2009 Kafèhåndboka Prosedyrebeskrivelse for kafèdriften i Sørreisa IL fotball Her skal du finne svar på alt som omhandler kafèdriften, hvordan vi gjør ting i Sørreisa IL og hvilke oppgaver og ansvar du har når du er satt opp på kafètjeneste. Utarbeidet av Thomas Hansen SØRREISA IL - fotball 26.0.2009
Innhold Ansvarlig 1 (hovedoppgaver)...3 Ansvarlig 2 (hovedoppgaver)...3 Ansvarlig 3 (kun seniorkamper)(hovedoppgaver)...3 Samtlige (ansvarlig 1, 2 og 3)...4 Kafètjenesten...4 Belønning...4 Overlevering...4 Kasse...4 Dommere...4 Nattsafe...4 Vaffler...5 Varebestillinger...5 Pant...5 Billett tjenesten...5 Stenging/låsing...5 Kontaktpersoner...5
Ansvarlig 1 (hovedoppgaver) Stiller med 2 liter vaffelrøre Får nøkkel og leverer videre til neste ansvarlig 1 på lista Kvitterer for, og avleverer kasse til neste ansvarlig 1 på lista Sørger for låsing Betaler dommere Setter inn salgsoverskudd - nattsafe Kjøkken vaskes + oppvask Overlevering av pengeskrin etc Ansvarlig 2 (hovedoppgaver) Stiller med 2 liter vaffelrøre Henter ut varer på Prix ihht vareskjema (hvis nødvendig) Fyller opp med varer Teller varer inn og ut Fyller ut vareskjema Vask av Kafe og toalett i kafe Pante tomflasker Ansvarlig 3 (kun seniorkamper)(hovedoppgaver) Bilettsalg Orden under kamper etc Rydding utvendig (sneiper etc) Dusj vaskes Bortebua ryddes og feies Vaske Hjemmegarderobe Sette en ungdom til å dirigere parkering
Samtlige (ansvarlig 1, 2 og 3) Søppel tømmes i container Kafètjenesten Kafèen skal være ett viktig samlingspunkt. Her skal foreldre, spillere og alle som bryr seg om Sørreisa fotball kunne sette seg ned å slappe av mens f.eks ungene er på trening. Her skal man møtes og slå av en prat, bli kjent og bygge klubbfølelse. Man skal også finne informasjon om vår aktivitet. Kafèen skal være i drift når det er kamper på stadion. For barnefotballen vil det si hver tirsdag og torsdag fra kl 17:00 20:00. Ut over dette kommer alle kamper i ungdomsfotballen og seniorfotballen. Kafèen skal drives på dugnad, det vil si at alle foreldre og seniorspillere skal stille opp. I løpet av en sesong vil hver enkelt få ca en økt dugnad pr aktiv, noen av dere vil få den i kafèen. Dugnadsdrift av kafè er en forutsetning for at dette blant annet ikke skal komme inn under MVA bestemmelsene. Det første som skjer er at du oppdager at du skal stille på dugnad for klubben. Da må du sørge for at du har anledning til å stille. Dersom dagen passer dårlig for deg må du finne noen på lista som du kan bytte med og gjøre denne avtalen i god tid. Bytter skal meldes inn til ditt lags foreldrekontakt, dette er du som trenger å bytte ansvarlig for. Dersom noe alvorlig oppdukkende skulle skje rett før din turn tar du kontakt med han/hun som er foreldrekontakt på ditt lag. Dersom noen ikke stiller vil klubben kontakte ditt lags foreldrekontakt for å finne løsning. Belønning Ungdom/unger som hjelper til skal normalt ikke få noe for dette. Dette er en del av det vi forventer av våre utøvere. Dersom det er vafler til overs ved stengetid kan man imidlertid vurdere om man skal gi bort noe av dette.. alternativt selge det til halv pris. Vi må huske at kafeen er en inntektskilde for klubben og hvis noen får noe gratis (f.eks en brus) må vi selge 3 flasker til for å tjene inn tapet. Overlevering Den som er ansvarlig 1 er ansvarlig for overlevering til nestemann. Dette skal gjøres på kvelden etter at man har stengt. Husk å ta med ett blankt oppgjørsskjema til nestemann som begge signerer når kassen er telt opp og nøklene overlevert. Kasse Kasse telles opp ved mottak og overlevering (oppgjørsskjema), det skal være 3000,- i veksel. Kassen benyttes i kiosken, til billettsalg og til å betale dommere, andre utlegg skal ikke forekomme. Kassen telles opp igjen når man stenger kafèen og
beløp ut over 3000,- (veksel) settes inn med nattsafe. Pass på at det er nok mynt igjen i kassen. Kronestykker og femtiøringer har vi ikke så mye bruk for så de går i nattsafe. Fra 5 kroning og oppover er interessant. I kiosken står det i tillegg ett tomt pengeskrin som benyttes ved bilettsalg. Dersom man ved avslutning ikke har kr 3000,- i veksel kontakter man økonomiansvarlig (Aleksander Noreng på tlf 90973532) Dommere Dommere som settes opp av kretsen skal levere dommerregning, denne skal være signert. Dommere som er satt opp av klubben (gjelder 5 er og 7 er kamper og linjedommere i 5 div) får kr 50,- uten regning. Samtlige dommerutbetalinger føres opp på dommerskjema og dommeren kvitterer for mottatt beløp. Dommerskjema legges i oppgjørskonvolutten når man er ferdig. Dommere tilbys gratis kaffe. Nattsafe Nøkkel til nattsafen er sammen med kafènøkkelen. På nattsafekvitteringen påføres posenr (finnes på nattsafeposen), kontonr 4705.04.03137, navn på ansvarlig 1, samt beløp, del 1 legges i nattsafeposen og følger pengene, del 2 legges i oppgjørskonvolutten. Posen låses inn i nattsafen, trekk ut en ekstra gang og sjekk at posen er forsvunnet ned. Maks 50 kr i mynt settes inn i nattsafen. Dette fordi at ikke posen skal bli ødelagt når den faller ned i velvet. Vafler Ansvarlig 1 og 2 skal hver ha med seg 2 liter vaffelrøre, eller en pakke vaffelmix (økonomipakke). Dersom man velger vaffelmix finner man 200g klumper med margarin i kjøleskapet på klubbhuset. Varebestillinger Varer hentes ut på Prix når det er behov for det. Dette vil du se av vareskjema som du mottar fra din forgjenger. Varene skrives opp på Sørreisa IL fotball, på kvitteringen skriver dere kiosk og signerer. Den andre kvitteringen skal legges i oppgjørskonvolutten. På vareskjema er det angitt ved hvilken beholdning man må etterforsyne, og hvor mye det skal fylles opp med. Vareskjema gjøres opp og leveres til nestemann etter stenging, slik at han/hun kan ta ut varer før sin vakt. Pant Når det er en full kasse med tomflasker eller en pose med div flasker skal det pantes. Man tar da turen ned til butikken i løpet av vakten og panter disse. Flaskene pantes på Prix og beløpet godskrives/settes opp på Sørreisa IL fotball. Kvitteringen legges i oppgjørskonvolutten på lik linje med vareuttak.
Billett tjenesten Når det er kamper i 4 og 5 Divisjon tar vi inngangsbilett for de som vil komme å se på. Inngangsbilletten er kr 40 for 5 Divisjon og 60 for 4 Divisjon. Alle som har tilgang til å se stadion skal betale, dette gjelder uansett om de sitter i bil eller om de lusker i buskene. Billetøren setter opp ett bord i kortenden av klubbhuset og krever inn betaling for alle som kommer. Eventuelt går man rundt og tar betalt av de som prøver å lure seg unna. Dersom det ikke er laget egne biletter til kampen benyttes loddblokk som billetter. Disse ligger i pengeskrinet til billetter. Bortelaget kan stille med nødvendig støtteapparat, disse må da oppholde seg i umiddelbar nærhet til benken. Egne spillere og barn under 15 år er gratis. Billettsalget foregår fra 30 min før avspark og 15 min ut i 2 omgang. Stenging/låsing Ved stenging skal følgende dører sjekkes. Garderobe Bortebua Kafè (2 dører og 3 vinduer) Kiosk (luker stenges) Garasje (dersom det ikke er trening på banen) Når man forlater skal det være rengjort, søppel tømt etc. Lagledere har ansvar for å rydde i garderobene slik at det kun er kosting og vask som er nødvendig. Ta vare på lokalene våre, hold dem i orden og krev at folk hjelper til. Spør gjerne barna/ungdommen om hjelp til å f.eks samle flasker, plukke søppel. Det gir gode holdninger og hindrer at man hiver fra seg i fremtiden. Kontaktpersoner Økonomi/kasse/nattsafe Aleksander Noreng - 90973532 Varer Bente F Hansen - 90626426 Kamper Barnefotball Frank Jakobsen - 98246712 Kamper Ungdom/Senior Thomas Hansen - 97048047 Andre saker Thomas Hansen 97048047 Frode Skuggedal 48044904