STYREPROTOKOLL STYREMØTE 31. JANUAR 1. FEBRUAR 2005 I TRONDHEIM Til stede Styreleder Ingeborg Moen Borgerud, nestleder Erik Elstad, Kjersti Graver, Jan Fougner, Ole H Magga, Turid Moldenæs og Anne S Nordmo. Nestleder Erik Elstad deltok ikke på dag 2 av styremøtet. Det vil si at nestlederen kun deltok på 1. dags behandling av styresak 03/05 og ikke på avslutningen av saken dag 2. Nestlederen deltok heller ikke på sak 09/05. Følgende deltok fra administrasjonen: Direktør Knut Sæther. Merethe Ranum og Wenche Venås tiltrådte styret i forbindelse med sak 03/05 og sak 04/05. Følgende deltok ifm andre styresaker: avdelingsdirektørene Kersti Fjørstad, Erling Moe, Sissel Endresen, Gjermund Rønning, Anny Bratterud, Anne Mari Borgersen, rådgiver Per Løkstad, førstekonsulent Tone Øhrbom. Styremøtet ble avholdt i Trondheim 31.01.05 01.02.05 Sak 01/05 Godkjenning og underskriving av protokoll fra styremøte 13. des 2004. Protokollen fra styremøtet 13. des 2004 ble godkjent og underskrevet. Sak 02/05 Direktøren orienterer Direktør Knut Sæther orienterte styret om følgende: Status DAO-prosjektet De 7 utlyste stillingene til driftssenteret er besatt. Omstillingsavtaler på plass for de fleste. Planlegging av flytting til Trondheim i rute. Side 1 av 6
Etisk regelverk for dommere Direktøren støtter forslaget fra Tilsynsutvalget for dommere, angående opprettelse av en arbeidsgruppe for å utarbeide forslag til etisk regelverk. Kommetar fra styret: Styret fremmet sitt syn på sammensetning og organisering for direktøren, som tok innspillene til etterfølgelse. Arbeidsgruppen bør ledes av en høyesterettsdommer. Oppnevning av arbeidsgruppe, samt forslag til mandat presenters for styret på neste styremøte. Lønnsnivå for avdelingsdirektører i DA Direktøren orienterte styret om lønnsnivået for avdelingsdirektørene i DA. Fordelingsmodell tingrettene Framdriften i prosjektet er påvirket av at 2 sorenskrivere har trukket seg fra prosjektgruppen som følge av dommerlønnsoppgjøret. Jordskifte økonomi/regnskap Arbeidet med å forberede overtakelsen av jordskifterettene på økonomi og regnskapsområdet er startet. Lokalsaker DA var i møte med JD 21.1.2005, hvor JD var representert med personer fra SIA og Budsjettseksjonen. På budsjettseminaret i JD tidligere i januar har justisministeren signalisert at det som kan skyves til 2007 skal skyves. For DA innebærer dette at lokalsakene i Gjøvik, Hønefoss, Hokksund (ombygging) og Heggen og Frøland må skyves 3-4 måneder ut i tid fra opprinnelig planlagt ferdigstillelse 1.1.2007. Haugaland tingrett Saken er fortsatt til behandling i KOFA (klageorganet for offentlige anskaffelser). Forventer en avgjørelse fra KOFA medio februar. DA vil på bakgrunn av KOFAs avgjørelse vurdere videre fremdrift. Glåmdal tingrett Leieavtale undertegnes om ikke lenge. Jæren tingrett Leieavtale undertegnes om ikke lenge. Gjøvik tingrett Lokalsaken startet opp med første møte i brukerutvalget i januar 05. Hønefoss tingrett Lokalsaken startet opp med første møte i brukerutvalget i januar 05. Heggen og Frøland tingrett Avventer utredningen. Side 2 av 6
Nedre Romerike tingrett Romprogrammet vil snart være omforent. Her skal det tas høyde for Eidsivating lagmannsretts behov. Det er videre enighet om at jordskifteretten skal lokaliseres i samme hus. Konkurranse utlyses vår 05. Oslo tinghus Oslo tinghus må ombygges når Borgarting lagmannsrett flytter ut, slik at tinghuset ivaretar sammenslåingen av Oslo byfogdembete og Oslo skifterett og byskriverembete og behovet for rettssalskapasitet til Oslo tingrett. Oppdragsbrev er oversendt til Statsbygg. Statsbygg vil beregne hva ombyggingen vil gi i årlig økt husleie. Stavanger tingrett Statsbygg har, i oppdrag fra DA, foretatt en mulighetsanalyse for den nye sammenslåtte domstolen i dagens tinghus i Stavanger. Analysens svar er at en ombygging av dagens tinghus, med de krav som stilles til bl.a. sikkerhet, rettssalskapasitet, kontorarealer mv., ikke lar seg gjøre. DA lager derfor oppdragsbrev til Statsbygg hvor Statsbygg får i oppdrag å skaffe nye lokaler til nye Stavanger tingrett. Gulating lagmannsrett Saken følges opp overfor JD, og det forventes at JD fremmer saken i Regjeringens første budsjettkonferanse. Dette gir imidlertid ingen garanti for fremdriften, en fremdrift med ferdigstillelse årsskiftet 2007/2008. Saken må derfor følges opp overfor justisministeren i løpet av våren 2005. Drammen tingrett I de planene som nå foreligger, vil fengselet lage 14 nye varetekt- og soningsplasser i byggets underetasje (under dagens lagmannsrettssal). Ny luftegård er planlagt i bakgården rett utenfor rettssalene. På grunn av sikkerheten må store deler av bakgården inngjæres, noe som kan hindre en nødvendig utvidelse av rettssalsfløy. Domstolen vil bli omringet av fengselet med soningsplasser over og under. Alt dette uten av DA og domstolen er involvert. Det er riktig nok store forventninger fra Stortinget om flere soningsplasser i Drammen, men vi kan ikke bare stå og observere at tinghuset stykkes opp og at det legges hindringer ift. å skaffe Drammen tingrett hensiktsmessige lokaler. Særlig ikke nå som vi er kjent på planene. I følge Statsbygg skal soningsplassene stå ferdig i høst. Statsbygg mener selv det er uheldig at fengselet sprer sin aktivitet både på toppen og i bunn av bygget. De ønsker at fengselet samles i toppen av bygget. DA skriver derfor brev til justisministeren om saken. Oppstart av visjonsprosjektet Nils Erik Lie ble i det første møtet konstituert som leder for prosjektet. For å sikre tilstrekkelig kobling mellom Visjonsprosjektet og det pågående arbeidet i LOK-prosjektet er det besluttet å prosjektlederen for Visjonsprosjektet trer inn i prosjektledelsen for LOK-prosjektet, sammen med DAs direktør og de tre delprosjektlederne. Prosjektgruppen ønsker så tidlig som mulig å involvere Jordskifte i arbeidet og representanter for jordskifterettene inviteres til å gå inn i prosjektet allerede nå. Side 3 av 6
Det legges opp til en bred involvering av domstolene fra høsten 2005. Domstolledermøtet 2005 Styret ble orientert om programskissen for møtet. Møter/besøk Styret ble orientert om - møte med førstelagmennene uke 5 - møte med sivilavdelingen uke 7 - besøk av Den Russiske Føderasjons Høyesterett uke 7. Sak 03/05 Personalsak Saken er unntatt offentlighet iht. Offentlighetslovens 6 nr. 2 bokstav a). Sak 04/05 Tilsetting av avdelingsdirektør Juridisk I samsvar med direktørens innstilling, fattet styret følgende vedtak: Søker nr 2, Willy Nesset, tilsettes i stilling som avdelingsdirektør (kode 1060) i DA. Direktøren får fullmakt til å avtale ansettelseskontrakten. Sak 05/05 Godkjenning av leiekontrakt i Dronningens gate 2 Jan Fougner fratrådte styret under behandlingen av denne saken. I samsvar med direktørens innstilling, fattet styret følgende vedtak: Direktøren gis fullmakt til å forhandle fram en 20 års leieavtale med Entra Eiendom AS om leie av lokaler i Dronningens gate 2, med en ramme på inntil 5,35 mill. kr i ren årlig husleie (felleskostnader og indre vedlikehold kommer i tillegg) forutsatt at nåværende leieforhold opphører kostnadsfritt for DA. Merknad fra styret: Det forutsettes i tillegg at - et brukerutvalg nedsettes snarest mulig - det søkes å framforhandle et godt fasadeuttrykk på bygget Sak 06/05 Strategiplan og virksomhetsplan Avdelingsdirektørene i DA presenterte sine deler av virksomhetsplanen for styret. I samsvar med direktørens forslag, fattet styret følgende vedtak: Styret godkjenner DAs strategisk plan for en planperiode på 3 år med revidering første driftsår. I samsvar med direktørens framlegging, gir styret sin tilslutning til virksomhetsplanen for 2005. Side 4 av 6
Styret hadde følgende merknader til vedtaket: - service tydeliggjøres innen omdømmeverdier - begrepsbruk endres fra bedriftskultur til organisasjonskultur - aktivitets/tiltaksbeskrivelser bør tydeliggjøres der det er mulig - punktet om framtidig organisering strykes - pålegg fra overordnet myndighet må gjenfinnes i planene - hospiteringsordning for dommere til DA må inn i planene - utvikling av DA som serviceorgan/brobygger må inn i planene - tiltak for restansenedarbeidelse må synliggjøres. Sak 07/05 Mulig gjennomføring av årsmøtet for Den Internasjonale Dommerunion i Norge 2006 Med noen endringer i forhold til direktørens forslag, fattet styret følgende vedtak: DA er positiv til et økonomisk bidrag til arrangementet og starter planleggingen av årsmøtet for The International Association of Judges (IAJ) i 2006, i samarbeid med DnD, under følgende forutsetninger: a) årsmøtet legges til Trondheim b) det oppnås enighet om rollefordeling i forhold til arrangør- og vertskapsrollene, samt at DA gis mulighet for påvirkning i den delen av programmet som kan påvirkes av vertslandet c) DnD er økonomisk ansvarlig for hele arrangementet d) DA vil i fellesskap med Dommerforeningen søke å få eksterne midler. DAs økonomiske bidrag begrenses oppad til 1 000 000,-. Sak 08/05 Strukturprosjektet forslag om utsettelse av sammenslåingen i Stavanger og av strukturendringene i Østfold I samsvar med direktørens forslag, fattet styret følgende vedtak: Strukturendringene som berører domstolene Stavanger tingrett, Ryfylke tingrett og Stavanger byfogdembete utsettes til 01.07.07. Strukturendringene i Østfold fylke utsettes inntil konklusjonen av utredningen er klar. Sak 09/05 Eventuelt Fastsettelsen av dommerlønn Styreleder orienterte om prosessen i saken og de reaksjoner styret har mottatt etter fastsettelsen. Reaksjonene har i hovedsak fokus på at differansen mellom instansene er for høy. Side 5 av 6
Protokollen godkjent: Ingeborg Moen Borgerud Erik Elstad Kjersti Graver Styreleder nestleder Ole H Magga Jan Fougner Turid Moldenæs Anne S Nordmo Side 6 av 6