Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Møterommet på servicebygget 11.9.2018 Fra sak: Til sak: 15/18 25/18 Fra kl.: Til kl.: 09:30 13:45 Følgende medlemmer møtte: Jon Rasdal Eliassen (Frp) Unn-Tove Bakkevoll (H) Svenn Ole Wiik (Sp) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Teknisk sjef Albert Pedersen var til stede i møtet i forbindelse med behandling av sak 17/18 til 20/18. Avdelingsleder brann Andreas Simonsen var tilstede i sak 18/18 og sak 20/18. Assisterende rådmann Ingrid Hammer var til stede i forbindelse med behandling av sak 16/18 og sak 18/18. FRA SEKRETARIATET MØTTE: Mikael Falch Hope ANDRE: Kontaktrevisor Sissel J. Pedersen fra KomRev NORD IKS var tilstede i forbindelse med behandling av sak 15/18 til 23/18. 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling ble enstemmig godkjent.
Sak 15/18 Protokoll fra møte den 25. mai 2018 Protokollen fra møte i Lavangen kontrollutvalg den 25. mai 2018 tas til orientering. Protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte hadde blitt sendt ut som epost til kontrollutvalgets medlemmer for gjennomgang, og sekretariatet mottok tilbakemelding fra samtlige møtedeltakere på at protokollen var godkjent. Protokollen ble således ansett som godkjent, og ble offentliggjort på sekretariatets nettside. Protokollen fra møte i Lavangen kontrollutvalg den 25. mai 2018 tas til orientering. Sak 16/18 Sykefravær Sett i forhold til sammenlignbare kommuner, har Lavangen kommune et relativt høyt sykefravær. Kontrollutvalget mottok til møte 8. januar en redegjørelse for hvilke tiltak som er iverksatt for å få ned sykefraværet i kommunen, samt informasjon om hvordan sykefraværet har utviklet seg i 2017. Kontrollutvalget drøftet innholdet i mottatt redegjørelse fra rådmannen, og fattet så følgende vedtak: «Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra rådmannen til orientering, og ønsker å få tilsendt endelige tall for sykefraværet i kommunen for 2017 når disse foreligger.» Sekretariatet hadde i etterkant av forrige møte etterspurt fra administrasjonen endelige tall for sykefraværet i kommunen for 2017. Administrasjonen oversendte endelige tall, og disse ble gjennomgått i møtet. Redegjørelsen fra administrasjonen tas til orientering. Protokoll kontrollutvalgsmøte Lavangen kommune 11. september 2018 sak 15/18 25/18 Side 2 av 7
Sak 17/18 Oppfølging vedlikehold av offentlige veier Kontrollutvalget ønsker en kort redegjørelse for hvordan kommunen følger opp og lukker vedlikeholdsbehov på offentlige veier og broer i kommunen. Det ble etterspurt en prioritert vedlikeholdsplan og fremdriftsplan vedrørende slikt vedlikehold, herunder også sikringstiltak ved vei og bro. Administrasjonen ved teknisk sjef Albert Pedersen var tilstede i møtet og redegjorde for saksforholdet. Sak 18/18 Brannvesen funksjon og drift Kontrollutvalget ønsket informasjon om funksjon for Brannvesenet i Lavangen, herunder hvorvidt offentlige lover og forskrifter er oppfylt. Avdelingsleder brann Andreas Simonsen redegjorde og besvarte spørsmål fra kontrollutvalget vedrørende drift og funksjon ved Brannvesenet. Ingrid besvarte enkelte spørsmål fra kontrollutvalget vedrørende lønnsbetingelser og funksjonstillegg for ansatte i brannvesenet. I møtet ble kontrollutvalget informert om av avdelingsleder brann at det for tiden er 3 personer som formelt innehar funksjon som røykdykkere i kommunen, Kåre Nerdal, Arve Borch og Ivan Røkenes. Det ble videre opplyst at det er besluttet å innsette ytterligere 3 personer i røykdykkerfunksjonen innen utgang av 2018. Ass. rådmann opplyste for øvrig at en 4. person, Bjørn Helge Aune, allerede mottar funksjonstillegg som røykdykker. I følge avdelingsleder brann vil tildeling av funksjon som røykdykker foretas ut fra ansiennitet. Avdelingsleder brann bekrefter overfor kontrollutvalget, at blant kommunens brannkonstabler, er det ingen som pr i dag har de kvalifikasjoner som kreves for å ha verv som røykdykkere, dvs. mangler godkjent helseattest for røykdykkere, samt mangler gjennomført varme- og kaldeøvelser som røykdykkere. Protokoll kontrollutvalgsmøte Lavangen kommune 11. september 2018 sak 15/18 25/18 Side 3 av 7
Kontrollutvalget fattet følgende Sak 19/18 Vintervedlikehold Lavangen kommune - Status brøytesaken Kontrollutvalget har tidligere hatt saksforholdet vedrørende anbudsprosess og kontraktsinngåelse for vintervedlikehold i Lavangen kommune oppe til behandling, blant annet i kontrollutvalgsmøte 12. juni 2017 jf sak 14/17. Rådmannen var tilstede i det møtet og redegjorde kort for effektuerte kontrakter etter anbudsprosessen vedrørende vintervedlikehold i Lavangen kommune, og forsikret kontrollutvalget om at det var inngått kun én avtale om vintervedlikehold i Lavangen kommune. I ettertid ble det tvist mellom kommunen og tilbydere vedrørende anbudsprosessen og spørsmålet om kontraktsinngåelse. Saksforholdet har vært prøvd i retten og det er falt dom i lagmannsretten. Teknisk sjef Albert Pedersen redegjorde for status i saken, og besvarte spørsmål fra kontrollutvalget. Sak 20/18 Status nytt vannverk og ny vannledning Kontrollutvalget ønsket informasjon om framdriften vedrørende bygging av vannverk og vannledning. Videre ønsket kontrollutvalget en kort redegjørelse for grunnlaget for det som er rapportert på KOSTRA-skjema 26A, herunder hvorvidt 100% av avløp i Lavangen blir renset. Teknisk sjef Albert Pedersen redegjorde for status i saken, og besvarte spørsmål fra kontrollutvalget. Protokoll kontrollutvalgsmøte Lavangen kommune 11. september 2018 sak 15/18 25/18 Side 4 av 7
Sak 21/18 Svar på revisjonsbrev nr. 3 Rådmannens svar på revisjonsbrev nr. 3 tas til orientering. Rådmannen hadde gitt tilsvar på revisjonsbrev nr. 3. Sekretariatet redegjorde for innholdet i svarbrevet i møtet, og kontrollutvalget fattet følgende Rådmannens svar på revisjonsbrev nr. 3 tas til orientering. Sak 22/18 Svar på oppsummeringsbrev årsregnskap Lavangen kommune 2017 Svar på oppsummeringsbrev årsregnskap Lavangen kommune 2017 tas til orientering. Kontrollutvalget hadde i forkant av møtet mottatt kopi av svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Lavangen kommune 2017, som var sendt fra administrasjonssjefen i Lavangen kommune til revisor. Sekretariatet redegjorde for innholdet i svarbrevet, og kontrollutvalget fattet så følgende Svar på oppsummeringsbrev årsregnskap Lavangen kommune 2017 tas til etterretning. Sak 23/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Bosetting og integrering av flyktninger Kontrollutvalget godkjente overordnet prosjektskisse fra forvaltningsrevisor datert 29. august 2018 og godkjente iverksatt bestilling jf mandat gitt til kontrollutvalgets leder i sak 13/18. Kontrollutvalget tar orienteringen fra forvaltningsrevisor vedrørende status i forvaltningsrevisjonsprosjektet til etterretning. Protokoll kontrollutvalgsmøte Lavangen kommune 11. september 2018 sak 15/18 25/18 Side 5 av 7
Kontrollutvalget hadde i forkant av møtet mottatt en overordnet prosjektskisse tilknyttet forvaltningsrevisjonsprosjektet, samt status på prosjektet. Sekretariatet redegjorde for innholdet i overordnet prosjektskisse og for status på prosjektet, og kontrollutvalget fattet følgende Kontrollutvalget godkjente overordnet prosjektskisse fra forvaltningsrevisor datert 29. august 2018 og godkjente iverksatt bestilling jf mandat gitt til kontrollutvalgets leder i sak 13/18. Kontrollutvalget tar orienteringen fra forvaltningsrevisor vedrørende status i forvaltningsrevisjonsprosjektet til etterretning. Sak 24/18 Budsjett for kontroll og tilsyn 2019 Kontrollutvalget fremmer sak til kommunestyret om å vedta forslag til budsjett for 2019 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Lavangen kommune med en ramme på kr 472 700,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2019 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Sekretariatet hadde i forkant av kontrollutvalgsmøtet laget et forslag til budsjett for 2019 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Lavangen kommune. Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn jf. kontrollutvalgsforskriften 18. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme inneholder utgiftene til driften av kontrollutvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert på regnskapstall fra tidligere år, satser for møtegodtgjørelse, samt prisestimat fra KomRev NORD IKS og Hålogaland Revisjon AS, som er partene kommunen kjøper tjenester fra. Forslaget ble gjennomgått i møtet, og kontrollutvalget fattet så følgende Kontrollutvalget fremmer sak til kommunestyret om å vedta forslag til budsjett for 2019 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Lavangen kommune med en ramme på kr 472 700,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2019 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets Protokoll kontrollutvalgsmøte Lavangen kommune 11. september 2018 sak 15/18 25/18 Side 6 av 7
vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Sak 25/18 Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS tas til orientering. Kontrollutvalget har mottatt protokoll etter representantskapsmøte i KomRev NORD IKS avholdt 16. april 2018. Kontrollutvalgets leder hadde vært tilstede i representantskapsmøtet. Kontrollutvalget fattet følgende Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS 16. april 2018 tas til orientering. Møte ble deretter hevet ca. kl. 13.45. Lavangen, 11. september 2018 Jon Rasdal Eliassen Leder kontrollutvalget i Lavangen Protokoll kontrollutvalgsmøte Lavangen kommune 11. september 2018 sak 15/18 25/18 Side 7 av 7