April 2015 FM strategi: Bruk av standarder for sourcing, effektivisering og dialog MERETE HOLMEN MURVOLD
En standard er en frivillig akseptert måte å gjøre det på og en harmonisering av beste praksis Foto: Andres Rodriguez
Standarder Hva og hvorfor? Standarder Definerer krav til en tjeneste, prosess, produkt, utførelse, metode etc. Gir veiledning om beste praksis Gir felles terminologi Er frivillige å bruke Sprer kunnskap Forenkler kommunikasjon mellom to parter Brukes som underlag for en kontrakt Forenkler og profesjonaliserer tilbudsprosessen for begge parter Samme språk Lettere å sammenligne tilbud Bruk av erfaringstall/priser 3
Standarder Hva og hvorfor?
Gruppering av standarder innenfor FM Anskaffelse Kontrakt Ytelse/SLA Resultat/PI/KPI 5
Gruppering av standarder innenfor FM Standarder for ulike type tjenester Renhold Energi Vakt og sikkerhet Skjøtsel av grøntanlegg Byggdrift Drift og vedlikehold av veier og plasser Drift og vedlikehold av idrettsanlegg Fasilitetsstjenester (generelt) 6
Facility Management «The magnificent seven» NS-EN 15221-1 Definisjoner NS-EN 15221-2 Avtaler om FM NS-EN 15221-3 Kvalitet NS-EN 15221-4 Klassifisering NS-EN 15221-5 FM-prosesser NS-EN 15221-6 Areal og volum NS-EN 15221-7 Benchmarking 7
FM Strategi og sourcing Anskaffelse Kontrakt Ytelse/SLA Resultat/PI/KPI Policy, strategi og behovsanalyse 8
Policy, strategi og behovsanalyse Policy og ledelse NS-ISO 9001 for kvalitet NS-ISO 14001 for miljø NS-ISO 26000 for samfunnsansvar ISO/DIS 45001 for arbeidsmiljø og HMS (under utarbeidelse) NS-EN ISO 50001 for energiledelse NS-ISO 55000-serien for forvaltning av anlegg og verdier (asset management) Strategi ISO/DIS 18480-2 Facilities Management Part 2: Guidance on strategic sourcing and development of agreements (under utarbeidelse) NS-EN 15221-3 Fasilitetsstyring (FM) - Del 3: Veiledning om kvalitet i fasilitetsstyring 9
ISO/DIS 18480-2 om strategisk sourcing og avtaler Ny standard for sourcingprosessen under utarbeidelse ISO/TC 267 Facilities Management Etablert i 2012 og ledes av Storbritannia Har to arbeidsgrupper hvorav den ene ledes av Tyskland og den andre av Norge Medlemmer fra USA, Japan, Korea, India, Malaysia, Kina, Storbritannia, Tyskland, Australia, Ungarn, Østerrike, Sveits, Norge, Sverige, Danmark, Frankrike, Spania, Tsjekkia, Finland og Nederland Arbeidet bygger på 10 års standardisering i Europa (NS-EN 15221-serien) Foto: T8 Foto: ISO 10
11 FM-modellen O R G A N I S A S J O N L E V E R A N D Ø R PRIMÆRE PROSESSER STØTTEPROSESSER Bestiller Kunde Slutt- bruker E T T E R S P Ø R S E L S P E S I F I S E R I N G S L A er PRIMÆRE AKTIVITETER STRATEGISK TAKTISK OPERATIVT FASILITETSTJENESTER Intern og/eller ekstern tj.produksjon K P I er L E V E R I N G T I L B U D
ISO/DIS 18480-2 om strategisk sourcing og avtaler Innhold Terms and definitions Sourcing strategy and understanding the core business context Sourcing process in FM Facilities service provision Principal options Internal and external service provisions Main characteristics of FM agreements Common considerations in agreements Preparations and development of an agreement Measuring effectiveness and outputs Annex Example of requirements for a service Example of a business case content Structure of an agreement General clauses Service Level Agreements 12
ISO/DIS 18480-2 om strategisk sourcing og avtaler Definisjon av sourcing = practice which identifies, evaluates and engages service providers to deliver a service or goods to meet a specification (ISO/DIS 18480-2) = praksis som identifiserer, evaluerer og engasjerer tjenesteleverandører til å levere en tjeneste eller varer i henhold til en spesifikasjon Foto: Nicolas Tourrenc 13
ISO/DIS 18480-2 Utvikling av sourcing strategi Ressurser (intern/ ekstern, fleksibilitet) Risiko Firmastrategi, policy, kultur, ledelsesfilosofi Myndighetskrav Sourcing strategi FM-strategi inklusive bygninger Driftsavhengigheter Konkurranseforhold Kostnadsdrivere 14
Project strategy ISO/DIS 18480-2 Sourcing-prosessen Corrective action / improvement if necessary Sourcing strategy and core business context Identify and analyse current/ future needs Translate needs into require -ments Describe the Service Levels Identify service delivery options Business case development Select preferred sourcing/ service delivery option Facilities service provision Internal service provision External service provision FM service procurement & FM- Agreement Measure service provision performance Understand business context and strategies Align service strategies to business strategy including environmental, social responsibilities, legal, economic, and political issues Determine what needs to be delivered, where and how often Define strategic goals to be achieved (cost, quality, etc) Specify criteria and parameters Identify expected measurable output (quality levels) Define performance indicators and targets for each service Market research Determine cost and risk baseline Establish business case Financial issues Define Investment strategy Estimate costs Pricing strategy Risk analysis Identify current and future facility needs and expectations of the demand organization Organization needs Select and recommend preferred sourcing alternative Implement recommendation a) inhouse (define required competence level, allocate resources, organise) b) outsource (negotiate, sign agreement) Develop service level agreement (SLA) Develop overall FM service provision agreements Incorporate required contract clauses Document performance criteria Execute FM agreement Follow-up, monitor and verify service provider deliveries Data collection and report on facility services to buyer organization Compare delivery to service requirements Identify and implement corrective actions
ISO/DIS 18480-2 om strategisk sourcing og avtaler For hvert av stegene i prosessen inneholder standarden Veiledning Oppskrift Sjekkliste - Forhold som påvirker og som må vurderes Nyttig verktøy når den blir ferdig 16
ISO/DIS 18480-2 om strategisk sourcing og avtaler Foto: T8 Foto: ISO Foto: Murvold Framdrift September 2015 - På 3 måneders høring (kan da lastes ned gratis!) November 2016 - Utgivelse 17
Noen tanker til slutt FM er et stort og voksende marked Et lykkelig ekteskap mellom bestiller og leverandør av FM tjenester Spiller hverandre gode Tjenesteleverandøren ser behov før man ser det selv framoverlent og innovativ Gode avtaler Tett oppfølging, måling og evaluering Standarder er vesentlig for Bedre samhandling og kommunikasjon Enklere tilbudsprosesser Riktige og gode leveranser Like konkurranseforhold Redusert risiko, reduserte priser og effektiv drift Gode løsninger og fornøyde brukere Foto: Murvold 18
Takk for oppmerksomheten! FØLG MED PÅ EGEN FAGSIDE OM FASILITETSSTYRING PÅ WWW.STANDARD.NO Prosjektleder, Merete Holmen Murvold mmu@standard.no Mob: 920 55 485