FELLES REGLEMENT FOR DEI POLITISKE ORGANA (K-sak 28/16)

Transkript

1 FELLES REGLEMENT FOR DEI POLITISKE ORGANA (K-sak 28/16) 1.1 Føremål Føremålet med dette reglementet er: Gje hovudretningsliner for arbeidet i dei politiske organa Gje einsarta og like retningsliner for alle sentrale kommunale organ Opne for fleksibilitet i organa si arbeidsform innanfor nokre formelle rammer Gje oversikt over dei viktigaste pliktene og rettane for folkevalde Leggje grunnlag for vitalisering av det politiske arbeidet Bidra til at kommuneforvaltninga vert open Leggje forholda til rette for dialog mellom dei folkevalde organa og innbyggjarane 1.2 Heimel Reglementet er fastsett med heimel i kommunelova Reglementet har utfyllande status i forhold til lov og forskrifter gitt i medhald av lov. Reglementet gjeld for alle organ oppretta med heimel i kommunelova, og for andre kommunale organ så langt det ikkje er i strid mot særskilde fastsette reglar. 1.3 Møteprinsippet Folkevalde organ gjer vedtaka sine i møte. Når det er nødvendig å få avgjort ei sak før neste møte, kan leiaren for orga net avgjere at saka vert teka opp til handsaming ved fjernmøte eller ved skriftleg sakshandsaming, jfr. kommunelova 30.2 og Kommunaldepartementet si forskrift av 13. januar Møteplan Ordføraren syter for at alle organ lagar møteplanar for eitt år om gongen og at møteplanen er slik samordna at det sikrar ei effektiv sakshandsaming. Møteplanen vert kunngjord på ein føremålstenleg måte. 1.5 Saksplan Saklista for kvart møte skal inndelast i vedtakssaker, drøftingssaker og orienteringssaker. Det skal leggjast vekt på å trekkje organa tidleg inn i saksområda. Saksplanen vert ajourført løpande med innkomne saker og når dei vert planlagde for handsaming.

2 1.6 Sekretærhjelp til komitear og utval Rådmannen har ansvar for å utnemne sekretærfunksjonar for komitear og utval. Rådmannen kan peike ut særskilde sekretærar for kvar komite/utval. 1.7 Innkalling og sakliste Det er leiaren av det respektive organet som set opp sakliste for det enkelte møtet. Innkalling med sakliste og saksdokument skal som hovudregel sendast ut seinast 7 dagar før møtet skal haldast. Sakliste m.m. skal sendast alle faste medlemer, fremste varamedlemer, ordførar, revisjon, leiaren i kontrollutvalet, eldrerådet, råd for menneske med nedsett funksjonsevne, rådmannen og lokal presse. 1.8 Saksførebuing og saksdokument Rådmannen har ansvaret for at saker som skal handsamast i folkevalde organ er forsvarleg utgreidde. Saksframlegga skal vere korte og oversiktlege, omfatte hovudproblemstillingar, alternative løysingar og administrasjonen sine vurde ringar. Saker til ad-hockomiteane skal ikkje til vanleg ha forslag til vedtak frå rådmannen, medan saker til andre organ skal ha slikt forslag med mindre organet sjølv bestemmer noko anna. Ein skal unngå bruk av vedlegg med mindre det er nødvendig for å få saka tilstrekkeleg belyst og dokumentert. 1.9 Forfall ugildskap vararepresentantar Ein representant som ikkje kan møte på grunn av lovleg forfall, skal utan opphald melde dette skriftleg med forfallsgrunn til sekretariatet. Sekretariatet kallar straks inn vararepresentant. Ein representant skal i god tid ta habilitetsspørsmålet opp med leiaren for organet som kan kalle inn vararepresentant. Organet avgjer sjølv spørsmålet om habilitet Opne møte Alle møte i politiske organ skal haldast for opne dører. Unntak for dette er når behandling i lukka møte fylgjer av lovbestemt teieplikt eller der omsynet til personvern eller andre tungtvegande private eller offentlege interesser tilseier det same, jfr. kommunelova Teieplikt Representantar og tilsette som deltar i handsaming av saker underlagt teieplikt etter forvaltningslova 13 er bundne av teieplikta slik ho er definert i lova.

3 For saker som ikkje fylgjer lovbestemt teieplikt, men som likevel er handsama i lukka møte, gjeld teieplikta inntil ho er oppheva eller grunngjevinga for handsaminga i lukka møte er falle bort Møteleiing gjennomføring av møtet Møtet vert leia av leiaren i organet. Møtet vert avvikla i samsvar med god møteskikk for kommunale organ. Avstemmingar skjer i samsvar med 35 i kommunelova. Alle avklaringar om gjennomføring av møtet vert vedtatt av organet sjølv med alminneleg fleirtal dersom ikkje anna fylgjer av lov Vedtaksfør Eit folkevald organ kan berre treffe vedtak dersom minst halvparten av medlemene har vore til stades under forhandlingane og avgitt stemme i vedkomande sak, jfr. kommunelova Spørsmål og interpellasjonar Alle medlemer kan rette spørsmål til leiaren av møtet, også om saker som ikkje står på dagsorden. Leiaren svarer så langt han/ho er i stand til det. Alle medlemer kan i tillegg rette skriftlege førespurnader (interpellasjonar) til leiaren i forkant av møtet. Slike førespurnader må leverast seinast 3 virkedagar før møtet. Møteleiaren skal varsle skriftlege førespurnader ved opninga av møtet Møtebok Alle politiske organ fører møtebok frå forhandlingane sine. Av møteboka skal ein kunne lese kva for representantar som har delteke i handsaminga av dei ulike sakene. Møteboka skal vise gangen i forhandlingane, framsette framlegg og måten vedtaka er fatta på. Alle framsette framlegg skal vere skriftlege og underskrivne. Møteleiaren eller i tilfelle protest vert reist organet med alminneleg fleirtal, avgjer om protokolltilførslar skal tillatast. Møteleiaren vel i starten av møtet to medlemer til å skrive under protokollen, og dei går gjennom den mellombelse protokollen i slutten av møtet. Den ferdige protokollen vert sendt dagen etter til dei to valde for endeleg kontroll, med frist på to dagar for tilbakemelding Høyringar Dei politiske organa kan vedta å gjennomføre høyringar i samband med handsaminga av konkrete saker eller å setje søkjelys på ulike saksforhold. Høyringar (både allmannamøte og avgrensa høyringar) er i utgangspunktet opne, jfr. punkt 1.11.

4 Høyringane vert leia av leiaren i organet som har ansvaret for førebuing og gjennomføring i samråd med organet sitt. Det kan inviterast og engasjerast innleiarar til høyringane. Det vert ikkje gjort vedtak. Det vert ført eit kort og oppsummerande referat frå høyringane Ad-hoc- komitear Kommunestyret kan opprette ad-hoc-komitear for å førebu eit bestemt sakskompleks, eller til å utføre særskilde (tidsavgrensa) verv. Kommunestyret skal oppnemne komiteane etter framlegg frå gruppeleiarane og ordførar. Saksområde, mandat og tidsfrist og eventuelt budsjett skal vedtakast av kommunestyret etter framlegg frå gruppeleiarane og ordførar. Komiteane skal samansetjast av medlemer og varamedlemer frå kommunestyret. Komiteane har ikkje vedtaksmynde utan at dette er gitt i mandatet frå kommunestyret. Ad-hoc-komiteane skal ha saksordførar for alle saker. Saksordføraren skal leie arbeidet i komiteen sitt arbeid med saka og har ansvaret for innstillinga og presentasjonen av ho i kommunestyret 1.18 Legalitetskontroll Tre eller fleire medlemer av kommunestyret kan i lag bringe eit vedtak gjort av eit folkevald organ eller administrasjonen inn for departementet til lovlighetskontroll, jfr. 59 i kommunelova. Tidsfrist for krav om lovlighetskontroll er 3 veker frå vedtaket er gjort Folkevalde sin rett til dokumentinnsyn Folkevalde har tilgang til alle dokument i den kommunale forvaltninga etter prinsippa om meroffentlighet, (jfr Reglement for folkevalde sin innsynsrett K- sak 33/08). Ordføraren har ein sjølvstendig rett til innsyn i alle dokumenta i kommunen. Kommunestyret kan gjere vedtak om å få innsyn i dokument for heile kommuneforvaltninga. Andre organ kan gjere tilsvarande vedtak for sitt arbeids- og ansvarsområde. Dette gjeld også innsyn i saksdokument som inneheld teiepliktige opplysningar når det er eit klart behov for dette ved handsaming a av ei konkret sak i vedkomande organ, jfr Fvl. 13 b nr 2 og 4. Kontrollutvalet har sjølvstendig innsyn i medhald av 6 i eiga forskrift for kontrollutval. Førespurnad om dokumentinnsyn etter dette punktet skal rettast til leiaren av det forvaltningsorganet som handsamar saker, dvs. rådmannen eller leiar for administrasjonseining Å ta opp nye saker

5 Politiske organ kan ta opp nye saker. Dersom administrasjonen ikkje kan imøtekome behovet for saksførebuing, vert dette avgjort av formannskapet etter at administrasjonen har vurdert arbeidet/kostnadene med saksførebuinga.