Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Kommunehuset, møterom Loftet 11.12.2018 Fra sak: Til sak: 31/18 37/18 Fra kl.: Til kl.: 11:00 12:55 Følgende medlemmer møtte: Liss Kanebog (leder) Torbjørn Larssen Edd Magne Torbergsen Kåre Thomassen IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Gunn Stabell MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Konstituert rådmann Bjørn-Tore Sørensen var tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 31/18 32/18. FRA SEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Doris Gressmyr og kontaktrevisor Yvonne Johansen fra KomRev NORD IKS 4 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling ble enstemmig godkjent.
Sak 31/18 Protokoll fra møte den 26. september 2018 Protokoll fra møte i Skånland kontrollutvalg den 26. september 2018 tas til Protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte hadde blitt sendt ut som epost til kontrollutvalgets medlemmer for gjennomgang, og sekretariatet hadde mottatt tilbakemelding fra samtlige medlemmer på at protokollen var godkjent. Protokollen ble således ansett som godkjent, og er offentliggjort på sekretariatets nettside. Kontrollutvalget fattet følgende Protokoll fra møte i Skånland kontrollutvalg den 26. september 2018 tas til Sak 32/18 Oppfølging av politisk vedtak - forvaltningsrevisjonsprosjekt Forebygging og oppfølging av sykefravær i Skånland kommune Konstituert rådmann Bjørn-Tore Sørensen var tilstede i møtet og redegjorde for at det ikke på nåværende tidspunkt var utarbeidet en konkret plan som skulle ha til hensikt å få sykefraværet i Skånland kommune ned på et akseptabelt nivå, jf. 3. kulepunkt i kommunestyrets vedtak i sak 35/18 i møte 20. juni 2018. Rådmannen opplyste videre om at det generelt jobbes kontinuerlig for å få ned sykefraværet, og han redegjorde kort for hvilke enheter i kommunen som har høyest sykefravær. Han mente at manglende ressurser var en av grunnene til at det ikke var igangsatt konkrete tiltak. Det har vært flere prosjekter som har fokusert på sykefraværet i kommunen, uten at det har kommet noe konkret svar på hva det høye sykefraværet skyldes. Rådmannen svarte gjennom redegjørelsen tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget diskuterte viktigheten av å ha et spesielt fokus på de enhetene som har størst fravær, og drøftet eksempler på andre kommuner som gjennom ulike tiltak hadde lyktes med å få ned sykefraværet. Protokoll kontrollutvalgsmøte Skånland kommune 11. desember 2018 sak 31/18 37/18 Side 2 av 5
Kontrollutvalget fattet så følgende Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra konstituert rådmann til orientering, og ønsker å følge opp utviklingen i sykefraværet i tiden som kommer. Sak 33/18 Revisjonsstrategi orientering fra revisjonen Unntatt fra offentlighet, jf. kommuneloven 31 nr. 5 jf. offentlighetsloven 24, 1. ledd Revisors gjennomgang av revisjonsstrategien tas til Revisor opplyste om at de generelt ønsket at saker gjeldende revisjonsstrategi skulle unntas fra offentlighet. Kontrollutvalget drøftet ønsket fra revisor, og ble enige om at saken skulle unntas fra offentlighet, jf. kommuneloven 31 nr. 5 jf. offentlighetsloven 24, 1. ledd. Kontaktrevisor Yvonne Johansen fra KomRev NORD IKS var tilstede i møtet og redegjorde for KomRev NORD s plan for revisjon av årsregnskapet til Skånland kommune. Revisor beskrev en del sentrale risikoer, samt hvordan revisjonen arbeider for å kunne konkludere på årsregnskap m.m., herunder en beskrivelse av revisjonshandlinger tilknyttet sentrale risikoer for de vesentligste postene i regnskapet, og hun svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Doris Gressmyr var også tilstede i møtet og supplerte med kommentarer. Kontrollutvalget fattet så følgende Revisors gjennomgang av revisjonsstrategien tas til Sak 34/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker i Skånland kommune Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker i Skånland kommune tas til Høsten 2018 ble forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker i Skånland kommune satt i bestilling. Sekretariatet hadde innhentet status fra forvaltningsrevisor på prosjektet, og redegjorde kort for status i møtet. Protokoll kontrollutvalgsmøte Skånland kommune 11. desember 2018 sak 31/18 37/18 Side 3 av 5
Prosjektet gjennomføres tidsmessig i tråd med kontrollutvalgets bestilling. Kontrollutvalget fattet følgende Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker i Skånland kommune tas til Sak 35/18 NKRF s Kontrollutvalgskonferanse 2019 NKRF s årlige kontrollutvalgskonferanse er blitt en «institusjon» for de som driver med kontroll og tilsyn, og er en svært viktig faglig arena og nettverksskaper. Neste års konferanse finner sted på Gardermoen 30. og 31. januar 2019. I kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid er det avsatt kr 30 000 til opplæringsaktiviteter. Kontrollutvalget drøftet hvorvidt noen av medlemmene skulle delta på konferansen. Leder av kontrollutvalget hadde ikke anledning til å delta. og fattet så følgende Ordinært medlem Edd-Magne Torbergsen påmeldes konferansen, og vil reise ned til Gardermoen tirsdag 29. januar 2019. Sekretariatet bistår med påmelding til konferansen. Edd-Magne bestiller selv fly og får dette refundert gjennom reiseregning. Sak 36/18 Møteplan 2019 Kontrollutvalget drøftet hvilke møtedatoer som ville være mest hensiktsmessige, med sikte på å få fastsatt en møteplan for 1. halvår av 2019, og ble enige om følgende datoer: Tirsdag 19. februar kl. 10:00 Mandag 20. mai kl. 11:00 Protokoll kontrollutvalgsmøte Skånland kommune 11. desember 2018 sak 31/18 37/18 Side 4 av 5
Møteplanen for 1. halvår 2019 ble godkjent, og neste møte er berammet til tirsdag 19. februar 2019 kl. 10:00. Sak 37/18 Eventuelt 37/18.1 Melding om politisk vedtak - Selskapskontroll Skånland Vekst AS Kommunestyret i Skånland behandlet saken i møte 23. oktober 2018, sak 49/18, og fattet følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll på Skånland Vekst AS til 2. Kommunestyret ber generalforsamlingen i Skånland Vekst AS følge opp anbefalingene som fremkommer i rapporten, og viser da spesielt til at kommunen mangler en vedtatt eierskapsstrategi. 3. Kommunestyret ber generalforsamlingen i Skånland Vekst AS gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 1. Desember 2018. 4. Kommunestyret anmoder generalforsamlingen i Skånland Vekst AS om å sørge for at opplysninger som fremkommer om selskapet i Brønnøysundregistrene til enhver tid er i samsvar med protokoll fra siste generalforsamling. Kontrollutvalget drøftet kommunestyrets vedtak i møtet og fattet følgende Kontrollutvalget tar kommunestyrets vedtak i sak 49/18 til orientering, og følger saken opp i neste møte. Sekretariatet etterspør tilbakemelding fra generalforsamlingen i Skånland Vekst AS om hvordan anbefalingene som fremgår av rapport fra selskapskontrollen er fulgt opp. Møte ble deretter hevet ca. kl. 12:55. Skånland, 11. desember 2018 Liss Kanebog Leder kontrollutvalget i Skånland Protokoll kontrollutvalgsmøte Skånland kommune 11. desember 2018 sak 31/18 37/18 Side 5 av 5