SELJE KOMMUNE Kontrollutvalet Møteprotokoll Møtedato: 7. november 2018 Møtetid: Kl. 10:00 11:35 Møtestad: Formannskapsalen, Eid rådhus Saksnr.: 34/18-41/18 Følgjande medlemmer møtte Svein Rune Krakereid (Leiar) Veronica Hatlenes (Medlem) Mirjam Friberg (Medlem) Følgjande medlemmer møtte ikkje Atle Svein Honningsvåg (Medlem) Per Egil Hellebust (Nestleiar) Følgjande varamedlemmer møtte Følgjande frå administrasjonen møtte Wenche Berget, tenesteleiar. I sak 38 Merknad til innkallinga Følgjande frå Vest Kontroll møtte Jostein Støylen (Dagleg leiar) Følgjande frå Kommunerevisjonen i Nordfjord møtte
Følgjande saker vart handsama SAK 34/18 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN SAK 35/18 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE SAK 36/18 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2018 SAK 37/18 MELDINGAR SAK 38/18 ORIENTERING OM IMPLEMENTERING AV GDPR SAK 39/18 NORDFJORD HAMN ORIENTERING OM SELSKAPSKONTROLL SAK 40/18 SAMANSLÅING AV KOMMUNEREVISJONANE I SOGN OG FJORDANE- STATUS SAK 41/18 ØKONOMIRAPPORTERING PR. 31.08.2018 Utskrift møteprotokoll: Kommunestyret som melding til neste møte, ordførar og rådmann som orientering og kontrollutval med vara for godkjenning til neste møte. Signatur: Svein Rune Krakereid Mirjam Friberg
34/18 033 17.10.2018 07.11.2018 IBM GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Mirjam Friberg. 35/18 049 17.10.2018 07.11.2018 IBM GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE 1. Kontrollutvalet godkjenner møteprotokollen frå møtet 06.09.2018. Møteprotokollen frå møtet 06.09.2018. 36/18 033&58 17.10.2018 07.11.2018 IBM GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2018 1. Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ikkje merknadar til gjennomgådde møteprotokollar. 2. Kontrollutvalet gjer merksam på at det også må visast til den aktuelle lova (forvaltningslova), og ikkje berre til når nokon vert kjent inhabil. Det må påførast grunngiving og visast til rett lekk og bokstav. Saksopplysning For best mulig kontroll må ein vere oppdatert om kommunen, gjennomgang av møteprotokollar og saker er ein viktig del av dette. Ved gjennomgang bør ein og særleg sjå etter formelle feil (habilitet, lukking av møte osv.) Dokumenta finn ein på Selje kommune si heimeside - https://selje.kommune.no/politikk-ogmoter/saker-og-moteboker/ Møteprotokollar til gjennomgang: Kommunestyret: 12.09 17.10 Formannskapet: 03.10 24.10 Råd for eldre og funksjonsh.: 09.10
Administrasjonsutvalet: 12.09 Arbeidsmiljøutvalet: 18.10 Ungdomsrådet 30.10 Fellesnemnd for Eid og Selje kommune 20.09 I møtet Kontrollutvalet legg merke til at det ikkje vert vist til lov med berre til når nokon vert kjent inhabil ved behandling av saker. Døme er kommunestyresak 88/18 den 12.09.2018 og formannskapssak 133/18 den 29.08.2018. Det er viktig at slik blir gjort rett for framtida. 37/18 033&17 30.10.2018 07.11.2018 IBM MELDINGAR Kontrollutvalet tek meldinga til vitende. Kommunerevisoren nr 5/2018 selskapskontroll 38/18 047 30.10.2018 07.11.2018 JS ORIENTERING OM IMPLEMENTERING AV GDPR Samrøystes uttale Kontrollutvalet tek orienteringa frå rådmannen v/wenche Synnøve Berget Leiar Servicekontoret/ IKT koordinator til vitende, og ber om ny orientering innan juni 2019. 1. Personvernombudets oppgåver 2. Personvernserklæring for Selje kommune Saksopplysning EU har sett i verk ei personopplysningsforordning GDPR (General Data Protection Regulation). Noreg er forplikta til GDPR gjennom EØS avtalen. Denne forordninga er implementert i ny personopplysningslov. Hensikta med reglane er å styrke personvernet, meir openheit rundt innsamling av personopplysningar og at bruk av opplysningane skal grunngivast og avgrensast. Alle offentlege verksemder må ha personvernombod for å sikre at reglane vert følgt. Personvernombodet må ha fagleg kunnskap til reglane og kunnskap om personvernrett. Oppgåver til eit personvernombod:
Personvernombodet si hovudoppgåve er å informere og gi råd om de forpliktingar verksemda har etter personvernlovgivinga til den behandlingsansvarlige eller databehandlaren, samt til dei tilsette som utfører behandling av personopplysningar. Andre oppgaver til personvernombudet (sjå under og i vedlegget): Kontrollere overholdelsen av personvernregelverket Gi råd om vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA) Samarbeid med Datatilsynet og funksjon som kontaktpunkt Prioritert innsats der personvernrisikoen er høyest Bidra til å få oversikt over behandlingene i virksomheten Lars Helge Lillebø Hopland er kommunen sitt personvernombod. Personvernerklæring Personvernerklæringa fortel korleis kommunen samlar inn, vernar og brukar opplysningar om personar (personopplysningar). Målet er å gi den enkelte overordna informasjon om kommunen si behandling av personopplysningar. Kommunen si personvernerklæring ligg ved saka. Orientering frå rådmannen Tenesteleiar Wenche Berget vil orientere i møtet. 39/18 217 30.10.2018 07.11.2018 JS ORIENTERING OM SELSKAPSKONTROLL AV NORDFJORD HAVN IKS Orienteringa vert teken til vitende. Ingen Saksopplysningar Kommunerevisjonen i Nordfjord har ikkje høve til å møte for å orientere. Revisjonssjef Markvard Sunde opplyser at han har starta opp med selskapskontrollen i september 2018. Han blir kanskje noko forsinka (levering litt over årsskiftet og ikkje til nyttår som var planen). Årsaka er at ein revisor har slutta og ein annan har permisjon. I tillegg har det vore litt problem med å nå tak i rette personane i selskapet, samt at enkelte tilhøve i samband med kontrollen ynskjer selskapet skal styrebehandlast.
40/18 026 31.10.2018 07.11.2018 JS SAMANSLÅING AV REVISJONSEININGANE I SOGN OG FJORDANE- STATUS 1. Kontrollutvalet tek den skriftlege orienteringa frå Kommunerevisjonen i Nordfjord og Interimsstyret for ny revisjonseining til vitende. 2. Kontrollutvalet viser til kommunestyret sitt vedtak i sak 006/18. 3. Kontrollutvalet ser ikkje at føringar gitt av Selje kommunestyre er følgt. Vi vil difor utgreie alternative løysingar. Kontrollutvalet gjer merksam på avtalen med Kommunerevisjonen i Nordfjord må seiast opp innan fristen. 1. E-post frå Kommunerevisjonen i Nordfjord dat. 18.10.2018. 2. E-post frå Interimsstyret v/møtesekretær Terje Førde. Dat. 30.10.2018, vedlagt e-post av 26.10.2018. 3. Møtebok frå interimsstyret av 24.09.2018. 4. Kommunestyresak 006/18 Saksopplysningar Kommunestyret i Selje gjorde i sak 06/18 den 07.02.2018 slik vedtak: 1. Kommunestyret er av den oppfatning at omorganisering av det interkommunale revisjonssamarbeidet først bør gjerast gjeldande frå 01.01.2020 når ny kommunestruktur trer i kraft. 2. Dersom Kommunerevisjonen i Nordfjord likevel vel å gå saman med andre revisjonseiningar i Sogn og Fjordane frå 01.01.2019, kan kommunen gå inn for å fortsette med finansiell revisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i det nye samanslegne selskapet i perioden fram til 31.12.2019 (revisjonsåret 2019), med atterhald om eit kostnadsnivå som ikkje overstig det ein har i dag i Kommunerevisjonen i Nordfjord. Selje kommunestyre meiner at det nye interkommunale samarbeidet må organiserast som eit IKS. 3. Kommunestyret føreset at Kommunerevisjonen i Nordfjord og dei samarbeidande revisjonseiningane utarbeider eit konsept/revisjonseining som på pris og kvalitet kan konkurrere med andre alternativ. Status for prosjektet: Frå Kommunerevisjonen i Nordfjord (sjå vedlegg 1): Oppstart 01.01.1920 Vestland fylke blir ikkje med. Revisjonen vert konkurranseutsett. Avklaring om kommunar i Indre Sogn vil vere med i samarbeidet. Hjelp av jurist frå KS til å utarbeide vedtekter/samarbeidsavtale. Frå Interimsstyret (Sjå vedlegg 2): Viser til informasjonen frå Kommunerevisjonen i Nordfjord. 23 kommunar som er under dei tre revisjonseiningane. Saka skal gå tilbake til eigarorgana. I samanslåingskommunane også til sekretariata/kontrollutvala.
Arbeider med: o vekting av stemmene i den nye representantskapen. o korleis honorarstorleikane/deltakarandelane skal bereknast. o løysing av overtalligheit på tilsette og utfordringane i dette, med naturleg avgangar, over ei omstillingsperiode på 3 4 år, der ledige stillingar vil bli vakante og stillingsheimlar indratte/reduserte. Bestemt at det skal vere eit interkommunalt oppgåvefellesskap (vidareføring av 27). Altså ikkje interkommunalt selskap. Omstillingsperiode på 4 år. Det står også at kommunane har gjort vedtak om samanslåing. Ingen tilsette skal seiast opp. Desentralisert organisasjonsmodell som dagens tre einingar har. Status i høve kommunestyrevedtaket Pkt. 1 i kommunestyrevedtaket vert imøtekome. Pkt. 2 i kommunestyrevedtaket Første avsnitt er uaktuelt, då oppstart vert frå 01.01.2020. Revisjonen for 2019 rekneskapet må fullførast på ein eller annan måte. Andre avsnitt om organisering som eit IKS vert ikkje imøtekome. Det kjem ikkje noko fram i sakspapira, så langt, at det er/vert utarbeida eit konsept/revisjonseining som på pris og kvalitet kan konkurrere med andre alternativ. Selje kommune har ikkje gjort vedtak om samanslåing uansett. Dei har sett ein del vilkår som ikkje synest å verte imøtekomne. Her må interimsstyret ha misforstått. Vurdering Orientringa må takast til vitande. Ein føresetnad for å kunne tilrå ei felles kommunal revisjonseining for Stad kommune bør vere at Selje kommunestyret sine krav vert imøtekomne. Ein vil særleg gjere merksam på flg. Organiseringa bør vere som interkommunalt selskap (IKS) etter lov om interkommunale selskap Pris og kvalitet bør kunne konkurrere med andre alternativ. Her må det leggjast fram samanlikningsrunnlag for rett pris, samt dokumentasjon på kvalifikasjonane til tilsette. Ein vil og gjere merksam på det er ekstern revisjonsordning som må riggast og ikkje ein intern revisjonsordning for kommunen. Det er og viktig at kommunestyret i Selje kommune seier opp avtalen med Kommunerevisjonen i Nordfjord, slik ein ikkje vert hangande med plikter om Stad kommune vel ei anna revisjonsordning. Ein har ikkje opplysningar om at Instruksen (vedtektene) for samstyret er oppdatert med slik frist, etter at det kom inn i Kommunelova at vedtektene skal ha føresegner om uttreden. Det vanlege, jf. Lov om interkommunale selskap, at det er ein frist på eit år. 41/18 212 30.10.2018 07.11.2018 IBM ØKONOMIRAPPORTERING PR. 31.08.2018
Kontrollutvalet tek økonomirapportering pr. 31.08.2018 til vitende. Kommunestyresak 086/18 økonomirapportering pr. 31.08.2018 Saksopplysningar Oppsummering side 5-6. Samla sett er den kommunale drifta om lag i samsvar med budsjett pr 31.08.2018. Det er likevel varierande innafor den enkelte teneste/avdeling, men ingen område har vesentlige avvik. Rådmann ynkjer difor ikkje å gjere budsjettendringar mellom rammeområde, fordi dette blir veldig mange «små» enkeltposter, som fort gjev eit uoversiktleg bilde av den samla situasjonen. Det vil likevel bli laga eiga sak om budsjettendring til politisk handsaming. Dette vil omfatte midlane frå havbruksfondet og nokre investeringsprosjekt som treng formelle budsjettvedtak etter oppmoding frå kommunerevisjonen. Disse investeringsprosjekta vil ikkje føre til noko endring i den økonomiske situasjonen for kommunen. Viser til vedlagte økonomirapport. Møtet slutt. Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte