INNKALLING TIL ÅRSMØTE 2018 SAMEIET ØSTLIA SKOG Dato: Torsdag 1. februar 2018. Tid: Kl. 18:00 20:00. Sted: Røykås Velhus, Vestaveien 29E. Saker innmeldes ved e-post til Styret: styret@ostlia.org Hjemmeside: http://www.ostlia.org. Les dokumentet "Internkontrollsystem" Formålsparagrafen: «Sameiets formål er å forvalte sameiernes interesser i eiendommen gnr 97 bnr 4 i Lørenskog, herunder rettigheter og plikter forbundet med bruk, utvikling, drift og vedlikehold av sameiets eiendom og fellesanlegg bestående i veigrunn, parkeringsareal, samt arealer for lek og uteopphold med tilhørende infrastruktur.» Det sittende styret (2017): Ø Leif Andreas Sølsnæs, Torvmyrveien 8, tlf. 932 01 480, leifandreas@hotmail.com (styreleder) - 2016 Ø Bjørn Henning Larsen, Hvitmoseveien 3, tlf. 915 55 139 (ansv. veibelysning) - 2015 Ø Frode Finsrud, Torvmyrveien 27, tlf. 928 39 989 (ansv. lekeplass og fellesareal) - 2012 Ø Per Kristian Nielsen, Åsmyrveien 35, tlf. 982 87 313 (ansv. vedlikehold vei og parkering) - 2010 Ø Torgeir Leland, Tistilveien 27, tlf. 907 74 485 (ansv. garasjeanlegg/ansv. internkontroll) - 2017 Ø Øivind Uscinski, Tistilveien 4, tlf. 990 98 972 (kasserer/vara) Ø Korhan Markussen, Hvitmosev. 20, tlf. 911 48 942 (vara/hjemmesideadministrator) Ø Bjørn Stockmann, Hvitmoseveien 28 (revisor) Fire av styrets fem medlemmer, inkludert styreleder, er på valg i år. "For å sikre kontinuitet i styret skal maksimum tre av styrets medlemmer stille til valg på årsmøtet. Styret konstituerer seg selv med leder, nestleder og styremedlemmer. Styret utnevner kasserer eller forretningsfører." Ref. endring av vedtektene pkt. 13) Styret, besluttet på Årsmøtet 2017.
SAKSLISTE 1. Godkjenning av innkallingen 2. Valg av møteleder 3. Valg av referent og to til å signere referat sammen med møteleder 4. Styrets årsberetning for 2017 5. Regnskap og revisjonsberetning for 2017 6. Valg av styremedlemmer og revisor 7. Budsjett 2018 8. Godtgjørelser til styret, kasserer og revisor Styrets saker: - Informasjon om Sameiet Østlia Skog Internkontrollsystem - Redusere årskontingenten for 2018 med kr. 300,- - Øke godtgjørelsen for styret, kasserer og revisor med kr. 2000,- pr. år. Innmeldte saker: - Ingen
STYRETS ÅRSBERETNING Det er avholdt ett årsmøte, gjennomført en vårdugnad og 6 styremøter i 2017/2018: Årsmøte 2017 1. februar 22+1 deltakere Hovedsaker: Styremøte 2017/1 30. mars Hovedsaker: Vårdugnad 27. april - Torgeir Leland valgt inn i styret. Besluttet ved flertall. - Behov for utbedring av huskestativet på lekeplassen i Åsmyrveien etter negativ rapport fra Aktiv Areal AS. Budsjett kr. 70 000. Fullmakt til Styret for gjennomføring. Besluttet ved flertall. - Årskontingenten økes med kr. 300 for 2017. For å finansiere utbedring av lekeplassen i Åsmyrveien. Besluttet ved flertall. - Posten krever samling av postkasser og henviser til Postloven. Posten foreslår postkassestativer pr. bosone og har gitt anbefalinger i kart. Frist til august. Utførelse er sameiers personlig ansvar. Styret v/bosoneansvarlige koordinerer. Besluttet ved flertall. - Styret foreslår egne vedtekter for Sikringsfondet, samt justeringer av vedtektenes pkt. 13 «Styret». Vedtektforslaget for Sikringsfondet skal gjennomgås av advokat før de gjøres gjeldende. Begge forslag til endringer besluttet ved 2/3 flertall. - Sameieres forslag til utvidelse av garasjer øverst i Hvitmoseveien er godkjent. Vedlikehold og eventuelt andre følgekostnader knyttet til utvidelsen er sameiers ansvar. Besluttet ved 2/3 flertall. - Vallerudlia Borettslag (OBOS) har informert Styret om planlagt parkeringsplass med adkomst fra Åsmyrveien v/lekeplass. Lekeplassen i Åsmyrveien står 55% på OBOS eiendom (99/1) i flg. kartet. Styreleder har gjennomført befaring sammen med styreleder for Vallerudlia Borettslag. - Nye opplysninger om impregnert treverks forventede levetid, gjør at Styret stiller seg tvilende til den negative rapporten fra Aktiv Areal hva angår huskestativet på lekeplassen i Åsmyrveien. - Hagen Hageservice har ennå ikke utbedret skaden på garasjeanlegget øverst i Hvitmoseveien. Følges opp av styret. - Planlegging av postkassesamling og plassering av postkassestativ. - Styret mener det er behov for tømming av enkelte kummer i veigrøftene i sameiet. Befaring er utført. Kummer fulle av sand og jord befører potensiell fare for vannskade på enkelte eiendommer og bygninger. Spesielt gjelder dette i Tistilveien. - Planlegging av vårdugnad 27. april.
Styremøte 2017/2 21. juni Hovedsaker: - Aktiv Areal AS innrømmer i revidert rapport at det er gjort feil vurdering av treverket i huskestativet på lekeplassen i Åsmyrveien. Årsmøtets beslutning om utbedring utgår. Saken avsluttes. - Status og videre planlegging av postkassesamling og plassering av postkassestativ. - Planlegging av Sommerfesten 2017. Styremøte 2017/3 28. juni (ekstraordinært) Hovedsak: Sommerfesten Avlyst grunnet dårlig vær. - Avvikling og fordeling av innestående midler for Øvre Torvmyrveien Veilag. Veilagets leder ba sameiets styre om hjelp til å fordele innestående midler på beboernes i bosonen. Saken avvises grunnet utenfor Styrets ansvarsområde. Besluttet av enstemmig styre. Styremøte 2017/4 31. august - Hovedsaker: - Representanter for Ekerud Huseierlag og Ekerud Boligsameie har overfor styreleder presentert påstand om at beboer i Tistilveien har fjernet trær på deres eiendom (kollen mellom Tistilveien og Ekerud) uten tillatelse. Saken avsluttes etter mottatt informasjon om at anklaget beboer og Ekerud Huseierlag og Ekerud Boligsameie har kommet til enighet uten Styrets involvering. - Eltilsynet i Hafslund Nett AS, her representert ved Elsikkerhet Norge AS, beskylder sameiet og Styret for manglende internkontroll og risikovurdering i rapport nr. 4122835, gjeldende for garasjeanlegg i Hvitmoseveien 5. - Skaden på garasjeanlegget øverst i Hvitmoseveien er tilfredsstillende utbedret av Hagen Hageservice. Saken avsluttes. Styremøte 2017/5 15. november Hovedsaker: - Styret har innført nødvendige internkontrollrutiner for el-anlegg i garasjeanlegget i Hvitmoseveien 5 og de tre garasjeanleggene i Torvmyrveien og Tistilveien. El-anleggene i Åsmyrveien ligger utenfor styrets ansvarsområde. Eltilsynet har godkjent internkontrollrutinen. Saken er avsluttes. - En av kummene i Tistilveien er tømt av Hagen Hageservice. Saken avsluttes. - Avslutning av styrets koordinering av postkassesamling og plassering av postkassestativ i sameiet. Distribusjonsleder Egil Holmeide i Posten er informert om status av Styret. Posten har varslet at de vil følge opp beboere som ikke har etterkommet kravet om postkassesamling. Saken avsluttes. - Styret har utarbeidet første utkast til sameiets Internkontrollsystem og forslag til HMS-ansvarlige for hvert ansvarsområde i sameiet. - Styret har utarbeidet utkast til nye vedtekter for Sikringsfondet. Utkastet skal gjennomgås av advokat før det gjøres gjeldende, ref. årsmøtevedtak. - Styret har vurdert muren mot Tistilveien ved eiendom Torvmyrveien 25 som en mulig fare for brukere av veien. Styret har sendt brev til sameier, og bedt om at
det blir gjort en profesjonell vurdering. Styret har mottatt positivt svar fra sameier. Styret følger opp. - Planlegging av Årsmøtet 2018. Styremøte 2018/1 11. januar Hovedsaker: - Planlegging av Årsmøtet 2018. - Revisjon Internkontrollsystem. Velkommen til årsmøte/sameiermøte 2018. Bruk din stemmerett! Bruk fullmakt dersom du er forhindret i å møte selv! Jeg (navn/gateadresse) F U L L M A K T gir herved (navn/gateadresse) fullmakt til å representere min eierandel og stemme på vegne av meg på årsmøtet i Sameiet Østlia Skog 1. februar 2018. Rasta.. /.. / 2018 Sameier (signatur) Fullmakthaver (signatur)