon mellom Public 360 og Amesto Sourcing (KGV) for å sikre overføring av kontraktsinformasjon Integrasjon mellom Public 360 og SAP HR; Data bør registreres ett sted, i lønnssystem eller sak/arkiv. «Hurtigtast» mellom SAP og personalmapper i arkivsystemet Bedring av arbeidsflyt og dokumentflyt i Agora Integrasjon Basware og Agresso Datauttrekk fra SAP og Agresso for prosjektoppfølging Skaffe felles rekrutteringsverktøy for sektoren, eksempel SAP utvikler rekrutteringsmodul? Andre avtaler/anskaffelser som vi burde se på i fellesskap? 5. november 2013 SLIDE 26

Så hva tenker vi å gjøre? Sette opp et UNINETT-finansiert prosjekt med sektordeltakelse som skal kvalifisere hypotesene rundt lavthengende frukter Involvere ressurser fra våre prioriteringsråd i dette arbeidet UNINETT som prosessdriver og sekretær I samme runde oppdatere vår systemoversikt Ha fullført denne forstudien og levere en rapport før påske 2014 som grunnlag for videre diskusjon og prioriteringer.

Hvordan er stemningen for dette?

Forlagets omtale: Hvordan få tilbake roen i en arbeidshverdag hvor man må kjempe mot digitale verktøy? Tidrapporteringssystemer man ikke forstår seg på, økonomisystemer som kolliderer, registre og databaser som hele tiden synes å spise opp den tiden som de skulle spare for oss. I det digitale arbeidsmiljøet tvinges menneskene til å tilpasse seg maskinene, og ikke omvendt. Resultatet er økt stress og psykiske belastninger. Jonas Söderström har skrevet en vittig og viktig bok vi alle kan kjenne oss igjen i. En bok som ikke bare stiller diagnosen, men som også gir tips til hvordan vi kan unngå de digitale fellene. Jævla drittsystem! er full av hårreisende eksempler på hvordan bedrifter har oppnådd det motsatte av effektivitet etter å ha innført nye IT-systemer. Den utkom på svensk i fjor, den norske utgaven har en spesialskrevet innledning. «Boken burde leses av alle arbeidsgivere og IT-utviklere, for her finnes også løsningen på problemene.» Eva Johanson, Västerviks-Tidningen Underholdende lesning men kanskje ikke eksempler til etterfølgelse!