Innkalling til ekstraordinært sameiemøte i Boligsameiet Solstadtunet Det innkalles herved til ekstraordinært sameiermøte for Solstadtunet sameie. Sted: Nasle Aktivitetshus (Larkollveien 915) Dato: 6.desember 2010 Tid: 18:00 Agenda for dagen 1. Velkomst ved leder 2. Godkjenning av møteinnkalling 3. Valg av møteleder og referent 4. Valg 2 personer til å underskrive protokoll 5. Endring av 3 i vedtektene 6. Valg av nytt styremedlem 7. Valg av revisor 8. Økonomisk mellomværende (v/ Trysilhus) 9. Maling av hus 10. Budsjett 2010 og 2011 11. Månedlige felles kostnader 12. Husordensregler 13. Valg av dugnadskomite Mvh Styret i Boligsameiet Solstadtunet Det bes om at minst en fra hver seksjon møter. Det kan gis fullmakt hvis man allikevel er forhindret fra å møte. FULLMAKT Jeg gir herved fullmakt til å representere meg i ekstraordinært sameiemøte for boligsameiet Solstadtunet den 6.desember 2010 Sted og dato Underskrift
Sak 5 Endring av 3 i vedtektene Iht de gjeldene vedtektene for Boligsameiet Solstadtunet 3, skal sameiets styre bestå av 5 medlemmer. Styret foreslår at dette økes til 6 medlemmer. Sak 6 Valg av nytt styremedlem Styret ønsker at Axel Staib velges inn i styret. Sak 7 Valg av revisor Styret foreslår at Revisjonscompagniet AS velges som revisor. Sak 8 Økonomisk mellomværende med Trysilhus Sak 9 Maling av hus Styret har kommet frem til følgende tidsplan for maling av husene i Solstadtunet Hus 1 2011 Hus 2 og 3 2012 Hus 4 og 5 2013 Dette vil gi en jevn fordeling av utgiftene som er forbundet med maling. Når det gjelder alternativer for den praktiske gjennomføringen av arbeidet med å male, så har styret kommet frem til 2 alternativer. Alternativ 1 Leie inn malere til å utføre arbeidet. Dette har blitt estimert til å beløpe seg til 10 000, pr leilighet. Alternativ 2 Arbeidet gjøres på dugnad. Dette er estimert til å koste 2 500, pr leilighet pr strøk. Merk: Alle summer oppgitt er KUN veiledende, da ingen faktiske tilbud er innhentet. Sak 10 Budsjett 2010 og 2011 Sak 11 Månedlige felles kostnader Styret har i sak 9 satt opp et forslag på budsjett. Dersom dette blir vedtatt godkjent slik den er foreslått, vil månedlig felles kostnader være 665, på leilighet. Sak 12 Husordensregler Styret har laget et forslag på husordensregler for sameiet. Sak 13 Valg av dugnadskomite I forbindelse med dugnader som skal gjennomføres, så er det behov for en dugnadskomite. Mandat for denne komiteen vil utarbeides av styret.
Budsjett 2011 for Boligsameiet Solstadtunet Inntekter Månedlig husleie pr leilighet 665 Antall leiligheter 28 Sum inntekter 223 440 Utgifter Drift av felles arealer Snømåking 1 63 000 Strøing 1 10 000 Forsikring 55 000 Mellomværende med Trysilhus 5 0 Diverse 5 000 Sum 133 000 Administrasjonskostnader Regnskap 2 15 000 Revisjon 15 000 Styrehonorar 3 10 000 Sosiale kostnader 4 000 Vannavgift 6 000 Strøm 6 000 Kontorkostnader 2 000 Møtekostnader 3 000 Kontingenter 2 000 Småanskaffelser 5 000 Telefon, porto 2 000 Sum 70 000 Vedlikeholdsfond Maling, beising 4 20 000 Annet 0 Sum 20 000 Totalt 223 000
Budsjett 2010 Det er ikke satt opp eget budsjett for 2010. Ingen større utbetalinger er eller vil bli gjort i 2010. De kostnader som relaterer seg til 2010, og som i prinsippet skulle vært utbetalt i 2010, er tatt med i budsjettet for 2011 (altså i det året de vil bli utbetalt). Snømåking Betaling av forskudd (egentlig forfall 1/12 2010) er utsatt til begynnelsen av januar. Tas derfor med i 2011 budsjettet. Forsikring Avtale gjøres f.o.m 1/1 2011 Premien på kr. 55 000, deles på 2 terminer og betales forskuddsvis. Første forfall i januar. Styrehonorar Styrehonorar for 2010 utbetales i 2011 (under forutsetning at dette vedtas på sameiemøte). Anskaffelser Kun mindre utgifter som refunderes og utgiftsføres i 2011. Revisjon Revisjonshonorar for 2010 utbetales og utgiftsføres i 2011. Regnskapsførsel Kostnad for 2010 utbetales og utgiftsføres i 2011 (med mindre bokholderen gjør dette gratis for 2010). Mellomværende med Trysilhus AS: Oversikt foreligger ennå ikke. Budsjetteres og utbetales i 2011.
Budsjett for 2011 Snømåking 1 Snø Beredskap 3 400, Garantisum (10 x 1 700, ) 17 000, Strø Beredskap 580, 20 980, Mva 5 245, Totalt 26 225, Forfaller 15/1 2011 26 225, Forfaller 1/12 2011 26 225, Snø Ekstraganger (5 x 1 700, ) 8 500, Strø 10 x 800, 8 000, 16 500, Mva 4 125, Totalt 20 625, Forfaller 1/5 2011 20 625, Totalt budsjettert 2011 73 075, Regnskap 2 Det er ikke inngått noen avtale med ekstern forretningsfører om føring av regnskapet. Inntil videre vil et av styremedlemmene gjøre dette vederlagsfritt. Likevel har styret funnet det korrekt å budsjettere denne kostnaden. Styrehonorar 3 Godtgjørelse til styret skal behandles særskilt på sameiemøte. Maling 4 Styret har budsjettert utgifter til maling av husene ut fra at dette blir gjort på dugnad. Det budsjetterte beløpet har tatt utgangspunkt i en beregnet kostnad foretatt av et annet sameie (Thonsåsen) som også er levert av Trysilhus. De beregnet de totale utgiftene for 20 leiligheter til kr. 100 000,. Dette omfatter beis (2 strøk), leie av lift og diverse utstyr. Det gir ca. 2 500, pr. leilighet pr. strøk. Under den forutsetning at husene bør males innen 2 3 år etter ferdigstillelse, gir dette følgende tidsplan: Hus 1 males i 2011, hus 2 og 3 males i 2012 og hus 4 og 5 males i 2013. Deretter skal syd og vestveggen males hvert 4. år, mens øst og nordveggene tas hvert 8. år. Tilsvarende kostnad hvis arbeidet settes bort til et malerfirma, antas å bli ca. kr. 10 000, pr. leilighet.
Mellomværende med Trysilhus 5 Det har ikke lykkes styret pr. i dag å få noen oversikt over hvor mye dette beløper seg til. Vi regner imidlertid med at deres representant har dette tallet med seg på møtet. Månedlige fellesutgifter Med utgangspunkt i det foreslåtte budsjettet, blir de månedlige fellesutgiftene kr. 665, pr leilighet. Dessverre er det slik at to store utbetalinger (forsikring og snømåking) forfaller allerede i januar. Videre kommer utgifter til maling i juli. Dette innebærer at sameiet må få innbetalt et engangsbeløp fra den enkelte innen utgangen av 2010. Dette stipuleres til kr. 1 500,. Engangs innbetaling 1 500, x 28 42 000, Månedlige innbetalinger 665, x 28 x 12 223 440, Totale innbetalinger til sameie 265 440, Budsjett 2011 223 000, Netto likvider pr. 31/12 2011 42 440, Denne kontant beholdningen er et minimum for å kunne betale forsikringspremien i januar 2012. Det er ut fra ovenstående heller ikke lagt inn noen reserve for ekstraordinære utgifter eller for det som Trysilhus har til gode.