Møteprotokoll Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato: 27.02.2018, Tidspunkt: fra kl. 17:30 til kl.18:15 Møtested: Rådhuset, møterom Roald Dahl Fra til saksnr.: 18/1-18/9 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Per Gunnar Stordal, H, leder Inger-Christin Torp, AP, nestleder Per Hugo Samuelsen, Ap Else Marie Hagen, Pp Atle Larsen Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5 Møtende fra sekretariatet: Anita Dahl Aannerød og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: administrerende direktør Laila Nagelhus, og seksjonsleder Bjørnar Buvig Holmedahl, kommuneansvarlig revisor Jostein Ek og forvaltningsrevisor Lena Longva- Staem. Møtende fra administrasjonen: rådmann Unni Skaar (til sak 18/3), Controller Linn Gjerlaugsen.. Per Gunnar Stordal (leder). Inger-Christin Torp (nestleder)
Kontrollutvalget Sarpsborgs møte 27.02.2018 Sakliste PS 18/1 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 18/2 Godkjenning av protokoll fra møtet 12.12 2017 PS 18/3 PS 18/4 PS 18/5 Henvendelse til revisjonen om ulike forhold (Egne vedlegg unntatt offentlighet Off.lov 24.2.ledd) Henvendelse til kontrollutvalget: "Anmodning om vurdering av sak(er) behandlet av Sarpsborg bystyre" Forvaltningsrevisjonsrapport - Refusjoner PS 18/6 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2017 PS 18/7 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer og adm. Direktør PS 18/8 Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 PS 18/9 Eventuelt PS 18/1 Godkjenning av innkalling og saksliste 1. (Saken legges frem uten forslag til vedtak) Innkalling og dagsorden: Inger merknader til innkalling Møtet blir lukket under deler av sak 18/3, jfr. kommunelovens 31. punkt 5 og offentlighetsloven 24. 1 ledd. Sak 18/3 ble flyttet frem, før sak 18/2. Forøvrig ingen merknader til saksliste. Møtet blir lukket under deler av sak 18/3, jfr. kommunelovens 31. punkt 5 og offentlighetsloven 24. 1 ledd. Innkalling og saksliste godkjennes
PS 18/2 Godkjenning av protokoll fra møtet 12.12 2017 1. Protokoll fra møtet 12.12 2017 godkjennes Det ble påpekt at Atle Larsen har meldt seg ut av FRP, partitilhørighet blir derfor strøket fra protokollen. Vedtaket ble som innstilling. PS 18/3 Henvendelse til revisjonen om ulike forhold (Saken legges frem uten forslag til vedtak) Saken ble behandlet i lukket møte. Revisjonen og rådmann ga informasjon om de ulike forholdene henvendelsen gjaldt. Kontrollutvalget så seg fornøyd med informasjonen og tok saken til orientering. Saken tas til orientering. PS 18/4 Henvendelse til kontrollutvalget: "Anmodning om vurdering av sak(er) behandlet av Sarpsborg bystyre" 1. Kontrollutvalget tar henvendelse i e-post av 15.01 2018 til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en redegjørelse høsten 2018, på hvordan tiltak etter internrevisjon tilskuddsordning er fulgt opp. Kontrollutvalget ber også Rådmannen om en skriftlig vurdering på hvorvidt rutinene for drifts- og aktivitettilskudd er i henhold til lovverk. Vedtaket ble som innstilling. 1. Kontrollutvalget tar henvendelse i e-post av 15.01 2018 til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en redegjørelse høsten 2018, på hvordan tiltak etter internrevisjon tilskuddsordning er fulgt opp. Kontrollutvalget ber også Rådmannen om en skriftlig vurdering på hvorvidt rutinene for drifts- og aktivitettilskudd er i henhold til lovverk.
PS 18/5 Forvaltningsrevisjonsrapport - Refusjoner Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som legges frem til behandling for bystyret: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjoner» til etterretning, og slutter seg til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets innstilling til bystyret: A. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjoner» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp følgende tre anbefalinger som fremkommer av rapporten: Iverksette tiltak for å sikre at enhetene følger opp kommunens prosedyre på området Følge opp dokumentasjonen til regnskapsførte bilag, herunder foreta en kritisk vurdering av hvorvidt mottatte fakturaer tilfredsstiller bokføringsforskriftens krav. Vurdere et tydeligere skille mellom inntektstypene refusjoner og tilskudd i bokføringen og om dette skillet også bør tydeliggjøres i overordnet prosedyre. B. Bystyret merker seg at rådmannen har vurdert revisjonens anbefalinger og i løpet av 2018 vil igangsette tiltak for å revidere kommunens prosedyre på området. Bystyret ber rådmannen om å rapportere til kontrollutvalget våren 2019, om sin oppfølging av rapportens anbefalinger, og de konkrete tiltak rådmann selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Revisjonen ga en orientering om forvaltningsrevisjonsprosjektet. Utvalget stilte enkelte spørsmål. Kontrollutvalget sluttet seg til sekretariatets innstilling, men ønsket et tilleggspunkt i innstilling til bystyret om at kommunen i større grad bør benytte tilskuddsmuligheter, herunder fylkeskommunale tilskudd. Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling 27.02.2018: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjoner» til etterretning, og slutter seg til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets innstilling til bystyret: A. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjoner» til etterretning, og ber administrasjonen: Iverksette tiltak for å sikre at enhetene følger opp kommunens prosedyre på området Følge opp dokumentasjonen til regnskapsførte bilag, herunder foreta en kritisk vurdering av hvorvidt mottatte fakturaer tilfredsstiller bokføringsforskriftens krav. Vurdere et tydeligere skille mellom inntektstypene refusjoner og tilskudd i bokføringen og om dette skillet også bør tydeliggjøres i overordnet prosedyre. I større grad benytte tilskuddsmuligheter, herunder fylkeskommunale tilskudd.
B. Bystyret merker seg at rådmannen har vurdert revisjonens anbefalinger og i løpet av 2018 vil igangsette tiltak for å revidere kommunens prosedyre på området. Bystyret ber rådmannen om å rapportere til kontrollutvalget våren 2019, om sin oppfølging av rapportens anbefalinger, og de konkrete tiltak rådmann selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. PS 18/6 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2017 1. Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2017, tas til orientering Revisjonen redegjorde for saken og kontrollutvalgets medlemmer fikk anledning til å stille spørsmål. Kontrollutvalget vedtok sekretariatets innstilling. 1. Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2017, tas til orientering PS 18/7 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer og adm. direktør 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer og fra adm. direktør, tas til orientering Vedtak som innstilling. 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer og fra adm. direktør, tas til orientering PS 18/8 Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2017, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 tas til orientering Vedtak som innstilling.
Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling 27.02.2018: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2017, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 tas til orientering PS 18/9 Eventuelt - Kontrollutvalgsleder redegjorde for FKT-konferansen som skal avholdes 29.-30. mai. Kontrollutvalget har budsjett for at to personer kan melde seg på denne konferanse. Else Marie Hagen ønsket påmelding. Per Hugo Samuelsen skal få mer informasjon av sekretariatet angående konferansen, og gir tilbakemelding til sekretariatet hvis eventuell påmelding. - Kontrollutvalget ønsker at møtet den 12. juni skal avholdes på en virksomhet. Sarpsborg ASVO ble foreslått. Sekretariatet avklarer dette.