Dato: 28. juni 2010 BEBY /10 Bergen bystyre Ungdommens bystyre - fra prosjekt til fast ordning. 2 versjon BITE BYST-022-200718024-121 Hva saken gjelder: Med henvisning til forretningsutvalgets vedtak i sak 136-10 tirsdag 1. juni 2010 legges saken "Ungdommens bystyre - fra prosjekt til fast ordning" frem på nytt. Saken er i sin helhet den samme og kun endret enkelte steder. Endringene er markert med fet. I videreførelsen av Ungdommens bystyre (UB) tas det utgangspunkt i den modell som allerede er etablert, men med nødvendige tilpasninger som følge av overgang fra prosjekt til fast ordning. For en mer utdypende beskrivelse av ordningen, se bystyresak 137/07, 15/09 og evaluering av ordningen, jf. bystyresak 139/09. Den administrative støtte og bistand videreføres på det nivå som er i dag, men også her med de nødvendige tilpasninger som følge av overgangen fra prosjekt til fast ordning. Det anbefales at det politiske oppfølgingsansvaret for UB fremover legges Komité for oppvekst (KOPP), i og med at UB - representantene rekrutteres fra og er forankret i ungdomsskolene og de videregående skoler. Komite for Oppvekst har også et ansvarsfelt som dekker mye av det UB jobber med innenfor barn og unges oppvekstmiljø. I den videre utvikling av UB vil et tettere samarbeid være til nytte for begge parter. Endring i valgperiode Representanter blir fremover valgt for to kalenderår av gangen. Endringen er begrunnet i at opptak av nye medlemmer ikke skal gå på bekostning av kontinuiteten i UBs sitt arbeid. Aktivitetsnivå og arbeidsmetoder Det er viktig å gi representantene frihet til å jobbe med egne initiativer og ideer i tillegg til behandlingen av politiske saker. Derfor er det lagt inn flere arrangementer i løpet av året med både sosialt og faglig fokus, så som kveldssamlinger og sommerseminar hvor egen saker utarbeides. Det er også planlagt befaringer. Samarbeid internt med fagkomiteene og andre bystyreorganer UB har siden oppstart hatt et sterkt kontaktnettverk rundt seg, både i fagkomiteene og byrådsavdelingene. I tillegg har byrådsavdelingene bidratt med orienteringer i UB og dets komiteer. Det anbefales at dette samarbeid fortsetter og styrkes, bl.a. med oftere møter mellom komiteleder og -nestleder (UB) og relevant fagkomite og forretningsutvalget. 1
Videre anbefales det at UB ved behov involveres i saksutredingen. Dette praktiseres i noen tilfeller og har vist seg å være særlig gunstig for både saksbehandlere og representantene i UB. Det foreslås å ta ut bestemmelsen om at UB er høringsinstans for byrådet og erstatte det med at UB ved behov får utale seg i saker som avgjøres av byrådet men som kan vurderes å særlig relevans for barn og unge. Samarbeidet med skolene/lokalmiljøene og andre ungdommens kommune- og bystyre Det satses fremover på et tettere samarbeid med skoler og nærmiljø. I april ble det avholdt et informasjonsmøte for de skolens elevrådskontaktlærere og elevrådsledere, med det formål å klargjøre hvordan skolene kan bruke ordningen i forbindelse med elevrådsarbeidet og undervisningen på skolen. I tillegg vil UB igjen foreta skolebesøk på skoler som enda ikke er representert i UB. Andre tiltak i den kommende tid vil være en politikerhøring av den type UB hadde i 2008 i samarbeid med Redd Barna og et pilotprosjekt i samarbeid med Arna frivillighetssentral. UB i Bergen skal videre være vertsby for en samling for Ungdommens kommune- og bystyre fra landets største byer Trondheim, Tromsø, Stavanger, Oslo, Bergen og kanskje i år også Kristiansand høsten 2010. Budsjett og personalressurser Budsjett og administrativ støtte er i 2010 videreført på samme nivå som i 2009, men med de nødvendige tilpasninger som følge av overgangen fra prosjekt til fast ordning. I tillegg til at det som tidligere er en hovedansvarlig rådgiver, gis UB merkantil støtte og rådgiverstøtte i forbindelse med den videre utvikling av ordningen, møteavvikling og øvrige aktiviteter. Hovedansvarlig rådgiver for UB vil også ved behov gå inn i beslektede oppgaver på kontoret Rapportering og videre oppfølging Det foreslås at den videre rapportering innarbeides i årsmeldingen for bystyrets organer, og at komite for Oppvekst en gang i året gis en mer utfyllende presentasjon av aktivitetene i UB. Parallelt med denne saken fremlegges det egen sak om endring/justering av reglementet for UB. Forslag til innstilling til bystyret: 1. Bergen bystyre tar saken til orientering 2. Det politiske oppfølgingsansvaret for UB legges Komité for oppvekst (KOPP). Roar Kristiansen Bystyredirektør Birgitte Teglgaard Rådgiver 2
Saksutredning Målsetting for ungdommens bystyre Ved opprettelsen av Ungdommens bystyre (UB) jfr. bystyre sak 137/07 ble følgende målsetninger for Ungdommens bystyre vedtatt: Ungdommens bystyre skal: Sikre at barn og unges behov blir ivaretatt i kommunens planarbeid. Stimulere ungdom til aktiv deltagelse i kommunens planprosesser, spesielt i saker som angår deres eget oppvekstmiljø og framtid. Gi ungdom opplæring i å delta i demokratiske prosesser gjennom aktivisering og videreutvikling av elevrådsarbeidet ved skolene. Gi ungdom økt kunnskap om egen kommune. Gi folkevalgte og administrasjon økt kunnskap om barn og unges hverdag. Gi barn og unge uttalerett og være høringsinstans i politiske saker. I videreførelsen av UB tas det utgangspunkt i den modell som allerede er etablert, men med nødvendige tilpasninger som følge av overgang fra prosjekt til fast ordning. Selve innretningen av ordningen og hvordan det jobbes vil dog til enhver tid bli påvirket av hvem som faktisk sitter der. Innretningen på ordningen vil også være avhengig av hvordan det politiske system for øvrig utformes. De overordnede målesetninger som beskrevet i bystyre sak 137/07 er stadig aktuelle, men det må forventes at eventuelle nye (konkrete/kortsiktede) målsetninger og aktiviteter til en hver tid vil være betinget av representantens engasjement og ønsker. Det anbefales at ansvaret for Ungdommens bystyre fremover legges Komité for oppvekst (KOPP) idet komiteen og UB jobber innenfor de samme interesseområder. Samtidig har KOPP en naturlig interesse for arbeidet i og utviklingen av UB og et tettere samarbeid vurderes å kunne være til nytte for begge parter. Beskrivelse av ordning Her følger en beskrivelse av dagens ordning samt en redegjørelse for endringer og handlingsplan for UB fremover. For en nærmere beskrivelse av hvordan en har kommet frem til dagens ordning, se vedlegg Evalueringsrapport for Ungdommens bystyre i bystyresak 139/09. Oppgaver Ungdommens bystyre har status som uttaleorgan for Bergen bystyre og bystyrekomiteer i saker som hører inn under Ungdommens bystyres interesseområde, og som kan vurderes å ha direkte eller indirekte betydning for barn og unge. Videre fungerer UB som høringsinstans for byrådet og kan involveres i saker som ligger inne for byrådets sine fullmakter såfremt de har relevans for barn og unge. Struktur UB er inndelt i tre komiter med hver sin leder og nestleder. Komiteene har en struktur som ligner på den komiteene i bystyret har, med unntak av de fagområder som ikke ble vurdert ha særlig relevante for barn og unge. 3
Pr. april 2010 har UB følgende komitestruktur: Komité for miljø og byutvikling Komité for oppvekst og skole Komité for kultur, idrett og helse UB-møtene ledes av ordfører og har en varaordfører som eventuell stedfortreder. Hver av komiteene har en leder og nestleder. Møtene i komiteene ledes av komiteenes leder, med nestleder som eventuell stedfortreder. Ordfører, varaordfører og komitenes ledere og nestledere utgjør UBs ledergruppe. Ledergruppen møtes en gang i måneden og har som oppgave ansvaret for informasjon, profilering og representasjon. Etter hvert som jobbet med/i UB blir mer organisert vil ledergruppen også ha ansvar for UBs utvikling og organets virke i samarbeide med rådgiver og prosjektgruppen på bystyrets kontor. En aktiv ledergruppe med overordnet ansvar må anses som et parameter for hvorvidt representantene føler eierskap for ordningen. Det er viktig at vi, for medvirkningen og motivasjonens skyld, konstant har fokus på at UB er representantenes eget og at det er de som bestemmer. Ungdommens bystyre er av prinsipp partiuavhengig. Selv om flere av representantene er engasjert parallelt i organisasjoner, foreninger og ungdomspartier tilstrebes det at representantene ser ut over dette i UB sammenheng og jobber for hva som er best for barn og ungdom i Bergen. Det foreligger dog ikke noen regel om at representanter ikke får være medlem av politiske partier eller politisk aktiv annet steds. Valg og valgperiode Valg av representanter fra skolene Skolene tar selv stilling til hvordan de velger sine representanter, men skolene oppfordres til å arrangere personvalg blant alle skolens elever. Komitesammensetting og fordeling av verv i UB Fra januar 2009 har UB hatt en egen valgkomité med ansvar for å fremlegge forslag til komitésammensetting og fordeling av alle lederverv i UB og komiteer. Valgkomiteen blir valgt på det årlige oppstartseminaret på Herdla, og har til oppgave å jobbe frem en innstilling til komitesammensetting og fordeling av lederverv på UBs oppstartmøte i januar/februar. Endring i valgperiode Representanter blir fremover valgt for to kalenderår av gangen i stedet for et. Endringen ble gjort for at opptak av nye medlemmer ikke skulle gå på bekostning av kontinuiteten i UBs sitt arbeid. Alle representanter har mulighet for å stille til gjenvalg på samme skole såfremt de går på skolen eller som representant for en ny skole. Ved oppstart av ny periode i 2010 hadde ca 1/3 representanter vært med året før. Dette er det samme som i 2009 på tross av at det er 6 nye skoler med i ordningen. Møtefrekvens, aktivitetsnivå og arbeidsmetoder UB har i januar/februar-mai/juni og august/september-november/desember samme møtefrekvens som de øvrige politiske utvalg på bystyresiden. Dette gjelder både ledergruppen, komiteene og selve Ungdommens bystyre. Dette er gjort for at UB skal kunne uttale seg og oppnå innflytelse i alle relevante saker som behandles i bystyrets politiske organer. 4
Det er viktig å gi representantene frihet til å jobbe med egne initiativer og ideer i tillegg til behandlingen av politiske saker. Ungdommene synes det er viktig å jobbe med sakene de får til behandling, men ønsker i samtidig å jobbe mer fritt og kreativt med politikk, for eksempel gjennom å utarbeide egne saker og prosjekter. Videre har vi erfart at et godt sosialt klima i UB skaper et velfungerende, motivert og aktivt UB. Det vil i løpet av året bli lagt inn flere arrangementer med både sosialt og faglig fokus. Handlingsplan: Kveldssamlinger. Disse samlingene har til formål å bevare det gode sosiale sammenhold som oppstår på det årlige oppstartsseminarer. Samtidig vil vi skape en plattform hvor vi kan ta fatt i ulike tema som representantene ønsker/eller trenger å lære mer om. Det er på disse samlinger også mulig å invitere diverse foredragsholdere, som kan utvide representantenes viden om politisk arbeid eller belyse diverse samfunnsrelaterte problemstillinger. Sommer seminar: Siden oppstart har vi forsøkt å finne andre måter å jobbe på som alternativ til den vanlige saksbehandling. Hvert år utarbeider komiteene en liste over hvilke saker/problematikker de ønsker å jobbe med det kommende året. Dessverre har den vanlige saksbehandling tatt for mye tid til at komiteene får jobbet konsentrert med disse satsningsområder. Derfor legges det inn et todagers seminar med fokus på utarbeiding av egne saker ut ifra komiteenes satsningsområder. Seminaret har videre indirekte til hensikt å samle representantene sosialt og motivere dem til å stille opp til gjenvalg på samme eller ny skole. Årets sommerseminar fant sted 4-5 juni. I tillegg skal hver komité planlegge en til tre relevante befaringer i løpet av året. Samarbeid internt med fagkomiteene og andre bystyreorganer UB har siden oppstart hatt et sterkt kontaktnettverk rundt seg, både i fagkomiteene og byrådsavdelingene. I tillegg har byrådsavdelingene bidratt med orienteringer i UB og dets komiteer. Det anbefales at dette samarbeid fortsetter og styrkes. Handlingsplan: Oftere møter mellom komiteleder og -nestleder (UB) og relevant fagkomite. Dette vil sikre at UBs vedtak blir tatt med videre, samt styrke samarbeidet mellom de komiteer som jobber innenfor det samme felt. Deltakelse for leder og nestleder (UB) på fagkomiteenes befaringer når dette har direkte eller indirekte interesse for UB-komiteens arbeid. Jevnlige orientering om UB av ledergruppen /eller dele av ledergruppen i ansvarlig komite og forretningsutvalget. Dette vil sikre bedre informasjonsflyt mellom UB og de øvrige organer i bystyrets. Det er viktig at ledergruppen i UB føler en vis tilhørighet til det resterende bystyresystem og andre politikere. Videre bør UB involveres i utredingen av særlig relevante saker og ved behov få komme med utale i relevante saker som ligger innen for byrådets sine fullmakter. Samarbeidet med skolene/lokalmiljøene UB har siden oppstart forsøkt å involvere skole så mye som mulig i UBs arbeid. Skolene har siden oppstart mottatt alle innkallinger og protokoller fra møtene i UB. I forbindelse med Politikerhøringen som UB arrangerte i samarbeid med Redd Barna Region vest i oktober 2008, ble alle skolene invitert til å delta. En invitasjon godt 20 skoler valgte å takke ja til. Selv om disse tiltak anses som en suksess ønskes det fra både UBs og skolenes sin side mer og tettere samarbeid. Det ønskes videre at skolene bruker UB-ordningen mer i forbindelse med 5
elevrådsarbeidet og/eller undervisningen på skolen. I forbindelse med vår spørreundersøkelse/evaluering av ordningen på skolene våren 2009, ble vi gjort oppmerksomme på at også skolene og elevrådskontaktlærene ønskede mer involvering i UB og informasjon om hvordan ordningen kan brukes. Et tettere samspill med skolene vil kunne gjøre UB til et organ med direkte betydning for så mange unge som mulig - og sikre at alle barn og unge har mulighet for å bli hørt. Slik involvering av skolene vil videre kunne støtte opp om demokratiopplæringen på skolene og bidra til økt kunnskap blant ungdom om kommunen og egne påvirkningsmuligheter. Det foreslås videre at skolenes elevråd inkluderes mer i konkrete saker, enten/både før og etter UB har uttalt seg. Handlingsplan: Informasjonsseminar for de skolens elevrådskontaktlærere og elevrådsledere. Formålet med seminaret er å klargjøre hvordan skolene kan bruke ordningen og hvordan skolene og UB kan forbedre samarbeidet. Seminaret er lagt til 28. april og skal fremover være et fast punkt i forbindelse med den årlige oppstart av UB. Skolebesøk. Hver representant har ansvar for besøk på egen skole, barneskole i nærområdet samt skoler som ikke har en representant i UB. Det utarbeides en felles presentasjon. Plakat med informasjon om hvordan ungdommer kan ta kontakt og Åpen halvtime henges opp å skolene i høsten 2010. Politikerhøring (spørretime for barn og unge). I 2008 samarbeidede UB med Redd Barna Region vest, men det enda ikke avklart hvorvidt vi skal fortsette samarbeidet eller hvordan denne høring skal se ut. UB starter med planleggingen i 2010, men selve høringen legges til våren 2011. Pilotprosjekt med Arna frivillighetssentral. UB skal være en del av en nettverksgruppe i Arna, sammen med ungdommer fra bydelen. Deltakelse på bydelsstyrenes arrangement Ung i bydelen. Kommunikasjon via It`s learning. På UBs oppstartsseminar i februar 2010 ble det nedsatt en arbeidsgruppe med ansvar for å utarbeide et forslag til hvordan UB kan lenkes opp mot skolenes internettsystem It's Learning. Formidling av vedtak. Det satses i 2010 på formidling av vedtak via trykte, visuelle og sosiale medier, deriblant via UBs egen facebookside. Samarbeide med andre Ungdommens kommune- og bystyre Ungdommens bystyre i Trondheim tok i 2008 initiativ til et nettverkssamarbeid mellom Ungdommens kommune- og bystyre i landets 6 største byer. Den første storbysamling fant sted høsten 2009. Formålet med samlingen var erfaringsutveksling og utarbeidelse av en verkstøyskasse til kommuner som ønsker å starte opp ungdommens kommune- og bystyre. I april 2010 holdes et mindre seminar for de som jobber med Ungdommens kommune- og bystyre og til høsten 2010 skal neste storbysamling finne sted. Denne gang er det Bergen som inviterer. Tema og program for samlingen vil bli diskutert på møtet i april. Forbedringer på informasjon internt Systematisering av informasjon om hva UB faktisk oppnår. Det jobbes mot å systematisere informasjon om hva UB faktisk oppnår, slik det blir lettere for medlemmer og andre å se hvilke forslag fra UB får gjennomslag i Bergen bystyre. Eksempler på tiltak kan være å skrive flere nyhetssaker om det som får gjennomslag, invitere bystyrepolitikere til UB (eller omvent) for å fortelle om deres vedtak, få UBs spørsmål og svar register på nett. 6
Opplæringssider på nett for UBere. Her kan alle få kort informasjon om for eksempel styringssystem, arbeid i komité med mer som de kan bruke til oppslag i løpet av året. I tillegg bør det legge informasjon om hva som forventes, hvor mange møter, hvor mye tid tar det å være med UB, samt en beskrivelse av hva denne erfaringen kan brukes til i ettertid. Merkantile tilpassinger Ungdommens bystyre er innarbeidet i SRU. Kontaktinformasjonen for UB's medlemmer er etter dette på samme nivå som kontaktinformasjonen for politikerne. Ungdommens bystyres komiteprotokoller er også lagt på nett Budsjett og ressurser Budsjett og den administrative er videreført på samme nivå som i 2009. men også her med de nødvendige tilpasninger som følge av overgangen fra prosjekt til fast ordning. Personalressurser Ungdommens bystyre har i 2010 45 skoler representert. Det vil si at 45 representanter og 45 vararepresentanter, altså 90 ungdommer totalt er på nåværende tidspunkt engasjert i UB. I tillegg har UBs fem underorganer en møtefrekvens der legger seg opp av bystyrets saksgang. For at dette system skal kunne administreres på beste vis og i tillegg gjøre det mulig å organisere og gjennomføre de utenomliggende aktiviteter og prosjekter, er det nødvendig å ha tilstrekkelig med ressurser til rådighet. Ordningen med hovedansvarlig rådgiver er videreført. I tillegg gir Bystyrets kontor nødvendig merkantil støtte og rådgiverstøtte i forbindelse med utvikling av ordningen, møteavvikling og andre aktiviteter. Hvordan dette gjøres, er som for andre områder, gjenstand for jevnlige vurderinger. Hovedansvarlig rådgiver for UB skal ved behov ivareta beslektede oppgaver på kontoret. Eksterne ressursgruppe I tillegg til ovennevnte er det etablert en ekstern ressursgruppe. Denne gruppe består av hovedansvarlig fra Bystyrets kontor, Kontaktperson for UB på byrådsavdelingen for barnehage og skole, en rådgiver fra fylkeskommunens avdeling for videregående opplæring samt rådgiver fra Europakontoret/Internasjonalt arbeidslag. Sistnevnte er hovedansvarlig for Ungdommens fylkesting. Ressursgruppen skal være bindeleddet mellom kommune og fylke, samt bystyre- og byrådssiden. Gruppen kan i tillegg fungere som forum for vitensdeling og samkjøring av ungdomsrelaterte prosjekter på kommunal- og fylkesnivå. Annen bruk av ressurser Alle representanter har siden 2009 rett på godtgjørelse i form av 500 kroner på slutten av året. Dette skal dekke eventuelle utgifter i forbindelse med møter og arbeid i UB. 7