Prosjektplan A 1.2 Virksomhetsoverdragelse Programleder: Elisabeth Enger Prosjektleder: Marit Nielsen Godkjent dato: Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 1
ENDRINGSLOGG [Ved større endringer i styringsdokumentet som krever godkjenning fra prosjekteier, skal prosjektlederen oppdatere endringsloggen. Her skal det angis hvilke endringer som er gjort, hvem som har gjort endringen, og hvem som har godkjent at endringen blir foretatt.] Versjon Dato Endring Produsent Godkjent 1 12.02.18 Dokument opprettet MN 2 28.02.18 Oppdatert kommunikasjonsplan MN 3 15.05.18 Oppdatert med navn på tillitsvalgte MN DISTRIBUSJONSLOGG Versjon distribuert Dato Navn 2 05.03.18 Berit Jøndahl Jan Tore Skjørshammer Frøydis Vaagsland Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 2
Innhold 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet... 4 2. Prosjektets mål og mandat... 4 2.1. Mandat... 4 3. kommunikasjon med Berørte aktører... 4 4. Rammebetingelser... 6 5. Strategi for gjennomføring... 6 5.1. Prosjektets leveranser... 7 6. Prosjektets avhengigheter og forutsetninger... 8 7. Organisering... 8 8. Fremdriftsplan... 9 9. ROS - analyse... 9 10. Rapportering... 9 Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 3
1. BAKGRUNN OG BEGRUNNELSE FOR PROSJEKTET Prosjektets bakgrunn, formål og begrunnelse er beskrevet i den politiske plattformen. Prosjektets styringsdokument (dette dokumentet) beskriver en overordnet plan for prosjektets gjennomføring, herunder mål, hovedprodukter, interessenter, rammebetingelser, organisering, gjennomføringsstrategi, samt overordnet prosjektplan. 2. PROSJEKTETS MÅL OG MANDAT Prosjektets mål er beskrevet i den politiske plattformen og det overordnede styringsdokumentet. 2.1. Mandat Delprosjektet har følgende mandat: Gjennomføre virksomhetsoverdragelse fra Svelvik, Drammen og Nedre Eiker kommune til Nye Drammen Kommune Avklare hvilken betydning de ulike eierforhold får for prosessen Sikre gode medvirkningsprosesser og mest mulig forutsigbarhet 3. KOMMUNIKASJON MED BERØRTE AKTØRER Berørte aktører Mål Budskap Form Når? / Ved milepæl? Detaljer rundt planer Ansatte i Rådmannens Ledergruppe i dagens kommuner (basis) Ledere med personalansvar i dagens kommuner (basis) Ansatte i øvrige stillinger der det er potensial for duplisering (basis) Godt informert om alle steg i prosessen. Ha nødvendig grunnlag for å bistå aktivt Godt informert om alle steg i prosessen. Har nødvendig grunnlag for å bistå aktivt og for å kunne videreformidle relevant informasjon til sine medarbeidere. Godt informert om prosess som berører egne stillinger Detaljer rundt planer og beslutninger Hva er virksomhetsoverdrag else Hvilke rettigheter Hvordan er prosessen lagt opp Mail fra prosjektrådmannen hver 14 dag Ledermøter Mail fra prosjektrådmannen hver 14 dag Stormøter web@nyedrammen.no Workplace (fra høsten 18) Felles møter Mindre møter i relevante grupperinger (fag) Mail Når plan er lagt opp Løpende orientering Når plan er lagt opp Løpende orientering Når org. kartet er tegnet før ferien (møte alle) Hvem og etter hvert leder for Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 4
Øvrige ansatte (basis) Ledere og ansatte i de deler av organisasjonen som flyttes inn i basis før virksomhetsoverd ragelse Ledere og ansatte i enheter som har eget styre HTV som møter i rådmannens informasjons møte og/eller felles PSU Øvrige hovedtillitsvalgte Godt informert om prosess som berører egne stillinger Spesifikk informasjon relatert til overføringen til basis. Informasjon om virksomhetsoverdra gelsen Informasjon om virksomhetsoverdra gelsen Godt informert og deltakende i prosessen Drøftingspart Godt informert Hva skjer i mitt fagområde Hva er virksomhetsoverdrag else. Rettigheter Prosess Hva skjer når vi flyttes til basis Hva er virksomhetsoverdrag else Rettigheter Prosess Hva er virksomhetsoverdrag else hva betyr det for våre organisasjoner Detaljert på planer og alle leveranser for de som sitter tettest på. Prinsipper, overordnede planer Web@nyedramme n.no Brev til alle ansatte Workplace (fra høsten 18) Informasjonsmøter i regi av eksisterende virksomheter Brev til alle ansatte web@nyedrammen.no Workplace (fra høsten 18) Dedikerte informasjonsmøter Dedikerte informasjonsmøter Bedriftsinterne kanaler i tett dialog med ledelsen der Kontaktmøter Storsamlinger Drøftingsmøter Felles PSU Mail fra prosjektrådmannen hver 14 dag Fellesmøte for HTV Nedre Eiker 11 juni Info skal ligge tilgjengelig på web Info på nett asap Når forberedelser til den formelle virksomhets overdragelse starter Når det er besluttet å føre inn i basis områd et MN / Styrel eder / daglig leder Fortløpende / styrel eder / daglig leder Når plan er lagt opp Løpende orientering Ca hvert halvår Vernetjenesten Godt informert Prinsipper, overordnede planer Alle ansatte uansett rolle Generelt godt informert slik at etableringen av ny organisasjon og virksomhetsoverdra gelse fra gammel organisasjon oppleves som en ryddig prosess Avklaringer på stort og smått 1 fellesmøte for HTV hvert halvår Kontaktmøter Storsamlinger Felles PSU Mail fra prosjektrådmannen hver 14 dag Web@drammen.no som felles mail for alle spørsmål. Mail besvares fortløpende fra prosjektstaben Mulighet for 1:1 samtaler med Når plan er lagt opp Løpende orientering Fortløpende Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 5
prosjektstaben på faste tider Generell informasjon på stormøter 4. RAMMEBETINGELSER AML kap 16 Arbeidstakers rettigheter ved virksomhetsoverdragelse. Et sentralt punkt er informasjon og drøfting med tillitsvalgte. I fremdriftsplanen skal tidspunkter / tema for drøftingsmøter synliggjøres. Politisk plattform s.12 Det forutsettes at ingen vil bli sagt opp som en konsekvens av at det etableres en ny kommune. Innplassering forutsettes å skje med utgangspunkt i den nye kommunes behov, i tillegg til at det tilstrebes løsninger som er tilpasset den enkelte medarbeiders kompetanse og ønsker. Fortrinnsrett vil bli ivaretatt og benyttet etter reglene i arbeidsmiljøloven og etter rutinene ved virksomhetsoverdragelse. 5. STRATEGI FOR GJENNOMFØRING Prosjektet vil bestå av en rekke faser Fase 1 frem til 15. oktober 2018 Identifisering av toppledelse Med ekstern bistand vil det utarbeides beskrivelse av organisasjonen på Rådmannens Ledergruppe nivå. Denne beskrivelse vil inneholde organisasjonskart samt rollebeskrivelser som konkretiserer kompetansekravene. KS advokatene vil gjøre en vurdering av om det er ansatte som har rettskrav på stillinger. Et eksternt rekrutteringsbyrå vil bistå i prosessen for å identifisere kandidater til stillingene i rådmannens ledergruppe. Det forventes at de fleste av stillingene vil besettes av interne kandidater. I tillegg er det åpnet mulighet for ekstern rekruttering dersom kompetansen som er påkrevd i rollen ikke finnes internt. Prosjektrådmannen vil fatte den endelige beslutning om hvem som skal utnevnes til Rådmannens ledergruppe. Beslutningen vil annonseres oktober 2018. Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 6
Fase 2 frem til ca august 2019 Med ekstern bistand og de nyutnevnte medlemmer i Rådmannens ledergruppe skal det utarbeides beskrivelser av organisasjonen (ledelse, stabsfunksjoner og tjenesteproduksjon) I denne fase er det fokus på de stillingskategorier der det er sandsynlighet for duplisering og hvor det derfor vil være behov for en prosess for å avgjøre hvem som skal inn i hvilken stilling. Dersom det er aktuelt vil KS advokatene også i denne fase bistå med avklaringer relatert til rettskrav. Beskrivelsene skal inneholde organisasjonskart samt rollebeskrivelser som konkretiserer kompetansekravene. Innbemanningen skjer på bakgrunn av kriterier som må drøftes med tillitsvalgte i god tid før prosessen starter. Rådmannens Ledergruppe skal også beskrive organisasjonen der det er mindre sandsynlighet for duplisering eksempelvis for arbeidstakergruppene lærere, sykepleiere med flere. Når alle organisatoriske områder er beskrevet (ledelse, stabsfunksjoner og tjenesteproduksjon) vil dette, sammen med føringer fra den politiske plattformen, danne grunnlag for beslutninger relatert til fysiske plasseringer. Fase 3 ca august 2019 til utgangen av desember 2019 I siste fase gjennomføres formelle prosesser relatert til virksomhetsoverdragelse. Dette inkluderer blant annet informasjonsbrev til alle ansatte, utarbeidelse av arbeidskontrakter og overføring av personalmapper. Det er ønskelig at alt er klart ved utgangen av november 2019. Den formelle overføringen skjer ved årsskiftet 2019 / 2020. I alle tre faser vil det bli lagt vekt på involvering av tillitsvalgte og vernetjenesten. 5.1. Prosjektets leveranser Maler for kartleggingssamtaler Kommunikasjonsplan Organisasjonskart og rollebeskrivelser for Rådmannens Ledergruppe Bemanning av Rådmannens Ledergruppe Organisasjonskart for alle stabsfunksjoner Bemanningsplaner for alle stabsfunksjoner Organisasjonskart for alle tjenesteområder Bemanningsplaner for alle tjenesteområder Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 7
Dokumentasjon relatert til eventuelle reservasjoner Gjennomført virksomhetsoverdragelse pr 1.1.2020 6. PROSJEKTETS AVHENGIGHETER OG FORUTSETNINGER Kort beskrivelse av avhengighet Prinsipper for organisering må ligge til grunn for arbeidet med beskrivelse av organiseringen Arbeidet med valg av modell for virksomhetsstyring vil gi føring for den organisatoriske modellen (eksempelvis prinsipper for delegering) Eierstruktur Håndtering av avhengighet Tett samarbeid med A1.1 Organisering, Styring og Kontroll Tett samarbeid med A1.1 Organisering, Styring og Kontroll 7. ORGANISERING Rolle Programleder Prosjektleder Administrativ støtte (Drammen) Administrativ støtte (Nedre Eiker) Administrativ støtte (Svelvik) Tillitsvalgt (Drammen) Tillitsvalgt (Nedre Eiker) Tillitsvalgt (Svelvik) Vernetjenesten Navn Elisabeth Enger Marit Nielsen Berit Jøndahl Jan Tore Skjørshammer Kjersti Tveit Nergaard Elisabeth Schjenken Arntzen Kristin Høibakk Heidi Gravdahl Reek John Ole Olsen Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 8
8. FREMDRIFTSPLAN Detaljert fremdriftsplan for A1.2 utarbeides i separat mal og oppdateres fortløpende. 9. ROS - ANALYSE Prosjektet utarbeider en ROS-analyse som oppdateres fortløpende. Det er utarbeidet en separat mal som skal benyttes. 10. RAPPORTERING Prosjektet rapporterer til en av følgende: Programleder via programkoordinator Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 9