Ekstraordinært årsmøte Fortuna Grendalag - 2011 Onsdag 11. april 2012 kl 20:00 Sted: Solbakken Barnehage Styrets sammensetning i 2011 Styreleder - Stein Arne Storslett, nr 106 Nestleder: Roger Løkvik, nr 51 Kasserer: Hilde Lien, nr 70 Sekretær: Kim Bjerkevoll, nr 59 Medlem: Kjetil Stokke, nr 57 Valg 2012 (behandlet på forrige årsmøte) På valg var kasserer, 1 styremedlem, varamedlem, revisor, valkomité Styrets sammensetning 2012 Styreleder Stein Arne Storslett Nr 106 Nestleder Roger Løkvik Nr 51 Kasserer Terje Ottesen Nr 45 Sekretær Kim Bjerkevoll Nr 59 Styremedlem Trine Husby Ytterås Nr 61 Agenda Valg av ordstyrer Valg av referent Valg av to medlemmer til å skrive under årsmøteprotokoll Godkjenning av innkalling Opprop (fullmakter må være skriftlige. Hver husstand kan stille med maks. én fullmakt) Innkomne forslag Budsjett og kontingent Eventuelt Innkomne forslag Styret har følgende forslag til avstemming Forslag 1: Vedtektsendring tillegg 3 MEDLEMMENES PLIKTER Nytt punkt: 5) «Alle husstander må oppgi kontaktinformasjon, herunder navn på hustandens juridisk eier(e), telefonnr og epostadresse, til styret i grendalaget. Medlemmene står ansvarlig for å melde fra om endringer.» Bakgrunn: Forenkle utsendelse av faktura på kontigent, samt utsendelse av informasjon om årsmøter og aktiviteter. Skal ikke brukes til å sende reklame. Styrets innstilling: Tiltredes
Forslag 2: Kontigent «Kontigent for 2012 forblir uforandret på kr 2300,- pr år pr husstand» Styrets innstilling: Tiltredes Forslag 3: Skråning nord «Skråning nord skal ryddes og de høyeste trær fjernes med det formål å forbedre solforhold. Med dette utgår tidligere årsmøtevedtak om å lage en beplantningsplan for skråningen.» Bakgrunn: Det er gjort flere fremstøt mot landskapsarkitekt uten at man har kommet i mål. Det er styrets oppfatning at denne saken bør kunne løses med dialog mellom naboene. Styret går også inn for at eksisterende beplantning beholdes og at plenen klippes. Styrets innstilling: Tiltredes Innkommet forslag fra valgkomiteen Emne: Forslag til sak for behandling ved ekstraordinært årsmøte 11. april Dato: Fri, 16 Mar 2012 10:05:43 +0100 Fra: Sigbjørn Svenes ss@statoil.com Til: styret@fortunalia.net styret@fortunalia.net CC: sisswik@online.no <sisswik@online.no>, Roger Løkvik (Roger.Lokvik@fische.no) <Roger.Lokvik@fische.no> Jeg refererer til innkalling til ekstraordinært årsmøte i Fortuna Grendalag 11. april. På vegne av valgkomiteen for siste periode legger jeg fram følgende forslag for behandling på det ekstraordinære årsmøtet. Forslag til behandling: «De fem faste styremedlemmene i grendalagets styre fritas for å betale årskontingent i sin funksjonsperiode. Bortfallet av kontingent fra disse husstandene kompenseres med en generell økning i kontingenten til grendalaget. Forslaget trer i kraft fra 2013.» Bakgrunn: Valgkomiteen møter stadig større utfordinger med å skaffe kandidater til de ulike verv i grendalaget. PT er det 9 verv som skal besettes årlig (5 styremedlemmer med 2 års funksjonstid, vararepresentant 1 år, revisor 1 år og 2 stk til valgkomite 1 år). Med 55 husstander i Grendalaget tilsier dette at jevn fordeling av belastningen tilsier at hver husstand bør sitte i en posisjon med verv hvert sjette år. Imidlertid er det slik at valgkomiteen møter stadig større utfordringer med å mobilisere husstander som så langt ikke har bidratt til grendalagets styrende organer i det hele tatt eller i nevneverdig grad. Dette medfører dessverre økt belastning på husstander som viser seg villig til å ta sin del av ansvaret for å drive grendalaget. For å motivere til bredere deltakelse i styrende organer er det naturlig å vurdere ytterligere incentiver for å delta i styrearbeid f.eks som å gi de 5 styremedlemmene kontingentfritak i funksjonsperioden. Tiltaket vil være selvfinansierende til enhver tid siden medlemskap i Grendalaget er pliktig for hver husstand og kan dekkes inn via 10% økning i kontingenten. For medlemmer som tar sin del av vervene vil de gå ut uten ekstra kostnad eller med en liten godtgjørelse for den ekstra belastningen de tar dersom de gjør mer enn sin minimums andel. Husstander som ikke tar sin andel av belastningen må tilsvarende yte noe mer. Med vennlig hilsen, Sigbjørn Svenes
Budsjett og kontigent Styrets innstilling: Kontigent forblir uforandret Budsjett Fortuna Grendalag 2012 Inntekter Kontingent (55x2300) 126 500,00 Kontingent beboere syd (2x345) 690,00 Renteinntekter 7 000,00 SUM 134 190,00 Kostnader Brøyting/ strøing 60 000,00 Kommunale avgifter 12 000,00 Strøm Helgeland Kraft 7 000,00 Nettleie TrønderEnergi 6 000,00 Gressklipping 3 500,00 Sand og bark fra Ramlo 6 000,00 Leie container ifm dugnad 3 000,00 Div. utgifter ifm dugnad/ arbeidslag 6 000,00 Vedlikehold teknisk utstyr 3 000,00 Vedlikehold redskapsbod 4 000,00 Asfaltering 6 000,00 Kasser strøsand 5 000,00 Skilt gjesteparkering 8 000,00 Medlemsavgift Vellenes Fellesorganisasjon 830,00 Drift av hjemmeside.net 220,00 Årsmøte avvikling 1 200,00 SUM 131 750,00 OVERSKUDD 2 440,00 Budsjett 2012 Regnskap 2012 Saldo bank pr. 31.12.2011 258 766,49 Eventuelt Det er kommet tilbakemeldinger fra beboerne om at det ligger en del etterladenskaper etter hund etter veiene, gangveien og stien. Dette oppleves som meget ubehagelig, spesielt når små barn ikke alltid skjønner at de skal la slikt ligge. Styret gir en honnør til de som er pliktoppfyllende i sitt hundehold og de andre må gjerne «skjerpe rutinene». Årsberetning 2011 (behandlet i tidligere årsmøte) Aktiviteter Flere styremøter, planleggingsaktiviteter ifm dugnad Styret har levert høringsuttalelse til Trondheim Kommune ang utbygging Tesliåsen
Fortuna Grendalag er nå registrert med eget organisasjonsnummer i Enhetsregisteret hos Brønnøysundregistrene krav fra bankforbindelse BN Bank Brøyteavtale inngått med Magne Veisetaune Islagt fotballbanen Egeninnsats blant enkeltpersoner Ønske om at flere deltar Dugnad - vårpuss 4. mai 2011-31 hustander 12. mai 2011-13 hustander Tiltak for å bedre deltakelsen Det er nødvendig med flere arbeidslag som kan ta enkeltoppdrag Dugnad/arbeidslag - ferdigstilt volleyballbane Beplantningsplan kontakt opprettet med landskapsarkitekt dessverre ikke prioritert av denne Kompost Traktor til å fjerne kompost og planere - 4500,- For stor spredning mot akebakke må følges opp av hver enkelt beboer. Hold komposten til venstre, mot og ned i bekkedal. Store mengder - Større mengder bør kjøres til Heimdal av den enkelte. Det er gratis levering på hageavfallsmottaket til Trondheim Renholdsverk. Problemer med plastikk - potensiell meget stor kostnad ved bortkjøring (alt blir "restavfall"), gjelder blomsterpotter, plastikkposer, søppelsekker, osv. Parkering i veien Barnehageansatte får ikke lenger parkere nord for Jonsvannsveien dermed henvist til parkering ved barnehage. Barnehagen forsøker å spre arrangement for å redusere belastningen ved hvert enkelt arrangement Eier av stor lastebil er kontaktet og forsøker å tilpasse parkeringen Skilt gjesteparkering innkjøpt www.fortunalia.net er i aktiv bruk av styret. Samlet inn flere epostadresser - ønsker flere Gressklipping utført av lokal ungdom vel utført. Ny gressklipper innkjøpt Opprettet felles epostadresse for styret@fortunalia.net, som lett kan "arves" av et påtroppende styre. Kontigent Alt ble betalt Det blir brukt en del tid på purring på enkelte - veldig unødvendig, og purregebyr bør vurderes som virkemiddel Utbygging Tesliåsen Som informert pr epost, på www.fortunalia.net og ved oppslag på postkasse så har enda en reguleringsplan vært ute på offentlig høring. Styret har sendt en høringsuttalelse til Trondheim Kommune. Status pt er at kommunen venter på svar fra utbygger ift de merknadene som har kommet inn. Saken kan leses i sin helhet på http://www.trondheim.kommune.no/content/1117705218/tesliasen-detaljregulering
Regnskap 2011 (behandlet i tidligere årsmøte) Nytt år - 2012 Planlagte aktiviteter Dugnad Vårpuss Raking på felles plen Luking, klipping av busker på lekeplasser og fellesarealer Kosting av vei oppfordrer alle til å koste foran egen bolig Utbedring / rydding langs stien til marka Volleyballbane Rydde og fjerne trær St. Hansbål?
Få traktor til å planere Så plen Ordne gjerde - status metallgjerde??? Oppretting av nettstolpe Bod Bytte planker bakside Male bakside Bytte/utbedre dør Bygge trapp Gressklipping Som tidligere år Utplassere strøsandkasser Vinteren 2012 Islegging av fotballbanen Aktiviteter Ski-/skøytedag for barna St Hansbål