2009 Kravspesifikasjon Tipskanal i Riksrevisjonen Rapportering av misligheter til Riksrevisjonen Marianne S. Pilgaard Riksrevisjonen 10. juni 2009
Innhold 1 Tipskanal på Riksrevisjonens hjemmesider... 3 1.1 Skjermbildet for å registrere tips... 3 2 Skjermbilde for å vurdere tips (administrator)... 4 2.1 Krav til sletting av tips... 5 2.2 Tilgang til tips... 6 2.3 Eksport... 6 2.4 Arbeidsflyten ved mottak av tips... 6 2
1 Tipskanal på Riksrevisjonens hjemmesider Riksrevisjonen mottar årlig mange tips om misligheter gjennom ulike kilder. Dette ønsker Riksrevisjonen å sentralisere, slik at tipsene kommer gjennom en sentral kilde som ruter tipsene til riktig person eller instans. 1.1 Skjermbildet for å registrere tips Skjermbildet under viser hvordan tipset kan registreres. Innholdet vil ved å trykke på "send" knappen lagres i en sentral database som løsningen er outsourcet til. Det vil si at løsningen driftes av leverandør for Riksrevisjonen, mens Riksrevisjonen selv vedlikeholder dataene i databasen. Eksempel: Beskrivelse av feltene i skjermbildet over: Felt Fullt navn Anonym Adresse Mobilnummer Postnr/Sted Beskrivelse Tekstfelt, Maks 100 tegn Sjekkboks for å velge anonym eller ikke. Avhuket sjekkboks medfører at feltene Fullt navn, adresse, mobiltlf, postnr/sted, E mail disables (gråes ut) og ikke lagres når send knappen velges Fritekstfelt, 8 siffer med høyde for flere 3
E post Virksomheten som tipset gjelder Virksomhet/varslers Fritekstfelt, maks 100 tegn tjenestested/funksjon/rolle Hva misligheten gjelder Nedtrekksliste m/standardiserte felt, se (1) Tipsets innhold (handling, dato, sted, tid) Fritekstfelt, maks 5000 tegn Vedlegg Mulighet til å laste inn ubegrenset antall Knapp Send Registrerer brukerens input i databasen. Et automatisk standardsvar kommer opp på skjermen. (2) Knapp avbryt (vises ikke i eksemplet) Avbryter registreringen 1: "Annet, Anskaffelser/innkjøp, Lønn, Habilitet, Underslag/økonomisk kriminalitet, Subsidier, Gaver/smøring, Internkontroll, Privat bruk av offentlige midler, Brudd på etiske retningslinjer". Riksrevisjonen skal kunne redigere hovedkategori og underkategori ved å endre navn, fjerne eller legge til. ----------------------------------- 2: Alle tips får standardsvaret: Din henvendelse er mottatt av Riksrevisjonen. Riksrevisjonen takker for din henvendelse. Alle tips om misligheter i forvaltningen eller annen informasjon som kommer inn til Riksrevisjonen, blir vurdert. Avhengig av innholdet vurderer Riksrevisjonen om det vil igangsettes nærmere undersøkelser. Som hovedregel blir ikke tipset besvart. Dato og klokkeslett ifm. registrering av en sak bør komme inn automatisk. 2 Skjermbilde for å vurdere tips (administrator) Denne siden skal kun vises for mottaker av tipsene. Forslaget til skjermbilde vises i skjermdumpen under. Det kreves innlogging med brukernavn og passord for å få tilgang til denne siden. 4
Felt Fullt navn Virksomheten som tipset gjelder Hva Misligheten gjelder Print knapp (vises ikke i eksemplet) Eksporter knapp (vises ikke i eksemplet) Tilvalgs knapp (vises ikke i eksemplet) Avslutt knapp (vises ikke i eksemplet) Beskrivelse Navn på tipser, så sant personen ikke er anonym Virksomhetens navn som hyperlenke med tipsets innhold som inputen i hyperlenken. Innholdet kan vises lenger ned på siden under tabellen. Inputen fra nedtrekkslisten Skriv ut tipset i et brukervennlig format. Eksporterer dokumentet til word, pdf el. Nedtrekksliste med valg om journalføring, henlegges, videresendes el Går enten til forsiden til www.riksrevisjonen.no el. til forsiden for å registrere tips. 2.1 Krav til sletting av tips Tips skal ligge i databasen i 12 uker før de automatisk slettes fra databasen. Grunnen for dette er at tips av personhensyn ikke skal ligge unødvendig lenge i Riksrevisjonens database. 5
2.2 Tilgang til tips Kun utvalgte brukere skal ha tilgang til innkomne tips. Riksrevisjonen skal selv definere brukere. Videre kan det være ønskelig med varsling til bruker når tips kommer inn i tipslinken. 2.3 Eksport Informasjonen må kunne eksporteres til word, pdf el. lignende formater. 2.4 Arbeidsflyten ved mottak av tips Tips som mottas vil følge denne arbeidsflyten i Riksrevisjonen: Automatisk tilbakemelding med takk for tipset (kjent tipser) Tips hentes ut jevnlig Registrering av tips (RR Internett) Tips lagres i database RR sjekker tips (utvalgte personer) Aktuelle tips sendes til rett seksjon/instans Tips følges opp i RR da 6