SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Tor Henning Jørgensen Arkiv: U64 Arkivsaksnr.: 13/137 PROSJEKT - UT I ØYAN. Rådmannens innstilling: 1. Rammene, som beskrevet i saksutredningen, for prosjektplanen godkjennes. 2. Dønna kommune går inn som eier i Ut i Øyan AS (gjelder også dersom selskapet får et annet navn) 3. Det bevilges inntil kr. 20.000,- for tegning av aksjer i selskapet. Kostnaden dekkes gjennom inntekt fra salg av aksje i Helgelandsbase Eiendom as. Det forutsettes at Herøy kommune går inn med tilsvarende beløp. 4. Det bevilges inntil kr. 50.000,- som støtte til drift/markedsføring i 2014. Kostnaden belastes næringsfondet i Dønna kommune. Det forutsettes at Herøy kommune går inn med tilsvarende beløp. 5. I oppbyggingsfasen, inntil 2 år, tilbyr Dønna og Herøy kommuner en administrativ ressurs på inntil 20 % stilling for å ivareta ledelsen av selskapet. Dønna og Herøy kommuner deler på denne oppgaven eller kostnadsdekningen. En prioritert oppgave skal være å søke om eksterne midler. Det forutsettes at selskapet etter hvert etablerer egen administrasjon. 6. Etter en evaluering av turistinformasjonen i 2014 vil framtidig organisering og bruk av midler til turistinformasjon bli vurdert. 7. Saken legges fram med likelydende innstilling i begge kommuner. Gjennomføring forutsetter at begge kommuner gjør likelydende vedtak. Bakgrunn: Det ble i kommunestyresak 29/13 vedtatt at kommunene Dønna og Herøy i fellesskap overtar eierskap til prosjektet «Ut i Øyan» fra HALD IKS. Vedtak 29/13 (der også tilsvarende også ble fattet i Herøy kommune): Herøy og Dønna i fellesskap overtar eierskap til prosjektet «Ut i Øyan» fra HALD IKS. Det etableres en styringsgruppe for prosjektet bestående av næringssjefene i Herøy og Dønna kommuner, to representanter fra reiselivsnæringen (en fra hver kommune) og en representant fra Kystriksveien Reiseliv AS. Styringsgruppen får i oppgave å utvikle en prosjektplan, som legges fram til politisk godkjenning. Formannskapet får delegert ansvar til å følge prosjektet videre. Næringssjefene konstituerer styringsgruppene.
Styringsgruppen, som består av; Trond Olsen, Jens Carlsen, Frode Lindberg, Stig Nerås og Tor Henning Jørgensen, har utarbeidet strategiplan for videreutvikling og drift av reiselivssatsingen «Ut i Øyan». I arbeidet med utvikling av strategien er det i tillegg til fire styremøter holdt to felles møter der hele næringen i begge kommuner ble invitert. Saksutredning: Forslag fra styringsgruppen til plan og strategi for Ut i Øyan: Organisering og strategi 1. Det etableres et aksjeselskap «Ut i Øyan AS» som eies av næringslivet og kommunene Dønna og Herøy. - Det forutsettes at næringslivet skal ha aksjemajoritet i selskapet. - Næringslivet (primært reiselivsnæringen) som ønsker å være eiere av selskapet forutsettes deltar aktivt i utviklingsarbeid og blir inkludert i markedsarbeidet som selskapet utfører. Disse tegner A-aksjer. - Øvrig næringsliv tegner B-aksjer
2. Utvikling av vertskapsfunksjonen i Dønna og Herøy.. - Reiselivsbedrifter som ønsker å delta i Ut i Øyan (som eier eller samarbeidspartner) skal forplikte seg til å kunne utføre vertskapsoppgaven på en god måte. Dette innebærer å ha god kjennskap til opplevelsesmulighetene i Dønna og Herøy. En skal kunne gi positiv informasjon om hverandre, kunne informere om hva som skjer av aktiviteter, ha oversikt over og kunne gi informasjon åpningstider, om ledige overnattingsmuligheter, reiseruter, m.m. - For at man skal lykkes med dette vil det blir jobbet med kompetansehevende tiltak som gjør at dette kan skje i praksis. Tiltakene settes i gang i mars 2014 og skal være gjennomført til sesongstart samme år. - Gjennom å stille krav til hverandre og utvikle kjennskap og kunnskap om hverandre ønsker vi også å utforme en form for synliggjøring av dette. Dette kan være en planket, flagg eller annet som signaliserer at du nå har kommet til en «Ut i Øyan bedrift». Informasjon som en del av vertskapsrollen til utvalgte bedrifter. (NB! bildene over bedrifter er kun brukt som eksempler på hvordan dette kan se ut) 3. Markedsplan
- Det utarbeides en årlig plan for markedstiltak. Dette skal sikre en kontinuerlig drift av markedsføringen og primært være rettet mot Internett og sosiale media. - «Ut i Øyan AS» etablerer en egen facebookside. - «Ut i Øyan AS» skal være aktiv på sosiale medier som Instagram, Pinterest og Flickr. Her skal man primært distribuere bilder og korte historier. - Målet med all virksomhet på sosiale media er å drive trafikk inn til hjemmesiden og selge reiselivsproduktene. - Det er viktig å ha en markedsplan og å drive et kontinuerlig arbeid gjennom hele året. Kystriksveien er villig til eventuelt å påta seg oppgaver som markedsavdeling i «Ut i Øyan AS» 4. Kommunale, økonomiske bidrag. - Punktene 2 og 3 omhandler turistinformasjon. Dønna kommune har i en årrekke betalt for at ulike bedrifter (i 2013 Øya Bistro, i årene tidligere Dønna ASVO) har utført denne tjenesten. I budsjettet for 2014 er denne posten fjernet. Beløpet for 2013 var i overkant av 60 000,-. Herøy kommune har hatt tilsvarende turistinformasjon hos Herøy ASVO, og honorert tjenesten med 70 000,- pr. år. I budsjettprosessen for «Ut i øyan AS» er det lagt inn ett driftstilskudd fra hver av kommunene, tilsvarende Herøy kommune sin kostnad til turistinformasjon i 2013. Hovedformålene med turistinformasjonen i kommunene er å styrke reiselivsnæringen. Dette ved å sørge for at de reisene føler seg velkommen i kommunen, får god informasjon om de mange tilbudene som finnes i kommunene. Det vurderes som framtidsrettet å la reiselivsnæringen i begge kommuner i fellesskap selv ta denne oppgaven. Vertskapsfunksjonen skal utvikles og gjennomføres der hvor turistene er. Internett, ny teknologi, apper på mobiltelefoner, m.m. gjør at behovet for en tradisjonell turistinformasjon har forandret seg. 5. Produktutvikling. - «Ut i Øyan AS» skal sette i gang ulike tiltak som skal forbedre og utvikle Ut i Øyan som reiselivsprodukt. Dette kan være å selv ta ansvar for gjennomføring av konkrete bedriftstiltak eller å påpeke behov som kommunene har ansvar for. - Et slikt tiltak vil være å organisere bagasjetransport for syklister. Vi ønsker å gjennomføre dette som et prøveprosjekt allerede til sesongen 2014. - Vi ser for oss at «Ut i Øyan AS» kan stå som søker av midler til gjennomføring av slike prosjekter, alene eller i samarbeid med andre (om tiltakene omhandler infrastruktur vil kommunene være en naturlig partner). 6. Attraksjoner, stoppesteder, stedsutvikling - Kommunene vil ha hovedansvaret med å tilrettelegge stoppesteder, utvikle steder og attraksjoner. Kommunene bør som en del av satsningen ha ekstra fokus på dette. 7. Søknad om ekstern finansiering - Kommunene og «Ut i Øyan AS» skal søke om eksterne midler til drift og investeringer i satsningen. En organisering der vi har en bedrift som «Ut i Øyan AS»
og kommunene i prosjektet og satsningen, vil gi oss større mulighet til å søke på forskjellige ordninger. 8. Dønna og Herøy kommuner som eiere av prosjektet / satsningen Ut i Øyan. - Kommunene må la det planlagt stiftede AS et få bruke Ut i Øyan i sitt navn og i reiselivsmarkedsføringen av kommunene. - Kommunene må som prosjekteier sette av tilstrekkelig tidsressurser for å ha overordnet ansvaret for prosjektet. Vurdering: Forslaget innebærer en klarere fordeling av oppgaver og ansvar. Næringen får ansvar for produktutvikling, markedsplanlegging, markedsføring og viktigst å utvikle et godt samarbeid med hverandre som en del av vertskapsrollen. Kommunene har ansvar for infrastrukturen; stedsutvikling, planlegging og gjennomføring av prosjekter og tiltak ved aktuelle Ut i Øyan stoppesteder/attraksjoner. Dette kan kommunene gjennomføre uavhengig av hverandre, og prosjektene blir lagt inn i markedsførings- informasjonsmateriellet for Ut i Øyan etter hvert som de er ferdige. Vi er avhengig av at reiselivsnæringene setter seg i førersetet i satsningen, at de samarbeider og bygger opp hverandre. Organisasjonsmodellen ved at næringslivet sammen med kommunene satser gjennom et felles AS vurderes som en fornuftig vei å gå for å oppnå dette. Det vurderes som framtidsrettet at næringen selv, som en del av vertskapsrollen tar felles ansvar for å gi god informasjon til turistene. Målsetningen er å få de besøkende til å være lengre i kommunene. Da er det viktig å ha god kjennskap til hverandre og å utvikle et godt og oppdatert system for å vise det som skjer i kommunene, ledig overnattingskapasitet, osv. Planene ivaretar dette. Et minimums budsjett for drift og markedsføring av Ut i Øyan AS er anslått til ca. 200.000,- pr. år. I en budsjettskisse er det lagt opp til at kommunene bidrar med 100 140 000,- av disse midlene. De resterende må komme fra næringen. Dønna kommune brukte i 2013 i overkant av 60 000,- på turistinformasjon. Disse midlene er ute av budsjettet for 2014. Etter avtale med Herøy kommune bevilger hver kommune 100 000,- til Ut i øyan as. Bevilgningen fra Dønna kommune belastes næringsfondet. Vedlegg: