Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato: 15.05.2018, Tidspunkt: fra kl. 16.30 til kl. 19.10 Møtested: Rådhuset, møterom Østfold Fra til saksnr.: 18/12 18/24 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Rune Grundekjøn, leder (H) Terje Moland Pedersen, nestleder (Ap) Marit Werner Haabeth (Ap) Jan Frode Hanssen (FrP) Kristine Høgseth (MDG) Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Anita Dahl Aannerød og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Seksjonslederne Bjørnar Buvig Holmedahl og Jolanta Betker. Møtende fra administrasjonen: Kommunalsjef Kari Sørum (alle saker), Kemner Pål Henning Klavenes (sak 18/14), økonomi- og regnskapssjef Egil Olsen (sak 18/16), FREVAR økonomisjef Ann Kristin Stedjeberg (sak 18/15) Ordfører: Jon-Ivar Nygård (alle saker) Merknader: I forbindelse med varamedlem til kontrollutvalget Terje Berg Alvheim sin bortgang markerte kontrollutvalget dette med 1 minutts stillhet før møtet startet...... Rune Grundekjøn, (leder) Terje Moland Pedersen
Kontrollutvalget Fredrikstads møte 15.05.2018 Sakliste PS 18/12 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 18/13 Godkjenning av protokoll fra møtet 28.02 2018 PS 18/14 Orientering fra kemner om skatteregnskapet for 2017 PS 18/15 PS 18/16 Uttalelse til årsregnskapet 2017 - FREVAR KF Uttalelse til årsregnskapet for 2017 - Fredrikstad kommune PS 18/17 Rapportering om utført revisjonsarbeid for regnskapsåret 2017 PS 18/18 PS 18/19 PS 18/20 PS 18/21 PS 18/22 PS 18/23 PS 18/24 Revisjonsnotat - Oppfølgingskontroll etter rådmannens tilsvar på revisjonsbrev nr. 1/2017 Revisjonsbrev nr. 2/2018 - Kontrollutvalgets oppfølging Prosjektplan forvaltningsrevisjonsprosjekt "Antikorrupsjon" Møteoffentlighet Informasjon angående tilgang til varslingsrutiner Referater og meldinger Eventuelt PS 18/12 Godkjenning av innkalling og saksliste (Saken legges frem uten forslag til vedtak) Ingen merknader til innkallingen eller sakslisten Ingen merknader til innkallingen eller sakslisten
PS 18/13 Godkjenning av protokoll fra møtet 28.02 2018 1. Protokoll fra møtet 28.02 2018, godkjennes Som innstillingen. 1. Protokoll fra møtet 28.02 2018, godkjennes PS 18/14 Orientering fra kemner om skatteregnskapet for 2017 1. Kemners redegjørelse om skatteregnskapet 2017, tas til orientering Kemner orienterte utvalget om skatteregnskapet for 2017. Vedtaket ble som innstillingen. 1. Kemners redegjørelse om skatteregnskapet 2017, tas til orientering PS 18/15 Uttalelse til årsregnskapet 2017 - FREVAR KF 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2017 til FREVAR KF som vist i vedlegg 1 til saken 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes bystyret med kopi til formannskapet Økonomisjefen fra FREVAR orienterte utvalget om hovedtrekkene i regnskapet til FREVAR KF for 2017. Vedtaket ble som innstillingen. 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2017 til FREVAR KF som vist i vedlegg 1 til saken 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes bystyret med kopi til formannskapet
PS 18/16 Uttalelse til årsregnskapet for 2017 - Fredrikstad kommune 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2017 for Fredrikstad kommune som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2017 sendes bystyret med kopi til formannskapet. Økonomisjef- og regnskapssjef gikk igjennom nøkkeltall og årsaken til de ulike resultatelementene som forelå fra 2017 regnskapet. Vedtaket ble som innstillingen. 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2017 for Fredrikstad kommune som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2017 sendes bystyret med kopi til formannskapet. PS 18/17 Rapportering om utført revisjonsarbeid for regnskapsåret 2017 1. Revisors redegjørelse om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2017, tas til orientering Oppdragsansvarlig revisor orienterte om helhetsinntrykket for regnskapsrevisjonen for 2017. Vedtaket ble som innstillingen. 1. Revisors redegjørelse om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2017, tas til orientering PS 18/18 Revisjonsnotat - Oppfølgingskontroll etter rådmannens tilsvar på revisjonsbrev nr. 1/2017 1. Kontrollutvalget tar revisjonens oppfølgingskontroll etter rådmannens tilsvar på revisjonsbrev nr. 1/2017, til etterretning. 2. Revisjonens merknad om vesentlige budsjettavvik for investeringsregnskapet videreføres i revisjonsbrev nr. 2/2018. 3. Revisjonsbrev nr. 1/2017 lukkes.
Seksjonsleder for regnskapsrevisjonen orienterte om oppfølgingskontrollen og resultatet av den. Vedtaket ble som innstillingen. 1. Kontrollutvalget tar revisjonens oppfølgingskontroll etter rådmannens tilsvar på revisjonsbrev nr. 1/2017, til etterretning. 2. Revisjonens merknad om vesentlige budsjettavvik for investeringsregnskapet videreføres i revisjonsbrev nr. 2/2018. 3. Revisjonsbrev nr. 1/2017 lukkes. PS 18/19 Revisjonsbrev nr. 2/2018 - Kontrollutvalgets oppfølging 1. Kontrollutvalget tar Revisjonsbrev nr. 2/2018 til etterretning. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig redegjørelse for hvordan forholdene revisor har omtalt i revisjonsbrev nr. 2/2018, vil bli fulgt opp med konkrete tiltak. Rådmannens redegjørelse bes foreligge til kontrollutvalgets førstkommende møte i september 2018. Seksjonsleder for regnskapsrevisjonen orienterte om grunnlaget for revisjonsbrev nr. 2/20018 av den. Vedtaket ble som innstillingen. 1. Kontrollutvalget tar Revisjonsbrev nr. 2/2018 til etterretning. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig redegjørelse for hvordan forholdene revisor har omtalt i revisjonsbrev nr. 2/2018, vil bli fulgt opp med konkrete tiltak. Rådmannens redegjørelse bes foreligge til kontrollutvalgets førstkommende møte i september 2018. PS 18/20 Prosjektplan forvaltningsrevisjonsprosjekt "Antikorrupsjon" 1. Prosjektplan «Antikorrupsjon» godkjennes. Kontrollutvalget drøftet hvorvidt det burde spesifiseres i prosjektplanen en tydeliggjøring av ulike begrep som omhandler korrupsjon. Herunder begrep som smøring, bestikkelser, kameraderi etc. Kontrollutvalget godkjente prosjektplanen, men ønsket en tydeliggjøring/ definisjon av disse ulike elementer ved utledningen av revisjonskrierier.
Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling 15.05.2018: Kontrollutvalget godkjenner prosjektplan «Antikorrupsjon» slik den foreligger. Kontrollutvalget ønsker imidlertid en tydeliggjøring/ definisjon av ulike begrep for utilbørlig fordel i utledningen av revisjonskriterier. PS 18/21 Møteoffentlighet Sekretariatet legger frem saken uten innstilling Kontrollutvalget drøftet hvorvidt kommunen overholder kommunelovens 31, punkt 1, publikums rett til å overvære offentlige møter. Dette fordi bygningen er avlåst, og det kan være vanskelig for publikum å komme inn etter de ulike møters oppstart. Kontrollutvalget ber kommunen om å rette en forespørsel til kommunaldepartementet. Forespørselen bør gjelde hvorvidt kommunen har et krav om å ha åpne dører ved offentlige møter. Det bes om vurdering av dette sett opp mot sikringen av offentlige bygg, og publikums rett til å overvære offentlige møter i henhold til kommunelovens 31, punkt 1. PS 18/22 Informasjon angående tilgang til varslingsrutiner 1. Informasjonen tas til orientering. Kommunalsjef orienterte om kommunens varslingsrutine og varslingsknappen som ligger på kommunens intranett. Power Point med orientering ligger vedlagt møteprotokoll. Kontrollutvalget til informasjonen til orientering. 1. Informasjonen tas til orientering. PS 18/23 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Som innstillingen 1. Referater og meldinger tas til orientering
PS 18/24 Eventuelt To saker ble tatt opp under eventuelt: Informasjon om årsmøtekonferansen til FKT (Forum for kontroll og tilsyn). Kontrollutvalgsleder representerer kontrollutvalget på konferansen og i årsmøtet, den 29.-30. mai. Private e-postadresser, adresser og telefonnummer til det enkelte kontrollutvalgsmedlem vil bli fjernet fra kontrollutvalgets hjemmeside. Dette blant annet for å unngå roboter som sender ut spam. Kontrollutvalgsleders kontaktinformasjon vil foreligge, også kontrollutvalgssekretariatets kontaktinformasjon.