SIGDAL KOMMUNE INTERNT NOTAT LEAN prosjektleder Til: Kopi: RA//JH Jostein Harm Arkivkode Vår ref. Deres ref. Dato 000 S.nr: 18/581-1 Sbh: AML 04.03.2018 L.nr: 2518/18 LEAN i Sigdal kommune. Utgangspunktet for innføring av LEAN som arbeidsmetodikk er at man synes man ser at det ved enkle midler kunne vært avdekket forenklinger i prosesser. Metodikken LEAN synes å være enkel og effektiv i så måte. En annen viktig grunn er at man ser at de økonomiske overføringene til kommunen framover vil bli svært krevende uten å sette inn tiltak. Et av tiltakene der man forventer resultater er ved å innføre LEAN i de ulike delene av organisasjonen. Prosessen startet ved at flere i nøkkelposisjoner var på et inspirasjonsforedrag ved KS våren 2017, LEAN 123, sammen med Modum og Krødsherad. Ledelsen i Sigdal og Modum ønsket å gå videre med å få LEAN som arbeidsmetodikk i sine organisasjoner og la inn midler til dette i budsjett 2018. Det ble parallelt avholdt anbudskonkurranse slik at oppstarten kunne bli i januar 2018. Budsjettet ble vedtatt og vinneren av konkurransen ble KS. KS skal veilede og rådgi i pilotene fram til avslutningen den 19. juni. Deretter skal kommunen være i stand til å drive kontinuerlig forbedringsarbeid selv. Forankring Prosjektet med å innføre LEAN som arbeidsverktøy er godt forankret hos Rådmannen og rådmannens ledergruppe, som går i bresjen for dette. Dette er tydelig kommunisert i møter, planer, skriv og ikke minst i Budsjett og økonomiplan 2018-2021, der prosjektet ble politisk forankret. Mandat og finansiering. Innføre LEAN som arbeidsmetodikk i Sigdal. Det er avsatt midler til prosjektkoordinator i LEAN arbeidet i Sigdal (ks 81/17) som skal initiere, koordinere, veilede og støtte dette arbeidet. Postadresse: Organisasjonsnummer: 964 962 766 Telefon: 32 71 22 07 Borgestubakken 2 Kontonummer: 1503 29 10650 www.sigdal.kommune.no 3350 Prestfoss E-post: post@sigdal.kommune.no
Øvrig finansiering er utløst ved søknad om OU-midler, der Modum har søkt på vegne av Modum og Sigdal. Det er gitt tilsagn på kr 448.000,- totalt. Utover lønnsmidler til prosjektkoordinator/-leder må tjenestene belage seg på at det settes av tid og ressurser til å gjennomføre prosessene. Forutsetningen i Lean er medvirkning. Disse kostnadene blir ikke direkte synlig under prosjektet. Det ble valgt ut 3 piloter i Sigdal, hvor 2 av disse er tilnærmet lik pilotene i Modum: 1. Servicetorg: Området er valgt som pilot fordi dette er et sted innbyggeren som skal i kontakt med kommunen er innom og har et forhold til. Viktig at innbyggeren får et godt inntrykk og blir effektivt håndtert herfra. Servicetorget kan også skåne virksomhetene i neste ledd ved å kunne svare ut enkelte spørsmål/oppgaver. Modum har tilsvarende pilot. 2. Hjemmetjenesten: Hjemmetjenesten sto allerede i startgropa på prosess i forhold til omorganisering av virksomheten samtidig som innføring av velferdsteknologi og hverdagsrehabilitering er på trappene. Virksomhetsleder meldte seg på for å være med på en LEAN pilot under veiledning av KS, for å få hjelp til å gripe an prosessen ved hjelp av LEAN. Modum har også valgt hjemmetjenesten som LEAN pilot. 3. Politisk saksbehandling: Området er valgt som pilot fordi dette berører politikeren/innbyggeren. Politikeren er politiker på fritida og må få saker og informasjon presentert så effektivt og bra som mulig for å ha mulighet til å ha oversikt og kontroll for å ta gode beslutninger/ta nødvendige diskusjoner. Det har også vært en del feil og mangler i forbindelse med prosessen og sakene. I tillegg oppleves produksjonsprosesser tungvinne og det er arbeidsintensive «topper», spesielt foran hvert møte. Slik ønsker man ikke å ha det. Modum har ikke dette som pilot. Videre prosess. Etter hvert som prosesser rulles ut og gjennomgås sitter grupper av ledere og medarbeidere igjen med verdifull erfaring for å fortsette med å ta i bruk LEAN metodikken, i tillegg til at prosjektkoordinator skal få flere etater og flere ledere i stand til å ta i bruk LEAN som arbeidsmetodikk. I løpet av våren velges nye områder og prosesser som skal kjøres med LEAN metodikk så snart pilotene har vært igjennom det oppsatte prosjektløpet som har sluttdato 19. juni.
LEAN metodikk (utdrag fra presentasjon): LEAN Innføring av systematisk forbedringsarbeid Dette er ikke Lean:
Ved behov for endringer og fornyelse Tradisjonelle grep: Organisatoriske og strukturelle grep - sammenslåinger, organisasjonsendringer, rolle og ansvarsavklaringer Teknologi - digitalisering og web-løsninger Styringsgrep - finansieringsmåter, konkurranseutsetting, målinger Ikke like vanlig grep: - Endre måten å gjennomføre daglige oppgaver ved bruk av ansattes kunnskaper og kompetanse. Se på det vi faktisk driver med!