1 Hellerudparken Boligsameie Protokoll fra ordinært årsmøte i Hellerudparken Boligsameie ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtedato: 25.04.2018 Møtetidspunkt: 18.00 Møtested: Hellerud Seniorsenter, Hagapynten 38C, 0673 Oslo. Til stede: 30 seksjonseiere, 14 representert ved fullmakt, totalt 44 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Morten Hansen. Møtet ble åpnet av Bjørn Judre. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Morten Hansen foreslått. Vedtak: Valgt. B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. C Valg av en til å føre protokoll og minst en seksjonseier som protokollvitne Som fører av protokoll ble Morten Hansen foreslått. Som protokollvitne ble Geir Ønseth foreslått. Vedtak: Valgt. D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten årsmøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. 2. Behandling av årsrapport for 2017 Styrets årsrapport ble behandlet. 3. Behandling av årsregnskap for 2017 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen.
2 Hellerudparken Boligsameie 4. Fastsettelse av styrets godtgjørelse Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 100 000,-. Fra salen kom det forslag om kr 125 000,- og kr 150 000,- Det ble gjennomført en skriftlig avstemning om styrehonoraret skulle være kr 100 000,-, 125 000,- eller kr 150 000,- Vedtak: Styrehonoraret ble satt til kr. 150 000,- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5. Behandling av innkomne forslag og saker A kjøp av trebenker til utearealer Sameiet går til innkjøp av trebenker for plassering på gressplenen bak blokk 3, populært kalt "Golanhøyden." Disse kan sameierne benytte til kaffekos og sosialt samvær på sommerdager med fint vær. Forslaget gikk til avstemning. 25 for forslaget. Vedtak: Forslaget ble vedtatt B Forslag til endring av Vedtektene 9 Sameiermøtet, 5. ledd Nåværende tekst: En sameier kan møte ved fullmektig. Fullmektigen skal legge frem skriftlig og datert fullmakt. Fullmakten anses å gjelde førstkommende sameiermøte med mindre annet fremgår. Fullmakten kan når som helst tilbakekalles. Foreslås endret til: En fullmektig kan møte med skriftlig fullmakt for maks 2-to andre seksjonseiere Fullmakt skal være datert og fremlegges ved møtets oppstart. Fullmakten anses å gjelde førstkommende sameiermøte med mindre annet fremgår. Fullmakten kan når som helst tilbakekalles. Forslaget gikk til avstemning. 25 for forslaget 6 mot forslaget Vedtak: Forslaget ble vedtatt
3 Hellerudparken Boligsameie C) Forslag til endring av Beboerreglene punkt 33 under Garasjeanlegget Nåværende tekst: Omfattende reparasjoner og vask av bil samt oppbevaring av eksplosjonsfarlige gjenstander; bensinkanner, propanbeholdere og lignende er ikke tillatt i garasjeanlegget. Foreslås endret til: Utførelse av omfattende reparasjoner av motorkjøretøy, vask av bil/moped/ motorsykkel er ikke tillatt. Oppbevaring av brannfarlige/eksplosjonsfarlige gjenstander og løsøre, er ikke tillatt i garasjeanlegget. Det er kun tillatt å oppbevare dekk som er hengt opp på vegg. Hensetting av rullator/rullestol omfattes ikke av denne bestemmelsen. Kjøretøy skal være plassert innenfor oppmerket område. Forslaget gikk til avstemning. Enstemmighet for forslaget (endringen) Vedtak: Forslaget ble vedtatt
D) Porttelefon / Callinganlegg 4 Hellerudparken Boligsameie Sak : Utskifting av Callinganlegget/Dørtelefoner Styret mottok henvendelse om problemer med callinganlegget i blokk 1 i mai 2017. Gjennom hele arbeidsåret har styret arbeidet med å finne årsak til feil herunder vurder tiltak for å utbedre feil. For å få oversikt over hvor mange som hadde problemer, samt hva problemene bestod i, ble det i juni utarbeidet et skjema hvor vi ba beboerne om tilbakemelding på om i) alt var OK evt om ii) hva var feil. Totalt mottok styret 55 svar. Undersøkelsen viste at det var flest problemer er i Blokk1, hvor problemer med døråpner og dørtelefon går igjen. Leverandøren anbefalte utskifting av hele anlegget, og at en starter med å skifte anlegget i blokk 1 hvor flest har problemer. Deler fra gammelt anlegg kan deretter f eks benyttes som reservedeler i blokk 2 og 3, i påvente av utskifting. Kostnadsoverslaget var langt over forventet, og styret kontaktet derfor flere firma for å få en tilstandsvurdering og alternative tilbud på reparasjon/ utskifting av anlegget. Etter gjennomgang av uttalelse fra flere firma, inkl evaluering av mottatte tilbud, har styret valgt å anbefale at anlegget skiftes ut. Styret anbefaler at leverandør med det laveste tilbudet velges. Styret anbefaler at dagens anlegg erstattes av et anlegg med både lyd og bilde (audio/video) da dette gjør at den enkelte beboer har full kontroll mht hvem som slippes inn når de ringer på. Alternativ 1: Audio og video utskifting av anlegg inkl telefon med skjerm kr 600 000,00 Alternativ 2: Audio forberedt for video utskifting av anlegg klargjort for video. Video tillegg kr 2100 pr leilighet kr 300 000. Fremtidig vedlikehold av svartelefon inkl evt skjerm i leiligheten er seksjonseierens ansvar. Finansiering Styret anbefaler at finansiering skjer gjennom innkalling av kapital. Innkalling av kapital foreslås satt til 2 måneder med felleskostnader pr seksjon som utgjør totalt kr 601 166 (300 583,00 *2); (årsbudsjett 3 607 000) Forslaget gikk til skriftlig avstemning. Overveldende flertall for alternativ 1. Vedtak: Alternativ 1 ble vedtatt. Det vil bli et callinganlegg med både lyd og bilde.
E) Forslag til vedlikeholdsplan 2018 5 Hellerudparken Boligsameie Gjerde rundt plen ved blokk 1 (mot parkeringsplass) kr 20 000 Fuger svalganger 3 4000 kr pr fuge, totalt kr 50 000 Fasadeplater kr 150 000 Vedlikehold støyskjermer mot Tvetenveien kr 50 000 Fliser i trappehus utskifting / defekt murstein - fasader som må repareres kr 40 000 Oppretting av natursteinsmur ved blokk 3 kr 20 000 Porttelefon - audio/video (egen sak utenfor budsjett) kr 600 000 Forslaget gikk til avstemning Enstemmighet for forslaget Vedtak: Vedlikeholdsplan vedtatt.
6 Hellerudparken Boligsameie 6. Valg av tillitsvalgte A Som styreleder for 1 år, ble Bjørn Judre foreslått. B Som styremedlem for 2 år, ble Elisabeth Fasting foreslått. Som styremedlem for 2 år, ble Rolf Syvesren foreslått. C Som varamedlem for 1 år, ble inn Arve Paulsen foreslått. Som varamedlem for 1 år, ble Pushpa Rani Gupta foreslått. D Som representanter i valgkomitéen for 1 år, ble Magne Øya og Bjørn Brindis foreslått Møtet ble hevet kl.: 19.30. Protokollen signeres av Morten Hansen /s/ Møteleder Morten Hansen /s/ Fører av protokollen Geir Ønseth /s/ Protokollvitne