Regneark med Excel Geir Maribu, TISIP Kursleksjonene er forfatters eiendom. Som kursdeltaker kan du fritt bruke leksjonene til eget personlig bruk. Kursdeltakere som ønsker å bruke leksjonene f.eks til undervisning eller kursformål må ta direkte kontakt med forfatter for nærmere avtale. Copyright: Geir Maribu/TISIP Regneark... 1 Hva er et regneark?... 1 Regnearket Excel... 2 Innskriving av tekst, tall og formler... 3 Tekster...4 Tall...4 Justering av størrelsen og utseendet på feltene...5 Formler...6 Kopiering av felter...6 Adressering av felt... 8 Enkle felt...8 Områder...8 Adressene ved kopiering...8 Absolutt adressering...9 Grafisk framstilling...10 Kobling mellom regneark...12 Funksjoner...13 Et større eksempel...13 Kunderegisteret...14 Faste data...14 Varierende data...15 Regneark I denne modulen skal vi ta for oss enkel bruk av regneark. Som eksempelprogram benytter vi regnearket Microsoft Excel 7.0. Hva er et regneark? Et elektronisk regneark er et datamaskin-versjon av et godt gammeldags ruteark med tall-kolonner der regneoperasjoner som addisjon og multiplisering ble utført. Ved å sette opp et slikt regneark på datamaskinen unngår du mye av det manuelle arbeidet med å regne om alle tallene hvis du gjør en liten endring et sted i tall-kolonnene dine. I korthet er framgangsmåten som følger: Du skriver inn tallene i regnearkets ruter, supplerer med formler som skal brukes på tallene. Deretter vil regnearket utføre alle regneoperasjonene for deg helt automatisk. Nedenfor er vist et eksempel der nedbøren for hver av de seks første månedene er vist sammen med totalnedbøren for de samme seks månedene. I tillegg er det også vist en grafisk framstilling av nedbørsmengden. Ved å endre på ett av tallene, vil summen automatisk bli oppdatert, vel å merke hvis du har lagt inn en formel for addisjon (sum-formel) i den regneark-ruta på forhånd. 1
Samtidig vil også søylediagrammet automatisk bli oppdatert. Dette er bare et enkelt eksempel på hva som er mulig med regneark. Det er nesten ingen grenser for hva slags regnestykker som kan legges inn i et slikt regneark. Man kan legge inn økonomiske kalkyler og modeller, eller man kan legge inn kompliserte utregninger for å beregne styrken til bruer. Et elektronisk regneark er på samme måte som et manuelt regneark delt inn i ruter, eller felt som vi kaller det i den elektroniske varianten. Hvert felt er identifisert ved en kolonnebokstav og et radnummer (linje). F.eks. D12 er feltet i krysset mellom kolonne D og rad 12. Regnearket kan være mye større en selve skjermen. Det er mulig å rulle opp og ned og sidelengs, slik at du i praksis kan få regnearket så stort du bare måtte ønske. Men regnearket er ikke bare et sted du skriver inn tallene dine på en ryddig måte. Du kan også skrive inn tekst, og du kan legge inn formler som skal brukes ved utregningene. Du kan f.eks skrive inn en formel for beregning av rente, eller du kan simpelthen bare beregne summer av ei lang tall-kolonne. Beregningen utføres med lynets hastighet! Et felt kan altså inneholde 3 forskjellige former for data: 1. Tall 2. Tekst 3. Formel Formelen forteller hva slags beregning som skal utføres på et utvalg av tallene i regnearket. Innskriving av tall og tekst kan foregå direkte, mens formler må vanligvis innledes med et spesielt tegn (f. eks =), ellers vil formelen tolkes som en vanlig tekst. En formel kan f.eks være følgende som tastes inn i feltet E6, nemlig =A1*C3. Det betyr at innholdet i felt E6 skal være produktet av feltene A1 og C3. Det geniale med elektroniske regneark er at hvis du endrer på verdien i f.eks felt A1, så vil innholdet i felt E6 automatisk oppdateres også. I det følgende skal vi se på regnearket Excel, versjon 7.0, og få litt innsikt i hva det kan brukes til, og hvordan det brukes. Videre skal vi også vise hvordan felt og grupper av felt kan formateres med hensyn på utseende når det gjelder skrifttype, skriftstørrelse, farge, etc. Dessuten skal vi se hvordan en meget enkelt kan lage grafiske framstillinger ut fra tallene i regnearket. Men, vær oppmerksom på følgende: Dette er kun en liten introduksjon til regneark. Mulighetene med et slikt verktøy er enorme. Derfor anbefaler jeg deg å eksperimentere på egen hånd, bruk gjerne håndboka, ei lærebok om regneark og hjelpesystemet i regnearket for å komme videre. Regnearket Excel Et elektronisk regneark er et beregningsverktøy som du kan bruke til 2
alle typer beregninger framstilling av resultater, numerisk eller grafisk lagring av resultater Regnearket er delt inn i kolonner og rader som gir oss ruter eller felt. Disse feltene kan identifiseres vha. kolonnebokstav og radnummer. Øverst til venstre har vi feltet A1 osv. Det er rullefelter slik at du kan flytte vinduet på regnearket. Et regneark i Excel består egentlig av flere regneark. La oss heller si det slik: Når du starter opp med et nytt regneark i Excel, får du egentlig et helt hefte med regneark, der hvert regneark benevnes med Ark1, Ark2, Ark3, etc. Selve heftet med regneark kalles for Bok. Du kan velge hvert enkelt regneark ved å klikke på feltene Ark1, Ark2, etc. nederst i Excel-vinduet. Du kan også skifte ut navnet Ark1 med et mer passende navn ved å dobbeltklikke på feltet Ark1. Det er svært praktisk å kunne ha flere regneark til disposisjon på denne måten. Det skal vi se eksempler på seinere. Ved å klikke i regnearket, velger du felter på regnearket. Hvilke felter som er valgt, står helt til venstre på formellinja. Du kan også flytte omkring på regnearket med piltaster. I feltene på regnearket kan du skrive inn: tekst tall formler Innskriving av tekst, tall og formler For å skrive inn tekst, tall eller formler i et felt, gjør du slik: Flytt til feltet du vil skrive inn i (klikk i det med musa eller bruk piltastene). Skriv det du ønsker. Du kan godkjenne et celleinnhold på flere måter: 1. Trykk linjeskift. 2. Klikk med musa på haken ved formellinja Skriver du feil, kan du gjøre dette: 1. Trykk Esc. tasten og begynn på nytt 2. Slette og skrive inn på nytt 3. Klikke på krysset ved formellinja 3
Hvis du skal fylle inn flere felt etter hverandre, kan du merke dem før du begynner å skrive. Først fyller du ut det første feltet du merket. Når du trykker linjeskift, flyttes markøren til neste merkede felt, og du kan fylle det inn direkte. Du merker derfor feltene i den rekkefølge du vil fylle dem inn. Feltene i regnearket kan inneholde flere forskjellige datatyper, f.eks.: 1. Tekst 2. Tall 3. Formler 4. Datoer Tekster Tekster skrives rett inn i feltet. Tekster kan godt strekke seg utover det feltet det tilhører. Dersom det ikke står noe i de etterfølgende felter, blir hele teksten vist fram. Eksempel på tekster: Tekster kan formateres, justeres og skrives med ulike skrifttyper. Tall Tall skrives også rett inn i feltet. De samme funksjonene for skrifttyper, formatering og justering kan benyttes for tall. I tillegg kan ulike tallformat benyttes. Figuren på neste side viser en del tallformat. Alle disse formatene finner du ved å velge menyen Format/Celler... og deretter velge Tall-kortet i vinduet som kommer til syne. Her kan du velge mange forskjellige formater for tallene. 4
I regnearket på figuren er følgende formater vist: 10 Formatet Tall Velg antall desimaler boksen Antall desimaler. 12,50 Formatet Tall Samme som over men nå er to desimaler valgt. 123,456 Formatet Tall Tallet er skrevet inn som 6 siffer med desimalkomma etter 3- tallet. Deretter er det valgt uthevet tekst. kr 37,70 Valuta Tallet er skrevet inn som 37,70. Deretter er Valuta valgt i dialogboksen Tall Format. 19 Helt tall Samme som den første 22,00% Prosent Inntastet tall ganges med 100 og utstyres med %-tegn etter at formatet Prosent er valgt. 3,45E+02 Eksponentielt Eksponentielt format. Justering av størrelsen og utseendet på feltene Du kan endre bredden på kolonner ved å velge i Format-menyen, eller du kan ta tak direkte i delelinja mellom kolonnemarkeringer og dra: Ta tak med musa her for å justere bredden til kolonna Du kan også dobbeltklikke kolonneskillet. Da justeres kolonnebredda automaisk etter det største tallet i kolonna. 5
Formler Inntasting av formler starter alltid med likhetstegnet = etterfulgt av selve formelen. Viser beregningen av mva i felt D7 Formel =B3*C3 Formel =Summer(D3:D5) I feltet D3 i figuren over er formelen: =B3*C3 inntastet. Etter trykk på Retur-tasten eller flytting til et annet felt, er det resultatet av formelen som vises i feltet, dvs tallet kr 14 4000 i dette konkrete eksemplet. Feltet D6 kunne hatt formelen: =D3+D4+D5, men i stedet er det brukt en funksjon for å gjøre det samme, nemlig: =SUMMER(D3:D5). Denne formelen kan enten tastes inn, eller knappen på verktøylinja kan benyttes. I siste tilfelle, gjøres det på følgende vis: 1. klikk i feltet der formelen skal stå (altså D6 her). 2. klikk på summeringsknappen ( ). Excel vil nå foreslå området for summering. Excel velger området over det valgte feltet, så langt det finnes sammenhengende tall. Om du vil korrigere dette, kan du nå markere er nytt område for summeringen ved å klikke og dra et nytt område med musa. Avslutt ved å trykke returtasten. Feltet D7 er vist i figuren med formelen synlig i feltet ovenfor selve regnearket, slik det ser ut før returtasten trykkes. Formler kan godt være lange og avanserte og inneholde parenteser etc. Formler brukes for å regne ut et svar som er avhengig av andre tall i regnearket. Resultatet av en formel er vanligvis et tall, og det er dette tallet som vanligvis blir vist fram i feltet. I formler kan du bruke de vanlige regnetegnene + - * og /, samt parenteser og funksjoner. Funksjoner er forklart til slutt i dette dokumentet. Uansett hva du skriver i et felt, vises det i skrivelinja ovenfor regneark-vinduet mens du skriver. Her kan du redigere teksten på vanlig "Windows-måte". Kopiering av felter Felt, uansett innhold, kan kopieres til andre felt i regnearket. Du kan merke ett felt og kopiere det til flere andre felt på en gang. Dette er spesielt gunstig for kopiering av formler. 6
Kopiering gjøres slik: 1. Merk feltet som skal kopieres. 2. Velg Rediger/Kopier i menyen eller trykk Ctrl+C på tastaturet. 3. Merk det feltet du vil kopiere til. 4. Velg Rediger/Lim inn i menyen eller trykk Ctrl+V på tastaturet. Formelen eller det som er i det feltet som kopieres legges nå inn i det nye feltet. 5. Hvis du isteden velger Rediger/Lim inn utvalg, får du mulighet til å velge hva som skal kopieres - om det er innhold, formel, format, etc Obs! Kopiering av formler skjer med relative adresser. Eksempel: formelen i D3 er: =B3*C3. Den samme type utregning trenger jeg i felt D4. Dersom jeg kopierer formelen fra D3 til D4, vil Excel tilsvarende forandre operandene i formelen til =B4*C4. Dersom du trenger absolutte referanser, angis dette ved å benytte dollartegn i tillegg til kolonne og rad-angivelsen, slik: $C$9, se neste side. Dersom du ønsker å kopiere til flere felter samtidig, kan du merke de feltene som det skal kopieres til, og deretter veleg menyen Rediger/Lim inn. Merking av felt skjer ved å trekke med musa over de aktuelle feltene. 1. Tips i forbindelse med innskriving og kopiering av formler: 2. Innskriving av formel: 1. Hvis du f.eks skal legge inn formelen for å multiplisere to tall, kan du starte med å klikke på det feltet du ønsker at resultatet av formelen skal vises. 2. Tast så inn tegnet = 3. Klikk med musa i feltet til første tall i regnestykket. Observer nå at adressen til dette feltet kommer automatisk fram i formelen. 4. Tast deretter tegnet * for multiplikasjon. 5. Til slutt klikker du i feltet for det andre tallet, og formelen er komplett. 6. Avslutt med å trykke på returtasten. Dette er en måte å gi inn felt-adresser på uten å måtte skrive hvert enkelt adresse. 3. Kopiering av formler: 4. I formelen du nettopp laget, er det bruk for i en hel rekke felt som står under hverandre. Klikk da i feltet som inneholder formelen. 5. Ta deretter tak i det lille merket nederst til høyre i ramma som omgir feltet, og dra mens du holder museknappen inne. 6. Formelen blir nå kopiert til alle feltene du trekker musemerket over. Figuren nedenfor viser eksempel der denne teknikken er brukt. Her vises formelen for totalpris til hver artikkel kopiert ved å trekke ned formelen for PC er. 7
7. Adressering av felt Enkle felt Alle felt i regnearket har en entydig adresse. Den er gitt av bokstaven ovenfor regnearket og tallet på siden. Bokstaven oppgis først. Eksempel på adressering av enkle ruter: A1 G6 AN2 H24 Hvis du beveger deg så langt ut til siden at alfabetet tar slutt, ser du at det fortsetter med to bokstavskombinasjoner: X, Y, Z, AA, AB, AC, AD... Adressene brukes i formler. Områder Noen formler behandler et sett av felt - et område, i stedet for bare ett enkelt felt. Et område adresseres ved at man oppgir adressene til feltet i øvre venstre hjørne og nedre høyre hjørne adskilt med kolon. Eksempel på adressering av områder: A1:C5 B3:B9 H23:H24 D7:K7 I dette eksempelet er feltene B3:C5 merket. Det lyse feltet i merkingen (B3) er det feltet markøren står i. Adressene ved kopiering Når du kopierer en formel, vil adressene i formelen endre seg relativt i forhold til kopieringen. Hvis det i felt C5 står "=C3*C4", vil den ved kopiering til E5 endres til "=E3*E4" i den kopierte formelen. Originalen forblir slik den var. Hvis man ikke ønsker at adressene skal endre seg, benytter man absolutt adressering. 8
Absolutt adressering For å oppgi en adresse som ikke skal endre seg ved kopiering, må man adressere absolutt. Det kan f.eks. være aktuelt dersom referanse til en skatteprosent brukes. Denne finnes jo kanskje bare i ett felt selv om formlene den brukes i kan stå i flere felt, f.eks. en kolonne. Absolutt adressering oppgis slik: $A$1 $G$12 Man setter altså dollartegn foran adressen. Hvis man vil adressere absolutt til kolonne, men relativt til linje, gjør man slik: $A1 $G12 Du ser dollartegnet står foran bare bokstaven, ikke foran tallet. Tilsvarende for absolutt linje, relativ kolonne blir slik: A$1 G$12 Hvis du ikke helt forstår forskjellen på absolutt og relativ adressering, kan du tenke deg at programmet oppfatter adressen C5 som står i feltet D7 slik: Absolutt: Relativt: C5 1 til venstre og 2 oppover. 9
Grafisk framstilling Grafiske framstillinger av forskjellig slag kan lages på bakgrunn av tallmaterialet i regnearket. Figuren nedenfor viser et eksempel der tall for nedbør i sommermånedene er framstilt grafisk som et søylediagram. Selve diagrammet får du fram på følgende måte: 1. Merk de aktuelle tallene i regnearket. Ta med overskiftene i tallkolonner også. 2. Velg deretter menyen Sett inn/diagram og velg deretter På dette arket på den fremkomne sidemenyen. Musemerket har nå endret seg til et plusstegn og et bitte lite søylediagram. 3. Trekk ut en firkant med musa mens du holder nede museknappen. Når du slipper museknappen, tegnes det automatisk opp et søylediagram (det kan hende du må innom en annen dialogboks og klikke på en OK-knapp). 4. Prøv å endre på tallene for nedbør og observer at søylene forandrer seg automatisk. 5. Hvis du ikke er fornøyd med vanlig 2D søylediagram, kan du isteden velge 3D søylediagram, kakediagram, kurve eller annen framstilling. Da må du først få fram knapperekka for kurveframstilling. Dette gjøres ved å velge menyen Vis/Verktøylinjer og deretter klikke i boksen for Diagram. Da får du fram følgende lille vindu med knapper for kurveframstilling: 10
Her kan du velge andre typer diagrammer ved at du først klikker på eksisterende diagram og deretter velger et av diagrammene fra diagramlista som framkommer når du klikker på nedpil til venstre i Diagram-vinduet vist ovenfor. Du kan også gjøre mange endringer på kurvediagrammet ved å dobbelklikke på forskjellige deler av diagrammet. Hvis du f.eks dobbeltklikker på y-aksen (vertikal akse) i selve diagrammet, kommer følgende vindu fram der mange forskjellige parametre kan endres. Tilsvarende kan også gjøres ved å dobbeltklikke på x-aksen (horisontal akse). 11
Kobling mellom regneark I dette eksemplet skal vi se på muligheten til å koble sammen flere regneark. I eksemplet nedenfor er det lagt inn nedbørstall for første halvår for fire forskjellige byer i Norge. Nederst er tallene summert og viser dermed total nedbør for første halvår i de fire byene. I et annet regneark (her kalt Middeltall) kan det tenkes at gjennomsnittlig nedbør for første halvår skal regnes ut for hver av de fire byene. Dette kan da gjøres ved å referere til felt i det første regnearket (kalt Nedbør). Dette gjør du enkelt ved å klikke i aktuelt felt i regnearket Middel der du ønsker formelen skal stå, deretter klikker du på knappen som viser et summetegn (dvs S-tegnet), klikk deretter på det første regnearket (dvs i navnefeltet Nedbør nederst), klikk i det feltet der sum nedbør står (f.eks Tromsø), sett deretter inn delingstegn i formelen ved å klikke på /-tasten og til slutt skrives et 6-tall for å finne middelverdien. Trykk til slutt på retur-tasten og det aktuelle feltet i regnearket Middeltall viser nå gjennomsnittsverdi. I formelfeltet i figuren ovenfor ser du hvordan formelen blir når gjennomsnittsverdien for Tromsø skal regnes ut: 12
=SUMMER(Nedbør!E9)/6 Her ser vi tydelig referansen til det andre regnearket som Nedbør!E9, dvs det refereres til felt E9 i regnearket Nedbør. I kapitlet Et større eksempel lenger bak skal vi se mer bruk av referanser mellom regneark. Funksjoner Funksjoner brukes i formler for å utføre beregninger som er tungvint (og ofte umulig) å skrive med de vanlige matematikk-tegnene (+ - * /). Her er en kort oversikt over noen få av de formlene som finnes i Excel. I formlene er det oppgitt henvisning til felt eller områder i regnearket. Disse kan selvsagt endres til uansett felt eller område. Formel Forklaring SUMMER(A1:A10) Summerer alla tallene i området fra A1 til A10. MIN(H5:H17) ANTALL(G5:G25) HELTALL(B6) GJENNOMSNITT(G2:G8) STØRST(F7:G17) Finner det minste tallet i området. Gir antall verdier innenfor området. Gir heltallsverdien av tallet i B6, f.eks. HELTALL(2.23) = 2. (Tallet 2.23 står i felt B6). Gir gjennomsnittet av tallene innenfor området. Finner det største tallet i området Oversikt over funksjonene finner du i hjelpesystemet. Et større eksempel I dette eksemplet skal vi ta for oss et system for å holde oversikt over utsendte fakturaer. Vi tenker oss følgende oppsett over kunder og fakturaer: For hver utsendte faktura er det registrert dato, fakturanummer, beløp, merverdiavgift, totalbeløp, kundenummer, kunde, adresse og beskrivelse av hva fakturaen gjelder. I et slikt eksempel som dette opereres det med litt forskjellige data med ulike egenskaper: Varierende data: Fakturabeløpet og hva fakturaen gjelder er data som varierer fra gang til gang. Kunderegisteret: Dette er av mer permanent varighet. I den grad faktuaroversikten refererer til kunder, bør disse dataene hentes fra kunderegisteret. Faste data: Her tenkes det på størrelser som merverdiavgifta, arbeidsgiveravgifta, etc. Over en periode er dette konstante verdier. Men vi må ordne oss slik at disse lett kan endres. 13
Kunderegisteret Figuren nedenfor viser kunderegisteret slik det er lagt inn på et av regnearka i regnearkheftet. Legg merke til at regnearket har fått nytt navn. Det heter ikke Ark1, Ark2, etc. men Kunder er nå satt som navnet på arket. Ved å dobbeltklikke på det eksisterende navnet (Ark2), får man mulighet til å skrive inn eget navn på arket. Legg også merke til de 3 forskjellige feltene om hver kunde: Kundenr, Kundenavn og Adresse. Det er også satt som betingelse at kundene skal nummereres fortløpende fra 1 og oppover. (Vi skal fjerne denne betingelsen i ei øvingsoppgave). Faste data Figuren på neste side viser neste regneark der moms er satt inn med verdien 0,23. Altså kun to felt er brukt - A1 der teksten moms står, og feltet B1 der 0,23 står. Etter at disse verdiene er skrevet inn, kan du velge menyen Sett inn/navn og deretter Definer. Da får du fram det lille vinduet Navn i arbeidsboken vist nedenfor. Klikk på Legg til-knappen og variabelen moms er nå definert lik 0,23. Det betyr at du kan bruk navnet moms i formlene dine heretter, noe som er mye hendigere enn å skrive 0,23 hver gang moms skal brukes i formlene. 14
På tilsvarende måte kan du også definere andre mer eller mindre faste størrelser, f.eks arbeidsgiveravgift, grunnbeløp, skattesats, etc. Varierende data Nå skal vi gå i gang med selve fakturaoversikten. Dette er som nevnt data som varierer hele tiden, f.eks dato, fakturanr, beløp og beskrivelse av hva fakturaen gjelder. Figuren nedenfor viser oppstillingen i et eget regneark kalt Faktura. Her ser vi at det ikke bare er de varierende dataene som inngår, men også data fra bedriftens kunderegister, som f.eks kundenavn og adresse. Disse er hentet fram fra kunderegisteret ved hjelp av verdien på kundenummeret (nøkkel). Men før vi går i gang med det, skal vi se på de andre delene av fakturaoversikten. Beløpene er skrevet direkte inn i regnearket. Momsen er beregnet ut fra beløp og verdien som står i momsvariabelen definert tidligere. I felt D2 står det: =C2*moms dvs. beløp multiplisert med momsen som er på 23%. I kolonnen for Total står fakturabeløp inkludert moms. I feltet E2 står det: =SUMMER(C2:D2) som viser at dette feltet er summen av beløp uten moms og selve momsen. I neste felt finner vi kundenummer. Dette brukes til å slå opp i kunderegisteret, kunder, for å finne kundenavn og kundenr. Men først bør vi sette et navn på hele kunderegisteret på samme måte som vi gjorde med momsen. I dette tilfellet blir det ikke en enkel variabel med kun en verdi (slik som for moms) men det blir en hel tabell med verdier. Gjør følgende for å sette navn på kunderegisteret: Gå til regnearket Kunder, merk alle felt der det står data om kunder. Velg menyen Sett inn/navn og deretter Definer. Da får du fram det lille vinduet Navn i Arbeidsbok. Excel forslår et navn på det merkede området, men du kan gjerne skrive inn ditt eget navn. 15
Klikk deretter på Legg til-knappen. Det merkede området er nå definert ved et navn, og du kan referere til deler av denne tabellen på samme måte som i et regneark, dvs ved kolonnenummer og linjenummer. I regnearket over fakturaer kan vi nå referere direkte til kunder i kunderegisteret ved å bruke funksjonen 1 =INDEKS (matrise; rad; kolonne) der matrise er selve tabellnavnet (her Kundearkiv), rad er linjenummer og kolonne_ er kolonnenummer. Hvis vi f.eks bruker funksjonen INDEKS med følgende verdiene i ett av feltene i regnearket: =INDEKS(Kundearkiv; 2; 2) kommer verdien PC er A/S fram i feltet. Øker vi det første 2-tallet til 3, vil TISIP komme fram. Funksjoner av denne typen setter man inn i et regneark ved å klikke i det aktuelle feltet i regnearket, og deretter velge menyen Sett inn /Funksjon. I det framkomne vinduet kan du velge blant en rekke funksjoner: 1 Hvis du har engelsk versjon av Excel kan funksjonsnavnene hete noe annet. Men stort sette skal du kunne greie å finne ut hvilken funskjon som er brukt. Det fungerer også greit å veksle mellom norsk og engelsk versjon. Et regneark laget med engelsk versjon av Excel kan gjerne brukes i den norske versjonen av Excel. Funksjonsnavnene oversettes automatisk 16
I dette eksemplet er det valgt funksjonen INDEKS. Ved å klikke på Hjelp-knappen får du ganske grundig hjelp om de forskjellige funksjonene; også eksempler på bruk. Hvordan brukes så denne funksjonen INDEKS i dette eksemplet? Jo, til å hente kundenavn og kundeadresse fra kunderegisteret basert på kundenummeret. Figuren nedenfor viser formlene slik de er satt inn i Faktura-regnearket. Formelen for å hente fram kunde ser slik ut i linje 2: =INDEKS(Kundearkiv; F2;2) Ved hjelp av INDEKS-funksjonen hentes en bestemt kunde fra den forhåndsdefinerte tabellen Kundearkiv, nemlig den kunden som står i linje 5 og kolonne 2. Hvor kommer så 5-tallet fra? Jo, det er kundenummeret som hentes fra feltet F2. I tilfeller som dette der samme formelen går igjen flere linjer nedover, skriver man bare inn formelen i øverste linje, klikker med musa i dette feltet etter at formelen er skrevet inn, tar tak i det lille merket nederst til høyre i ramma rundt feltet og trekker ramme nedover. Effekten av dette er at formelen blir kopiert nedover slik som vist i figuren ovenfor. En ulempe med denne løsningen er at kundenumrene må komme fortløpende, og de må stå i rekkefølge, dvs 1, 2, 3, 4, 5, 6, etc. Mer realistisk er det kanskje med mer tilfeldige kundenummer, og at de ikke står fortløpende, f.eks. 231, 120, 512, 489, 930, etc. I øvingsoppgave skal vi prøve oss på en sånn variant. Slutt! 17