TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E09 9.6.2011 15.00 17.10 Tilstede på møtet Medlemmer Bjørn-Gunnar Jørgensen Britt Sofie Illguth Rolleiv O. Lind Åshild Fause Varamedlemmer Svein Rasmussen Andre Fra Tromsø kommune: Byutviklingssjef Erik Øwre (tilstede i sak 65-66/11) Byggesakssjef Mette Mohåg (d.s.) Behandlede saker Sak nr./år Sak 64-73/11 Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Lars-André Hanssen Forvaltningsrevisor Runar Rushfeldt Hanssen Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Inger Johansen Daglig leder Bjørn-Harald Christensen Underskrifter Bjørn-Gunnar Jørgensen sign. Svein Rasmussen sign Rolleiv O Lind sign. Åshild Fause sign. Britt Sofie Illguth sign.
Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 27.5.2011 som ble enstemmig godkjent. Sak 73/11 Status vedrørende undergang ved Gyllenborg skole orientering utsettes, da nødvendige dokumenter ikke er mottatt. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. Lukket møte 64/11 Godkjenning av protokoll fra møtet 12.5.2011 65/11 Kommunens behandling av byggesak i Biskop Berggravsgate 25 A og B orientering 66/11 Kommunens behandling av byggesak oppføring av garasje med kjeller orientering 67/11 Forvaltningsrevisjonsrapporten Farlig avfall 68/11 Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger orientering 69/11 Referat fra etatsbesøket ved Tromsøya Nord barnehager/trollbakken barnehage 13.4.2011 70/11 Rutiner for varsling ved mistanke om overgrep 71/11 Referatsaker 72/11 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Eldreomsorg orientering 73/11 Status vedrørende undergang ved Gyllenborg skole redegjørelse
Blad 3 OFFENTLIGE SAKER 64/11 Godkjenning av protokollen fra møtet 12.5.2011 Protokollen fra møtet 12.5.2011 godkjennes. Protokollen fra møtet 12.5.2011 godkjennes. 65/11 Kommunens behandling av byggesak i Biskop Bergravsgate 25 A og B - orientering Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Byutviklingssjef Erik Øwre og byggesakssjef Mette Mohåg orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 66/11 Kommunens behandling av byggesak oppføring av garasje med kjeller - orientering Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Byutviklingssjef Erik Øwre og byggesakssjef Mette Mohåg orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget.
Blad 4 Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 67/11 Forvaltningsrevisjonsrapporten Farlig avfall Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til oppsummering og anbefalinger i rapporten Farlig avfall. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å iverksette tiltak for å følge opp de anbefalinger som er gitt i rapporten som følger: a) Tromsø kommune bør oppdatere rutinene for byggesaksbehandling av avfallsplan og miljøsaneringsbeskrivelser slik at de er i henhold til gjeldende regelverk, samt gjennomføre tilsyn med byggesaker i henhold til tilsynsplan. b) Tromsø kommune bør vurdere hvordan de skal følge opp delegeringsvedtak omhandlende næringsavfall. 3. Kommunestyret anmoder Remiks AS om å iverksette tiltak for å følge opp anbefalingene som er gitt i rapporten som følger: a) Remiks AS bør sørge for at ordninger med ubetjente mottak praktiseres i henhold til regelverket og sikre at de ubetjente mottakene er tilstrekkelig tilgjengelig også om vinteren. b) Remiks AS bør utarbeide en informasjonsplan i henhold til kravene i regelverket. 4. Kommunestyret ber rådmannen angående punkt 2 ovenfor, og den daglige ledelsen ved Remiks AS når det gjelder punkt 3 gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak henholdsvis kommunen og Remiks AS vil iverksette (ev. har iverksatt), og hvilke vurderinger som er gjort for å imøtekomme anbefalingene i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til 30.1.2012. Forvaltningsrevisor presenterte kortfattet rapporten og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. I utkast til rapporten som er sendt kontrollutvalgets medlemmer opplyste revisor at ordene og en kompetanseplan var uteglemt i et anbefalingspunkt. Felles forslag til tilføyelse i punkt 3 b):
Blad 5...og en kompetansplan... Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til oppsummering og anbefalinger i rapporten Farlig avfall. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å iverksette tiltak for å følge opp de anbefalinger som er gitt i rapporten som følger: a) Tromsø kommune bør oppdatere rutinene for byggesaksbehandling av avfallsplan og miljøsaneringsbeskrivelser slik at de er i henhold til gjeldende regelverk, samt gjennomføre tilsyn med byggesaker i henhold til tilsynsplan. b) Tromsø kommune bør vurdere hvordan de skal følge opp delegeringsvedtak omhandlende næringsavfall. 3. Kommunestyret anmoder Remiks AS om å iverksette tiltak for å følge opp anbefalingene som er gitt i rapporten som følger: a) Remiks AS bør sørge for at ordninger med ubetjente mottak praktiseres i henhold til regelverket og sikre at de ubetjente mottakene er tilstrekkelig tilgjengelig også om vinteren. b) Remiks AS bør utarbeide en informasjonsplan og en kompetanseplan i henhold til kravene i regelverket. 4. Kommunestyret ber rådmannen angående punkt 2 ovenfor, og den daglige ledelsen ved Remiks AS når det gjelder punkt 3 gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak henholdsvis kommunen og Remiks AS vil iverksette (ev. har iverksatt), og hvilke vurderinger som er gjort for å imøtekomme anbefalingene i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til 30.1.2012. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 17.6.2011 til (frist 8.7.2011): - Tromsø kommune v/rådmannen Utskrift av saksprotokoll sendt xx.7.2011 til: - Tromsø kommune v/ordfører 68/11 Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger - orientering
Blad 6 Bjørn-Gunnar Jørgensen orienterte fra generalforsamlingen i Troms Kraft AS og Britt-Sofie Illguth orienterte fra generalforsamlingen i Hålogaland Teater AS. Felles forslag til vedtak: Redegjørelsene tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Redegjørelsene tas til orientering. 69/11 Referat fra etatsbesøk ved Tromsøya Nord barnehager/trollbakken barnehage 13.4.2011 Referatet godkjennes og innarbeides i kontrollutvalgets årsrapport for 2011. Referatet godkjennes og innarbeides i kontrollutvalgets årsrapport for 2011. Utskrift av saksprotokoll sendt 17.6.2011 til: - Tromsø kommune v/rådmannen 70/11 Rutiner for varsling ved mistanke om overgrep Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering om hvorvidt kommunen har varslingsrutiner som er tilpasset overgrepssaker. Dersom slike rutiner ikke foreligger bes rådmannen opplyse om det finnes konkrete planer om innføring av slike rutiner, og eventuelt forventet tid for ikrafttredelse.
Blad 7 Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering om hvorvidt kommunen har varslingsrutiner som er tilpasset overgrepssaker. Dersom slike rutiner ikke foreligger bes rådmannen opplyse om det finnes konkrete planer om innføring av slike rutiner, og eventuelt forventet tid for ikrafttredelse. Utskrift av saksprotokoll sendt 17.6.2011 til: - Tromsø kommune v/rådmannen 71/11 Referatsaker Referert: A. SAKSLISTER MØTE I FORMANNSKAPET a) Formannskapsmøtet 16.5.2011 b) Formannskapsmøtet 30.5.2011 B. PROTOKOLL FRA GENERALFORSAMLING I TROMSØ VEG AS a) Protokoll datert 5.5.2011 fra Tromsø Veg AS C. SAKSPROTOKOLLER FRA KOMMUNESTYRETS MØTE 25.5.2011 a) Kommunestyresak 55/11 Tromsø kommunes årsmelding for 2010 b) Kommunestyresak 56/11 Tromsø kommunes årsregnskap for 2010 D. VEDRØRENDE UTBETALING FOR TAPT ARBEIDSFORTJENESTE a) Brev av 16.5.2011 fra Eduardo da Silva E. GENERALFORSAMLING I TROMSØ ASVO AS 19.5.2011 a) Protokoll datert 19.5.2011 fra Tromsø ASVO AS F. ANMODNING OM TOLKNINGSUTTALELSE PÅ VEGNE AV KONTROLLUTVALGET I TROMS FYLKESKOMMUNE OG KONTROLLUTVALGET I TROMSØ KOMMUNE a) Brev av 27.5.2011 fra K-Sekretariatet G. HENVENDELSE FRA BENGT ERIK PAULSEN VEDR. KOMMUNAL AVLØPSTRASÉ PÅ PRIVAT SJØGRUNN a) E-post av 25.5.2011 fra Bengt Erik Paulsen b) E-post av 27.5.2011 fra Bengt Erik Paulsen c) E-post av 27.5.2011 fra K-Sekretariatet Referert ytterligere korrespondanse mellom K-Sekretariatet og Bengt Erik Paulsen.
Blad 8 Forslag til vedtak fra Rolleiv O. Lind: 1. Referatsak G: Kontrollutvalget ønsker en skriftlig redegjørelse på hva som har skjedd og årsaken til handlingsmåten. Felles forslag til vedtak: 2. Referatsakene A F tas til orientering. Forslagene enstemmig vedtatt. 1. Referatsak G: Kontrollutvalget ønsker en skriftlig redegjørelse på hva som har skjedd og årsaken til handlingsmåten. 2. Referatsakene A F tas til orientering. Utskrift av saksprotokoll pkt. 1 sendt 17.6.2011 til: - Tromsø kommune v/rådmannen - Bengt Erik Paulsen 72/11 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Kvalitet i eldreomsorgen - orientering Forvaltningsrevisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget. Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget ønsker prosjektet i alternativ 2 beskrevet i notatet fra KomRev NORD av 25.5.2011. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ønsker prosjektet i alternativ 2 beskrevet i notatet fra KomRev NORD av 25.5.2011. Utskrift av saksprotokoll sendt 17.6.2011 til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor
Blad 9 73/11 Status vedrørende undergang ved Gyllenborg skole - redegjørelse Felles forslag til vedtak: Saken utsettes til neste møte. Forslaget enstemmig vedtatt. Saken utsettes til neste møte. Rett utskrift: Tromsø, den 14. juni 2011 Inger Johansen