Innherred kommunesamarbeid 27 Kemner - IKT - Innkjøp - Kommuneadvokater Møteinnkalling Utvalg: 27 Kemner - IKT - Innkjøp - Kommuneadvokater Møtested: Verdal rådhus Dato: 26.10.2018 Tid: Forfall meldes til utvalgssekretær som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Saksnr Innhold PS 22/2018 Økonomirapportering PS 23/2018 Økonomisk grensesnitt mellom IKT andre interne enheter PS 24/2018 Opprettelse av fagråd for IKT-området PS 25/2018 Informasjon om innovativ anskaffelse - ERP plattform PS 26/2018 Informasjon fra daglig leder: Prosess rundt tilsetting av IKT sjef PS 27/2018 Vurdering av lønn for daglig leder PS 28/2018 Budsjett 2019
Innherred kommunesamarbeid - 27 Kemner - IKT - Innkjøp Kommuneadvokater 26.10.18 - sakliste Innherred kommunesamarbeid Sakspapir Økonomirapportering Saksbehandler: E-post: Tlf.: Ingrid Juberg Moe ingrid.moe@levanger.kommune.no 95 15 11 46 Arkivref: 2018/8831 - / Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. 27 Kemner - IKT - Innkjøp - Kommuneadvokater 26.10.2018 22/18 Daglig leders forslag til vedtak: Styret tar den økonomiske gjennomgangen til orientering. Hjemmel/bakgrunn for saken: Økonomirapportering for 3. kvartal 2018 Saksopplysninger og vurdering: Kommentarene deles inn etter intern enhet i samarbeidet: Kemner Kemner drives økonomisk godt, og vil trolig ligge godt innenfor budsjettets rammer ved årets slutt. Innkjøp/kommuneadvokat Som tidligere rapportert mangler det budsjett for en del nødvendige utgifter for denne enheten. Dette gjelder spesielt på overtid i forbindelse med saker for nemnd/rett, reisegodtgjøring, nødvendige lisenser til fagsystemer, nødvendig IKT utstyr mm. Første halvdel i år hadde vi imidlertid på grunn av endringer i personalet, mindre lønnsutgifter enn budsjettert og dette medfører at vi hadde et godt utgangspunkt for 3. kvartal. Som følge av økt arbeidsmengde har vi fra 20. august ansatt en ny advokat for å kunne ta flere barnevernssaker internt. Dette vil gi positiv økonomisk gevinst for barnevernstjenestene i både Verdal og Levanger, men medfører ekstra utgifter for Innkjøp/kommuneadvokat. For å minske underskuddet så mye som mulig reduseres alle kostander så mye som forsvarlig og mulig. Det er likevel nødvendig med bruk av noe overtid på en advokat med bakgrunn i at det er dyrere for organisasjonen å benytte private advokater i sin helhet. Forventet underskudd ved årets slutt er ut fra dette på ca kr 200 000,-. IKT På lønnssiden har enheten et lite mindre-forbruk ift budsjett for 2018. Dette skyldes at man har holdt en stilling vakant deler av året, samt at IKT sjef har fratrådt sin stilling 2 av 47
Innherred kommunesamarbeid - 27 Kemner - IKT - Innkjøp Kommuneadvokater 26.10.18 - sakliste fra 1. september. Det har imidlertid som tidligere rapportert kommet til betydelige ekstra utgifter i form av lisenser og andre kostnader som enheten ikke styrer selv, og som ikke kan faktureres videre da utgiftene heller ikke er budsjettert andre steder. Vi ser også at det har tilkommet en del nødvendig ekstra bruk av eksterne konsulenter i forbindelse med oppløsningen av Innherred samkommune, innføring av digitale løsninger som svar ut, etableringen av vaktordning på IKT og kostnader med overvåkning av blant annet trygghetsalarmer mm. Per 01.10.18 hadde enheten et underskudd i regnskapet på ca kr 11 000 000,-. Dette skyldtes i hovedsak at enheten hadde etterslipp på fakturering av salg/videresalg av varer, lisenser og tjenester. I skrivende stund er dette fakturert ut og underskuddet ift det totale årsregnskapet er på kr 3000,-. For å minske merforbruket så mye som mulig er overtidsarbeid redusert ned til et minimum, samt at kostnader som kan styres fra enheten forsøkes holdt så lavt som mulig. Det arbeides nå med nye og tydelige prinsipper for kostnadsfordeling mellom IKT og de samarbeidende enhetene rundt, slik at det økonomiske bildet blir mer forutsigbart og oversiktlig. Dette medfører at det fortsatt forventes et betydelig underskudd gjennom året som helhet. For 2017 lå resultatet for oktober, november og desember på litt i overkant av kr 4 000 000,-. Det er nærliggende å tro at vi også i år ligger innenfor denne størrelsesorden, og at vi da må påregne et underskudd på ca kr 4 000 000,-. TOALT Det må forventes at enheten går med underskudd totalt som følge av overskridelse av budsjett på IKT, samt nyansettelse av advokat. Overskridelsene på IKT skyldes manglende oppjusteringer av budsjett over mange år, samt andre prosjekt og endringer som ikke ligger innenfor IKT enhetens styring, og merkostnader med oppløsning av Innherred Samkommune. Totalt for samarbeidet forventes det et underskudd på ca kr 4 200 000,- i 2018. 3 av 47
Innherred kommunesamarbeid - 27 Kemner - IKT - Innkjøp Kommuneadvokater 26.10.18 - sakliste Innherred kommunesamarbeid Sakspapir Økonomisk grensesnitt mellom IKT andre interne enheter Saksbehandler: E-post: Tlf.: Ingrid Juberg Moe ingrid.moe@levanger.kommune.no 95 15 11 46 Arkivref: 2018/8831 - / Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. 27 Kemner - IKT - Innkjøp - 26.10.2018 23/18 Kommuneadvokater Daglig leders forslag til vedtak: Styret vedtar at det i samarbeid med representanter for Verdal og Levanger kommune skal nedsettes en arbeidsgruppe som skal utarbeide forslag til en tjenestekatalog. Rådmannen i Levanger og rådmannen i Verdal oppfordres til å melde representanter tilbake til daglig leder innen 1. november. Endelig forslag skal framlegges styret og den enkelte kommune for godkjenning. Saksopplysninger: IKT enheten opplever gjentakende tilbakemeldinger på at grensesnittet til våre samarbeidende enheter i kommunene er uklart både i arbeidssammenheng og økonomisk. Dette er en kilde til frustrasjon og ekstra arbeid både internt i samarbeidet og trolig også i en del andre enheter i kommunen. Det har i tillegg over mange år utviklet seg et uklart økonomisk grensesnitt når det gjelder hvilke utgifter som skal belastes IKT og hvilke utgifter som skal belastes andre enheter i kommunene. Etter hvert som den teknologiske utviklingen medfører at vi har flere og flere teknologiske løsninger i kommunene er det nødvendig å ha et klarere grensesnitt på hva som skal belastes IKT enheten og hva som skal belastes andre enheter i kommunene. Vurdering: IKT enheten står i dag i en uoversiktlig økonomisk situasjon som følge av at bestillerog betalerkompetansen ikke harmonerer. Denne manglende sammenhengen medfører blant annet at det ikke er mulig å kvalitetssikre alle fakturaer som kommer inn til IKT, og vi frykter at kommunene som helhet kan ha unødvendige kostander som følge av dette. IKT enheten opplever per i dag at Verdal og Levanger kommune satser ulikt på digitalisering og utvikling, noe som per i dag medfører ulikt arbeid og ulike kostnader 4 av 47
Innherred kommunesamarbeid - 27 Kemner - IKT - Innkjøp Kommuneadvokater 26.10.18 - sakliste for IKT sin leveranse til Verdal og Levanger. I lys av at samarbeidet baserer seg på at begge kommuner skal yte sin prosentandel regnet etter folketallet vil dagens modell for økonomi potensielt kunne medføre at den ene kommunen betaler rundt halvparten av IKT kostandene for den andre kommunens utvikling. Sett i et større bilde vil dette kanskje utjevne seg over tid, men det er fra IKT enhetens side ønskelig med et mer forutsigbart grensesnitt som tydeliggjør for begge kommuner hvilket arbeid og hvilke utgifter som dekkes av grunnbevilgningene til samarbeidet. For å sikre en god prosess på dette både internt i enheten og ut mot våre samarbeidspartnere i kommunene foreslås det at vi oppretter et arbeidsutvalg som har som mandat å utarbeide et forslag til en tjenestekatalog for IKT enheten. Katalogen skal angi hvilke tjenester IKT skal yte uten ekstra fakturering til den enkelte kommune og hvilke tjenester som kan bestilles mot fakturering. I tillegg til katalogen skal det i etterkant utarbeides en prisliste. Som innledning til arbeidet har daglig leder hatt samarbeidsmøte med økonomisjef i Verdal og økonomisjef i Levanger. Vi er enige om at følgende prinsipper bør ligge til grunn for videre arbeid med økonomisk grensesnitt og således også i arbeidet med tjenestekatalogen: 1. Bestiller har mulighet til kontroll og det er ut fra dette naturlig at den som bestiller også betaler. Dette medfører at vi får en bedre kostnadskontroll og at den enkelte enhet har større bevissthet rundt kostander knyttet til IKT. 2. Grensesnittet skal bidra til at kostnadene for fellesskapet søkes holdt så lave som mulig 3. Felleskostnader som er like for begge kommuner skal fortrinnsvis legges til IKT enheten. Katalogen skal etter ferdigstillelse sammen med prislisten danne grunnlaget for grensesnittet mellom IKT enheten og kommunene både når det gjelder arbeidsprosesser og økonomisk. Det foreslås at arbeidsgruppen består av: - Daglig leder for KIIK sekretær og leder av arbeidsgruppa - En representant fra IKT - En representant fra oppvekst - En representant fra helse - En representant fra kommunalteknikk/samfunn - Økonomisjef fra minst en av kommunene Det foreslås at styret anbefaler at rådmennene i Verdal og Levanger blir enige om fordeling og utnevning av representanter til arbeidsgruppa. 5 av 47
Innherred kommunesamarbeid - 27 Kemner - IKT - Innkjøp Kommuneadvokater 26.10.18 - sakliste Innherred kommunesamarbeid Sakspapir Opprettelse av fagråd for IKT-området Saksbehandler: E-post: Tlf.: Ingrid Juberg Moe ingrid.moe@levanger.kommune.no 95 15 11 46 Arkivref: 2018/8831 - / Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. 27 Kemner - IKT - Innkjøp - Kommuneadvokater 26.10.2018 24/18 Daglig leders forslag til vedtak: Opprettelse av fagråd utsettes til arbeid igangsatt som følge av sak 23/2018 er ferdigstilt. Hjemmel/bakgrunn for saken: Vedtak i styret i sak 14/2018: «Leder for IKT arbeider videre med grunnlagsdokumentet for etablering av fagråd. Endelig vedtak vil komme når dette arbeidet er ferdig.» Saksopplysninger og vurdering: Det vises i sin helhet til sak 14/2018. I følge vedtak i sak 23/2018 skal det nå dannes en arbeidsgruppe som skal utarbeide forslag til en tjenestekatalog som regulerer praktisk og økonomisk grensesnitt mellom IKT avdelingen og de øvrige enheter i kommunene. Det er naturlig at fagråd vil komme opp som en naturlig del av diskusjonen i gruppa, og det foreslås derfor at avgjørelse og videre arbeid med saken tas i sammenheng med behandlingen av arbeidsgruppas forslag til tjenestekatalog. 6 av 47
Innherred kommunesamarbeid - 27 Kemner - IKT - Innkjøp Kommuneadvokater 26.10.18 - sakliste Innherred kommunesamarbeid Sakspapir Informasjon om innovativ anskaffelse - ERP plattform Saksbehandler: E-post: Tlf.: Ingrid Juberg Moe ingrid.moe@levanger.kommune.no 95 15 11 46 Arkivref: 2018/8831 - / Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. 27 Kemner - IKT - Innkjøp - Kommuneadvokater 26.10.2018 25/18 Daglig leders forslag til vedtak: Daglig leders orientering tas til etterretning. Beslutning om deltakelse eller ikke fattes etter at det er avholdt nye en til en møter med aktuelle leverandører. Hjemmel/bakgrunn for saken: Værnes-regionen er i gang med en innovativ anskaffelse av ny ERP plattform. Levanger og Verdal kommune har fått tilbud om å sluttes seg til denne anskaffelsen. Frist for å melde tilbake om vi ønsker å delta eller ikke er satt til 15. desember 2018. Vedlegg: 1 Sak 25/2018 Informasjon om innovativ anskaffelse - ERP plattform 2 Sak 25/2018 Informasjon om innovativ anskaffelse - ERP plattform Saksopplysninger: Det vises til informasjon fra Værnes-regionen i vedlagte framstilling. Det skal nå avholdes nye en til en møter med aktuelle leverandører. Vi er invitert til å delta på disse møtene. Vurdering: Det foreslås at vi avventer resultatet av en til en møtene før vi fatter endelig beslutning om vi skal tilslutte anskaffelsen eller ikke. 7 av 47
Forberedt på framtida? #framtidskommuner 8 av 47
Når alt er forandret..? Uber er verdens største taxi-selskap, men eier ingen kjøretøy. Facebook, verdens største mediehus, skaper intet innhold. AirBnB er verdens største formidler av overnatting, men eier ingen senger eller bygninger. Skype og WeChat er verdens største på telefoni, uten infrastruktur. Verdens raskest voksende bank har ingen penger (SocietyOne) Aksepter at «i går» er veldig lenge siden! 9 av 47
Fra drift og stabilitet til forandring. - digital transformasjon Hvilken betydning har dette for: Organisasjonen - leders rolle - kompetanse arbeidsprosesser - innbygger Digital transformasjon er ikke en IT-greie, det handler om mennesker, ledelse, kultur og organisering. 10 av 47
Fra nullfeilskultur til innovasjonskultur I haven t failed. I ve just found 10,000 ways that won t work. - Thomas Edison 11 av 47
12 av 47
Kompetanseheving og kontinuerlig forbedring Jobbe smartere 13 av 47
ERP livsnerven i kommunen ERP konseptet omfatter i dag mange ulike systemer og ulike anvendelsesområder. Det er et stort antall detaljerte dimensjoner som skal holdes orden på. Forskjellen mellom en god og en dårlig ERP-løsning kan være lik suksess eller fiasko. Vi må velge en leverandør som kan gi oss den beste og mest framtidsriktige plattformen, tross alt velger vi en ERP-plattform for de neste 10 år, - minst. «Fremtidens ERP-partner kan bli en brooker, en megler som setter sammen ulike tjenester og apper fra ulike leverandører.» Bo Hjort Christensen 14 av 47
Stikkord - framtidens ERP Åpen plattform - skybasert Ny og mer brukervennlig opplevelse Mobilitet Automatisering Maskinlæring Tingenes internett (IoT) Big data og analyse IT-sikkerhet Oversikt over kostnader - økonomi og HR 15 av 47
Trender - ERP-plattform i skyen Fremtidens ERP er et åpent system som integrerer med alle former for eksisterende systemer og tjenester. Sammenligne et moderne ERP med en smarttelefonen. Når vi har behov for ny funksjonalitet kobler vi på det. Kommunen trenger ikke lenger å bruke tid og penger på integrasjon og utvikling, men på å finne de riktige løsningene som passer behovet. «I forhold til hvordan det var for 20 år siden, vil ERP-systemet bli mer som en black-box med stor grad av automatiserte prosesser.» Bo Hjort Christensen, ERP 16 av 47
Trender - ERP-plattform i skyen Markedet er snudd opp ned: Den dominerende leveransemodellen er skytjenester, mens OnPremise etter hvert mister sin dominerende rolle Gamle leveransemodeller (on-premise) konkurrerer med skybaserte leveransemodeller (on-demand Kommunene ønsker selv å velge leveransemodell 17 av 47
ERP-prosjekt suksess eller fiasko? - hvordan redusere risikoen? Tydelige strategier og gode målbilder Struktur og orden i prosjektforløpet Tydelig rapporterings- og styringsmodell Bryte opp prosjektet i flere faser forprosjekt-, realisering/pilotering og utrulling- til forvaltningsfasen. Bygge kompetanse og ta lærdom av hver fase God samhandling mellom kommune og leverandør Kommunens evne til omstilling Jakten på forenkling og effektivisering 18 av 47
19 av 47
20 av 47
21 av 47
Er kommunene klare - har vi omstillingsevnen? Forberedt på framtida? Det store spørsmålet er: Er leverandørene klare? 22 av 47
Tema Tilbakemeldinger fra leverandørene Framdriftsplan for anskaffelsen og implementering i egen kommune Hvor ferdig (hyllevare) må systemet være ved kontraktsinngåelse? Forventninger til nytt system? Forankring i egen kommune vedrørende deltagelse i anskaffelsen? Ny runde med en til en møter med leverandørene? 23 av 47
Målbilde Formålet med anskaffelsen er å inngå en langsiktig avtale med en leverandør av en fremtidsrettet ERP plattform. Plattformen skal understøtte økonomi, regnskap, personal, lønn, IT, arkiv, innkjøp, teknisk, helse, oppvekst og kultur med mer. Værnesregionens kommuner skal utvide tjenesteomfanget i takt med endrede forretningsmessige behov og teknologisk utvikling. Med dette skapes synergier som kan tilføre kommunene merverdi. En ny ERP plattform skal gi direkte og indirekte besparelser, samt forenkle, effektivisere og automatisere prosesser. Plattformen skal samhandle med nåværende og fremtidige løsninger/system både internt i Værnesregionen og eksternt hos andre samarbeidspartnere. Dette stiller krav til åpne standarder/api. Oppdragsgiver skal automatisere manuelle prosesser og forventer at nye teknologier for automatisering og kunstig intelligens gir endringer i hvordan tjenesteproduksjonen vil foregå i fremtiden. Lover, forskrifter, retningslinjer og nasjonale komponenter som er relevante må tilfredsstilles. Dette gjelder både dagens og fremtidige behov og krav. Ny ERP plattform skal oppleves forbausende enkel for alle, tilgjengelig, sømløst og stabilt for kontinuerlig drift. Værnesregionen skal ha en utviklingsorientert kontrakt mot en leverandør som er ansvarlig for alle integrasjoner fra underleverandører. 24 av 47
Værnesregionen Malvik, Stjørdal, Selbu, Tydal, Meråker og Frosta «Fremtidens ERP-partner kan bli en brooker, en megler som setter sammen ulike tjenester og apper fra ulike leverandører. Bo Hjort Christensen» 25 av 47
Leverandører som har besvart våre spørsmål Visma Evry / Unit4 UniMicro Microsoft Xledger 26 av 47
Innovasjon 27 av 47
Workshop 28 av 47
Personal-atollen Lønnsøya Innkjøpsholmen Regnskapsfortet Fakturamottaksholmen Driftsplattformen 29 av 47 22
1. Hvor ferdig (hyllevare) må systemet være ved kontraktsinngåelse? Må alt være ferdig og utprøvd ved kontraktsinngåelse? Hva må minimum være på plass? Aksepterer vi et utviklingsløp på deler av leveransen? 30 av 47
2. Forventninger til ny plattform? Hver gruppe skriver ned sine forventninger Forslag til prosjektorganisasjon? 31 av 47
3. Forankring i egen kommune vedrørende deltagelse i anskaffelsen? - Hvordan forankre i egne kommune? - Vedrørende tilslutning - Organisering - Ressurser - Oppstartstidspunkt - Implementering -. 32 av 47
Framdriftsplan for anskaffelsen og implementering i egen kommune Forslag framdriftsplan: En til en møter med leverandører 12. og 13. november på Stjørdal Frist tilslutning 14. desember 2018 Utlysning kvalifisering 1. februar 2019 Kvalifiseringsfrist 1. mars 2019 Workshop mars/april og evt mellom hver forhandlingsrunde. 33 av 47
Anskaffelsesprosessen etter kvalifiseringsfrist Ny funksjonsbeskrivelse sendes ut til kvalifiserte leverandører første tilbud Presentasjon av tilbud evt reduksjon av tilbydere første forhandlingsrunde Revidert tilbud evt reduksjon av tilbydere Nye funksjonskrav andre forhandlingsrunde Revidert tilbud Evt avklaringsspørsmål Tildeling 34 av 47
Oppsummering, spørsmål og veien videre Anskaffelsen gjennomføres av VR, og kommuner som ønsker å delta, inviteres til work-shop og referansegruppe. Værnesregionen styrer forhandlingene. Egne implementeringsløp i den enkelte kommune ledes av egen prosjektorganisasjon?? «sign on fee» ved tilslutning til konkurransen 35 av 47
36 av 47
Værnesregionen Lønn/Regnskap og Innkjøp U.off i hht: Off.l. 23, 3. ledd «MOTTAKERNAVN» «ADRESSE» «POSTNR» «POSTSTED» «KONTAKT» Deres ref: Deres ref: «REF» Vår ref: 2018/4081-3 Bes oppgitt ved henvendelse Saksbehandler: Kjetil Nyborg Dato: 28.09.2018 Anskaffelse av fremtidens ERP plattform for kommunene i Værnesregionen og andre kommuner Viser til dialogkonferanse, en til en møte og besvarte spørsmål. Invitasjon til nytt dialogmøte 12. og 13. november 2018 Formålet med anskaffelsen er å inngå en langsiktig avtale med en leverandør av en fremtidsrettet ERP plattform. Plattformen skal understøtte økonomi, regnskap, HR, lønn, IT, arkiv, innkjøp, teknisk, helse, oppvekst og kultur med mer. Værnesregionens kommuner skal utvide tjenesteomfanget i takt med endrede forretningsmessige behov og teknologisk utvikling. Med dette skapes synergier som kan tilføre kommunene merverdi. En ny ERP plattform skal gi direkte og indirekte besparelser, samt forenkle, effektivisere og automatisere prosesser. Plattformen skal samhandle med nåværende og fremtidige løsninger/system både internt i Værnesregionen og eksternt hos andre samarbeidspartnere. Dette stiller krav til åpne standarder/api. Oppdragsgiver skal automatisere manuelle prosesser og forventer at nye teknologier for automatisering og kunstig intelligens gir endringer i hvordan tjenesteproduksjonen vil foregå i fremtiden. Lover, forskrifter, retningslinjer og nasjonale komponenter som er relevante må tilfredsstilles. Dette gjelder både dagens og fremtidige behov og krav. Ny ERP plattform skal oppleves forbausende enkel for alle ansatte i kommunene, tilgjengelig, sømløst og stabilt for kontinuerlig drift. Værnesregionen skal ha en utviklingsorientert kontrakt mot en leverandør som er ansvarlig for alle integrasjoner fra underleverandører. «Fremtidens ERP-partner kan bli en brooker, en megler som setter sammen ulike tjenester og apper fra ulike leverandører. Bo Hjort Christensen, ERP-ekspert» Hvorfor nytt dialogmøte? Oppdragsgiver har etter tilbakemelding på spørsmål med frist 29. august 2018, gjennomført workshop med interesserte kommuner/regioner 12. september 2018. Postadresse: Stjørdal kommune Postboks 133 7501 Stjørdal Besøksadresse: Værnesregionen Lønn/Regnskap og Innkjøp Kjøpmannsgt 13 7500 Stjørdal Telefon: 74 83 35 00 Bankgiro: Organisasjonsnr: 1503.28.98367 (m/kid) NO 939 958 851 MVA postmottak@stjordal.kommune.no www.varnesregionen.no 1503.28.98448 (u/kid) 37 av 47
Etter gjennomført workshop er det ytret ønske fra deltagerne om ny dialog med leverandørene. Værnesregionen ønsker å invitere leverandørene til dialogmøte 12. og 13. november 2018 på Stjørdal. Mulige tidspunkt for dialogmøte: DATO 12/11-18 DATO 13/11-18 0900-1100 0900-1100 1130-1330 1130-1330 1400-1600 1400-1600 Dialogmøte avholdes på Stjørdal rådhus, Kjøpmannsgata 9, 7500 Stjørdal. Påmelding sendes til hilde@varinn.no innen fredag 2. november 2018. Ved tilbakemelding ber vi om dato og klokkeslett, samt navn på person(er) som kommer, firma og kontaktinformasjon (mail og tlf). Oppdragsgiver ber leverandøren forberede seg på punktene og ordskyen nedenfor som grunnlag for dialogen: - Hva anser dere som basis plattform ved oppstart? Inntil 20 minutter visning/demo av funksjonalitet i basis plattform. - Hva må utvikles? - Tidshorisont på utvikling? - Hvordan kan leverandør og oppdragsgiver samspille for å redusere risiko? Oppsummering fra workshop 12. september 2018 finner dere på siste side i dokumentet. Værnesregionen anslår at kunngjøring av skisse til funksjonsbeskrivelse og kunngjøring av konkurranse på www.doffin.no gjøres innen 1. kvartal 2019. Værnesregionen sammen med samarbeidende kommuner/regioner ser frem til en fortsatt god og konstruktiv dialogprosess. Med hilsen Kjetil Nyborg/sign Innkjøpskoordinator 41 44 06 99 Dette brevet er signert elektronisk og har derfor ingen signatur. 38 av 47 Side 2
39 av 47 Side 3
Innherred kommunesamarbeid - 27 Kemner - IKT - Innkjøp Kommuneadvokater 26.10.18 - sakliste Innherred kommunesamarbeid Sakspapir Informasjon fra daglig leder: Prosess rundt tilsetting av IKT sjef Saksbehandler: E-post: Tlf.: Ingrid Juberg Moe ingrid.moe@levanger.kommune.no 95 15 11 46 Arkivref: 2018/8831 - / Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. 27 Kemner - IKT - Innkjøp - Kommuneadvokater 26.10.2018 26/18 Daglig leders forslag til vedtak: Daglig leder gis fullmakt til å vurdere og eventuelt inngå avtale med rekrutteringsbyrå. Hjemmel/bakgrunn for saken: Det vises til vedtak i sak 20/2018: «Styret har gjennomgått søkerlisten i sin helhet. Det er enighet om at intervju gjennomføres som foreslått fra daglig leder.» Vedlegg: Ingen Saksopplysninger og vurdering: Etter intervju med 4 kandidater ble det gitt tilbud til en av søkerne. Søkeren takket etter vurdering og nærmere samtaler nei til stillingen. Det ble foretatt referansesjekk av ytterligere en aktuell søker, men han ble etter denne sjekken ikke ansett som en aktuell kandidat til stillingen. Alle søkere har i etterkant fått beskjed om at ingen er tilsatt i stillingen, og at utlysningssaken er avsluttet. Det må etter dette opprettes ny utlysningssak på stillingen. Det foreslås at daglig leder vurderer om det er behov for å tilknytte seg rekrutteringsfirma i saken. Daglig leder gis fullmakt til å eventuelt inngå slik avtale. 40 av 47
Innherred kommunesamarbeid - 27 Kemner - IKT - Innkjøp Kommuneadvokater 26.10.18 - sakliste Innherred kommunesamarbeid Sakspapir Vurdering av lønn for daglig leder Saksbehandler: E-post: Tlf.: Ingrid Juberg Moe ingrid.moe@levanger.kommune.no 95 15 11 46 Arkivref: 2018/8831 - / Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. 27 Kemner - IKT - Innkjøp - Kommuneadvokater 26.10.2018 27/18 Styrets vedtak: Hjemmel/bakgrunn for saken: Lønnsjustering i henhold til hovedtariffavtalen. Saksopplysninger: Hovedtariffavtalen kapittel 3 punkt 3.4: 3.4 Ledere 3.4.0 Innledende merknader og stillingskoder for ledere 1. Lederstrukturen fastsettes lokalt. 2. Lønnsfastsettelse for ledere skjer lokalt gjennom vurdering ved tilsetting og på grunnlag av bestemmelsene i Hovedtariffavtalen. 3. Partene lokalt skal avtale hvilke lederstillinger som omfattes av punkt 3.4.2 og 3.4.3. Ved uenighet avgjør kommunen/fylkeskommunen/virksomheten innplasseringen i tråd med vedtatt organisasjonsstruktur. 4. Forhandlingene gjennomføres innenfor en økonomisk ramme som tar hensyn til kommuneøkonomien, kommunens, fylkeskommunens, virksomhetens og bedriftens totale situasjon, herunder økonomi og krav til effektivitet, samt lønnsutviklingen i KS-området og andre sammenlignbare tariffområder. 5. For ledere som får sin lønn fastsatt etter kap. 3 punkt 3.4, skal stillingskodene i vedlegg 1 benyttes. 3.4.1 Lederavlønning toppledere Lønn til følgende toppledere fastsettes av kommunen/fylkeskommunen/ bedriften: 41 av 47
Innherred kommunesamarbeid - 27 Kemner - IKT - Innkjøp Kommuneadvokater 26.10.18 - sakliste A Kommune/fylkeskommune Administrasjonssjef/Rådmann Assisterende administrasjonssjef/assisterende rådmann B Bedrift Administrerende direktør (tilsvarende) Generalsekretær Toppledere kan bistås av tillitsvalgt eller benytte sentral bistand i forbindelse med lønnsvurderingen. Dersom partene ikke er enige om annet, fastsettes lønn til følgende ledere etter forhandlinger: C Kommune/fylkeskommune Rådmannens (tilsvarende) toppledergruppe Øverste ansvarlige for arbeidsgiverfunksjonen i kommunen Med «rådmannens toppledergruppe» forstås kommunalsjef, kommunaldirektør, etatssjef eller ledere på tilsvarende nivå. D Bedrift Administrerende direktør/generalsekretærens (tilsvarende) toppledergruppe Øverste ansvarlige for arbeidsgiverfunksjonen i bedriften Vurdering av lederlønninger foretas en gang i året. Grunnlaget for vurderingene er ett eller flere av følgende kriterier: oppnådde resultater i forhold til virksomhetens mål utøvelse av lederskap betydelige organisatoriske endringer behov for å beholde kvalifisert arbeidskraft Ved behov kan det opptas forhandlinger i tillegg til de årlige forhandlingene. Kommer partene ikke til enighet ved forhandlinger, kan tvisten ikke ankes. Arbeidsgivers siste tilbud skal da vedtas. Se for øvrig punkt 3.4.0 Innledende merknad nr. 3 og vedlegg 1 til HTA. 3.4.2 Lederavlønning virksomhetsleder Lønn til ledere som i sin stilling innehar delegert budsjett-, økonomi- og personalansvar, fastsettes etter forhandlinger lokalt. 3.4.3 Lederavlønning leder Lønn til ledere som i sin stilling innehar delegert budsjett-, økonomi- eller personalansvar, fastsettes etter forhandlinger lokalt. 3.4.4 Forhandlingsbestemmelser og tvisteløsning for kap. 3.4.2 og 3.4.3 Forhandlingene gjennomføres en gang pr. år. Det kan ved forhandlinger avtales at hele eller deler av lønnsfastsettelsen foretas av arbeidsgiver. Virkningsdato for lønnsendringer er 1.5. med mindre partene lokalt kommer til enighet om annen dato for iverksetting. Forhandlinger etter denne bestemmelsen bør gjennomføres i tidsrommet mellom 1.5. og 1.10. hvert år. 42 av 47
Innherred kommunesamarbeid - 27 Kemner - IKT - Innkjøp Kommuneadvokater 26.10.18 - sakliste Grunnlaget for forhandlingene er blant annet ett eller flere av følgende kriterier: endret ansvarsområde oppnådde resultater i forhold til virksomhetens mål utøvelse av lederskap betydelige organisatoriske endringer behov for å beholde kvalifisert arbeidskraft kompetanse Oppnås ikke enighet, kan hver av partene bringe tvisten inn for behandling i lokal nemnd. jf. Hovedavtalen del A 6-2. Lønnstvister bør være avgjort innen 2 måneder etter gjennomførte forhandlinger. Bestemmelsen om anke gjelder ikke når det er avtalt at lønnen fastsettes av arbeidsgiver. Ved behov kan partene oppta forhandlinger i tillegg til de årlige lønnsforhandlingene. Kommer partene ikke til enighet, kan tvisten ikke ankes. Arbeidsgivers siste tilbud skal da vedtas. 3.4.5 Punkt 3.4.1, 3.4.2 og 3.4.3 erstatter øvrige forhandlingsbestemmelser i Hovedtariffavtalen for berørte stillinger. Ledere omfattet av 3.4.1, 3.4.2 og 3.4.3 skal normalt være sikret en årlig lønnsutvikling. 3.4.6 Den enkelte kommune/fylkeskommune/bedrift fører oversikt over hvilke stillinger som omfattes av dette kapittel og utarbeider årlig statistisk materiale over lønnsnivå og lønnsutvikling. 43 av 47
Innherred kommunesamarbeid - 27 Kemner - IKT - Innkjøp Kommuneadvokater 26.10.18 - sakliste Innherred kommunesamarbeid Sakspapir Budsjett 2019 Saksbehandler: E-post: Tlf.: Ingrid Juberg Moe ingrid.moe@levanger.kommune.no 95 15 11 46 Arkivref: 2018/8831 - / Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. 27 Kemner - IKT - Innkjøp - Kommuneadvokater 26.10.2018 28/18 Daglig leders forslag til vedtak: Styret vedtar daglig leders forslag til budsjett. Vedlegg: 1. Forslag til budsjett 2019 Saksopplysninger og vurdering: Kommentarer til forslag til budsjett deles inn etter enhet i KIIK: Kemner: Utgiftene til kemnerkontoret er beregnet ut fra kjente faktiske utgifter i 2017. Dette medfører en liten nedgang på lønn, pensjonspremie og arbeidsgiveravgift. I tillegg er det lagt ekstra kostnad til nødvendige lisenser til fagprogram. Det er i tillegg lagt til en liten ekstra kostnad på kontormateriell. Innkjøp/jus Innkjøp/jus har i 2018 hatt meget mangelfullt budsjett, dette skyldes trolig at disse funksjonene tidligere var innbakt i hver sin enhet i Innherred samkommune. I budsjett for 2019 har vi lagt til alle nødvendige kostnader som vi ser av drift i 2018. Dette inkluderer nødvendig overtid og reiser/transport/overnatting i forbindelse med rettssaker/nemndssaker, kontingenter og lisenser til nødvendige fagsystem og utgifter til nødvendig inventar og utstyr. I tillegg har vi budsjettert med lønnsutgifter til en ekstra ansatt advokat og en ekstra ansatt innkjøper. Det er nå vedtatt at innkjøp skal virksomhetoverdras til Inderøy kommune med virkning fra 01.01.2019. Det er ikke tatt høyde for dette i budsjettet. Men anslagsvis vil dette medføre en redusert lønnskostnad til tre stillinger, samt en reduksjon av kostnader som følger disse tre ansatte. IKT Budsjettet for IKT er lagt i samsvar med det vi opplever er reelle kostander i 2018, men med fradrag for pukkelkostander som følge av oppløsning av Innherred Samkommune og omorganiseringer som følge av dette. Det er i tillegg gjort en 44 av 47
Innherred kommunesamarbeid - 27 Kemner - IKT - Innkjøp Kommuneadvokater 26.10.18 - sakliste opprydding i postene som medfører endrede beløp, men som til slutt medfører økt budsjettering på lisenskostnader, service og driftsavtaler og konsulenttjenester. De to sistnevnte er en konsekvens av mer omfattende og komplisert teknologibruk i kommunen som medfører økt behov for ekstern kunnskap fra leverandører. 45 av 47
27 Kemner - IKT - Innkjøp - Kommuneadvokater Budsjett 2019 Ansvar Hovedgruppe Art Forslag 2019 Budsjett 2018 Endring 1210 Innherred kommunesamarbeid, IKT 51 Brutto lønn 10100 Lønn faste stillinger 5 844 030 6 027 194-183 164 1210 Innherred kommunesamarbeid, IKT 51 Brutto lønn 10400 Overtid 200 000 300 000-100 000 1210 Innherred kommunesamarbeid, IKT 51 Brutto lønn 10502 Lønn lærlinger 506 099 495 470 10 629 1210 Innherred kommunesamarbeid, IKT 51 Brutto lønn 10900 Pensjonspremie fellesordningen 935 045 964 347-29 302 1210 Innherred kommunesamarbeid, IKT 51 Brutto lønn 10902 Kollektiv ulykkes-/gruppelivsforsikr. 11 000 0 11 000 1210 Innherred kommunesamarbeid, IKT 51 Brutto lønn 10990 Arbeidsgiveravgift 1 056 960 1 098 029-41 069 1210 Innherred kommunesamarbeid, IKT 53 Øvrige kostnader 11000 Kontormateriell, abonnement mm 100 000 100 000 0 1210 Innherred kommunesamarbeid, IKT 53 Øvrige kostnader 11152 Kommunal bevertning 50 000 50 000 0 1210 Innherred kommunesamarbeid, IKT 53 Øvrige kostnader 11302 Telefonutgifter 2 500 000 2 200 000 300 000 1210 Innherred kommunesamarbeid, IKT 53 Øvrige kostnader 11303 Datakommunikasjon, linjeleie 2 160 000 2 100 000 60 000 1210 Innherred kommunesamarbeid, IKT 53 Øvrige kostnader 11500 Kurs/opplæring 250 000 255 000-5 000 1210 Innherred kommunesamarbeid, IKT 53 Øvrige kostnader 11600 Reise- og diettgodtgjørelse ansatte 20 000 20 000 0 1210 Innherred kommunesamarbeid, IKT 53 Øvrige kostnader 11700 Transport/skyss 30 000 60 000-30 000 1210 Innherred kommunesamarbeid, IKT 53 Øvrige kostnader 11850 Personforsikringer 6 000 0 6 000 1210 Innherred kommunesamarbeid, IKT 53 Øvrige kostnader 11951 Kontingenter 155 000 165 600-10 600 1210 Innherred kommunesamarbeid, IKT 53 Øvrige kostnader 11952 Lisenser 17 872 803 4 978 425 12 894 378 1210 Innherred kommunesamarbeid, IKT 53 Øvrige kostnader 11959 Andre avg./gebyrer 0 6 958 365-6 958 365 1210 Innherred kommunesamarbeid, IKT 53 Øvrige kostnader 12000 Inventar og utstyr 1 595 000 5 840 000-4 245 000 1210 Innherred kommunesamarbeid, IKT 53 Øvrige kostnader 12400 Service-/driftsavtaler og reparasjoner 1 906 000 1 452 000 454 000 1210 Innherred kommunesamarbeid, IKT 53 Øvrige kostnader 12700 Konsulenttjenester og juridisk bistand 1 160 000 440 000 720 000 1210 Innherred kommunesamarbeid, IKT 53 Øvrige kostnader 14900 Reserverte bevilgninger/avsetninger 0-3 006 230 3 006 230 1210 Innherred kommunesamarbeid, IKT 54 Øvrige inntekter 16201 Avgiftsfrie salgs- og tjenesteinntekter 0-1 046 000 1 046 000 1210 Innherred kommunesamarbeid, IKT 54 Øvrige inntekter 16500 Avgiftspliktig salgsinntekter -14 156 000-9 900 600-4 255 400 1210 Innherred kommunesamarbeid, IKT 54 Øvrige inntekter 16900 Salg av interne tjenester -1 112 500-1 360 000 247 500 1210 Innherred kommunesamarbeid, IKT 54 Øvrige inntekter 17300 Ref. fra fylkeskommuner -153 048 0-153 048 1210 Innherred kommunesamarbeid, IKT 54 Øvrige inntekter 17700 Refusjon fra private 0-215 000 215 000 1220 Innherred kommunesamarbeid, kemner 51 Brutto lønn 10100 Lønn faste stillinger 3 856 450 3 992 600-136 150 1220 Innherred kommunesamarbeid, kemner 51 Brutto lønn 10400 Overtid 5 000 5 000 0 1220 Innherred kommunesamarbeid, kemner 51 Brutto lønn 10509 Div.lønn/godtgjørelser 2 000 2 000 0 1220 Innherred kommunesamarbeid, kemner 51 Brutto lønn 10900 Pensjonspremie fellesordningen 617 032 638 800-21 768 1220 Innherred kommunesamarbeid, kemner 51 Brutto lønn 10902 Kollektiv ulykkes-/gruppelivsforsikr. 10 000 10 000 0 1220 Innherred kommunesamarbeid, kemner 51 Brutto lønn 10990 Arbeidsgiveravgift 633 158 655 450-22 292 1220 Innherred kommunesamarbeid, kemner 52 Ref. sykelønn/nedkomst 17100 Sykelønnsrefusjon -20 000-50 000 30 000 1220 Innherred kommunesamarbeid, kemner 53 Øvrige kostnader 11000 Kontormateriell, abonnement mm 80 000 60 000 20 000 1220 Innherred kommunesamarbeid, kemner 53 Øvrige kostnader 11152 Kommunal bevertning 15 000 15 000 46 av 47 0
27 Kemner - IKT - Innkjøp - Kommuneadvokater Budsjett 2019 Ansvar Hovedgruppe Art Forslag 2019 Budsjett 2018 Endring 1220 Innherred kommunesamarbeid, kemner 53 Øvrige kostnader 11200 Forbruksmateriell og driftsutgifter 10 000 10 000 0 1220 Innherred kommunesamarbeid, kemner 53 Øvrige kostnader 11206 Velferdstiltak 5 000 5 000 0 1220 Innherred kommunesamarbeid, kemner 53 Øvrige kostnader 11400 Annonser/trykking/reklame etc 5 000 5 000 0 1220 Innherred kommunesamarbeid, kemner 53 Øvrige kostnader 11500 Kurs/opplæring 80 000 80 000 0 1220 Innherred kommunesamarbeid, kemner 53 Øvrige kostnader 11600 Reise- og diettgodtgjørelse ansatte 20 000 20 000 0 1220 Innherred kommunesamarbeid, kemner 53 Øvrige kostnader 11708 Ref. utlegg reise 8 % mva 10 000 10 000 0 1220 Innherred kommunesamarbeid, kemner 53 Øvrige kostnader 11709 Andre transportutgifter 25 % mva 1 000 1 000 0 1220 Innherred kommunesamarbeid, kemner 53 Øvrige kostnader 11711 Ref utlegg reise avgiftsfritt 1 000 1 000 0 1220 Innherred kommunesamarbeid, kemner 53 Øvrige kostnader 11850 Personforsikringer 6 000 6 000 0 1220 Innherred kommunesamarbeid, kemner 53 Øvrige kostnader 11952 Lisenser 117 000 11 750 105 250 1220 Innherred kommunesamarbeid, kemner 53 Øvrige kostnader 12000 Inventar og utstyr 20 000 20 000 0 1220 Innherred kommunesamarbeid, kemner 54 Øvrige inntekter 16201 Avgiftsfrie salgs- og tjenesteinntekter -4 200 0-4 200 1220 Innherred kommunesamarbeid, kemner 54 Øvrige inntekter 16206 Gebyrinntekter -540 000-540 000 0 1230 Innherred kommunesamarbeid, innkjøp/jus 51 Brutto lønn 10100 Lønn faste stillinger 3 725 506 2 580 900 1 144 606 1230 Innherred kommunesamarbeid, innkjøp/jus 51 Brutto lønn 10400 Overtid 20 000 0 20 000 1230 Innherred kommunesamarbeid, innkjøp/jus 51 Brutto lønn 10509 Div.lønn/godtgjørelser 17 000 0 17 000 1230 Innherred kommunesamarbeid, innkjøp/jus 51 Brutto lønn 10900 Pensjonspremie fellesordningen 596 081 413 000 183 081 1230 Innherred kommunesamarbeid, innkjøp/jus 51 Brutto lønn 10902 Kollektiv ulykkes-/gruppelivsforsikr. 6 000 5 000 1 000 1230 Innherred kommunesamarbeid, innkjøp/jus 51 Brutto lønn 10990 Arbeidsgiveravgift 615 407 422 805 192 602 1230 Innherred kommunesamarbeid, innkjøp/jus 53 Øvrige kostnader 11000 Kontormateriell, abonnement mm 33 000 0 33 000 1230 Innherred kommunesamarbeid, innkjøp/jus 53 Øvrige kostnader 11152 Kommunal bevertning 10 000 0 10 000 1230 Innherred kommunesamarbeid, innkjøp/jus 53 Øvrige kostnader 11200 Forbruksmateriell og driftsutgifter 5 000 60 395-55 395 1230 Innherred kommunesamarbeid, innkjøp/jus 53 Øvrige kostnader 11500 Kurs/opplæring 80 000 60 000 20 000 1230 Innherred kommunesamarbeid, innkjøp/jus 53 Øvrige kostnader 11600 Reise- og diettgodtgjørelse ansatte 10 000 0 10 000 1230 Innherred kommunesamarbeid, innkjøp/jus 53 Øvrige kostnader 11700 Transport/skyss 10 000 0 10 000 1230 Innherred kommunesamarbeid, innkjøp/jus 53 Øvrige kostnader 11850 Personforsikringer 3 000 5 000-2 000 1230 Innherred kommunesamarbeid, innkjøp/jus 53 Øvrige kostnader 11951 Kontingenter 12 000 0 12 000 1230 Innherred kommunesamarbeid, innkjøp/jus 53 Øvrige kostnader 11952 Lisenser 75 000 10 000 65 000 1230 Innherred kommunesamarbeid, innkjøp/jus 53 Øvrige kostnader 12000 Inventar og utstyr 17 000 0 17 000 31 100 823 26 492 300 4 608 523 Verdal: 13 373 354 Levanger: 17 727 469 47 av 47