Kontrollutvalget i Gratangen kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte torsdag, 26. januar 2017, kl. 10.00, Kommunehuset, formannskapssalen. Sakskart Sak 01/17 Godkjenning av innkalling til møte den 26. januar 2017 Sak 02/17 Godkjenning av protokoll fra møte den 8. desember 2016 Sak 03/17 Sak 04/17 Sak 05/17 Brev fra revisor angående balansekonto «Forskudd ungdomsklubb» Melding om politiske vedtak Delegasjonsreglement Sak 06/17 Møteplan 2017 Sak 07/17 Sak 08/17 Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisor - orienteringssak Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Gratangen, 19. januar 2017 Terje Flaaten-Stokkan Kontrollutvalgets leder Narvik, 19. januar 2017 Hålogaland Revisjon AS Tore Aleksander Hanssen Kontrollutvalgssekretariatet
Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 01/17 Sakstittel: Godkjenning av innkalling til møte den 26. januar 2017 Innstilling til vedtak: Innkalling til møte i Gratangen kontrollutvalg den 26. januar 2017 godkjennes. Saksopplysninger: Gjennomgang av innkalling til kontrollutvalgsmøte i Gratangen kommune den 26. januar 2017.
Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 02/17 Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra møte den 8. desember 2016 Innstilling til vedtak: Protokollen fra møte i Gratangen kontrollutvalg den 8. desember 2016 godkjennes. Saksopplysninger: Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 8. desember 2016
Kontrollutvalget i Gratangen 2015-2019 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Kommunehuset, formannskapssalen 8.12.2016 Fra sak: Til sak: 22/2016 29/2016 Fra kl.: Til kl.: 10:00 12:50 Følgende medlemmer møtte: Terje Flaaten-Stokkan (leder) Olaf Øien Nils Sørli (varamedlem) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Aina Tollefsen FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Ted Okstad (økonomileder) FRA SEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: Kontaktrevisor Sissel J. Pedersen og oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Inge Johannessen fra KomRev NORD IKS. Ordfører Eva Ottesen var til stede i møtet under behandling av deler av sak 25/16. 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig.
Kontrollutvalget i Gratangen 2015-2019 Sak 22/16 Godkjenning av innkalling til møte den 8. desember 2016 Innstilling til vedtak: Innkalling til møte i Gratangen kontrollutvalg den 8. desember 2016 godkjennes. Innkalling til møte den 8. desember 2016 ble gjennomgått. Det ble fattet enstemmig vedtak i henhold til innstilling. VEDTAK: Innkalling til møte i Gratangen kontrollutvalg den 8. desember 2016 godkjennes. Enstemmig vedtak Sak 23/16 Godkjenning av protokoll fra møte den 8. november 2016 Innstilling til vedtak: Protokollen fra møte i Gratangen kontrollutvalg den 8. november 2016 godkjennes. Protokoll fra forrige møte ble gjennomgått. Det ble fattet enstemmig vedtak i henhold til innstilling. VEDTAK: Protokollen fra møte i Gratangen kontrollutvalg den 8. november 2016 godkjennes. Enstemmig vedtak Sak 24/16 Presentasjon ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Innstilling til vedtak: Presentasjonen fra revisor tas til orientering. Gratangen kommune har med virkning fra og med 1. oktober 2016 fått ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor. Revisor var tilstede i møtet, og ga en kort presentasjon av seg selv. Det ble fattet enstemmig vedtak i henhold til innstilling. VEDTAK: Presentasjonen fra revisor tas til orientering. Enstemmig vedtak Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen 08_12_2016 sak 22/16 29/16 Side 2 av 7
Kontrollutvalget i Gratangen 2015-2019 Sak 25/16 Orientering fra revisjonen - revisjonsstrategi Innstilling til vedtak: Revisors gjennomgang av revisjonsstrategien tas til orientering. Kontaktrevisor Sissel J. Pedersen og oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Inge Johannessen fra KomRev NORD IKS var tilstede i møtet og redegjorde for KomRev NORD s plan for revisjon av årsregnskapet til Gratangen kommune. Revisorene beskrev en del sentrale risikoer, samt hvordan revisjonen arbeider for å kunne konkludere på årsregnskap m.m, herunder en beskrivelse av revisjonshandlinger tilknyttet sentrale risikoer for de vesentligste postene i regnskapet, og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Det ble fattet enstemmig vedtak i henhold til innstilling. VEDTAK: Revisors gjennomgang av revisjonsstrategien tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 26/16 Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019 Innstilling til vedtak: Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar overordnet analyse til orientering og vedtar plan for forvaltningsrevisjon for 2016 2019 som den foreligger, med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. (Prioritert liste over prosjekter fastsettes i møtet) Kontrollutvalget ber kommunestyret om myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, både vedrørende planlagte forvaltningsrevisjonsprosjekter og prioritert rekkefølge på disse. Kontrollutvalget skal sørge for at det jevnlig gjennomføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Bestilling av forvaltningsrevisjon skal ifølge kontrollutvalgsforskriften 10 skje på bakgrunn av en plan som skal vedtas av kommunestyret. Denne planen skal utarbeides minst én gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal være basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risikoog vesentlighetsvurderinger. Planen for forvaltningsrevisjon skal baseres på en overordnet analyse. Dette er en helhetlig gjennomgang av kommunens virksomhet, på et overordnet nivå, der det legges vekt på å identifisere potensielle risikoer og vurdere vesentligheten av disse. Analysen er utarbeidet av sekretariatet på oppdrag fra kontrollutvalget. Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen 08_12_2016 sak 22/16 29/16 Side 3 av 7
Kontrollutvalget i Gratangen 2015-2019 Den overordnede analyse ble lagt frem for kontrollutvalget som et grunnlagsdokument for utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Basert på den overordnede analysen har kontrollutvalget gjort endelige prioriteringer av prosjekter for perioden 2016 2019. Kontrollutvalget diskuterte hvilke forvaltningsrevisjonsprosjekter som ville være mest hensiktsmessig å gjennomføre, og i hvilken rekkefølge, og fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar overordnet analyse til orientering og vedtar plan for forvaltningsrevisjon for 2016 2019 som den foreligger, med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. Saksbehandling i byggesaker En forvaltningsrevisjon kan se på om kommunen har tilfredsstillende styring og kontroll med byggesaker og at saker avgjøres på et betryggende grunnlag innenfor gitt regelverk. 2. Anskaffelser En forvaltningsrevisjon kan kartlegge og evaluere hvorvidt regelverket rundt offentlige anskaffelser etterleves ved kommunens anskaffelser av varer og tjenester. 3. Økonomistyring Gratangen kommune imøteser gradvis større økonomiske utfordringer. Revisor påpeker i revisjonsberetningen relativt store avvik mellom regulert budsjett og regnskap. Når budsjett er vedtatt er det opp til administrasjonen og innrette seg etter dette. Dette medfører et nødvendig behov for god økonomisk styring og hensiktsmessige rutiner for oppfølging av økonomien. Regnskapet for 2015 var heller ikke avlagt innenfor forskriftens frist. En forvaltningsrevisjon kan se på om budsjett oppfyller krav til realisme, herunder om budsjettprosessen gjennomføres i samsvar med politiske vedtak og forutsetninger. Videre kan det være hensiktsmessig å kartlegge rutiner for budsjettstyring og oppfølging, herunder håndtering av budsjettavvik. Videre kan forvaltningsrevisjonen se nærmere på hvordan kommunen innretter seg i forhold til en stadig mer utfordrende økonomisk situasjon. Det kan også være av interesse å vurdere kommunens relevante kompetanse og kapasitet på området. Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen 08_12_2016 sak 22/16 29/16 Side 4 av 7
Kontrollutvalget i Gratangen 2015-2019 4. Demografi Gratangen kommune har i perioden 2000-2016 opplevd en vesentlig nedgang i antall innbyggere fra 1 345 til 1 137, tilsvarende 15,4 %. Statistisk sentralbyrå (SSB) ser for seg at innbyggertallet i Gratangen kommune videre vil reduseres til 986 i perioden frem mot 2040. Slik det fremgår av SSB s befolkningsframskriving for Gratangen kommune 2016-2040, er forventet nedgang i innbyggertallet størst i aldersintervallet 16-66 år (arbeidsdyktig alder), mens innbyggertallet for alder 67+ er forventet å øke noe fremover. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt kan se på hvordan kommunen planlegger å innrette seg for å ivareta kommunens forpliktelser i forhold til endring i demografiske forhold, som blant annet innebærer et forventet økende behov for helse- og omsorgstjenester i årene som kommer. Videre kan man se på hvilke tiltak kommunen har iverksatt for å bedre utviklingen. Kontrollutvalget ber kommunestyret om myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, både vedrørende planlagte forvaltningsrevisjonsprosjekter og prioritert rekkefølge på disse. Enstemmig vedtak Sak 27/16 Plan for selskapskontroll 2016 2019 Innstilling til vedtak: Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for 2016 2019 med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. (Prioritert liste over selskapskontroller fastsettes i møtet) Kontrollutvalget ber kommunestyret om myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, både vedrørende planlagte selskapskontroller og prioritert rekkefølge på disse. Etter kommuneloven 77 pkt. 5 skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper mm. Dette er ytterligere utdypet i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 13, der det i tillegg fremgår at kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret selv, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Sekretariatet har gjennomført en overordnet analyse av Gratangen kommunes eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Kontrollutvalget diskuterte hvilke selskapskontroller som ville være mest hensiktsmessig å gjennomføre, og i hvilken rekkefølge, og fattet så følgende Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen 08_12_2016 sak 22/16 29/16 Side 5 av 7
Kontrollutvalget i Gratangen 2015-2019 VEDTAK: Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for 2016 2019 med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. Astafjord Vekst AS Fremgår av Brønnøysundregistrene at selskapets formål er «Drive praktisk opplæring, produksjon, handel og annet tjenesteytende arbeid ved bruk av arbeidskraft rekruttert blant fysisk og psykisk funksjonshemmede og andre som ikke er i stand til å utføre arbeid på det ordinære arbeidsmarked». Selskapet eies 25% av Salangen kommune, 25% Lavangen kommune, 25% Gratangen kommune og 25% Dyrøy kommune. En selskapskontroll kan være aktuelt å samkjøre med de andre eierkommunene. For øvrige selskap kommunen har slikt eierskap i at selskapskontroll kan være aktuelt, vurderer kontrollutvalget risikoen for vesentlige tap som lav, og anser det følgelig som lite hensiktsmessig å bruke ressurser på selskapskontroller på disse selskapene på nåværende tidspunkt. Kontrollutvalget ber kommunestyret om myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, både vedrørende planlagte selskapskontroller og prioritert rekkefølge på disse. Enstemmig vedtak Sak 28/16 Møteplan 2017 Innstilling til vedtak: Ingen Kontrollutvalget ønsket ikke på nåværende tidspunkt å vedta en møteplan for 2017, men valgte å beramme neste kontrollutvalgsmøte til torsdag 26. januar kl. 10:00. VEDTAK: Ingen møteplan for 2017 ble fastsatt, men neste møte berammes til torsdag 26. januar kl. 10:00. Enstemmig vedtak Sak 29/16 Eventuelt Det var ingen saker til behandling under eventuelt. Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen 08_12_2016 sak 22/16 29/16 Side 6 av 7
Møte ble deretter hevet ca. kl. 12:50. Gratangen, 8. desember 2016 Kontrollutvalget i Gratangen 2015-2019 Terje Flaaten-Stokkan Kontrollutvalgets leder Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen 08_12_2016 sak 22/16 29/16 Side 7 av 7
Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 03/17 Sakstittel: Brev fra revisor angående balansekonto «Forskudd ungdomsklubb» Innstilling til vedtak: Brevet fra kommunens revisor, og svarbrevet fra leder skatt- og innfordring, tas til orientering. Saksopplysninger: Kommunens revisor har sendt et brev til Gratangen kommune datert 16.12.16, gjeldende balansekonto opprettet i desember 2015 i forbindelse med to kontantuttak fra kommunens kasse. Revisor har bedt om skriftlig tilbakemelding innen 10. januar 2017. Leder skatt- og innfordring, Ted F. Okstad, har besvart brevet 10. januar 2017. Sekretariatet redegjør for innholdet i brevene i møtet. Vedlegg: Brev ungdomsklubben og regnskap Svar på brev ungdomsklubben og regnskap
Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 04/17 Sakstittel: Melding om politiske vedtak Innstilling til vedtak: Kommunestyrets meldinger om vedtak Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019 og Plan for selskapskontroll 2016-2019 tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har mottatt to brev fra Gratangen kommune, gjeldende melding om politiske vedtak Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 og Plan for selskapskontroll 2016-2019, i henholdsvis sak 101/16 og sak 100/16 i kommunestyremøte 15. desember 2016. Sekretariatet orienterer for innholdet i brevene i møtet. Vedlegg: Melding om politisk vedtak Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 Melding om politisk vedtak Plan for selskapskontroll 2016-2019
Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 05/17 Sakstittel: Delegasjonsreglement Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: I kontrollutvalgsmøte 8. november 2016 ble sekretariatet anmodet om å innhente en oversikt som viste alle uttak fra Gratangen kommunes massedeponi, samt alle vedtak og avtaler som var lagt til grunn for uttakene. Sekretariatet mottok 8. desember 2016 diverse dokumenter vedrørende masseuttak. Dokumentene gjennomgås i møtet, og kontrollutvalget drøfter eventuelle videre undersøkelser. Sekretariatet ble videre anmodet om å innhente en oversikt som viste alle erverv av boliger og boligeiendommer i Gratangen kommune tilbake til begynnelsen av 2013, vurdert opp mot konsesjonsplikten, herunder angivelse av eventuelle fritak fra konsesjonsplikten. Sekretariatet mottok 8. desember 2016 oversikt over saker etter jordloven og konsesjonsloven i perioden 2013-2016. Oversikten gjennomgås i møtet, og kontrollutvalget drøfter eventuelle videre undersøkelser. Vedlegg: Diverse dokumenter vedrørende masseuttak Oversikt Saker etter jordloven og konsesjonsloven 2013-2016
Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 06/17 Sakstittel: Møteplan 2017 Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget ønsker å drøfte hvilke møtedatoer som vil være mest hensiktsmessige, med sikte på å få fastsatt en møteplan for 2017.
Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 07/17 Sakstittel: Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisor - orienteringssak Innstilling til vedtak: Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal påse at kommunen blir revidert på en betryggende måte. Revisor skal gi trygghet for at man kan stole på den informasjonen kommunen gir om sin økonomi. Revisor skal være en uavhengig og objektiv tredjeperson, som gjennom sine kontroller kan avdekke og forebygge feil og mangler i den økonomiske rapporteringen. I den forbindelse skal revisor avgi en årlig uavhengighetserklæring. Kontrollutvalget har mottatt uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Sekretariatet redegjør for innholdet i uavhengighetserklæringen. Vedlegg: Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisor
Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 08/17 Sakstittel: Eventuelt