INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INTRODUKSJON... 2 1.1 Kvalitetsindikatorer: Definisjon og bruk... 2 2. OVERSIKT OVER PROSESSEN... 3 3. Å INTRODUSERE PROSJEKTET TIL DE ANSATTE... 4 3.1 Oppnevning av prosjektkoordinator... 4 3.2 Informasjonsmøte og etablering av arbeidsgruppe... 4 4. KARTLEGGING AV ORGANISERINGEN AV TJENESTEN... 4 4.1 Første møte i arbeidsgruppa: Kartlegging av virksomheten (pretest)... 5 4.1.1 Hovedspørreskjema... 5 4.1.2 Pasientjournalskjema... 6 4.1.3 Analyse av resultatene... 6 5. FORMULERING AV FORBEDRINGSMÅL... 8 5.1 Andre møte i arbeidsgruppa: Formulere forbedringsmål... 8 6. IMPLEMENTERING AV HANDLINGSPLANEN... 9 6.1 Tredje møte i arbeidsgruppa: Handlingsplan... 10 6.2 Oppfølging av prosessen... 11 7. EVALUERING AV INTERVENSJONEN... 12 7.1 Posttest... 12 7.2 Diskusjon av resultantene av posttesten... 12 8. TILGANG TIL SPØRRESKJEMAENE: INSTRUKSJONER... 13 9. VEDLEGG OG SJEKKLISTER (TILLEGGSMATERIALE)... 17
1. INTRODUKSJON Denne manualen er beregnet for helsepersonell i lindrende behandling (palliasjon) som er interessert i å implementere kvalitetsindikatorer for å forbedre organiseringen av behandling og pleie. Denne manualen vil hjelpe helsepersonell til å: Få kunnskap om europeiske kvalitetsindikatorer. Bruke kvalitetsindikatorer for å kartlegge den nåværende situasjonen. Velge forbedringsmål. Implementere disse forbedringsmålene i daglig praksis. Manualen er basert på erfaringene fra IMPACT-prosjektet (IMplementation of quality indicators in PAlliative Care study), som er en del av EUs 7. rammeprogram. Målet med prosjektet er å utvikle optimale forbedringsstrategier for å forbedre organiseringen av palliasjon innen kreft- og demensomsorgen i Europa og å identifisere faktorer som påvirker hvorvidt disse strategiene er effektive. Fem europeiske land deltok i prosjektet: England, Italia, Nederland, Norge og Tyskland. Forskningsgrupper i disse landene rekrutterte tjenester (sykehus, hospice, sykehjem og hjemmetjenester) som gir lindrende behandling til pasienter med kreft og demens. Hver virksomhet kartla sin tjeneste ved hjelp av kvalitetsindikatorer og jobbet med å forbedre kvaliteten på behandling og pleie i de områdene der kvalitetsindikatorene hadde vist behov for forbedring. Spørreskjemaene som blir beskrevet i denne manualen, er også tilgjengelig på http://www.impactpalliativecare.eu 1.1 Kvalitetsindikatorer: Definisjon og bruk Kvalitetssikring og forbedring av helsetjenester er svært viktig fokusområde i europeiske helsevesen. Det er derfor viktig å jobbe for enhetlige standarder i helsetjenesten og å måle resultatene av behandling og pleie som gis. Dette gjør det mulig å sammenligne, og det er her kvalitetsindikatorer kommer inn. Kvalitetsindikatorer er eksplisitt definerte og målbare enheter vedrørende struktur, prosess og resultater av behandling og pleie. De kan brukes til å identifisere områder der det er behov for forbedring. Dette er et viktig første steg når man forsøker å forbedre kvaliteten på behandlingen og pleien som gis. 2
Kvalitetsindikatorer er dermed et nøkkelbegrep innen kvalitetssikring, siden de måler nivået av kvalitet i alle typer prosesser, i dette tilfellet i lindrende behandling. Det er utviklet mange kvalitetsindikatorer for å evaluere og forbedre lindrende behandling innen kreft- og demensomsorgen. For å finne de mest relevante kvalitetsindikatorene for IMPACT-prosjektet, gikk forskerne først gjennom litteraturen vedrørende eksisterende indikatorer for organisering av lindrende behandling. Dette resulterte i at mer enn 600 kvalitetsindikatorer ble identifisert. En stor gruppe internasjonale eksperter gikk gjennom dette, reduserte antallet og valgte ut de 23 indikatorene som ble ansett for å være mest nyttig til å evaluere organiseringen av lindrende behandling. 2. OVERSIKT OVER PROSESSEN Kartlegging av virksomheten er første steg i forbedringsprosessen. To spørreskjema basert på de valgte kvalitetsindikatorene, må fylles ut for å identifisere de områdene der det kan være rom for forbedring. Basert på resultatene fra de to spørreskjemaene skal virksomheten så bestemme hvilke områder som bør forbedres, og sette disse opp som forbedringsmål. Figur 1 illustrerer denne kvalitetsforbedringsprosessen. De ulike stegene i prosessen og hvordan man gjennomfører dem vil bli beskrevet i de følgende kapitlene. Figur 1: Kvalitetsforbedringsprosessen 3
3. Å INTRODUSERE PROSJEKTET TIL DE ANSATTE Første steg i forbedringsprosjektet handler om å identifisere de som vil være mest aktive i forbedringsprosessen. Dette innebærer å oppnevne en prosjektkoordinator og å etablere en arbeidsgruppe. 3.1 Oppnevning av prosjektkoordinator Siden prosjektet krever en gruppetilnærming, er det først nødvendig å identifisere en person som kan koordinere arbeidet i gruppen. Koordinatoren vil bli ansvarlig for å: Sette opp møter. Følge opp trinnene og resultatene i prosjektet. Fordele oppgaver knyttet til prosjektet. Spre informasjon til medlemmene i arbeidsgruppen og andre i personalet. 3.2 Informasjonsmøte og etablering av arbeidsgruppe Beregnet tid: ca. 30 minutter Implementering av kvalitetsindikatorene bør involvere hele virksomheten og hele personalet. Vi anbefaler derfor at prosjektkoordinatoren kaller inn til møte med alle ansatte og forklarer hva prosjektet går ut på. I løpet av møtet bør man etablere en arbeidsgruppe som kan styre prosjektet og delta regelmessig på møtene. Vi anbefaler at arbeidsgruppen er tverrfaglig sammensatt og består av fagpersoner som er direkte involvert i behandling og pleie (f.eks. en lege, en sykepleier, en hjelpepleier, en psykolog, en fysioterapeut, osv.). Ledere (f.eks. enhetsledere, personalledere osv.) bør også inviteres til å delta. 4. KARTLEGGING AV ORGANISERINGEN AV TJENESTEN Det følgende kapitlet vil forklare hvordan man kan bruke kvalitetsindikatorene for å kartlegge den nåværende situasjonen i virksomheten. Målet med kartleggingsfasen er å gi en sann beskrivelse av hvordan virksomheten er organisert. To spørreskjemaer ett om prosesser og tjenester som virksomheten yter, og ett om dokumentasjonen i pasientenes journaler vil bli brukt for å evaluere virksomheten. 4
4.1 Første møte i arbeidsgruppa: Kartlegging av virksomheten (pretest) På det første møtet i arbeidsgruppen vil to spørreskjemaer bli brukt til å kartlegge organiseringen av behandling og pleie. Dette kalles pretesten. Før dere starter møtet: Sørg for at alle kan se spørsmålene, enten ved å skrive ut et eksemplar av spørreskjemaene til alle, eller ved å sette opp en storskjerm som kan vise spørsmålene. Sett dere rundt et bord i et stille rom for å legge til rette for en åpen diskusjon i gruppen. Bestem hvem i gruppen som skal lese opp spørsmålene og fylle inn svarene (enten på nettet eller på papirversjonen). Husk at det er ingen rette eller gale svar. For å kunne forbedre de svake områdene i virksomheten, er det svært viktig å beskrive situasjonen slik den faktisk er, og ikke slik dere hadde ønsket at den var. 4.1.1 Hovedspørreskjema Beregnet tid til diskusjon: ca. 1 time Beregnet tid til å fylle inn svar: ca. 30 minutter Arbeidsgruppen vil diskutere hvert spørsmål i Hovedspørreskjemaet (som finnes i Program X folder-main Questionnaire ). Den som er utpekt til å lese opp spørsmålene, leser dem høyt i gruppen. Alle gruppemedlemmene bør delta i diskusjonen og gi uttrykk for sine meninger. Gruppen bør diskutere hvert spørsmål til alle er enige om svaret. Hovedspørreskjemaet er delt inn i seks deler: I. Tilgang til lindrende behandling: fokuserer på tilgjengeligheten av helsepersonell eller spesialiserte team i tjenesten, samt pasientjournaler, støtte i sorgprosessen, medikamenter og prosedyrer i forbindelse med overføringen av pasienter mellom tjenester. II. III. IV. Infrastruktur: spør etter utstyr og fasiliteter i tjenesten som er tilgjengelig for pasienter og familiene deres. Kartleggingsverktøy: fokuserer på validerte kartleggingsverktøy som blir brukt av tjenesten for å kartlegge fysiske, sosiale, psykiske og åndelige symptomer og behov. Teamarbeid: tar for seg organiseringen av og prosedyrene til det tverrfaglige teamet 5
V. Kvalitet: spør etter retningslinjene som blir brukt i behandling og pleie av personer som har behov for palliasjon og systematisk evaluering av det tilbudet virksomheten gir. VI. Utdanning: fokuserer på opplæringen som personalet har fått i lindrende behandling. Gå nå til Hovedspørreskjemaet (som finnes i Program X folder-main Questionnaire ) og fyll ut svarene. 4.1.2 Pasientjournalskjema Beregnet tid til å finne info: ca. 1 time, evt. lengre hvis info er vanskelig å finne Beregnet tid til å fylle inn svar: ca. 30 minutter Ett eller to medlemmer av gruppen kan få i oppgave å fylle inn Pasientjournalskjemaet (som finnes i Program X folder-medical Record Questionnaire ). For å svare på spørsmålene må de gå gjennom journalene til de 10 siste pasientene som har hatt behov for lindrende behandling. Dette kan være personer som har dødd, som har blitt utskrevet fra tjenesten eller som nettopp har blitt tilknyttet tjenesten og har vært det i minst en uke. Pasientjournalskjemaet er delt inn i to deler: I. Informasjonsutveksling: spør etter dokumentasjon som viser at det er blitt gjennomført samtaler med pasient eller pårørende om pasientens behandling, behov og ønsker. II. Tidsriktig dokumentering: fokuserer på tidspunktet for når det er blitt gjort en vurdering av pasientenes fysiske, sosiale, psykiske og åndelige/eksistensielle symptomer og behov. Gå nå til Pasientjournalskjemaet (som finnes i Program X folder-medical Record Questionnaire ) og fyll ut svarene. 4.1.3 Analyse av resultatene For nærmere informasjon om hvordan dere fyller ut spørreskjemaet på internett, gå til kapittel 8 Tilgang til spørreskjemaene: instruksjoner. Resultatene vil bli vist på to måter: I. TABELL Tabellen inneholder en nummerert liste over alle kvalitetsindikatorene i spørreskjemaet og svarene som dere har gitt. Ved å klikke på kvalitetsindikatoren kan du se hvilket spørsmål den 6
henger sammen med og svaret som ble gitt. Forskjellige farger og smilefjes viser hvorvidt kvalitetsindikatoren er oppfylt, ikke oppfylt eller delvis oppfylt. Grønne kvalitetsindikatorer og dette smilefjeset [glad] viser at kvalitetsindikatoren er blitt oppfylt. Røde kvalitetsindikatorer og dette smilefjeset [trist] viser at kvalitetsindikatoren ikke er blitt oppfylt. Dette betyr at virksomheten har svart nei på spørsmålene som er knyttet til denne kvalitetsindikatoren. Dermed er dette et område med rom for forbedring. Gule kvalitetsindikatorer og dette smilefjeset [nøytral] viser at kvalitetsindikatoren er delvis oppfylt. Dette betyr at virksomheten har svart ja på bare noen av de relaterte spørsmålene eller at kun enkelte av pasientene, familiemedlemmene eller de ansatte får nyte godt av tjenesten. Dermed kan det være behov for å forbedre disse områdene i organiseringen av virksomheten. II. HISTOGRAM Histogrammet gir en generell oversikt over hvor mange kvalitetsindikatorer som ble oppfylt, ikke oppfylt eller delvis oppfylt. Den grønne delen viser det totale antall kvalitetsindikatorer som er oppfylt. Den røde delen viser det totale antall kvalitetsindikatorer som ikke er oppfylt. Den gule delen det totale antall kvalitetsindikatorer som er delvis oppfylt. 7
5. FORMULERING AV FORBEDRINGSMÅL Det følgende kapitlet beskriver hvordan virksomheten kan formulere forbedringsmål med utgangspunkt i de områdene som viste rom for forbedring i kartleggingsfasen. De områdene som er viktigst å forbedre, vil være blant de kvalitetsindikatorene som ikke var oppfylt eller bare delvis oppfylt. 5.1 Andre møte i arbeidsgruppa: Formulere forbedringsmål Beregnet tid: ca. 1,5 time Når dere er ferdig med analysen, kan dere bruke Vedlegg 1 og 2 og Sjekkliste 2 til å sette opp en prioriteringsliste over de kvalitetsindikatorene som dere anser som viktigst og som det samtidig er mulig å gjøre noe med. Dere finner alle vedlegg og sjekklister bakerst i denne manualen. Dette er verktøy som kan veilede dere i prosessen, men det er valgfritt å bruke dem. IMPACT-prosjektet anbefaler dere å starte med et forbedringsmål som er relativt enkelt å forbedre. Ha dette i bakhodet når dere setter opp prioriteringslisten. Begynn med kvalitetsindikatoren som har fått høyest prioritet og gå nedover listen. Vi anbefaler at dere ikke jobber med flere enn tre mål samtidig. For å sette et forbedringsmål, trenger dere å: Kartlegge den nåværende situasjonen. Avgjøre hva som er den ønskede situasjonen. Avgjøre om den ønskede situasjonen vil løse problemet. Formulere forbedringsmålet på en Spesifikk, Målbar, Aktuell, Realistisk og Tidsriktig (SMART) måte. Avgjøre om det er mulig å oppnå forbedringsmålet. Vurdere mulige barrierer og hva som må ligge til rette for å oppnå forbedringsmålet. Dette kan dokumenteres i Vedlegg 3 og 4 og Sjekkliste 3 og 4. 8
Når dere har satt opp forbedringsmål, bør arbeidsgruppen oppnevne en hovedansvarlig for hvert mål. Denne personen har ansvaret for å: Følge progresjonen til forbedringsmålet. Holde rede på de ulike prosjektfasene, f.eks. ved å skrive møtereferater og dokumentere når hver handling i handlingsplanen er fullført. Denne personen kan enten være den personen som allerede er oppnevnt til prosjektkoordinator eller noen andre i arbeidsgruppen. 6. IMPLEMENTERING AV HANDLINGSPLANEN For å oppnå forbedringsmålet og kvalitetsindikatorene vil virksomheten utvikle en handlingsplan med konkrete strategier som vil bli implementert. Dere vil planlegge og implementere de strategiene som passer best i virksomheten og som er de mest hensiktsmessige for å oppnå de definerte forbedringsmålene. Her er en liste med strategier som dere kan bruke, men som kan skreddersys slik at de passer til spesielle kjennetegn ved virksomheten. Dere kan også utvikle nye strategier. Liste over mulige implementeringsstrategier: Opplæringsmetoder, materialer og strategier: Foredrag Fagdag Rollespill Gruppearbeid Informasjonskort Opplæringsvideo Besøk av ekspert Mentorvirksomhet Internettkurs Hospitering Audit og tilbakemeldinger: Tilbakemelding på hvordan arbeidet utføres 9
Daglige evalueringer Tilbakemelding på organisatoriske forhold Gruppemøter: Videokonferanse Tverrfaglig personalmøte Fem minutters oppdatering på hvert møte Total kvalitetsledelse: Implementering av nye tiltaksplaner eller strukturerte pasientforløp Computerbasert symptomregistrering Utvikling av rapportskjema/dokumenter Utvikling av retningslinjer/rutiner Psykososiale støtteprogrammer Tverrfaglig samarbeid: Tverrfaglig og multidisiplinært samarbeid Ansvarliggjøring 6.1 Tredje møte i arbeidsgruppa: Handlingsplan Beregnet tid: ca. 1,5 time I dette møtet skal arbeidsgruppen finne fram til alle trinnene som må gjennomføres for å oppnå det spesifikke forbedringsmålet, for eksempel ved å gjennomføre en brainstormingsprosess (idémyldring). Det er antakeligvis nødvendig å gjennomføre flere oppgaver for å nå målet. Hver av disse oppgavene bør beskrives på en SMART måte, dvs. Spesifikk, Målbar, Aktuell, Realistisk og Tidsriktig. Bruk Sjekkliste 5 og dokumenter de forskjellige oppgavene i Vedlegg 5. Husk å sette en tidsfrist for hver oppgave og angi hvem som er ansvarlig for at det blir gjort. Husk at implementeringsprosessen ikke nødvendigvis trenger å følge en fastlåst rekkefølge; ved behov kan oppgavene endres på et hvilket som helst tidspunkt i prosessen. Dere bør likevel være 10
så detaljerte som mulig og oppgi når hver oppgave skal være fullført og av hvem. Dette vil gjøre dere mer effektive i å oppnå målene dere har satt. 6.2 Oppfølging av prosessen Arbeidsgruppen som jobber med målene, bør sette opp regelmessige møter i løpet av implementeringsprosessen for å holde oversikt over fremdriften. Dette vil gi medlemmene av gruppen anledning til å oppdatere hverandre om hvordan det går med aktivitetene og oppgavene de jobber med, og eventuelle utfordringer de står ovenfor. Dette kan ha avgjørende betydning for hvorvidt prosjektet lykkes eller ikke. Prosjektkoordinatoren bør ha en skriftlig agenda for møtene og dokumentere hva som blir bestemt, i tillegg til å dokumentere eventuelle utfordringer og/eller endringer i handlingsplanen. Dette vil gjøre det enklere å innhente informasjon om prosessen dersom dette skulle være nødvendig. Eksempel En tjeneste bestemmer seg for å fokusere på den følgende kvalitetsindikatoren: «Familiens opplevelser av tjenesten som gir lindrende behandling, blir vurdert/evaluert/dokumentert» (QI21). Medlemmene i arbeidsgruppen vet at de må formulere forbedringsmålet på en SMART måte. Etter å ha beskrevet både den nåværende og den ønskede situasjonen i Vedlegg 3 (Formulering av forbedringsmål) blir de enige om følgende mål: «Å utvikle et spørreskjema vedrørende tilfredshet med tjenesten innen 30.april og gi dette til pasientens pårørende 30 dager etter innleggelse.» Etter å ha vurdert hva som kan hindre prosessen og hva som må ligge til rette (Vedlegg 4: Forventede barrierer og tilretteleggende faktorer), diskuterer gruppen hvilke oppgaver som må fullføres for å nå målet. De bestemmer at de først skal utvikle et spørreskjema, deretter formulere en rutine for hvordan dataene skal samles inn, dokumenteres og analyseres, før de til slutt arrangerer et kurs for kollegene. De skriver inn disse oppgavene i Vedlegg 5 (Handlingsplan), og 11
blir enige om tidsfrister for hver oppgave og hvem som er ansvarlig. De bestemmer at det blir nødvendig å møtes en gang i måneden og skriver inn møtene i handlingsplanen. Prosjektkoordinatoren organiserer disse møtene og skriver referat, ber om regelmessig oppdatering fra gruppemedlemmene på de forskjellige oppgavene og dokumenterer når hver av oppgavene er fullført i handlingsplanen. 7. EVALUERING AV INTERVENSJONEN Til slutt er det viktig å gjennomføre en evaluering av prosjektet. Det innebærer å gjennomføre en ny kartlegging av virksomheten (posttest) og et evalueringsmøte. 7.1 Posttest Vi anbefaler at dere igjen fyller inn de to spørreskjemaene som dere fylte inn i den første kartleggingsfasen (pretesten). Dette vil gjøre det mulig for dere å se om det har skjedd noen endringer i løpet av prosjektet og hvordan organiseringen av pleie og behandling har blitt endret ved å implementere anbefalingen i kvalitetsindikatorene. 7.2 Diskusjon av resultantene av posttesten Arbeidsgruppen kan invitere kolleger som ikke er direkte involvert i implementeringsprosessen, til å delta i evalueringsmøtet for å diskutere og bli oppdatert på resultatet av prosjektet. Under evalueringsmøtet bør posttestresultatene oppsummeres og analyseres av personalet. De følgende temaene bør bli diskutert: I hvilken grad har forbedringsmålet blitt oppnådd? I hvilken grad har resultatene ført til den ønskede situasjonen? Hvordan opplevde de ansatte forbedringsprosessen/strategien? Dersom forbedringsmålene ikke ble oppnådd: hvorfor ikke? Dersom forbedringsmålene ble oppnådd: Hvordan kan man sikre at disse forbedringene opprettholdes? Bruk Vedlegg 6 for å dokumentere det som kommer fram under evalueringsmøtet. 12
8. TILGANG TIL SPØRRESKJEMAENE: INSTRUKSJONER For å få tilgang til Hovedspørreskjemaet og Pasientjournalskjemaet må mappen Program X folder åpnes. I mappen finner dere to nye mapper Win og Mac. Husk at spørreskjemaene i IMPACTminnepennen også er tilgjengelige på internett på http://www.impactpalliativecare.eu 1. Klikk på ImpactQuestionnaires.exe (Windows) eller ImpactQuestionnaires.app (Mac) for å starte spørreskjemaet. Det følgende bildet vil komme opp: Standardspråket er engelsk, så klikk på det norske flagget for å endre til norsk. 2. Du må opprette en ny bruker for å starte spørreskjemaet. Klikk på knappen Ny gruppe og skriv inn et brukernavn og et passord. Du kan opprette flere brukere. Dersom virksomheten består av flere avdelinger eller tjenester, så kan hver av disse fylle ut sine egne spørreskjema. 3. Trykk på Logg inn -knappen for å komme inn i spørreskjemaet. Trykk på Avslutt -knappen for å gå ut av skjemaet. 4. Når du er logget på, vil du se en liste med spørreskjemaene (Hovedspørreskjema og Pasientjournalskjema) delt inn i PRE og POST. PRE betyr at disse spørreskjemaene skal fylles inn for 13
å kartlegge virksomheten før implementeringsprosessen. POST skal fylles ut etterpå, for å finne ut om implementeringsprosessen har gitt resultater. For å gå tilbake til forrige side, trykk Logg inn -knappen på menyen og Avslutt -knappen for å lukke programmet. Det er flere ikoner på høyre side av skjermen: Trykk på det første ikonet for å skrive ut en blank versjon av spørreskjemaet, dersom dere ønsker å dele ut en papirversjon av spørreskjemaet til medlemmene av arbeidsgruppen. Det andre ikonet skal kun brukes når dere er ferdige med å fylle ut spørreskjemaet på nettet, og ønsker å skrive ut resultatet. Trykk på det tredje for å starte eller fortsette på internettversjonen av spørreskjemaet. Det fjerde kan brukes for å sjekke resultatene av spørreskjemaet uten å måtte skrive det ut. 14
5. Klikk på det tredje ikonet på linjen til enten Hovedspørreskjema PRE eller POST for å starte Hovedspørreskjemaet. For å svare på spørsmålene som kommer opp på skjermen, må du velge et av de tilgjengelige svarene. For å fortsette til neste spørsmål, trykk på Pil -knappen til høyre. Husk: du må velge et svar for å kunne gå videre. Dersom du ønsker å vite hvor mange spørsmål som gjenstår, kan du finne denne informasjonen på venstre side av skjermen. Dersom du trenger en pause, kan du stoppe spørreskjemaet når som helst ved å klikke på Hjem - knappen. Svarene dine vil lagres og du kan fortsette senere. 6. Klikk på det tredje ikonet på linjen til enten Pasientjournalskjema PRE eller POST for å åpne Pasientjournalskjemaet. En tabell kommer opp. Du må velge enten ja, nei eller ikke relevant for hvert tema. Dette må gjentas for hver av de ti pasientene/brukerne. Trykk på Pil - knappen til høyre for å fortsette. Husk: Du må velge et svar for å kunne gå videre. 15
Dersom du trenger en pause, kan du stoppe spørreskjemaet når som helst ved å klikke på Hjem - knappen. Svarene dine vil lagres og du kan fortsette senere. 16
9. VEDLEGG OG SJEKKLISTER (TILLEGGSMATERIALE) VEDLEGG 1: OMRÅDER MED TEORETISK POTENSIALE FOR FORBEDRING # Kvalitetsindikator 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 17
VEDLEGG 2: PRIORITERINGSLISTE Målet med denne rapporten er å beskrive og prioritere de områdene som må forbedres. Dette danner grunnlaget for å formulere forbedringsmålene senere. Kvalitetsindikator (Nr.) Prioritering 1. Detaljert beskrivelse av det området som må forbedres 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. SJEKKLISTE TIL VEDLEGG 2 Å velge et forbedringsmål o Diskuter tilbakemeldingen med personalet o Lag en oversikt over alle potensielle forbedringsområder o Bestem hvilke områder man vil fokusere på o Prioriter områdene (bruk Vedlegg 2 til dette) 18
VEDLEGG 3: FORMULERING AV FORBEDRINGSMÅL Målet med denne rapporten er å beskrive forbedringsmålet på en SMART måte. Dato: Forbedringsområde: Beskriv den nåværende situasjonen: Beskriv den ønskede framtidige situasjonen: Formulér målene ut fra beskrivelsen av den ønskede fremtidige situasjonen (husk at målet skal være Spesifikk, Målbar, Aktuell, Realistisk, Tidsriktig, og forståelig for alle): Angi i hvor stor grad du ønsker å oppnå forbedringsmålene (f.eks. i 80% av tilfellene): Beskriv når du ønsker å ha oppnådd denne forbedringen. Oppgi dato: Beskriv hvorfor det å oppnå forbedringsmålet vil forbedre dagens situasjon: Kommentarer: 19
SJEKKLISTE TIL VEDLEGG 3 Sjekkliste for å teste hvorvidt det er mulig å oppnå forbedringsmålet o Å oppnå målet er topp prioritet for alle som er involvert o Målet er realistisk o Å oppnå målet løser et problem eller er et viktig steg for å løse problemet o Det er ingen enklere måte å løse problemet på o Det er ikke for komplisert å oppnå forbedringsmålet o Det er mulig å gå tilbake til dagens situasjon dersom den ønskede situasjonen ikke oppfyller det man ønsket o Det er ikke vanskelig å opprettholde den ønskede situasjonen o Det er lett for alle å se for seg ønskede situasjonen o Den ønskede situasjonen blir oppfattet som et viktig bidrag til kvaliteten på pleien/behandlingen o Forbedringsmålet er økonomisk forsvarlig o Forbedringsmålet er mulig å gjennomføre i løpet av den fastsatte tiden 20
VEDLEGG 4: FORVENTEDE BARRIERER OG TILRETTELEGGENDE FAKTORER Målet med denne rapporten er å identifisere hindringer (barrierer) for å oppnå forbedringsmålet og hva som må ligge til rette (tilretteleggende faktorer). Dette danner grunnlaget for å lage handlingsplanen (vedlegg 5). Forbedringsområde: Barrierer Tilretteleggende faktorer SJEKKLISTE TIL VEDLEGG 4 Å identifisere barrierer og fremmende faktorer o Man har avgjort hvorfor den ønskede situasjonen ikke er oppnådd allerede o Alle har hatt anledning til å formidle alle barrierer og fremmende faktorer som de kan komme på o Barrierer og fremmende faktorer er blitt identifisert o Barrierene og de fremmende faktorene er blitt skrevet ned i Vedlegg 4 NB! Dersom man ser at barrierene er uoverkommelige, bør man formulere et nytt forbedringsmål. 21
Dato: VEDLEGG 5: HANDLINGSPLAN Målet med denne rapporten er å dokumentere de handlingene som er nødvendig for å oppnå forbedringsmålet. Formulér hver handling på en SMART måte, dvs Spesifikk, Målbar, Aktuell, Realistisk, Tidsriktig, og forståelig for alle. Forbedringsmål: Navn på hovedansvarlig for forbedringsmålet: Handlinger (så detaljert som mulig: hva skal gjøres, hvilket materiale vil bli brukt?) Ansvarlig Tidsfrist Signér når fullført 22
SJEKKLISTE TIL VEDLEGG 5 Å fastslå komponentene i handlingsplanen o Metodene som er nødvendig for å oppnå forbedringsmålet, er valgt o Handlingene som er nødvendig for å oppnå forbedringsmålene er beskrevet på en Spesifikk, Målbar, Aktuell, Realistisk, og Tidsriktig (SMART) måte o Det er tatt hensyn til barrierene og de tilretteleggende faktorene o For hver handling er det bestemt hvem som har ansvaret o For hver handling er det bestemt når den skal være fullført o Disse komponentene til handlingsplanen er dokumentert i Vedlegg 5 23
VEDLEGG 6: EVALUERINGSVERKTØY Målet med denne rapporten er å beskrive den endelige evalueringen av forbedringsmålet. Evalueringsdato: Forbedringsmål: I hvor stor grad er forbedringsmålet oppnådd? Hvor fornøyde er dere med resultatene? Hvordan opplevde dere det å delta i forbedringsprosjektet? (Gikk det f.eks. greit å utføre de oppgavene dere hadde planlagt, hvordan opplevde dere møtene, hvor mye tid måtte dere bruke på prosjektet, hva vil dere gjøre annerledes neste gang?) Dersom forbedringsmålet ikke ble oppnådd, hva kan årsaken være? Dersom forbedringsmålet ikke ble nådd, hva vil dere gjøre nå? Vil dere forandre på forbedringsmålet eller handlingsplanen på noe vis? 24