26.04.2018 Møte- og utvalgsmodulen i P360 for saksbehandlere ved Høgskolen i Oslo og Akershus SDI Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning 1
Klikk på Notater nederst til høyre for å se notater til slider. Beskrivelse av modulen Møte og Utvalg bruker du når du vil arbeide med funksjoner knyttet til saksbehandling i kollegiale organer som for eksempel styrer, råd og utvalg, i det etterfølgende omtalt som "Utvalg". Elementet er laget for å bidra til at gjennomføring av sentrale arbeidsprosesser slik at informasjon forvaltes på en betryggende og rutinemessig måte. Public 360 Møte og utvalg brukes til å: Planlegge behandling av saker i et eller flere utvalg. Administrere medlemskap i utvalg. Planlegge møter for et utvalg. Planlegge sakslisten og hvilke saker som skal behandles i et enkelt møte. Publisering av utvalgsinformasjon, møteoversikter, saker til behandling og dokumenter til OpenGov. 26.04.2018 2
Faser i prosessen Produsere saksfremlegg Faser i prosessen Legge saksfremlegg til behandling, legge inn vedlegg Jobbe med selve innholdet Sjekke slettede filer og vedlegg Sende saksfremlegg til godkjenning Ekspedere saksfremlegg Avskrive vedtak 26.04.2018 3
Finne en eksisterende sak/mappe For å melde opp et saksfremlegg til utvalget/styret, må vi ha en sak/mappe i Public 360. Du kan finne en eksisterende sak på to måter, enten via Mine åpne saker (Under arbeid), eller ved å søke opp denne. 26.04.2018 4
Opprette en ny sak/mappe Dersom saken ikke finnes, må du opprette en ny sak. Det kan brukes samlesaker hvor du kan ha flere saksfremlegg. 26.04.2018 5
1. Produsering av saksfremlegg I sak/mappe produser et nytt dokument av type Saksfremlegg. Man skal alltid velge mal for saksfremlegg hvis det er en vedtakssak slik at hele innholdet blir flettet inn i møteinnkallingen og protokoll. 26.04.2018 6
1. Produsering av saksfremlegg forts. Fyll inn alle obligatoriske felter markert med *. Husk evt. avskjerming. NB! Det er viktig at behandlingstittel er lik dokumenttittel, fordi det er behandlingstittel som kommer opp på møteinnkallingen. 26.04.2018 7
2. Legge saksfremlegg til behandling Klikk på Behandlingstittel og meld opp saken. Fyll inn faner med markert med * og klikk Fullfør. Nå er saksfremlegget meldt opp til utvalg/råd/styre. 26.04.2018 8
2. Legge saksfremlegg til behandling forts. Hvis du skal ha Orienterings-, drøfting- og andre typer saker som ikke skal ha vedtak, kan du opprette Internt notat uten oppfølging: 26.04.2018 9
2.1. Skjerming av enkelte filer Du kan skjerme enten hele dokumentet eller bare enkelte filer: 26.04.2018 10
2. Legge saksfremlegg til behandling forts. - For å melde opp internt notat uten oppfølging som skal brukes f.eks. til orienteringssak gjør følgende: 26.04.2018 11
2. Legge saksfremlegg til behandling forts. - I et nytt vinduet velg Ny behandling og fyll inn felter markert *. Husk å velge riktig punkt på sakslisten: 26.04.2018 12
3. Arbeid med utkast til vedtakssak Forslag til vedtak/innstilling Her kan du skrive forslag til vedtak i saken. Inne i boksen (dukker opp når du trykker på teksten) står det en ledetekst for hvordan forslaget skal formuleres. Når du er klar til å skrive, marker ledeteksten og slett den for så å skrive forslaget i boksen. 26.04.2018 13
3. Arbeid med utkast til vedtakssak forts. Saksfremstilling Her kan du skrive sammendrag for saken. Inne i boksen står det en ledetekst for hva sammendraget bør inneholde. Når du er klar til å skrive, marker ledeteksten og slett den, for så å skrive din tekst inn i boksen. Vedlegg Husk å føre opp eventuelle vedlegg til saken i riktig rekkefølge. 26.04.2018 14
3.1. Arbeid med utkast til orienteringssak Her kan du skrive sammendrag for saken. Inne i boksen står det en ledetekst for hva sammendraget bør inneholde. Når du er klar til å skrive, marker ledeteksten og slett den, for så å skrive din tekst inn i boksen. NB! Husk å føre opp eventuelle vedlegg til saken i en riktig rekkefølge. 26.04.2018 15
3.2. Legge inn til vedlegg Gå inn på ditt saksfremlegg: Du kan enten velge å dra filer fra din PC, eller lage ny filreferanse fra et dokument/sak: 26.04.2018 16
4. Sende til godkjenning Nå er saksfremlegget klart, sendes dette til godkjenning til din leder og evt. andre ledere Husk å skrive inn ledere i den rekkefølgen som de skal godkjenne saksfremlegget 26.04.2018 17
4. Sende til godkjenning forts. Du finner det sendte saksfremlegget under fane Under arbeid: 26.04.2018 18
5. Ekspedering av godkjente saksfremlegget Når saksfremlegget er godkjent må du ekspedere dette. Gå inn fane Under arbeid og webdel Godkjente dokumenter: 26.04.2018 19
6. Avskriving av endelig vedtak Når utvalgssekretær lagrer vedtak i protokollen, blir dette lagret på hver sin sak i P360 (på den saken der saksbehandleren har sendt saksfremlegg). Vedtaket vil ligge under Innkommende, og avskrives av saksbehandleren. 26.04.2018 20