MØTEPROTOKOLL Utval: Kontrollutvalet i Hareid kommune Møtestad: HG-bygget, møterom kommunestyret Dato: 29.11.2017 Møte tok til Kl. 08.30 Møte slutta Kl. 11.45 Medlemane har vorte varsla skriftleg via e-post. Saksdokumenta har vore utlagde til ålment ettersyn på heimesida til Vest kontroll Sekretariat for kontrollutval. Faste medlemar som møtte: Funksjon Berte Holstad Engen Inga Ishild Hareide Kjartan Grimstad Terje Dalsøren Fungerande leiar Medlem Medlem Medlem Faste medlemar som ikkje møtte: Funksjon Medlem Varamedlemar som møtte: Møtte for Modulf Røyset Vest kontroll - sekretariat: Funksjon Jostein Støylen Dagleg leiar Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS: Funksjon Bodill Skeide Dagleg leiar/revisjonssjef. Frå sak 46. Frå administrasjonen møtte: Stilling Ragnhild Velsvik Berge. Rådmann. Var innkalla i sakene 49/17 og 53/17, men møtte ikkje. Side 1 av 10
SAKLISTE SAK 44/17 SAK 45/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE SAK 46/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 SAK 47/17 MELDINGAR SAK 48/17 BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALET 2018 SAK 49/17 SAK 50/17 SAK 51/17 FRAMTIDIG ORGANISASJONSSTRUKTUR ORIENTERING VED RÅDMANNEN UTSETT TIL NESTE MØTE OFFENTLEGHEIT I KOMMUNAL SEKTOR TILBAKEMELDING FRÅ RÅDMANNEN REVISJONSPLANLEGGING 2017 FINANSIELL REVISJON SAK 52/17 TERTIALRAPPORT 2. KVARTAL 2017 SAK 53/17 SAK 54/17 SAK 55/17 ORIENTERING MIDLERTIDIG FLYTTING FRÅ RÅDHUSET UTSETT TIL NESTE MØTE PLANLEGGING AV AKTIVITETAR FRAMOVER - KONTROLLUTVALET OPPFØLGING AV TILSYNSRAPPORT KOMM. HELSE- OG OMSORGSTENESTER TIL PERS. MED UTV. HEMMING Side 2 av 10
SAK 44/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL 1. Innkalling og sakliste vart godkjent. Sakene vert å behandle i denne rekkefølgja: 44, 45, 46, 47, 48, 54, 49, 53, 50, 51, 52, 55. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vart vald Terje Dalsøren. SAK 45/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Kontrollutvalet godkjenner møteprotokollen frå møtet 20.09.2017. Møteprotokollen frå møtet 20.09.2017. SAK 46/17 GJENNOMGANG MØTEPROTOKOLLAR 2017 1. Kontrollutvalet meiner møteprotokollar bør vere meir opplysande, slik at ein får full oversikt over kva som er vedteke utan å måtte gå i underliggande dokument som saksutgreiing og vedlegg til desse. Når det vert stilt spørsmål i møta og gitt svar bør det også gå fram kva spørsmålet er og kva svar som vert gitt. 2. Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, elles ingen merknader til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysning Gjennomgang av møteprotokollar er oppfølging av vedtak, samt at avvik som t.d. habilitet, sakshandsaming, opplysningar m.v. gir kontrollutvalet grunnlag for å ta opp tilhøve i kommunen. Møteprotokollar til gjennomgang Kommunestyret 26.10 16.11 Formannskapet 02.10 23.10 26.10 13.11 20.11 Levekårsutvalet 10.10 Nærings- og miljøutvalet 26.09 24.10 Eldrerådet 20.09 11.10 Råd for menneske med nedsett funksjonsevne 04.10 13.10 Valstyret 12.09 Administrasjonsutvalet Arbeidsmiljøutvalet SSR Representantskap Vert sendt til leiar i kontrollutvalet SSR Styret Vert sendt til leiar i kontrollutvalet Side 3 av 10
SAK 47/17 MELDINGAR Kontrollutvalet tek meldingane og orienteringa til vitende. 1. Kvalitetsplan for god oppvekst i Hareid kommune. 2. Kommunal økonomi, oktober 2017: «Dagens føring av pensjon bør opphøre». Det vart og orientering frå sekretariatet/leiar om nyval i styret og budsjett 2018. SAK 48/17 BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALET 2018 Kontrollutvalet ber kommunestyret løyve kr. 40.000,- til fri disposisjon for kontrollutvalet i budsjett for 2018. Leiar og møtegodtgjersle kjem i tillegg. Ingen. Budsjett for Vest kontroll sekretariat for kontrollutval vert vedteke av styret for selskapet (samarbeidet). Dette budsjettvedtaket legg rådmannen inn i kommunebudsjettet. Sekretariatet er det utøvande lekk for kontrollutvalet. Kommunal- og moderniseringsdepartementet skriv mellom anna dette i Kontrollutvalsboka (2016): «Det er avgjerande for godt kontrollarbeid at kontrollutvalsmedlemer blir sette i stand til å utøve vervet sitt på ein god måte: Kommunestyret bør sørge for at det er tilstrekkeleg budsjett til at kontrollutvalsmedlemmene kan delta på kurs og konferanser.» «Kommunestyret er ansvarleg for at kontrollutvalsmedlemmene og varamedlemmene får tilstrekkeleg opplæring i sine kontroll- og tilsynsoppgåver.» «Kontrollutvalet bør sørgje for at medlemmene (både faste og vara) får tilstrekkeleg opplæring. Det vil vere nyttig at utvalet held seg orientert om arrangement i regi av bransjeorganisasjonar og foreiningar, og sjølv tek initiativ til kurs medlemmene har trong for» I tillegg til den grunnleggjande opplæringa er det viktig at kontrollutvalet held seg oppdaterte. Dette er ein kontinuerlig prosess som det må løyvast midlar til. For å gi kontrollutvalet gode arbeidsvilkår må kommunestyret stille naudsynte ressursar til disposisjon. (Kontrollutvalsboka 2016:16) Difor må kontrollutvalet ha sitt eige budsjett som mellom anna skal dekkje opplæring, kurs/konferansar, litteratur m.m. Dette gjer at kontrollutvalet må be kommunestyret om budsjett i 2018 pålydande kr. 40.000,-. Dette er same beløp som føregåande år. Side 4 av 10
Større særskilde tiltak/saker slik som gransking og større forvaltningsrevisjonar er halde utan om dette budsjettet. Her gjeld hovudregelen om at kontrollutvalet i førekant søkjer kommunestyret for å få løyvd nødvendige midlar. Budsjettframlegget til kontrollutvalet kan berre endrast av kommunestyret. «Grunnen til at budsjettet til kontrollutvalet er i ei særstilling, er at utvalet skal vere fritt og uavhengig av dei organa som utvalet skal kontrollere. Det er uheldig om administrasjonen eller eit organ som kontrollutvalet skal kontrollere og ha tilsyn med, til dømes formannskapet eller administrasjonsutvalet, får innverknad på budsjettramma til tilsynsorganet. (Kontrollutvalsboka 2016:16) Budsjettframlegget til kontrollutvalet skal uendra følgje det samla budsjettframlegget til kommunestyret, slik at kommunestyret ved budsjetthandsaminga har informasjon om både kontrollutvalet sitt framlegg og formannskapet si innstilling til budsjett. SAK 49/17 FRAMTIDIG ORGANISASJONSSTRUKTUR ORIENTERING VED RÅDMANNEN Rådmannen var innkalla for å orientere, men møtte ikkje. Kontrollutvalet meiner det er svært uheldig at ho ikkje møtte eller påla nokon annan å møte for å få gjort orienteringa. Saka vert utsett til neste møte. SAK 50/17 OFFENTLEGHEIT I KOMMUNAL SEKTOR TILBAKEMELDING FRÅ RÅDMANNEN Kontrollutvalet tek rådmannen si tilbakemelding på spørsmåla vedkomande offentlegheit i kommunal sektor til vitende. 1. Tilbakemelding av 02.10.2017 1. Svar på førespurnad om innsyn 2. Prosedyre for utvalshandsaming Kontrollutvalet retta ein del spørsmål (i feit skrift) i sak 42/17 til rådmannen vedkomande arkiv, dokumentoffentlegheit og møteoffentlegheit. Rådmannen si tilbakemelding v/ arkivleiar Helga Bøe-Grimstad (i kursiv) av 02.10.2017 gir eit greitt bilde av rutinane. Arkiv 1. Har kommunen ein ajourført arkivplan ihht arkivforskrifta? Hareid kommune har arkivplan der vi prøvar å oppdatere informasjon og rutiner fortløpande. Side 5 av 10
2. Har kommunen lett tilgjengeleg rutineskildring for journalføring og arkivering? Det ligg i arkivplanen; kvalitetsikring og rutiner for arkivering. 3. Har kommunen tydelege og fullstendige retningsliner og rutinar for registrering av organinterne dokument? Sjå svar under. 4. Har kommunen rutinar for korleis inngåande og utgåande dokument til/frå sakshandsamar skal registrerast i kommunen? Rutine inngåande post og rutine utgåande post. Det er lenka til arkivplanen i internkontrollsystemet vårt. Dokumentoffentlegheit 1. Har kommunen skriftlege rutinar for skjerming av informasjon i postlista? Vi har vel ikkje eksplisitt sagt skjerming av dokument, men under Kvalitetssikring og Postliste står informasjon om rutine for sjekking av postliste. Grunnen til at to skal sjekke og at vi må velje rett rapport i ephorte er nettopp å sjekke at dokument som skal ha tilgangskode har dette. Etter hendinga i Bodø skal vi jobbe med å skjerpe denne rutinen. Så her vil kome ei ny og betre rutine snarleg, då kan vi formulere kvifor postlista vert sjekka. 2. Har kommunen skriftlege rutinar for å vurdere informasjon etter prinsippet om meirinnsyn? Sjå eigen mal (vedlegg) 3. Har kommunen skriftlege rutinar for handsaming av krav om innsyn? På heimesida Informasjon og innsyn (det ligg lenka til dette i internkontrollsystemet vårt). Møteoffentlegheit 1. Har kommunen system og rutinar som sikrar kunngjering av politiske møter på ein føremålstenleg måte? Møtedokument ligg på innsynsmodulen vår, møteplanen ligg der og som eige dokument på heimesida. Vi kunngjer berre kommunestyremøta som eigen artikkel på heimesida. 2. Har kommunen skriftlege prosedyrar for lukking av møter i folkevalde organ? Det ligg under reglement på heimesida lenke til dei i internkontrollsystemet vårt). I internkontrollsystemet ligg også eiga rutine for Utvalshandtering der det er skildra kva som er sakshandsamar, utvalsekretær og rådmann må gjer for at sakene skal kome opp til utvalet rett og i rett tid (sjå vedlegg). Side 6 av 10
3. Har dei folkevalde motteke tilstrekkeleg opplæring om teieplikt og lukka/opne møter? Dei har vore/er med på Folkevaldsopplæringa. Utfordringar med alle rutiner er å få det ut i organisasjonen slik at alle veit det. Vi prøvar å formidle dette ved opplæring i bruk av ephorte. Arkivplanen har pr. dags dato alt for dårleg søkemotor, dette er meldt inn og det jobba med å betre denne. T.d. kan ikkje vi søke på «postliste» og «Hareid kommune», du får treff på alle kommunane som har lagt ut informasjon om postliste. Innsynsmodulen vår er eg ikkje fornøgd med, men det er dessverre det beste leverandøren vår kan gi oss. Med vi meiner eg Johnny Berge, arkivansvarleg og Helga Bøe-Grimstad, arkivleiar. Vi er veldig opptekne av openheit i kommunen vår og prøver å informere, hjelpe sakshandsamar ved vurdering av dokument og offentlegheit. SAK 51/17 REVISJONSPLANLEGGING 2017 - FINANSIELL REVISJON Kontrollutvalet tek til vitende Revisjonsplanlegging 2017 finansiell revisjon, for Hareid kommune, utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS. Dokument for revisjonsplanlegging - finansiell revisjon. Mottek 16.10.2017. (Unnateke off. innsyn, jfr. offl. 24.1, 13.1 jf. fvl. 13 nr 2.) Vert sendt pr. post Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS ved revisjonssjef Bodill Skeide, har utarbeida eit planleggingsdokument for revisjonsarbeidet finansiell revisjon for året 2017. Dette for å utføre ein forsvarleg revisjon. Dokumentet er i samsvar med regelverket. Planleggingsdokumentet inneheld følgjande: Selskapsinformasjon Oppdragsvurdering Vesentlegheitsgrense Bemanning og budsjettert timeforbruk Generell risikovurdering og spesifikk risikovurdering på revisjonsområda o Transaksjonsklasser o Kontosaldoar o Tilleggsområder o Angrepsvinkel I møtet I den grad det er nødvendig vil revisor vil gå gjennom dokumentet på møtet, og svare på spørsmål. Leiaren bad om at saka må lukkast under gjennomgang av dokumentet som er unnateke offentleg innsyn. Debatten om lukking av møtet vart halden for lukka dører. Dørene vart så opna og utvalet røysta over forslaget om lukking. Møtet var lukka med heimel i kommunelova 31 nr 2 og 5. Side 7 av 10
SAK 52/17 TERTIALRAPPORT 2. KVARTAL 2017 Kontrollutvalet tek tertialrapport for 2. kvartal 2017 til vitende. Tertialrapport 2. kvartal 2017 med vedlegg finansrapport, og tertialrapportar 2. kvartal SSIKT, Barnevernstenesta og NAV. Saksopplysning Tertialrapport for 2. kvartal ligg føre, og skal handsamast av formannskapet 23.10.2017 og av kommunestyret 26.10.2017. Rådmannen skriv: Tertialrapporten gir ei samla oversikt over den kommunale aktiviteten, og eit innblikk i dei enkelte avdelingane. Rapporten skal utviklast til å vere ein integrert del av kommunen sitt styringssystem med gjennomgåande samanheng frå kommuneplan til årsrapport. Rapporten vert lagt fram med dei enkelte sektorane sine rapportar i si heilheit, som vedlegg i saka. Sektor for næring, kultur og samfunnsutvikling er under avvikling og funksjonane er midlertidig delt ut på dei andre sektorane. Det vert difor ikkje eigen rapport frå denne sektoren her. Økonomi og nærvær vert omtalt samla i eigne dokument. Rådmannen kommenterer her nokre område ut frå eit overordna perspektiv. Viser til tertialrapporten som ligg ved for detaljert informasjon. SAK 53/17 ORIENTERING MIDLERTIDIG FLYTTING FRÅ RÅDHUSET Rådmannen var innkalla for å orientere, men møtte ikkje. Kontrollutvalet meiner det er svært uheldig at ho ikkje møtte eller påla nokon annan å møte for å få gjort orienteringa. Saka vert utsett til neste møte. SAK 54/17 PLANLEGGING AV AKTIVITETAR FRAMOVER KONTROLLUTVALET 1. Kontrollutvalet fordeler mellom medlemene å møte i flg. folkevalde organ: Levekårsutvalet: Inga Ishild Hareide Næring og miljø: Terje Dalsøren Formannskapet: Greta Kirkebø, Berte Holstad Engen Vara for alle: Kjartan Grimstad 2. Kontrollutvalet har, jf. Forskrift om kontrollutval 4 rett til å vere til stades i lukka møte i kommunen sine folkevalde organ. Kontrollutvalet delegerer denne retten til kvart enkelt medlem kvar for seg. Side 8 av 10
3. Kontrollutvalet ynskjer å ha møta på besøk ut einingane. Utvalet ynskjer første møte på PPT eller Hareids Ungdomsskule. E-post frå fungerande leiar i kontrollutvalet, Berte Holstad Engen, av 17.11.2017. Fungerande leiar i kontrollutvalet, Berte Holstad Engen, har i e-post til Vest kontroll, av 17.11.2017, kome med fleire innspel: 1. Kontrollutvalet møter på dei forskjellige utvalsmøta Prøveordning etter nyttår der ein av kontrollutvalsmedlemene er tilstade på dei forskjellige utvalsmøta (så langt det går) Lukking av møter i dei andre utvala kan kontrollutvalsmedlemane vere tilstade 2. Mobbesaker Korleis står Hareid kommune i forhold til mobbesaker Orientering etter nyttår: i. Kva blir gjort i Hareid kommune ii. Rutiner iii. Har ein saker som ein ser vil kome 3. Orienteringsbesøk Omvising og info på nye PPT i Ulsteinvik etter nyttår. Viser elles til e-post som ligg vedlagt saka for utfyllande informasjon. SAK 55/17 OPPFØLGING AV TILSYNSRAPPORT - KOMM. HELSE- OG OMSORGSTENESTER TIL PERS. MED UTV.HEMMING 1. Kontrollutvalet tek tilbakemelding vedkomande lukking av avvik Tilsyn med kommunale helse- og omsorgstenester til personar med utviklingshemming i Hareid kommune til vitende. 2. Kontrollutvalet ber rådmannen om tilbakemelding på status/framdrift av lukking av avvik fortløpande. 1. Kontrollutvalssak 30/17 Tilsynsrapport Komm. Helse- og omsorgstenester til pers. med utv. hemming Utskrift frå møteprotokoll 2. Fylkesmannen i Møre og Romsdal: Tilbakemelding på plan for retting av avvik tilsyn med helse- og omsorgstjenester til personer med utviklingshemming over 18 år i Hareid kommune. Datert 11.07.2017 3. Hareid kommune, sektor for velferd: Svar på tilbakemelding plan for retting av avvik tilsyn med helse- og omsorgstjenester til personer med utviklingshemming over 18 år. Datert 29.09.2017. Side 9 av 10
Kontrollutvalet handsama i sak 30/17 tilsyn med kommunale helse- og omsorgstenester personar med utviklingshemming. Vi har motteke korrespondansen som har vore mellom Fylkesmannen og Hareid kommune til no. Hareid kommune har ikkje motteke svar frå Fylkesmannen på si siste tilbakemelding, avvika er derfor ikkje lukka. Tilsynet avdekka to hovudavvik: 1. Hareid kommune sikrar ikkje forsvarleg gjennomføring av personleg assistanse til alle personar med utviklingshemming. 2. Hareid kommune sikrar ikkje forsvarleg gjennomføring av legemiddelhandtering og at personalet har tilstrekkeleg kompetanse i gjennomføring av førstehjelp. Møtet slutt. Berte Holstad Engen Fungerande leiar Terje Dalsøren Medlem Møteprotokoll går til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte Ordførar og rådmann til orientering Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS til orientering Side 10 av 10