Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, kommunestyresalen 6.11.2017 Fra sak: Til sak: 14/17 34/17 Fra kl.: Til kl.: 09:30 13:20 Følgende medlemmer møtte: Ann Aashild Hansen (leder) Lars-Olle Gerhardsen (nestleder) Øystein Eide (sak 14/17 17/17 og sak 26/17 34/17) Bjarne J. Langmo (sak 18/17 27/17) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fungerende økonomileder Idar Kintel var tilstede i møtet under behandling av sak 17/17 24/17 og sak 34/17. FRA SEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Inge Johannessen og kontaktrevisor Bjørg-Karin Steinhaug var tilstede i møtet under behandling av sak 17/17 27/17. 3 av 3 medlemmer møtte. Vara var tilstede for ett av medlemmene i deler av møtet. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 6. november 2017 sak 14/17 34/17 Side 1
Sak 14/17 Godkjenning av protokoll fra møte den 5. april 2017 Protokoll fra møte i Tysfjord kontrollutvalg den 5. april 2017 godkjennes. Protokoll fra møte 5. april 2017 ble gjennomgått. Protokoll fra møte i Tysfjord kontrollutvalg den 5. april 2017 godkjennes. Sak 15/17 Negativ revisjonsberetning Tysfjord kommune 2016 - orienteringssak Negativ revisjonsberetning Tysfjord kommune 2016 tas til orientering. Kontrollutvalget har mottatt fra revisor kopi av negativ revisjonsberetning på årsregnskapet for Tysfjord kommune 2016. Sekretariatet redegjorde for innholdet i negativ revisjonsberetning, og kontrollutvalget fattet så følgende Negativ revisjonsberetning Tysfjord kommune 2016 tas til orientering. Sak 16/17 Negativ revisjonsberetning Stetindhallen Tysfjord KF 2016 - orienteringssak Negativ revisjonsberetning Stetindhallen Tysfjord KF 2016 tas til orientering. Kontrollutvalget har mottatt fra revisor kopi av negativ revisjonsberetning på særregnskapet for Stetindhallen Tysfjord KF 2016. Sekretariatet redegjorde for innholdet i negativ revisjonsberetning, og kontrollutvalget fattet så følgende Negativ revisjonsberetning Stetindhallen Tysfjord KF 2016 tas til orientering. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 6. november 2017 sak 14/17 34/17 Side 2
Sak 17/17 Årsregnskap Tysfjord kommune 2016 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tysfjord kommunes årsregnskap for 2016. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Kontaktrevisor Bjørg-Karin Steinhaug fra KomRev NORD IKS var tilstede i møtet tok en grundig gjennomgang av revisors funn i forbindelse med revisjon av årsregnskapet, og tok samtidig en gjennomgang av avgitt revisjonsberetning. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Inge Johannessen var også tilstede i møtet, og kom med kommentarer og innspill. Fungerende økonomileder Idar Kintel var tilstede i møtet, og kommenterte og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. 1. Kontrollutvalget vedtar uttalelse til Tysfjord kommunes årsregnskap for 2016. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Sak 18/17 Revisjonsbrev nr. 18 Redegjørelsen fra revisor tas til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding fra administrasjonssjefen på revisjonsbrev nr. 18. Oppdragsansvarlig revisor gjennomgikk revisjonsbrev nr. 18. Forholdene som var tatt opp i brevet ble diskutert i møtet. Kontrollutvalget tar revisjonsbrev nr. 18 til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding på revisjonsbrev nr. 18 fra administrasjonssjefen innen 1. desember 2017, med kopi til ekstern revisor. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 6. november 2017 sak 14/17 34/17 Side 3
Sak 19/17 Oppsummeringsbrev årsregnskap Tysfjord kommune 2016 - orienteringssak Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tysfjord kommune 2016 tas til orientering. Revisor hadde forespeilet utsending av oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tysfjord kommune 2016 i løpet av uke 44. Brevet var imidlertid ikke klart for behandling, og vil bli behandlet på et senere tidspunkt. Kontrollutvalget fattet følgende Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tysfjord kommune 2016 behandles når det foreligger. Sak 20/17 Særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2016 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til særregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Stetindhallen Tysfjord KF s særregnskap for 2016. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Inge Johannessen tok en gjennomgang av utført revisjon av særregnskapet, samt revisors funn gjennom revisjonen. Fungerende økonomileder Idar Kintel svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til særregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Stetindhallen Tysfjord KF s særregnskap for 2016. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Enstemmig vedtatt Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 6. november 2017 sak 14/17 34/17 Side 4
Sak 21/17 Oppsummeringsbrev Stetindhallen Tysfjord KF 2016 orienteringssak Oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2016 tas til orientering. Kontrollutvalget hadde i forkant av møtet mottatt kopi av oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2016, som var sendt fra revisor til driftsleder i Stetindhallen Tysfjord KF. Revisor redegjorde for innholdet i brevet. Oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2016 tas til orientering. Enstemmig vedtatt Sak 22/17 Manglende svar på revisjonsbrev nr. 16 (del 2) Redegjørelsen fra administrasjonen tas til orientering. Kontrollutvalget følger opp at revisjonsbrevet blir tilfredsstillende besvart. Kontrollutvalget sendte melding om vedtak i sak 09/17 Svar på revisjonsbrev nr. 16, og revisors vurdering av svar på revisjonsbrevet til kommuneadministrasjonen 2. mai 2017. Av vedtaket i sak 09/17 framgår det at «Kontrollutvalget ber administrasjonssjefen om å svare på revisors forespørsel i brev av 4. januar 2017, med kopi til kontrollutvalget, innen 16. mai 2017.» Kontrollutvalget kan ikke se å ha mottatt svar på henvendelsen, men er informert om at revisor har etterlyst svar i epost til økonomileder 24. oktober 2017. Kontrollutvalget følger opp at revisjonsbrevet blir tilfredsstillende besvart. Enstemmig vedtatt Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 6. november 2017 sak 14/17 34/17 Side 5
Sak 23/17 Svar på revisjonsbrev nr. 17 Administrasjonens svar på revisjonsbrev nr. 17 tas til orientering. Økonomileder Mari Hegge har 24.7.17 gitt tilsvar på revisjonsbrev nr. 17. Revisor redegjorde for innholdet i svarbrevet. Administrasjonens svar på revisjonsbrev nr. 17 tas til orientering. Sak 24/17 Revisors vurdering av svar på revisjonsbrev nr. 17 Revisors vurdering av svar på revisjonsbrev nr. 17 tas til orientering. Revisor hadde vurdert administrasjonens tilsvar på revisjonsbrev nr. 17. Revisor redegjorde for sin vurdering av svar på revisjonsbrev nr. 17, og kontrollutvalget fattet følgende Revisors vurdering av svar på revisjonsbrev nr. 17 tas til orientering. Sak 25/17 Beboerregnskap Prestegårdstunet sykehjem 2016 orienteringssak Kontrollutvalget tar mottatt revisjonsberetning på beboerregnskapene for 3 beboere ved Prestegårdstunet sykehjem for 2016 til orientering. Kontrollutvalget hadde i forkant av møtet mottatt revisjonsberetning på beboerregnskapene for 3 beboere ved Prestegårdstunet sykehjem for 2016. Revisor redegjorde for innholdet i mottatt revisjonsberetning. Kontrollutvalget tar mottatt revisjonsberetning på beboerregnskapene for 3 beboere ved Prestegårdstunet sykehjem for 2016 til orientering. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 6. november 2017 sak 14/17 34/17 Side 6
Sak 26/17 Utredning av kontrollutvalgets sekretariatsordning i Nordland fylkeskommune - orienteringssak Kontrollutvalget anbefaler ikke endring av revisjons- og sekretariatsordning, og ønsker ikke å gå videre med invitasjonen fra Nordland fylkeskommune. I Fylkestingets møte 12. juni 2017 ble sak 079/2017 Utredning av kontrollutvalgets sekretariatsordning i Nordland fylkeskommune og sak 080/2017 Utredning av revisjonsordningen i Nordland fylkeskommune behandlet. Med bakgrunn i vedtakene har kontrollutvalgene for kommunene i Nordland mottatt kopi av invitasjon til Andøy kommunes kontrollutvalg til å delta i arbeidet med å etablere nytt interkommunalt sekretariatsselskap og revisjonsselskap i Nordland. Av saksdokumenter knyttet til vedtakene i Nordland fylkeskommune fremgår det at Salten kommunerevisjon, Ytre Helgeland kommunerevisjon og kommunerevisjonen i Lofoten skal være del i utredningsprosessen vedrørende dannelse av felles revisjonsenhet. Tysfjord kommune har i dag ikke tilknytning til noen av disse involverte partene. Revisor og sekretariatet redegjorde for mottatt invitasjon i møtet, og kontrollutvalget fattet følgende Kontrollutvalget anbefaler ikke endring av revisjons- og sekretariatsordning, og ønsker ikke å gå videre med invitasjonen fra Nordland fylkeskommune. Sak 27/17 Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor - orienteringssak Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor for Tysfjord kommune og Stetindhallen Tysfjord KF tas til orientering. Kontrollutvalget hadde i forkant av møtet mottatt kopi av uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor for Tysfjord kommune og Stetindhallen Tysfjord KF. Kontrollutvalget fattet følgende Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor for Tysfjord kommune og Stetindhallen Tysfjord KF tas til orientering. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 6. november 2017 sak 14/17 34/17 Side 7
Sak 28/17 Valg av revisor til fellesnemnd Tysfjord vest/hamarøy Kontrollutvalget sender saken til behandling i fellesnemnda med følgende innstilling til vedtak: Som revisor for fellesnemnda velges Salten kommunerevisjon IKS. I felles kommunestyremøte Hamarøy og Tysfjord 17. august 2017 ble det i KS sak 57/17 Valg av revisor til fellesnemnd fattet følgende vedtak: «Fellesnemnda får fullmakt til å velge revisor etter innstilling fra kontrollutvalgene.» Før saken ble behandlet valgte kontrollutvalgets leder Ann Aashild Hansen å erklære seg inhabil. Dette som følge av at hun er ansatt som økonomisjef i Hamarøy kommune. Kontrollutvalget fattet følgende Kontrollutvalget sender saken til behandling i fellesnemnda med følgende innstilling til vedtak: Som revisor for fellesnemnda Tysfjord vest/hamarøy velges Salten kommunerevisjon IKS. Sak 29/17 Valg av revisor til fellesnemnd Tysfjord øst/narvik Kontrollutvalget sender saken til behandling i fellesnemnda med følgende innstilling til vedtak: Som revisor for fellesnemnda velges KomRev NORD IKS. I møte i Fellesnemnd for kommunesammenslåing Narvik, Ballangen og Tysfjord 26. juni 2017 ble det i sak 001/17 Konstituering av fellesnemnd fattet følgende vedtak vedrørende valg av revisor: «Valg av revisor til Fellesnemnda gjøres på et senere tidspunkt.» Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 6. november 2017 sak 14/17 34/17 Side 8
Kontrollutvalget fattet følgende Kontrollutvalget sender saken til behandling i fellesnemnda med følgende innstilling til vedtak: Som revisor for fellesnemnda Tysfjord øst/narvik/ballangen velges KomRev NORD IKS. Sak 30/17 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring i Tysfjord kommune Kontrollutvalget godkjente, og vil legge til grunn, overordnet prosjektskisse fra forvaltningsrevisor datert 12. september 2017. Sekretariatet setter forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring i Tysfjord kommune i bestilling. Med bakgrunn i at Narvik kommune vil overta Tysfjord kommunes økonomifunksjon fra 1. januar 2018, ansees det som lite relevant å gjennomføre det planlagte forvaltningsrevisjonsprosjektet. Når Plan for forvaltningsrevisjon ble behandlet i kommunestyret 16. desember 2016, ble kontrollutvalget gitt «myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, både vedrørende planlagte forvaltningsrevisjonsprosjekter og prioritert rekkefølge på disse.» Kontrollutvalget ønsker heller å bestille en forvaltningsrevisjon på Selvkosttjenester, jf. prioritert prosjekt nr. 2 i Plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget fattet følgende Kontrollutvalget besluttet å iverksette prosess med bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Selvkosttjenester, som var prioritet nr. 2 i den vedtatte planen for forvaltningsrevisjon. Det er kommunens revisor KomRev NORD IKS som utfører forvaltningsrevisjon for Tysfjord kommune. Kontrollutvalget anmoder sekretariatet om å utarbeide forslag til prosjektskisse til neste kontrollutvalgsmøte. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 6. november 2017 sak 14/17 34/17 Side 9
Sak 31/17 Budsjett Kontrollutvalget fremmer sak til kommunestyret om å vedta forslag til budsjett for 2018 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Tysfjord kommune med en ramme på kr 557 000,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2018 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Sekretariatet hadde i forkant av kontrollutvalgsmøtet laget et forslag til budsjett for 2018 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Tysfjord kommune. Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn jf. kontrollutvalgsforskriften 18. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme inneholder utgiftene til driften av kontrollutvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert på regnskapstall fra tidligere år, satser for møtegodtgjørelse, samt prisestimat fra KomRev NORD IKS og Hålogaland Revisjon AS, som er partene kommunen kjøper tjenester fra. Forslaget ble gjennomgått i møtet, og kontrollutvalget fattet så følgende Kontrollutvalget fremmer sak til kommunestyret om å vedta forslag til budsjett for 2018 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Tysfjord kommune med en ramme på kr 557 000,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2018 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 6. november 2017 sak 14/17 34/17 Side 10
Sak 32/17 Invitasjon til fellesmøte kontrollutvalgene i Narvik, Ballangen og Tysfjord Ingen Med bakgrunn i at kommunene Narvik, Ballangen og Tysfjord (øst) skal slås sammen, ønsket kontrollutvalget i Narvik kommune å ta initiativ til et fellesmøte for de berørte kontrollutvalgene. Kontrollutvalget i Narvik kommune ønsket således tilbakemelding på om det ville være ønskelig med et slikt fellesmøte i begynnelsen av 2018, samt eventuelle innspill til saker som kan være aktuelle å ta opp i et slikt møte. Kontrollutvalget så at det kunne være hensiktsmessig med et slikt fellesmøte, og ønsket følgelig å takke ja til invitasjonen fra kontrollutvalget i Narvik. Kontrollutvalget drøftet forslag til saker som kunne være aktuelle å ta opp, og anbefalte i første omgang følgende saker: Kontrollutvalgets rolle Felles forvaltningsrevisjonsprosjekt i 2019? Kontrollutvalget i Tysfjord kommune takker ja til invitasjonen fra kontrollutvalget i Narvik kommune, og vil utarbeide saker og innspill frem mot møtet. Kontrollutvalget anmoder sekretariatet å forberede en presentasjon til fellesmøtet, som gir et innblikk i kontrollutvalgets rolle, samt i bakgrunnen for at kontrollutvalget i Tysfjord kommune i 2016/2017 ønsket å konkretisere sin rolle. Sak 33/17 Protokoll representantskapsmøte i KomRev NORD IKS 24. april 2017 orienteringssak Protokoll etter representantskapsmøte i KomRev NORD IKS 24. april 2017 tas til orientering. Sekretariatet redegjorde for at kontrollutvalget har mottatt protokoll etter representantskapsmøte i KomRev NORD IKS. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 6. november 2017 sak 14/17 34/17 Side 11
Protokoll etter representantskapsmøte i KomRev NORD IKS 24. april 2017 tas til orientering. Sak 34/17 Eventuelt 34.1/17 Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2016 I forkant av kontrollutvalgsmøtet har revisor mottatt svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2016. Kontrollutvalget fattet følgende Kontrollutvalget tar svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2016 til orientering. 34.2/17 Avtale med avgått rådmann Saken er unntatt offentlighet, jfr. kommuneloven 31, pkt. 3 Fungerende økonomileder Idar Kintel redegjorde for deler av avtalen som var inngått med avgått rådmann. 34.3/17 Tvistesaker Fungerende økonomileder Idar Kintel redegjorde for både potensielle, pågående og avsluttede tvistesaker i Tysfjord kommune. 34.4/17 Status økonomiavdeling Tysfjord kommune Fungerende økonomileder Idar Kintel redegjorde for status på økonomiavdelingen i Tysfjord kommune. Gjennom redegjørelsen fremkom det at fungerende økonomileder vil begynne i ny jobb 1. februar 2018. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 6. november 2017 sak 14/17 34/17 Side 12
Det kom videre frem at det er avtalt at Narvik kommune vil håndtere Tysfjord kommunes økonomifunksjon fra 1. januar 2018. 34.5/17 NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2018 Samtlige ordinære medlemmer i kontrollutvalget i Tysfjord kommune ønsker å delta på NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2018. Slik opplæring er tatt inn i innstilling til budsjett for kontroll og tilsyn 2018. Kontrollutvalget anmoder sekretariatet om å besørge påmelding til konferansen. Neste kontrollutvalgsmøte berammes til mandag 11. desember 2017 kl. 10:00. Møtet ble hevet kl. 13:20. Kjøpsvik, 6. november 2017. Ann-Aashild Hansen Leder i Tysfjord kontrollutvalg Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 6. november 2017 sak 14/17 34/17 Side 13