Mandat for delprosjekt Tilhører prosjekt: Økonomi og eierskap Delprosjektnavn: Harmonisering av gebyr, A3.2 Delprosjektleder: Utfylt av (navn og rolle i programmet): Godkjent av prosjektstyret (dato): Godkjent av programleder (dato): Nina Hauge Nina Hauge, prosjektleder økonomi og eierskap Godkjent på mail, 14.5.2018 24.05.2018 1) Effektmål Effektmål beskriver en ønsket fremtidig situasjon som skal oppnås ved å gjennomføre prosjektet/delprosjektet. Er det noen av effektmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 1 Pkt. 3.4. i Overordnet politisk styringsdokument for etableringen av nye Kristiansand, vedtatt 30.1.18: «Den nye kommunen skal: Harmonisere skatter og avgifter innen utgangen av 2022» Pkt. 3.1. Den nye kommunen skal - Sikre at tjenestene er samordnet, tilgjengelige og har god kvalitet 2) Resultatmål Resultatmål beskriver hva et prosjekt eller tiltak skal oppnå og er knyttet til prosjektets resultater og leveranser. Er det noen av resultatmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 2 «Alle egenbetalinger, gebyr og tilskudd skal harmoniseres, og det vil medføre endringer for mange innbyggere. For å sikre en gradvis overgang bør harmoniseringsprosessen starte allerede fra 2019. Prosjekt for økonomi og eierskap har felles oversikt over de ulike ordningene, men det blir en faglig og økonomisk vurdering i hvert av prosjektstyrene som forvalter de aktuelle tjenestene hva som anbefales som riktig nivå. Prosjekt for økonomi og eierskap forbereder felles oversikt og implementeringsplan for fellesnemnda i juni, slik at det kan bli innarbeidet i rådmennenes budsjettforslag høsten 2018, inkludert konsekvenser av endringer for både innbyggerne og kommunens budsjett» 2.1 Omfang Hvilke leveranser/sluttprodukter skal delprosjektet levere? 1 Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda 30.01.2018. 2 Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda 30.01.2018.
I grunnlagsdokumentet pkt. 6.2. for etablering av nye Kristiansand, som er vedtatt av fellesnemnda står det: «Alle egenbetalinger, gebyr og tilskudd skal harmoniseres, og det vil medføre endringer for mange innbyggere. For å sikre en gradvis overgang bør harmoniseringsprosessen starte allerede fra 2019. Prosjekt for økonomi og eierskap har felles oversikt over de ulike ordningene, men det blir en faglig og økonomisk vurdering i hvert av prosjektstyrene som forvalter de aktuelle tjenestene hva som anbefales som riktig nivå. Prosjekt for økonomi og eierskap forbereder felles oversikt og implementeringsplan for fellesnemnda i juni, slik at det kan bli innarbeidet i rådmennenes budsjettforslag høsten 2018, inkludert konsekvenser av endringer for både innbyggerne og kommunens budsjett» Hvert prosjekt, unntatt digitalisering nedsetter delprosjektgrupper som starter arbeidet med harmonisering av egenbetalinger og gebyr. Prosjektene rapporterer til Økonomi og eierskap innen 15.8. i henhold til mal 3. Prosjektstyret for økonomi og eierskap legger fram forslag til en samlet oversikt og implementeringsplan til programleder innen 1.9. basert på denne. Denne oversikten skal omfatte alle skatter, gebyrer og egenbetalinger. Prosjekt Teknisk, klima, miljø og eiendom (A4) har delprosjekt «Bolig og uteleiepolicy» med oppstart høsten -18 på sin bruttoliste. Dette delprosjektet vil bla omfatte en harmonisering av prinsipper og policy for utleiepriser på kommunale boliger. Til fellesnemndas møte 19.juni skal prosessen med harmonisering av gebyr beskrives. Følgende områder skal spesielt presenteres: - VAR område - Eiendomsskatt - Barnehage - SFO - Hjemmetjenester - Kulturskole 3 Vedlegg 1
2.2 Tidsrammer Viktige datoer Senest dato for oppstart: 1.5.2018 Begrunnelse: Senest dato for avslutning: 1.9.2018 Begrunnelse: Dato for beslutningspunkt: Beslutningspunkter 19.6.18 presentasjon i fellesnemnda 1.9.18 programleder beslutter på grunnlag av oversikt og anbefaling. Videre oppfølging tas stilling til når oversikten foreligger 1.9.18. 2.3 Kostnader og budsjett Hvilke kostnader vil påløpe i arbeidet med delprosjektet? Hvordan skal dette finansieres og hva er budsjettrammene for delprosjektet? 3) Delprosjektets kompleksitet Sett et X for om delprosjektet er komplekst eller ikke-komplekst. Et ikke-komplekst delprosjekt har et omfang som er lett oversiktlig og en tydelig/klar leveranse. Ofte er de uten mange avhengigheter, da avhengigheter per automatikk gjør delprosjektet mer komplekst. Et ikke-komplekst delprosjekt kalles et «forenklet delprosjekt». Er prosjektet komplekst eller ikke-komplekst? Komplekst Ikke-komplekst X
4) Avhengigheter Beskriv hvilke avhengigheter som påvirker dette delprosjektet og hvilke andre delprosjekter/prosjekter som er avhengig at dette delprosjektet og dets leveranser. Avhengigheter omfatter tilgang til ressurser/kompetanse, interne og eksterne leveranser, endringer i rammebetingelser, tilgang til data, innkjøp etc. Hvilke avhengigheter påvirker dette delprosjektet? Alle prosjektene unntatt digitalisering må nedsette delprosjekt som må gjøre vurderinger for gebyr på sine områder. Hvilke andre delprosjekter/prosjekter er avhengig av dette delprosjektet og dets leveranser? Budsjett 2020 -> 5) Interessenter Nevn de antatt viktigste interne og eksterne interessentene for prosjektet. Kommune-/bystyrene i de gamle kommunene. Fellesnemnda Ansatte 6) Organisering, roller og ansvar Angi hvem som er prosjekteier/organisatorisk og forankring for delprosjektet. Beskriv forventet størrelse og sammensetning av delprosjektgruppen. Beskriv de ulike rollene med tilhørende ansvar, ønsket kompetanse samt ressursbehov og i hvilket omfang de skal bidra inn i delprosjektet. Gjennomgått på koordineringsmøte i programmet 11.4.18. Hvert prosjekt nedsetter oppdragsgrupper som kan gjøre de faglige, økonomiske og praktiske vurderinger. Alle skatter, egenbetalinger og gebyr er fordelt mellom prosjektene. 6.1 Ressursbehov Hvilken rolle vil ressursen ha i delprosjektet, hvilken rolle har ressursen i sitt «vanlige virke», i hvilket omfang (i %, i timer eller lignende) skal denne ressursen bistå i delprosjektet og navn på ressursen. Rolle i delprosjektet Rolle i «vanlig virke» Omfang Navn Delprosjektleder Delprosjektmedarbeider Prosjektleder, nye Kristiansand Økonomirådgiver, økonomienheten Kristiansand 40 timer Nina Hauge 5 timer Marit Borgenvik
Vedlegg 1: Tekst Kristiansand Søgne Songdalen Anbefaling Konsekvenser av anbefaling Type gebyr og reglement Sats 2018 Sats 2018 Sats 2018 Nivå Fra årstall Begr unne lse Kommunene /økonomisk Innbyggere/omdøm me