Sakliste STYRE/RÅD/UTVALG: MØTESTED: MØTEDATO: KL. Arbeidsmiljøutvalget Formannskapssalen 16.02.2016 08:00 SAKER TIL BEHANDLING: Sak 1/16 Sak 2/16 Sak 3/16 Sak 4/16 REFERATSAKER TIL AMU ARBEIDSMILJØUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 ANALYSE AV NÆRVÆRET I GAUSDAL KOMMUNE 2015 VALG AV LEDER OG NESTLEDER I AMU FOR 2016 Sakene er utlagt i politisk sekretariat fram til møtedagen. Eventuelle forfall meldes til servicetorget, tlf. 61 22 44 00. Vararepresentanter møter bare etter nærmere innkalling. Gausdal, 10.02.2016 Hans Oddvar Høistad Ordfører Frode Frydenlund Personalkonsulent
Gausdal kommune 2 Ark.: 440 Arkivsaksnr.: 16/214 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 1/16 Arbeidsmiljøutvalget 16.02.2016 Saksbehandler: Frode Frydenlund REFERATSAKER TIL AMU Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke utsendt): BHT årsrapport 2015 BHT aktivitetsplan for 2016 SAKSOPPLYSNINGER: 1. BHT årsrapport for 2015 2. BHT, aktivitetsplan Gausdal kommune for 2016 3. BHT sine 5 minutter Rådmannen foreslår at det gjøres følgende Referatsakene tas til etterrettning. vedtak: Side 2 av 11
Gausdal kommune 3 Ark.: 440 Arkivsaksnr.: 16/216 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 2/16 Arbeidsmiljøutvalget 16.02.2016 Saksbehandler: Frode Frydenlund ARBEIDSMILJØUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke utsendt): Ingen SAMMENDRAG: Årsrapporten viser at på 5 møter og gjennom 13 saker har utvalget vært innom et bredt saksspekter som berører ansattes arbeidsmiljø på ulike måter. SAKSOPPLYSNINGER: Arbeidsmiljøutvalgets årsrapport for 2015 med henvisning til Aml 7-2 (6) 1. Gausdal kommune omfatter om lag 422 årsverk og 528 personer på fast lønn. 2. Om AMU sitt arbeid i 2015 - Utvalget har 8 medlemmer; 4 fra arbeidstakersida og 4 fra arbeidsgiversida. I tillegg møter Bedriftshelsetjenesten Innlandet og personalrådgiver. - Arbeidsgiver har hatt leder og nestledervervet i 2015. - Kommunens øverste politiske og administrative leder møter i utvalget. - Utvalget har hatt 5 møter og behandlet 13 saker. 3. Saker utvalget har behandlet, det i forhold til Aml. 7. - Velferdskomite, bevilget penger til komiteens arbeid, og gitt arbeidstakersida i AMU fullmakt til å finne personer til å sitte i komiteen. - Arbeidsmiljøutvalgets årsrapport for 2014. - Valg av leder og nestleder for 2015. - Analyse av nærværet i Gausdal kommune 2014 - Kommunereformarbeidet, status i prosessen. - Verneområdene/enhetenes handlingsplaner for 2015. - Gausdal kommunes budsjett for 2016, økonomiplan og kommuneplanens handlingsdel 2016-2019 Har blitt forelagt: - BHT sin årsrapport for 2014 for deres arbeid i Gausdal kommune. - Rapporter fra BHT fra helseundersøkelser og kartlegginger. - BHT sin aktivitetsplan i Gausdal kommuner for 2015. Side 3 av 11
Sak 2/16 - At hovedverneombudet ikke tar gjenvalg. - Ny kontaktperson ved Arbeidslivssenteret. - IA-handlingsplan for 2015. - Løpende informasjon fra BHT (BHT sine 5 minutter). - Orientering om bygging av nytt helsesenter, og ulemper for ansatte under byggeperioden. - Prosjektrapporten felles NAV-kontor, Øyer, Gausdal og Lillehammer. - Medarbeiderundersøkelsen 2015 Rådmannen foreslår at det gjøres følgende vedtak: Arbeidsmiljøutvalgets årsrapport for 2015 vedtas. Side 4 av 11
Gausdal kommune 5 Ark.: 461 Arkivsaksnr.: 16/215 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 3/16 Arbeidsmiljøutvalget 16.02.2016 Saksbehandler: Frode Frydenlund ANALYSE AV NÆRVÆRET I GAUSDAL KOMMUNE 2015 Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke utsendt): Ingen SAMMENDRAG: Kommunens nærværstall for 2015 er noe dårligere enn i 2014. Vi er dessverre et stykke fra å nå styringskortets måltallet for nærværet i 2015, og det bekymrer oss at vi har hatt et synkende nærværstall siden 2011, selv om nærværet for noen planområder var litt bedre i 2015 enn året før. Det er stor variasjon på enhetenes nærværstall, den beste enheten har et nærvær på over 98%, i andre enden er det en enhet med et nærvær på 85%. I nærværsarbeidet vektlegger vi gode arbeidsmiljø som vi mener er nærværsfremmende. Vi må ha fokus på en positiv bedriftskultur og søke råd og bistand hos våre gode samarbeidspartnere. SAKSOPPLYSNINGER: Kommunen har fokus på nærvær, dette synliggjøres ved å se på nærværet, ikke på sykefraværet. Tekstlig vil nærvær benyttes i størst mulig grad, men i noen sammenhenger blir det referert til sykefraværet. Nærværet for 2015 var samlet for kommunen på 92,4%. Samlet nærværsprosent for 2014, og tidligere år 2015 2014 2013 2012 2011 2010 2009 2008 2007 2006 2005 Gausdal 92,4% 93,22% 94,02% 94,35% 94,46% 94% 93,9% 93,35% 92,94% 93,95% 94,8% Landsgjennomsnitt 90,36% 90,52% 90,60% 90,50% 90,60% 90,8% 91,8% 93% 93,2% 93,20% 93,4% Landsgjennomsnittet, her benyttes KS sitt tall for fylkeskommuner og kommuner. KS måler perioden 4 kvartal 2014 3 kvartal 2015, men når dette er likt fra år til år så mener vi at sammenligningen lar seg gjøre. De siste 5 år har landsgjennomsnittet variert lite, med tallet for 2015 så er variasjonen for Gausdal noe større, nærværet varierer med 2,06 prosentpoeng over den siste 5-årsperioden.. Tabell 2 Side 5 av 11
Sak 3/16 Nærværsprosent fordelt på områder År Administrasjonshuset med hele teknisk enhet Skoler, SFO og barnehage PLO med psykiatri, og tjenesten psykisk utv.hemmede Forset- og Follebu omsorgssenter 2015 93,80% 92,82% 90,76% 92,22% 2014 93,61% 92,74% 92,80% 93% 2013 96,01% 95,44% 90,92% 91,16% 2012 95,90% 95,65% 91,70% 90,62% 2011 94,57% 95,18% 93,41% 94,08% 2010 94,36% 95,17% 92,55% 91,49% 2009 95,49% 94,59% 92,11% 90,30% 2008 93,28% 94,03% 92,55% 91,86% 2007 94,23% 95,11% 89,11% 87,45% 2006 94,49% 95,70% 90,02% 88,53% Tabell 2 viser nærværet fordelt på områder. Innenfor administrasjonen, teknisk, skoler og barnehager har nærværet gått ørlite opp. For omsorgstjenestene var nærværet en del lavere i 2015 enn året før. Det er som vanlig stor variasjon mellom enheter/avdelinger. Vi har en enhet med et nærvær på 98,7%, men en annen er nede på 84%, og vi har arbeidssteder med en nærvær under er 980% Tabell 3 Hvor stor andel av fraværet har de ulike fraværskategoriene År 1-8 dg. egenm >16 dager sykmeld 17-56 dg. fravær Over 56 dager 2015 12,04% 9,87% 18,53% 59,56% 2014 12,39% 9,10% 15,24% 63,26% 2013 13,83% 10,95% 20,93% 54,29% 2012 14,01% 10,72% 20,65% 54,62% 2011 12,51% 10,53% 24,07% 52,90% 2010 9,00% 11,05% 18,90% 61,05% 2009 12,20% 11,97% 16,21% 59,61% 2008 9,54% 10,34% 17,21% 62,90% 2007 11,28% 11,44% 15,43% 61,87% 2006 11,89% 10,26% 19,36% 58,49% Fordelinga i 2015 har i forhold til 2014 en liten nedgang i det kortere fraværet og en økning i det mellomlange fraværet. Tabell 4 Fordeling av fraværet på lengde innen tjenesteområdene 1 8 dg. Syk- Adm.Tekn Skole BHG PLO PU 2015 8,99% 11,80% 16,70% 15,70% 6,58% 2014 12,66% 10,22% 8,84% 9,29% 16,37% 17,73% 2013 12,51% 22,41% 16,330% 11,07% 15,10% 6,27% 2012 15,37% 21,84% 7,56% 13,12% 11,58% 10,14% 2011 12,10% 11,89% 10,83% 11,48% 15,74% 10,55% 2010 9,36% 11,20% 6,23% 12,92% 6,24% 12,74% 2009 13,50% 13,16% 16,81% 27,10% 7,14% 13,31% 2008 6,15% 9,23% 16,36% 14,28% 11,10% 9,67% 2007 12,24% 10,73% 10,44% 28,41% 7,87% 15,73% 2006 15,98% 14,46% 48,50% 13,00% 8,74% 18,60% 2015 7,66% 9,21% 7,56% 16,86% 4,18% 2014 9,94% 4,21% 4,05% 9,28% 11,6% 13,51% Side 6 av 11
Sak 3/16 meld. 4-16 dg. Sykmeld. 17-56 dg. Sykmeld. over 56 dg. 2013 10,51% 13,86% 5,43% 4,79% 12,30% 13,00% 2012 13,79% 7,28% 14,19% 8,07% 10,18% 15,49 2011 10,62% 9,75% 2,16% 9,43% 13,74% 9,85% 2010 10,66% 8,09% 3,68% 12,23% 12,68% 12,62% 2009 18,11% 9,95% 22,47% 13,31% 11,01% 4,71% 2008 6,92% 8,96% 53,62% 11,69% 11,69% 13,48% 2007 12,06% 8,30% 18,60% 25,23% 8,69% 22,61% 2006 8,98% 10,18% 51,50% 15,00% 8,17% 21,39% 2015 23,60% 14,45% 14,45% 23,55% 13,46% 2014 12,03% 12,35% 13,32% 10,38% 22,74% 17,86% 2013 20,80% 29,81% 25,83% 18,36% 20,60% 15,16% 2012 20,56% 17,59% 13,45% 24,75% 20,07% 18,05% 2011 23,57% 16,35% 48,46% 23,67% 32,56% 24,52% 2010 20,78% 16,63% 5,07% 14,64% 21,68% 16,72% 2009 17,43% 9,91% 28,64% 13,83% 18,36% 31,81% 2008 15,86% 12,59% 0% 19,73% 19,73% 32,19% 2007 16,20% 15,49% 40,16% 18,16% 14,58% 14,03% 2006 26,00% 19,45% 00,00% 30,86% 14,44% 23,51% 2015 59,76% 64,54% 61,29% 43,907% 75,78% 2014 65,37% 73,22% 73,79% 71,05% 49,28% 50,90% 2013 56,19% 33,91% 52,44% 65,78% 51,90% 65,57% 2012 50,28% 53,29% 64,81% 54,06% 58,17% 56,32% 2011 53,71% 62,02% 38,55% 55,42% 37,96% 55,08% 2010 59,20% 64,09% 85,01% 60,20% 59,40% 57,91% 2009 50,96% 66,99% 32,09% 45,76% 63,49% 50,51% 2008 71,07% 69,22% 30% 57,48% 57,48% 44,66% 2007 59,52% 65,48% 30,81% 28,20% 68,88% 47,64% 2006 49,04% 55,91% 00,00% 41,14% 68,66% 36,51% Adm.Tekn Skole Bhg PLO PU SFO går inn som en del av skolen. Det ene er at det blir et lite tallmaterialefor SFO, det andre er at ansatte ved SFO ofte har kombinasjonsstilling som elevassistent i skolen. Barnehagene har økt andelen av fraværet på egenmelding fra 2014 til 2015. fraværet. Tjenesten for psykisk utviklingshemmede skiller seg ut ved at de har lite av fraværet på det korte, og mye på det lange. Langtidssykemeldte Definisjonen på langtidssykemeldt er sykmeldte med ett sammenhengende fravær som til sammen utgjør 20 dagsverk eller mer. Om de er helt eller gradert sykmeldt skiller vi ikke på, bare det er en sammenhengende sykmelding. I 2015 var det 82 ansatte som kom under definisjonen langtidssykemeldt, 68 kvinner og 14 menn. Tabell 5 Langtidssykemeldte, antall personer, hvor stor andel av det totale sykefraværet de står for, og gjennomsnittlig lengde på fraværet. År Antall Andel av totale Gj.snittlig fravær Totalt Kv i % Menn i % fraværet 2015 82 68 83% 14 17% 63,53% 67,50 dagsverk 2014 70 63 90 7 10 72,43% 67,98 dagsverk Side 7 av 11
Sak 3/16 2013 68 59 78 9 22 67,13% 63,28 dagsverk 2012 58 48 82,8 10 17,2 65,33% 64,00 dagsverk 2011 69 56 81,1 13 18,9 69,11% 55,07 dagsverk 2010 64 49 76,6 15 24,4 59,85% 58,17 dagsverk 2009 93 78 83,9 15 16,1 76,41% 54,49 dagsverk 2008 83 67 80,7 16 19,3 74,31% 62,87 dagsverk 2007 82 70 85,4 12 14,6 72,44% 64,16 dagsverk 2006 78 72,29% 58,54 dagsverk De langtidssykemeldte står for litt over 63% av det totale fraværet. Deres gjennomsnittlige fravær har gått noe ned fra 2014. Ser vi på de ansattes kjønnsfordelingen så har mannlige ansatte sin andel av de lange fraværet økt fra året før, det er også en fordobling av antall menn som var langtidssykmeldt.. Tabell 6 Langtidssykemeldte, fordelt på kjønn og aldersgrupper. Kvinner Gj.snittlig fravær Menn Gj.snittlig fravær 60 år > 8 79,28 2 82,69 51 60 år 27 67,48 5 42,80 41 50 år 16 74,68 31 40 år 10 74,33 7 50 30 år 7 59,21 I tabell 6 er langtidsfraværet fordelt på kjønn og aldersgrupper. For menn var det bare 1 person i noen aldersgrupper, derfor er de slått sammen. Tabellen viser at menn i snitt er borte kortere en kvinner fram til 60 år, for de over 60 år så har menn et noe lengre fravær enn kvinner. En annen måte å vurdere langtidssykemeldte sin innvirkning på sykefraværet er å se på ansatte som i 2015 hadde over 100 dagsverk fravær, dette gjaldt 26 ansatte. Holdes disse utenfor, vil den samlede nærværsprosenten i kommunen vært på 94,49% (95,67% i 2014, videre 95,18%, 95,41%, 95,68 %, 95,15%, 95,12%, og 95,09 % i 2008.) Disse personene sto for 27,92% av fraværet i kommunen mot 36,13%, 19,44%, 18,64% og 22,06% i forutgående år. VURDERING: Med fokus på nærvær er det tilstedeværelsen og hva som gjør at ansatte møter på arbeid vi legger vekt på. Nærværet samlet for landet varierer innenfor et lite område, i 2015 var det noe dårligere enn året før. Gausdal følger samme trenden, det kan bekymre oss at kommunens endring i nærvær var større en endringen på landsplan. I 2015 var nærværet i Gausdal 2,04 prosentpoeng over landsgjennomsnittet, i 2011 var vi 3,86 prosentpoeng over. Vi må bare konstatere at i forhold til måltallet i styringskortet så går utviklinga feil vei, og vi må snu trenden for å nå måltallet i styringskortet for 2015 med et nærvær på 93%. Kommunens nærværstall er slik at det bekymrer oss. Det er til dels store variasjoner i Side 8 av 11
Sak 3/16 nærværet, mange har et godt nærværstall, mens andre har et for lavt nærvær, vi har enheter innen for samme planområde varierer med over 12 prosentpoeng, og vi har arbeidssteder med et nærvær på under 80%. Administrasjonen, tekniske, skoler og barnehager har et litt bedre nærværstall i 2015 enn året før. I 2015 hadde disse en mindre del av fraværet på langtidsfraværet. Barnehagene har en økning i bruken av egenmeldinger i forhold til året før. Omsorgstjenestene har hatt en dårlig utvikling i sitt nærværstall fra 2014 til 2015. Tjenesten for psykisk utviklingshemmede er de som har den største andelen av fraværet på det lange, over 75% av fraværet ligger her. Antall ansatte som vi definerer som langtidssykemeldte fortsetter å øke, men i snitt er de ikke noe lengre borte. Vi har mye å vinne på å få redusert antall langtidssykemeldte. Hvis vi ser bort fra de 26 personene med et fravær over 100 dagsverk ville nærværstallet i kommunen vært 94,49%. Avviket fra måltallet i styringskortet på 94,5% kan vi ikke vurdere som akseptabel, for å nå måltallet for 2016 så burde vi hatt et nærvær i 2015 som var noe bedre enn året før. Skal vi nå vårt mål så fordrer det en mobilisering av ledere, ansatte, arbeidstakerorganisasjonene, og at vi er bevisst på å bruke våre støttespillere som bedriftshelsetjenesten, Arbeidslivssenteret og primærlegene. Vi seer at bruken av BHT har økt det siste året, og Arbeidslivssenteret er inne ved flere enheter og bistår arbeidsgiver og ansatte. I vårt IA-arbeid har vi en handlingsplan som viser bredden av tiltak som vi mener bidrar til å holde et godt nærvær. Det er summen av tiltak og ikke et enkelt virkemiddel som gjør nærværet vårt. Vi arbeider for å helsefremmende arbeidsplasser hvor arbeidet i seg selv ikke fører til lavt nærvær. Det er til det beste for ansatte, i tillegg vet vi at et lavt nærvær gir oss økte kostnader og et dårligere tjenestetilbud. I nærværsarbeidet er det viktig at vi har gode arbeidsplasser, dette omfatter hele spekteret av tiltak og verktøy som arbeidsgiver har til disposisjon. I dette arbeidet har også arbeidstaker sin rolle og ansvar for å bidra både til sunne arbeidsplasser og egen helse og innsats for å komme tilbake i arbeid ved en sykdom eller skade. Endringen i nærværet utfordrer oss, fokuset må være på en positiv bedriftskultur og at vi kan få en positiv utvikling av nærværet i Gausdal kommune. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende vedtak: AMU tar analysen til etterretning. Side 9 av 11
Gausdal kommune 10 Ark.: 440 Arkivsaksnr.: 16/220 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 4/16 Arbeidsmiljøutvalget 16.02.2016 Saksbehandler: Frode Frydenlund VALG AV LEDER OG NESTLEDER I AMU FOR 2016 Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke utsendt): Ingen SAMMENDRAG: Arbeidstakersida- og arbeidsgiversida deler på å ha ledervervet i AMU. I 2012 valgte vi leder for to år, men for perioden 2014-2015 ble ikke dette fulgt opp av praktiske årsaker. Ut fra dette er det arbeidsgiversida som skal ha leder og nestleder i AMU de neste to år. SAKSOPPLYSNINGER: Arbeidstaker- og arbeidsgiversida i AMU deler på å ha vervene som leder og nestleder. AMU har drøftet om ledervervet skulle være for to og to år av gangen, dette lød vedtaket da saken var oppe i 2012. Nå har ikke dette blitt fulgt da arbeidstakersida i AMU mistet sin «leder» i AMU da hovedverneombudet ikke tok gjenvalg i 2015 og arbeidsgiversida tilbød seg å ta ledervervet i 2015. Sist saken var oppe i AMU ble det også brakt inn at vi i saken om politisk organisering kunne ta opp spørsmålet om to-årsperioder for ledervervet i AMU. VURDERING: I arbeidet med den politiske organiseringa så har vi ikke sagt noe spesifikt om leder i AMU. Administrasjonen foreslår at vi fortsetter ordningen med at arbeidstaker og arbeidsgiver veksler på å ha vervene som leder og nestleder. Holder vi oss til det vi har sagt de siste par gangene spørsmålet har vært opp i AMU så velges lederen for 2 år, med mulighet for å velge for ett år hvis det fremmes slikt forslag. Skal vi holde oss til den faste ordningen og ser bort fra løsningen av ledervervet i 2015 så er det arbeidsgiversida som skal ha ledervervet i to år. Forslag på leder og nestleder fremmes i møte. Administrasjonen foreslår at lederen stemme teller dobbelt ved stemmelikhet. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende Side 10 av 11
Sak 4/16 vedtak: Leder i AMU for 2016 og 2017: Nestleder i AMU for 2016 og 2017: Ved stemmelikhet teller lederens stemme dobbelt. Side 11 av 11